ارزیابی موفقیت پروژه: معیارهایی برای سنجش بی دردسر پروژه!

مدیریت تیمی از کارمندان که هر کدام از اعضای آن ساز خودش را می زند، اگر به اندازه قهرمانی در مسابقات فرمول یک با خودرویی قدیمی غیرممکن نباشد، قطعا خیلی هم راحت نخواهد بود. در چنین شرایطی صحبت کردن درباره مدیریت پروژه بیشتر شبیه نوعی شوخی بی مزه است تا ماجرایی باورکردنی، چراکه تا وقتی پای هدفی شسته و رفته در میان نباشد و اعضای تیم مثل چرخ دنده های ساعت با هم هماهنگ نشوند، اصلا پروژه ای شکل نمی گیرد که بخواهیم درباره زیر و بم آن حرف بزنیم.

حالا فرض کنید از شانس خوب تان بهترین تیم مدیریت پروژه دنیا را پیدا کرده اید و سرمایه گذارها هم با دست و دلبازی کم نظیری آماده اند تا صفر تا صد هزینه های پروژه را تمام و کمال پرداخت کنند. به نظر ما چنین پروژه ای چه سرنوشتی خواهد داشت؟ 

احتمالا خیلی از کارآفرینان با اولین نگاه به شرایط بالا مثل پیشگوهای افسانه ای از موفقیت پروژه خبر خواهند داد. ماجرا در اینجا مثل وضعیت کارگردانی است که یک تهیه کننده مولتی میلیاردر پیدا کرده و می تواند حتی از ستاره های هالیوود هم برای ساخت اثرش استفاده کند. اگر فکر می کنید چنین فیلمی بی برو برگشت در حد و اندازه سه گانه پدرخوانده یا دیگر آثار تحسین شده سینما می شود، باید اندکی جلوی تخته گاز رفتن تان را بگیریم. ما اصلا دوست نداریم یکهو رویابافی های دور و درازتان را خراب کنیم، اما یک کارگردان هر چقدر هم که بودجه افسانه ای دم دستش قرار گیرد، اگر یک فیلمنامه درجه یک و مهارت های لازم برای پیشبرد فیلم را نداشته باشد، دست آخر با نقدهای بی رحمانه منتقدان و صدالبته سالن های خالی از تماشاگر تنها خواهد ماند. ماجرا پیچیده شد، مگر نه؟

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم برای موفقیت در مدیریت پروژه به غیر از برنامه ریزی دقیق، باید معیارها و روش های ارزیابی میزان موفقیت پروژه را هم فوت آب بود. وگرنه شاید در یک قدمی سقوط آزاد برندتان همچنان فکر کنید مسیر درست را آمده اید و هر لحظه هم منتظر نتایج فوق العاده پروژه تان باشید؛ همین قدر عجیب و باورنکردنی!

مبانی مدیریت پروژه چیست؟ آشنایی با اصولی که کسی به شما یاد نمی دهد!

اگر شما هم در زمینه ارزیابی میزان موفقیت پروژه تان یک عالمه مشکل دارید، این مقاله همان تکه گمشده پازل کسب و کارتان است که مدت ها دنبالش بوده اید. ما در ادامه قصد داریم مثل شرلوک هولمز با وسواسی مثال زدنی معمای ارزیابی موفقیت پروژه را زیر ذره بین ببریم. در این بین هم به جای تاکید بر کلیشه های رایج یا توصیه های بی سر و ته، خیلی رُک و پوست کنده مزایا و معیارهای ارزیابی موفقیت پروژه را با هم کشف خواهیم کرد. خب آماده هستید تا ماجراجویی مان در دنیای ارزیابی موفقیت پروژه را شروع کنیم؟

موفقیت پروژه: شروع کار با تعریفی جمع و جور

قبل از اینکه با عجله و مثل قهرمان های دوی 100 متر برویم سراغ اصل مطلب، بد نیست کمی درباره موفقیت پروژه فکر کنیم. قبول دارم چنین دعوتی آن هم برای مفهومی به ظاهر حاضر و آماده مثل موفقیت پروژه کمی عجیب به نظر می رسد، اما راستش را بخواهید خیلی از کارآفرینان اصلا روح شان هم از معنای موفقیت در پروژه خبر ندارد. فکر می کنم حالا دیگر توقف ما در این بخش خیلی عجیب یا بی مورد به نظر نرسد!

اجازه دهید برای اینکه حال و هوای این بخش از مقاله خیلی شبیه به کلاس های کسل کننده دانشگاه نشود، شما را به دل ماجرا ببریم. فرض کنید همین حالا در شرکتی مثل اپل استخدام شده اید و اولین وظیفه تان هم مدیریت پروژه ای درباره پیدا کردن نقاط ضعف نرم افزاری سیستم عامل IOS است (امیدوارم خیلی از دنیای دیجیتال متنفر نباشید. وگرنه حسابی مثال بدی زده ام!). در این صورت هدف پروژه شما مثل روز روشن است. با این حساب می توانید با خیال راحت کارتان را شروع کنید و سر فرصت نتیجه را به مدیران ارشد گزارش دهید. حالا اگر بعد از چد روز یکهو با درخواست مدیران ارشد برای ارائه گزارشی درباره میزان موفقیت پروژه رو به رو شوید، چه واکنشی خواهید داشت؟ بی شک دستپاچگی یا حتی درخواست فرصت بیشتر به غیر از آبروریزی هیچ فایده دیگری ندارد و شما باید هر طور شده گزارشی برای مدیران ارشد جفت و جور کنید، اما چطوری؟

بیایید قبل از اینکه حسابی دست و پای مان را گم کنیم، یک بار دیگر پروژه تان را با هم مرور کنیم. شما قرار است ایرادات و نقاط ضعف سیستم عامل محبوب اپل را پیدا کنید. در این صورت احتمالا یک بودجه مشخص و همین طور بازه زمانی شسته و رفته ای خواهید داشت. همچنین ابراز نگرانی مداوم سهامداران از نقاط ضعف نسخه جدید سیستم عامل IOS هم یک لحظه امان تان نخواهد داد. در این صورت ارائه گزارش درباره موفقیت پروژه شامل پاسخگویی نسبی به دغدغه تک تک افراد و گروه های فوق است. به زبان خودمانی، موفقیت پروژه میزان پیشرفت شما در دستیابی به هدف یا اهداف تعیین شده برای پروژه را شامل می شود. مثلا اگر در ماجرای پروژه اپل انتظار مدیران ارشد از شما پایان پروژه در کمتر از یک ماه باشد، دست آخر ارزیابی موفقیت پروژه با این مقیاس برای آنها صورت می گیرد؛ همین و بس!

اگر بخواهیم از زبان و لحن استادهای حوزه مدیریت کسب و کار استفاده کنیم، موفقیت پروژه یعنی خروجی نهایی پروژه که مشتریان، سهامداران، مدیران ارشد و حتی کارمندان تیم تان را راضی کرده و انتظارات شان را برآورده می سازد. از آنجایی که در این بخش سر و کار شما با انتظارات طرف مقابل است، کارتان اندکی سخت خواهد شد، چراکه گاهی اوقات مدیران یا مشتریان انتظارات شان را رُک و پوست کنده بیان نمی کنند. دقیقا به همین خاطر یکی از کلیدی ترین نکات در مدیریت پروژه تلاش برای ترغیب طرف مقابل به منظور بیان انتظاراتش است. اینطوری شما دست کم چراغ راهنمایی در مسیر ارزیابی موفقیت پروژه خواهید داشت. 

چرا ارزیابی موفقیت پروژه مهم است؟

حالا که با یک تعریف جمع و جور از مدیریت پروژه آشنا شدید، بد نیست نگاهی هم به مزایای این استراتژی بیندازیم. هرچه باشد اگر ارزیابی موفقیت پروژه در عمل برای شما فایده نداشته باشد، حتی یک لحظه هم نباید وقت تان را پای این مقاله تلف کنید. به علاوه، از آنجایی که همه مخاطب های روزنامه فرصت امروز کارآفرینانی درجه یک هستند احتمالا هیچ کدام از شما همینطور بی خود و بی جهت بی گدار به آب نخواهید زد. پس اجازه دهید بدون هیچ حرف اضافه ای برویم سراغ اصل مطلب. این شما و این هم مزایای ارزیابی موفقیت پروژه.

مطلب مرتبط: مشخصات یک پروژه استاندارد چیست؟ آشنایی با سوال حل نشده دنیای مدیریت پروژه

ایجاد معیارهایی برای سنجش

مدیریت پروژه بدون برنامه ریزی برای تحقق تمام اهداف بیشتر شبیه یک بازی کامپیوتری است تا یک استراتژی کاربردی دنیای کسب و کار. از آنجایی که در دنیای واقعی، برخلاف بازی های کامپیوتری، هیچ خبری از شانس دوباره برای تکرار مراحل قبلی نیست، شما باید معیارهایی برای سنجش قدم به قدم مسیر پروژه تان داشته باشید. وگرنه هر لحظه با ترس از دست رفتن تمام سعی و تلاش تان رو به رو خواهید بود. شما را نمی دانم، ولی من که حتی یک دقیقه هم دوست ندارم چنین حس و حالی را تجربه کنم. 

همانطور که ورزش فوتبال با توپ خاطره انگیزش گره خورده و بدون آن معنایی ندارد، ارزیابی موفقیت پروژه هم با معیارهای اصلی آن گره خورده است. با این حساب وقتی شما برای ارزیابی موفقیت پروژه وارد گود می شوید، از همان اول راه با بعضی از معیارهای دقیق برای سنجش صفر تا صد پروژه تان رو به رو خواهید شد. اینطوری دست کم هر لحظه از وضعیت پروژه تان آگاهی دارید و دیگر هیچ جوره در کارتان غافلگیر نخواهید شد؛ همین قدر جذاب و هیجان انگیز!

کاهش ریسک های پروژه

وقتی شما معیارهای درستی برای ارزیابی وضعیت پروژه و فاصله تان تا موفقیت نهایی دم دست داشته باشید، دیگر حرف زدن از ریسک های پروژه شبیه یک شوخی بچگانه خواهد بود. در دنیایی که هزاران پروژه در همان چند روز اول با شکست سنگین از لیگ قهرمانان کسب و کار کنار می روند، ارزیابی موفقیت پروژه می تواند برگ برنده تان باشد. این نکته به طور ویژه برای مدیرانی که بودجه های بی نهایت محدودی دارند و عجله شان هم زیاد است، کاربردی خواهد بود. پس اگر شما هم وضعیت تان دست کمی از چنین مدیرانی ندارد، باید همیشه با ارزیابی موفقیت پروژه جلوی ریسک ها مقاومت کنید. خب اگر کسی را سراغ دارید که در دنیای مدیریت پروژه میانه خوبی با استرس و ترس از شکست دارد، ما را هم بی خبر نگذارید. 

افزایش شانس دریافت پروژه های بهتر

وقتی شما در یک شرکت بزرگ مسئولیت پروژه ای هرچند کوچک را برعهده می گیرید، وضعیت تان شبیه کسی خواهد بود که 24 ساعته دوربین های مدار بسته تحت نظرش دارند. البته در اینجا به جای داستان فیلم های پلیسی، پای مدیران ارشدی در میان است که دنبال پیدا کردن کارآفرینانی حرفه ای برای پروژه های مهم شان هستند. خلاصه کلام اینکه اگر شما بتوانید مثل آب خوردن از پس پروژه های کوچک بر بیایید، کم کم سری در میان سرها برای خودتان پیدا خواهید کرد. اینطوری پروژه های بزرگتر هم از راه می رسند و تا به خودتان بیایید تبدیل به قهرمان دنیای مدیریت پروژه شده اید. 

ارزیابی موفقیت پروژه در شرایط بالا به شما برای تحویل به موقع و بی دردسر پروژه ها کمک می کند. همچنین دیگر لازم نیست خودتان را برای تهیه یک گزارش ساده درباره پروژه به دردسر بیندازید و مدیران بالادستی تان هر لحظه که بخواهند با کلی گزارش دقیق و دست اول رو به رو خواهند بود. 

بهبود شرایط تیم و جلب اعتماد سرمایه گذارها

شکی نیست که کار کردن در یک تیم با شرایط نامشخص مثل تماشای فیلم های ترسناک خواهد بود. هرچه باشد همکاران شما در تیم مدیریت پروژه دوست دارند همیشه از وضعیت کار خبر داشته باشند و مثل دونده های ماراتن از فاصله شان تا خط پایان مطلع شوند. اینطوری انگیزه خیلی بیشتری برای کار و تلاش خواهند داشت. به علاوه، سرمایه گذارها هم با گزارش های پی در پی شما درباره موفقیت پروژه خیال شان بابت بازگشت سرمایه شان راحت خواهد شد. 

چهارمین ویژگی ارزیابی موفقیت پروژه به شما کمک می کند تا همیشه خیال اعضای تیم و سرمایه گذارها را راحت کنید. اینطوری اگر یک وقت به بودجه اضافی نیاز داشتید، دیگر سرمایه گذارها یکی پس از دیگر جا نخواهند زد. 

مطلب مرتبط: ابزارهای مدیریت پروژه: 6 ابزاری که باید در آن حرفه ای شوید!

معیارهای ارزیابی موفقیت پروژه

بعد از اینکه با چند تا از مزایای ارزیابی موفقیت پروژه آشنا شدیم، نوبتی هم باشد باید سری به معیارهای هیجان انگیز این کار بزنیم. شما الان مثل سرمربی فوتبالی هستید که خیلی خوب با مزایای یک تاکتیک آشنا شدید، اما هنوز نحوه دقیق اجرای آن را نمی دانید. ما در این بخش قصد داریم مهمترین معیارها برای ارزیابی میزان موفقیت پروژه را به شما معرفی کنیم. اگر تا اینجا با ما همراه بودید، لطفا کمی بیشتر حوصله کنید تا مدیریت پروژه برای تان از یک کار خسته کننده تبدیل به یک جور سرگرمی جذاب شود. 

هزینه ها (Costs): وقتی حساب و کتاب شوخی بردار نیست!

ما از همین اول کار قصد داریم با یکی از مهمترین معیارهای دنیای تجارت کارمان را شروع کنیم. مقدار هزینه ها یا به زبان خودمانی همان بودجه در دسترس برای پروژه مهمترین معیار برای ارزیابی میزان موفقیت است. بی شک اگر کارآفرینان بودجه نامحدودی برای کارشان داشتند، آن وقت دیگر هیچ کاری غیرممکن نبود. با این حال در دنیای واقعی معمولا پروژه ها آنقدر بودجه محدودی دارند که مدیران حتی فرصت یک لحظه غفلت را هم نخواهند داشت. 

شما در استفاده از معیار هزینه ها در ارزیابی موفقیت پروژه تا حدود زیادی شبیه یک حسابدار همه فن حریف هستید. همانطور که یک حسابدار ته توی همه هزینه های شرکت را درمی آورد، شما هم نباید حتی جزئی ترین هزینه های پروژه را از قلم بیندازید. دست آخر هم با کنار هم گذاشتن هزینه ها و بررسی خروجی نهایی می توانید ارزیابی دقیقی از موفقیت پروژه داشته باشید. ماجرا ساده تر از آن چیزی بود که فکرش را می کردید، مگر نه؟

اگر شما از آن دست کارآفرینانی هستید که هیچ میانه خوبی با تعریف های نظری ندارند، بی شک مثال بالا خیلی چنگی به دل تان نزده است. پس اجازه دهید با یک مثال ساده ماجرا را دقیق تر بررسی کنیم. فرض کنید شما برای پروژه طراحی خودرویی تازه در برند مرسدس بنز استخدام شده اید. اگر بودجه شما برای این کار 50 هزار یورو باشد،  باید طوری دخل و خرج تان را مدیریت کنید که دست آخر حتی یک یورو هم کم نیاورید. شاید شما کارآفرین دقیقی در حوزه مالی باشید، اما خیلی از مدیران پروژه همیشه یک جای کارشان در مورد مدیریت بودجه می لنگد. به همین خاطر خیلی از پروژه ها هنوز شروع نشده به مشکل مالی می خورند. بنابراین وقتی شما به دنبال ارزیابی موفقیت پروژه هستید، کافی است میزان هزینه نهایی برای انجام پروژه را با مبلغی که در اول کار به عنوان بودجه تعیین شده بود، مقایسه کنید. 

تا یادمان نرفته باید یه سری هم به انواع هزینه های یک پروژه بزنیم. هرچه باشد در دنیای کسب و کار هیچ چیزی رایگان به دست نمی آید. بنابراین شما باید دست به جیب شده و برای موفقیت پروژه تان پول خرج کنید. این هزینه ها شامل حقوق اعضای تیم مدیریت پروژه، تهیه محصولات یا خدمات مورد استفاده در فرآیند کار بر روی پروژه و همینطور بعضی از هزینه های پیش بینی نشده است. این مورد آخر برای مدیران پروژه حسابی دردسرساز می شود. اگر از ما می شنوید، از همان اول کار 10 درصد از بودجه تان برای پروژه را دست نخورده کنار بگذارید. این طوری حتی اگر اتفاق غافلگیرکننده ای هم وسط راه سر و کله اش پیدا شود، شما بودجه لازم برای حل و فصل ماجرا را خواهید داشت. به علاوه، دیگر موقع ارزیابی موفقیت پروژه سنگ روی یخ نمی شوید!

جدول زمانی (Timeline): چند ساعت تا پایان پروژه مانده؟

وقتی یک کارآفرین جلسه مهمی با بعضی از مشتریان دارد، از چند روز قبل بر روی جمله بندی حرف ها و ایده هایی که باید مطرح کند، فکر می کند. دست آخر هم با یک ظاهر کاملا رسمی و اتو کشیده در جلسه حاضر خواهد شد. اگر کارآفرین قصه ما در این بین حتی یک دقیقه هم دیر کند، مشتریانش یا کلا قید جلسه را می زنند یا اینکه از همان اول او را به چشم فردی بی مسئولیت نگاه خواهند کرد. فکر می کنم لازم نباشد درباره نتیجه چنین جلسه ای حتی زحمت توضیح بیشتر را هم به خودمان بدهیم، مگر نه؟

فاکتور زمان در مدیریت پروژه هیچ جور جایگزینی ندارد. آدم اینطور وقت ها یاد ضرب المثل قدیمی «وقت طلاست» می افتد. شما را نمی دانم، ولی به نظر من دست کم در مورد مدیریت پروژه و ارزیابی آن این عبارت ردخور ندارد. پس هر وقت دنبال ارزیابی دقیق موفقیت پروژه بودید، بدون هیچ معطلی بروید سراغ جدول زمانی آن؛ به همین سادگی.

 شاید پیش خودتان فکر کنید ماجرا در این بخش فقط در اندازه گیری مدت زمان جمع بندی پروژه خلاصه می شود و دیگر هیچ نکته اضافه ای در کار نیست. در این صورت باید اندکی شما را ناامید کنیم، چراکه ارزیابی موفقیت پروژه هم مثل هر کار دیگری در دنیای کسب و کار پیچیدگی های خاص خودش را دارد. ماجرا آنطور که انتظار داشتید پیش نرفت، نه؟

ارزیابی پروژه براساس معیار زمان مثل وقتی است که شما برای ساختن یک بنای لوکس نوعی بازه زمانی تعیین می کنید. با این حال در طول کار خرده فرمایش های کارفرما لحظه به لحظه کارتان را پیچیده تر خواهد کرد. با این حساب شاید تکمیل بنا کمی بیشتر از زمان مورد انتظار طول بکشد. آیا در چنین شرایطی مقصر اصلی شما هستید؟ فکر می کنم تقریبا هیچ کس در دنیا نباشد که پاسخی به غیر از یک «نه» بی تعارف به این سوال بدهد. 

اگر بخواهیم از مثال بالا استفاده کنیم، وقتی شما قصد ارزیابی موفقیت پروژه را دارید نباید فقط به زمان تعیین شده در اول کار خیره شوید. در عوض مثل کارآگاه های خبره زیر و بم ماجرا را تحلیل کنید و دست آخر نظری منصفانه درباره موفقیت پروژه بدهید. اینطوری دیگر مو لای درز کارتان نخواهد رفت. 

شکی نیست که مدیریت زمان در دنیای پروژه ها جایگاه خاصی برای خودش در ردیف اول مهمان های ویژه دارد. شما حتی اگر بهترین ایده دنیا را هم داشته باشید، بدون زمان بندی درست دست آخر باید فقط ایستاده دیگران را برای موفقیت های شان تشویق کنید. مثلا ایده بیل گیتس برای عرضه اولین نسخه سیستم های عامل خانگی را در نظر بگیرید. بی شک هزاران نخبه کامپیوتر دیگر هم در آن زمان چنین ایده ای در سر داشتند، اما زمان بندی درست بیل گیتس مایکروسافت را تبدیل به بخش جدایی ناپذیر زندگی دیجیتال امروز ما کرد. پس هر وقت خیال ارزیابی موفقیت پروژه به سرتان زد، نیم نگاهی هم به جدول زمانی پروژه داشته باشید. 

مطلب مرتبط: مهارت های مدیریت پروژه: هر آنچه حرفه ای ها باید بدانند!

محدوده پروژه (Project Scope): موفقیت در چارچوب خاص خودش

در بازی بسکتبال  حتی اگر لبران جیمز هم از بیرون خط کشی زمین پرتاب سه امتیازی انجام دهد، داورها آن را حساب نخواهند کرد. چراکه اگر قرار بود محدوده زمین بسکتبال تعیین نشود، دیگر سنگ روی سنگ بند نمی شد و شاید حتی جذابیت بازی هم از بین می رفت. مثال عجیبی برای شروع این بخش به کار بردیم، نه؟

باور کنید یا نه، مثال عجیب و غریب بالا در مورد مدیریت پروژه هم مصداق دارد. شما به عنوان مدیر پروژه نمی توانید اجازه کوچکترین کج روی به اعضای تیم بدهید و اگر حتی یک لحظه از اهداف اصلی دور شوید، شاید دیگر شانس نشستن پشت میز مدیریتی تان را پیدا نکنید. به هر حال در دنیای کسب و کار هیچ کس عاشق چشم و ابروی شما نیست و باید شش دانگ حواس تان جمع رعایت محدوده پروژه باشد. 

وقتی از محدوده پروژه حرف می زنیم، منظورمان خط و مرزهای واقعی نیست. در عوض محدوده فرضی اهداف و تعهدات یک پروژه در قبال مدیران ارشد و مشتریان را مد نظر داریم. خب انتظار ندارید که در دنیای کسب و کار بدون عمل به قول های تان تبدیل به قهرمانی تکرارنشدنی شوید؟

خیلی از مدیران پروژه فکر می کنند برای رعایت محدوده پروژه باید حسابی خودشان را به زحمت بیندازند. بی شک چنین کار حسن نیت و سختکوشی شما را نشان می دهد، اما ما در روزنامه فرصت امروز همیشه راه حل های ساده تری هم برای تان داریم. شما کافی است مثل یک خلبان حرفه ای مسیر پروژه تان را از قبل تعیین کنید و حین کار با تیم تان شش داگ حواس تان به پرواز در مدار مسیر تعیین شده باشد. اینطوری دیگر نه نیازی به نگرانی درباره سرنوشت پروژه تان است و نه به هنگام ارزیابی موفقیت سرتان سوت خواهد کشید!

سهامداران از معیار محدوده پروژه همیشه برای اطمینان از یک سرمایه گذاری مطمئن استفاده می کنند. همانطور که یک تیم فوتبال برای گل زدن باید تاکتیک مشخصی داشته باشد، یک مدیر پروژه هم برای دستیابی به اهداف نهایی باید همیشه یک نقشه بی عیب و نقص دم دستش باشد. آن وقت شما می توانید با خیال راحت به جنگ رقبای تان بروید و زودتر از همه از خط پایان پروژه عبور کنید؛ آن هم با دستاوردهایی غافلگیرکننده برای سهامداران شرکت.

کیفیت نتایج پروژه (Project Deliverables): کیفیت و دیگر هیچ!

وقتی شما قصد خرید یک کفش پیاده روی را دارید، آیا اولین محصولی که به دست تان برسد را استفاده خواهید کرد؟ بی شک پاسخ سوال بالا کاملا روشن است. خیلی از مردم برای کوچکترین خریدها نیز کلی وسواس به خرج داده و تا بازار را زیر و رو نکنند، دست بردار نیستند. در این بین هم فقط قیمت نهایی مهم نیست. کفشی که پای شما را اذیت کرده و جنس به درد نخوری هم داشته باشد، حتی یک پنی هم ارزش ندارد. دقیقا به همین خاطر برندهایی مثل نایک یا آدیداس به خاطر تولید کفش های باکیفیت در دنیای کسب و کار اسم و رسمی برای خودشان به هم زده اند. حالا که کیفیت محصول این همه برای مشتریان مهم است، پس چرا در دنیای مدیریت پروژه این اصل را مورد توجه قرار ندهیم؟

بعضی از مدیران پروژه فقط دنبال سرهم بندی کار و در رفتن از زیر بار مسئولیت ها هستند. نتیجه چنین پروژه هایی اغلب اوقات چیزی به غیر از یک شکست تمام عیار نخواهد بود. به همین خاطر سخت گیری سرمایه گذارها و مدیران ارشد همیشه هم بی خود و بی جهت نیست. اگر شما هم به هنگام ارزیابی پروژه همیشه نگران بدقولی و از زیر کار در رفتن های مدیران هستید، می توانید خیلی راحت از معیار این بخش استفاده کنید. ارزیابی موفقیت پروژه با کیفیت نتایج نهایی به شما این امکان را می دهد تا حتی جزئی ترین نتایج را هم کاملا شفاف مشاهده کنید. خب مگر یک کارآفرین یا سرمایه گذار چیزی بیشتر از معیاری حرفه ای برای کشف غفلت مدیران پروژه هم می خواهد؟ 

وقتی یک شرکت پروژه ای را تعریف می کند، معمولا یک حداقل استانداردی برای کیفیت نهایی کار هم مشخص خواهد کرد. این امر دقیقا مثل انتظار تماشاگران در سالن سینما برای مشاهده آخرین اثر کارگردان های مشهور دنیا در قالبی جذاب و هنری است. وگرنه به غیر از یک عالمه نقدهای تند و تیز چیزی گیر تهیه کننده آثار نخواهد آمد. در اینجا هم ماجرا دقیقا به همان شکل است. پس اول از همه سعی کنید کیفیت مد نظر مدیران ارشد یا سهامداران یک پروژه را پیدا کنید. این نکته معمولا در سند اولیه پروژه به طور دقیق بیان می گردد. پس از این کار نوبت به راه انداختن آزمایشگاه مخصوص خودتان است. البته در اینجا خبری از پروژه های زیست شناسی یا علوم تجربی نیست، بلکه شما باید پروژه موردنظرتان را زیر میکروسکوپ ببرید. اینطوری با معیار کیفیت نهایی کار می توانید نتایج را ارزیابی کرده و مثل یک منتقد حرفه ای به کار مدیر پروژه امتیاز دهید. پس لطفا در امتیاز دادن به کار دیگران کمی هم انصاف را چاشنی کارتان کنید!

مطلب مرتبط: مدیریت پروژه (Project Management) چیست؟ + مزایا و مراحل اجرای آن

ظرفیت منابع (Resource Capacity): داستان مدیریت منابع محدود

همانطور که قبل تر هم اشاره کردیم، مدیران در چهارگوشه دنیا همیشه با محدودیت بودجه رو به رو هستند. با این حساب آرزوی شما و بسیاری از دوستان تان برای مدیریت یک پروژه با منابع مالی تمام نشدنی همیشه در حد یک رویای شیرین باقی خواهد ماند. وقتی هم که پای منابع محدود در میان باشد، سهامداران تبدیل به سختگیرترین آدم های روی دنیا شده و تا مو را از ماست بیرون کشند آرام نمی گیرند. 

معیاری که ما در این بخش قصد داریم درباره اش با شما حرف بزنیم، چیزی نیست به غیر از ظرفیت منابع. اشتباه نکنید، نه اینجا کلاس درس اقتصاد است و نه ما هیچ شباهتی به استادهای این رشته داریم. در عوض این معیار به شما برای محک زدن مهارت یک مدیر پروژه در استفاده درست و منطقی از منابع در دسترسش کمک خواهد کرد؛ به همین سادگی!

آیا تا به حال برای شما پیش آمده با مدیری رو به رو شوید که با کمترین بودجه هایی که صدای هر کسی را درمی آورد، نتایجی حیرت انگیز کسب کنند؟ شاید فکر کنید چنین مدیرانی بیشتر در داستان های کمیک وجود دارند و در دنیای واقعی اصلا از این خبرها نیست. در این صورت باید کمی ناامیدتان کنیم، چراکه در دنیای واقعی هم اینطور مدیرها پیدا می شوند. ماجرا جالب شد، نه؟

تنها فرقی که بین مدیران آماتور و سوپراستارهای مدیریت پروژه وجود دارد، توانایی دسته اخیر برای استفاده بهینه از بودجه پروژه تا آخرین سنت است. این یعنی آنها در طول سال ها کار بر روی پروژه های مختلف و آشنایی با میانبرهای گوناگون یاد گرفته اند که چطور از ولخرجی های الکی دوری کنند. به همین خاطر بقیه مدیران پروژه فکر می کنند در ماجرای چنین مدیرانی پای فرمول های مخفی در میان است. 

حالا که متوجه شدید داستان مدیران کم مصرف دنیای پروژه ها چیست، باید سری هم به معیار مورد بحث مان بزنیم. وگرنه فقط به جاده خاکی زده و در عمل هیچ معیار تازه ای برای تان رو نکرده ایم. همانطور که حالا می دانید، معیار ظرفیت منابع به توانایی یک مدیر برای استفاده درست از منابع در دسترسش اشاره دارد. بنابراین ارزیابی یک پروژه حرفه ای باید براساس میزان موفقیت مدیران در صرفه جویی در منابع صورت گیرد. پس وقتی با یک پروژه کم خرج رو به هستید که مدیرش نه تنها درخواست بودجه، نیروی کار یا حتی فضای کاری بیشتری ندارد، بلکه با دست آخر کلی از بودجه را هم پس انداز کرده می توانید مطمئن باشید یک پروژه بی عیب و نقص جلوی چشمان تان قرار دارد. 

رضایت سرمایه گذارها (Stakeholders Satisfaction): پروژه موفق یعنی سرمایه گذار خوشحال

فرض کنید شما از سوی دوست هنرمندتان به تماشای تئاتری دعوت شده اید که او کارگردانی اش را برعهده دارد. در این صورت احتمالا به خاطر دوست تان هم که شده خودتان را سر وقت به سالن تئاتر خواهید رساند. حالا اگر اجرای مورد نظر از همان لحظه اول با کلی ایراد و نقطه ضعف همراه باشد، آیا باز هم ریسک تماشای یکی دیگر از کارهای دوست تان را خواهید کرد؟ قبول دارم این طور وقت ها آدم حسابی گیر تعارف های کلیشه ای می افتد، اما از یک جایی به بعد حتی دیگر این تعارف ها هم جلوی راه تان برای فرار از دست یک نمایش خسته کننده را نخواهد گرفت. خب آدم وقت و اعصابش را از سر راه نیاورده که همینطور بی خودی تلف کند!

معیار آخری که در این مقاله برای شما آماده کرده ایم پیوند بی نهایت نزدیکی با ماجرای بالا دارد. از آنجایی که در هر پروژه این سرمایه گذارها هستند که دست آخر باید راضی شوند، یکی از بهترین روش های ارزیابی موفقیت پروژه گفت و گویی کوتاه با این دسته از افراد است. شما کافی است با یک تماس تلفنی کوتاه یا حتی جلسه ای خودمانی درباره تجربه سرمایه گذارها از همکاری در پروژه مورد نظرتان گپ بزنید. قول می دهیم آنقدر اطلاعات دقیق و حیرت انگیزی گیرتان خواهد آمد که حتی باورتان هم نشود.

قبول دارم گپ و گفت با سرمایه گذارهای یک پروژه اصلا کار راحتی نیست. به ویژه اگر چندباری پشت خط بمانید و حتی با جواب های سرد آنها رو به رو شوید. پس به جای اینکه خیلی خودتان اذیت کنید، می توانید سراغ گزارش های مدیران پروژه برای این دسته از افراد کلیدی بروید. به زبان خومانی، اگر یک مدیر پروژه به طور منظم گزارش هایی درباره میزان پیشرفت کار به سهامداران بدهد، به احتمال زیاد کارش را بلد است و در نهایت هم طوری رضایت سرمایه گذارها را جلب می کند که برای پروژه بعدی هم سراغش بروند. اگر هم اصلا خبری از گزارش های منظم نبود، باید همان لحظه بی خیال ادامه ماجراجویی تان شوید و پایین ترین نمره ممکن را به پروژه موردنظر بدهید. 

یادتان باشد ارزیابی رضایت سرمایه گذارها همیشه کار ساده ای نیست. گاهی اوقات شما نه تنها به سرمایه گذار موردنظر دسترسی ندارید، بلکه خود مدیر پروژه هم تمایل زیادی برای همکاری با شما ندارد. در این صورت بهترین کار قرار دادن خودتان جای سرمایه گذار پروژه موردنظر است. بی شک پا در کفش دیگران کردن از آن دست کارهایی است که همه انگشت اتهام را به سوی آن می گیرند، اما این یک بار باید تعارف را کنار گذاشته و کفش سرمایه گذارهای پروژه را به پا کنید. اینطوری بدون تعارف یا هر تردیدی تجربه ای هرچند نصفه و نیمه از رضایت سرمایه گذارها خواهید داشت. دست آخر هم می توانید درباره موفقیت پروژه موردنظر مثل یک کارشناس خبره نظر بدهید. 

مطلب مرتبط: بهترین ابزارهای مدیریت پروژه کدامند؟

سخن پایانی

قطار ارزیابی موفقیت پروژه دیگر به ایستگاه پایانی اش رسیده است. شما در طول این مقاله با چند تا از حرفه ای ترین معیارها برای محک زدن موفقیت یک پروژه آشنا شدید. حالا نوبتی هم باشد، باید پیش خودتان درباره کاربرد تکنیک ها و معیارهای این مقاله داوری کنید. اگر هم معیار تازه ای در ذهن دارید که ما به آن اشاره نکردیم، حتما در بخش نظرات ما را در جریان بگذارید. 

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم معیارهای مورد بحث در این مقاله به شما برای ارزیابی بی عیب و نقص پروژه ها کمک کند. تا یادمان نرفته بگوییم که شما برای ارزیابی یک پروژه مثل ابرقهرمان های تکرارنشدنی باید همیشه از چند تا معیار کنار هم استفاده کنید. وگرنه با کمی کنجکاوی بیشتر خیلی راحت ارزیابی و تحلیل تان زیر سوال خواهد رفت. در آخر هم مثل همیشه اگر سوال یا نظری درباره ارزیابی موفقیت پروژه داشتید، لطفا تعارف را کنار گذاشته و همین جا آن را به اشتراک بگذارید. 

منابع: 

www.indeed.com

https://www.projectmanager.com

hive.com