مبانی مدیریت پروژه چیست؟ آشنایی با اصولی که کسی به شما یاد نمی دهد!

مدیریت پروژه بدون آشنایی با مبانی و اصول اساسی آن مثل سفر به دل جنگل های آمازون با دست خالی و بدون یک نقشه دقیق است. شاید طبیعتگرد قصه ما در چنین شرایطی با هزار زحمت جان سالم از سفرش به در ببرد، اما شکی نیست که ماجراجویی اش حتی کوچک ترین شباهتی به مستندهای هیجان انگیز درباره گردشگری در دنیای طبیعت نخواهد داشت. 

خیلی از کارآفرینان فکر می کنند مدیریت پروژه های بزرگ در دنیای کسب و کار فقط از عهده غول های تجاری برمی آید؛ آن هم با چاشنی مدیرانی که استعدادهای بی نظیر و فرمول های مخفی برای کارشان در چنته دارند. شما را نمی دانم، ولی چنین توصیفی من یکی را بیشتر یاد فیلم های هالیوودی (آن هم با کلی صحنه های اکشن خیالی) می اندازد تا دنیای واقعی کسب و کار. خب اگر قرار بود مدیریت پروژه اینقدر سخت و پر رمز و راز باشد، حتی یک نفر هم ریسک ورود به قلمرو آن را نمی کرد و همان اول کار بی خیال هر ماجراجویی می شد؛ به همین سادگی!

اگر شما از آن دست کارآفرینانی هستید که هیچ دل خوشی از بحث های نظری در دنیای کسب و کار ندارید، احتمالا تا حرف از مبانی مدیریت پروژه شود مثل موشک از جای تان بلند می شوید تا درگیر یک بحث بی سر و ته دیگر نشوید. خب اگر کسی را سراغ دارید که اعصاب اضافی دارد تا با بحث های بی پایان اینچنینی خط خطی اش کند، ما را هم بی خبر نگذارید. 

همانطور که عاشقان فوتبال همیشه دوست دارند مسابقه ای هیجان انگیز را تماشا کنند و حتی بحث های کارشناسی اسطوره های سابق این ورزش هم حوصله شان را سر می برد، کارآفرینان هم معمولا فقط به نتیجه نهایی ماجراجویی شان در بازار خیره هستند. البته در این مورد تا حدودی حق با آنهاست. چراکه در طول سال های اخیر هر کسی از راه رسیده یک حرفی درباره مبانی مدیریت پروژه زده و رفته. نتیجه کار هم آشی بی نهایت شور شده که هر کارآفرینی را نه تنها از مدیریت پروژه، بلکه کل دنیای کسب و کار بیزار خواهد کرد. 

مطلب مرتبط: مشخصات یک پروژه استاندارد چیست؟ آشنایی با سوال حل نشده دنیای مدیریت پروژه

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم مدیریت پروژه هیچ شباهتی به غول مرحله آخر بازی های کامپیوتری ندارد و شما هم می توانید مثل آب خوردن تبدیل به یک پا کارشناس در این حوزه شوید. البته به شرط اینکه اصول و مبانی آن را مثل کف دست تان بشناسید. اشتباه نکنید؛ ما قصد نداریم با یکسری توصیه کلیشه ای و بی سر و ته حوصله تان را سر ببریم. در عوض یک راست رفته ایم سراغ بهترین کارشناس ها و مدیران پروژه دنیا. پس اگر شما هم دوست دارید با میانبری ساده یک بار برای همیشه سیر تا پیاز مبانی و اصول مدیریت پروژه را یاد بگیرید، هیچ جوره این مقاله را از دست ندهید. 

مبانی مدیریت پروژه: 9 اصلی که باید یاد بگیرید!

وقتی یک راننده فرمول یک مثل لوئیس همیلتون پشت اتومبیل قرار دارد، آن قدر حرفه ای پیچ و خم پیست را پشت سر می گذارد که انگار از همان روز اول صفر تا صد دنیای خودرو را بلد بوده است. در چنین شرایطی حتی فکر کردن به اینکه چنین راننده ای  هم روزی کاملا آماتور بوده هم سخت و غیرممکن به نظر می رسد. هرچه باشد اینجا صحبت از اسطوره ای تکرارنشدنی در دنیای ورزش است.

ماجرای فوق، هر چقدر هم عجیب و باورنکردنی، در دنیای کسب و کار هم مصداق دارد. خب هرچه باشد کارآفرینانی مثل استیو جابز یا ایلان ماسک هم بارها و بارها شکست خورده اند تا دست آخر با یک ایده حیرت انگیز همه مشتریان در بازار را میخکوب کنند. در این بین عرصه مدیریت پروژه هم دقیقا همینطور است. البته شما یک مزیت مهم در مقایسه با نسل های قبلی کارآفرینان و مدیران پروژه دارید و آن هم امکان استفاده از تجربیات آنهاست. خب قصد ندارید که مثل کارآفرینان آماتور کارتان را در بازار کاملا از صفر شروع کنید؟

ما در روزنامه فرصت امروز برای اینکه کار شما در تبدیل شدن به قهرمان دنیای مدیریت پروژه بی نهایت ساده شود، فهرستی از مبانی و اصول این حوزه را گردآوری کرده ایم. اگر از مخاطبان ثابت ما باشید، خیلی خوب می دانید که ما همیشه برای معرفی استراتژی ها و مفاهیم دنیای کسب و کار یک راست می رویم سراغ منابع دست اول. در این بین مدیریت پروژه هم دقیقا چنین وضعیتی دارد. اجازه دهید بدون هیچ حرف اضافه ای برویم سراغ مبانی مدیریت پروژه.

1.    تعریف چارچوب پروژه: اولین قدم در مسیر مدیریت پروژه

بعد از یک روز خسته کننده در محل کار هیچ چیز به اندازه یک فیلم خوب حال آدم را جا نمی آورد. حالا اگر در این میان به امید تماشای فیلمی عالی تا سینما بروید و دست آخر به جای شاهکاری در حد و اندازه آثار هیچکاک با یک تله فیلم به درد نخور رو به رو شوید، چه حسی خواهید داشت؟ شما را نمی دانم، ولی من که ترجیح می دهم در چنین شرایطی در وقتم صرفه جویی کرده و مستقیم برگردم خانه. البته جواب فیلم بازهای حرفه ای به سوال بالا احتمالا کمی متفاوت خواهد بود. شاید یک دانشجوی سینما به جای ترک سریع سالن شروع به بررسی چارچوب و ساختار ضعیف فیلم کند. اینطوری هم سرش گرم می شود، هم خبری از هدر رفتن کامل پول بلیت نیست. 

شاید فکر کنید ما با مثال بالا حسابی از بحث منحرف شده ایم و یک کلاس سینما راه انداخته ایم. در این صورت باید بگوییم که شرایط فوق بیدون هیچ کم و کاستی برای پروژه های دنیای کسب و کار هم روی می دهد. به زبان خودمانی، شما تا زمانی که چارچوب پروژه تان را با وسواسی مثال زدنی طراحی نکنید، حتی یک دلار هم از دل آن به دست نخواهید آورد و خیلی شانس بیاورید آخر سر با انبوهی از طلبکاران تنها نمی مانید!

وقتی از چارچوب پروژه حرف می زنیم، خیلی ها فکر می کنند باید صفر تا صد کارشان را قبل از آغاز طراحی کنند. اگر شما هم چنین درکی از طراحی چارچوب دارید، باید کاملا ناامیدتان کنیم. چراکه در دنیایی که با سرعت نور در حال تغییر است، تلاش برای جفت و جور کردن تمام جزییات یک پروژه مثل پیدا کردن سوزن در انبار کاه است. اگر از ما می شنوید، به جای چنین کار بی فایده ای، شش دانگ حواس تان را به این موارد جمع کنید:

•    منشور پروژه (Project Charter): منشور پروژه شامل توصیفی خودمانی از پروژه است. در این بین شما باید خیلی ساده و جمع و جور درباره اهداف و برنامه اولیه تان برای تحقق آنها حرف بزنید. اینطوری سرمایه گذارها و همکاران تان تا حدودی ماهیت کار دست شان می آید.

•    طرح پروژه (Project Plan): طرح پروژه عبارت از برنامه ای دقیق درباره پیشبرد کار و نحوه کنترل مراحل گوناگون پروژه است. از آنجایی که این سند اغلب اوقات برای اعضای تیم مدیریت پروژه طراحی می شود، شما باید تا جای ممکن جزییات را مد نظر قرار دهید تا بعدا با برداشت های متفاوت اعضای تیم غافلگیر نشوید. 

•    بودجه (Budget): در دنیای کسب و کار حتی نقس کشیدن هم هزینه دارد. با این حساب مدیریت یک پروژه بدون بودجه بیشتر شبیه رویایی شیرین است تا واقعیت. اگر شما هم از همان اول کار بودجه مد نظرتان برای پروژه را تعیین نکنید، حتی اگر ثروت جف بزوس را هم داشته باشید، باز هم دست آخر منابع مالی تان تمام می شود؛ همینقدر عجیب و باورنکردنی!

مطلب مرتبط: ابزارهای مدیریت پروژه: 6 ابزاری که باید در آن حرفه ای شوید!

•    جدول زمانی (Time Schedule): جدول زمانی شامل تمام کارهایی است که باید در طول پروژه از سوی شما یا همکاران تان انجام شود. از آنجایی که در دنیای کسب و کار خبری از ماشین زمان نیست تا جلوی دیرکرد پروژه ها را گرفت، باید از همان اول یک جدول زمانی بی عیب و نقص داشته باشید. اینطوری با خیال راحت سرتان به کارتان گرم می شود و کابوس تحویل دیرهنگام پروژه یک بار برای همیشه دست از سرتان بر می دارد. 

•    تابلوی راهنمای پروژه (Project Milestone): زمانی که خبری از اپ های مسیریاب نبود، رانندگی بدون تابلوهای راهنما تقریبا امری غیرممکن به نظر می رسید. این مسئله در مورد مدیریت پروژه بدون تهیه یک تابلوی راهنما نیز مصداق دارد. شما در این بخش از تعریف چارچوب پروژه کارهایی نظیر بازنگری در بودجه، چک کردن دوباره قراردادها و ارزیابی دوباره جدول زمانی را انجام می دهید. به زبان ساده، در این بخش شما به جای اینکه کار تازه ای انجام دهید، از اجرای درست بخش ‏های قبلی مطمئن خواهید شد. 

2.    انتخاب اهداف پروژه: کار بدون هدف هیچ  فایده ای ندارد!

آیا تا به حال قهرمان بوکسی را دیده اید که از اولین دور مسابقه هدفی به غیر از کسب کمربند طلا داشته باشد؟ بی شک هر جوابی به غیر از یک «نه» قرص و محکم جای تعجب دارد. هرچه باشد اهمیت هدف گذاری قهرمان ها در کسب موفقیت اگر بیشتر از تمرین های نفسگیر نباشد، قطعا کمتر هم نیست. به همین ترتیب شما هم در دنیای مدیریت پروژه باید اهداف تان را کاملا روشن و واضح انتخاب کنید. وگرنه شاید بعد از چند هفته متوجه پیگیری اهداف مختلف و حتی متعارض از سوی کارمندان تیم تان شوید. آن وقت دیگر هیچ راه برگشتی برای تان باقی نخواهد ماند. 

کار شما در این بخش شبیه به رهبر یک ارکستر است که باید از همان اول هدف اصلی گروه نوازندگان را مشخص کند و بعد هم با تمرینات پشت سر هم خروجی مناسب از عملکرد اعضا را بگیرد. اینطوری در سانس های اجرا تمام اعضای گروه مثل ساعت دقیق کارشان را انجام خواهند داد. البته در دنیای مدیریت پروژه تعیین اهداف یک مزیت اضافه هم دارد. این مزیت شامل جلب رضایت سرمایه گذارها و طرف قراردادتان در انجام پروژه است. خب انتظار ندارید که یک سرمایه گذار حرفه ای بدون هیچ اطلاعی درباره هدف پروژه بی گدار به آب بزند و پولش را به باد دهد؟ 

بی شک هر کارآفرین یا مدیر پروژه ای برای تعیین اهداف پروژه اش نظر خاص خودش را دارد. ما اصلا قصد نداریم در کار شما دخالت کنیم، اما یک لطفی به خود و اعضای تیم تان کنید و دور اهداف کلی و نامشخص را خط بکشید. اجازه دهید قبل از اینکه بحث مان شبیه به کلاس های کسل کننده شود، از یک مثال کاربردی استفاده کنیم. فرض کنید یک موسسه بازاریابی برای جلب نظر مشتری اش که یک برند تولید قطعات کامپیوتری است قصد دارد کمپین بازاریابی طراحی کند. یکی از پروژه های مهم در این میان ساخت ویدئوهای بازاریابی خواهد بود. شاید در یک نگاه کوتاه هدفی مثل «طراحی ویدئو تبلیغاتی» برای یک پروژه مناسب باشد. با این حال اگر همین هدف را زیر ذره بین ببریم، کم کم ایراداتش مشخص می شود. اولین نکته ای که در این میان به چشم می آید، نامشخص بودن خروجی کار است. اصلا چرا یک شرکت باید تن به چنین پروژه ای داده و دست به جیب شود؟ اگر نظر ما را می خواهید، این هدف باید در قالب «طراحی ویدئو بازاریابی در اینستاگرام با حداقل 20 هزار بازدید کاربران» طراحی شود. اینطوری نتیجه کار برای طرف مقابل مثل روز روشن خواهد بود و کمتر کسی توان مخالفت با شما را خواهد داشت؛ به همین سادگی!

3.    تهیه ابزارهای مناسب: قهرمان بدون ابزار و امکانات حرفه ای وجود ندارد

اگر شما قرار باشد در یک مسابقه ماراتن شرکت کنید، آیا همین طوری بدون گرمکن و از همه مهمتر کفش مناسب راهی محل شروع مسابقه خواهید شد؟ بی شک ورزشکاران حرفه ای به غیر از مهارت و تجربه بالا در دنیای حرفه ای از امکانات و ابزارهایی در استانداردهای جهانی هم بهره می برند. وگرنه حتی فکر کردن به قهرمانی در مسابقات جهانی هم بیشتر شبیه به یک شوخی بی مزه خواهد بود. این امر در مورد موفقیت در دنیای مدیریت پروژه هم کاملا مصداق دارد. 

شما هر چقدر هم که مدیر پروژه خوبی باشید، در صورتی که حواس تان به تهیه ابزارهای مناسب نباشد، دست آخر هیچ شانسی برای رقابت با بقیه مدیران پروژه نخواهید داشت. پس به جای خیالبافی های دور و دراز درباره موفقیت با دست خالی همین حالا دنبال بعضی از ابزارهای مناسب بروید. اینطوری هم کارتان راحت تر می شود، هم دیگر خبری از غر زدن های گاه و بیگاه اعضای تیم تان نخواهد بود. 

اگر فکر کرده اید ما در این بخش چند تا ابزار جادویی برای ‎تان کنار گذاشته ایم، باید اندکی ناامیدتان کنیم چراکه امروزه در دنیای کسب و کار آنقدر ابزار رنگارنگ وجود دارد که فرآیند انتخاب از بین شان را بدل به چالشی نفسگیر خواهد کرد. به علاوه، پای شرایط منحصر به فرد پروژه تان هم در میان است. بنابراین به جای اینکه امیدتان را به توصیه های عجیب و غریب به بعضی از به اصطلاح کارشناس ها درباره ابزارهای مدیریت پروژه خوش کنید، نیم نگاهی به شرایط مالی و ماهیت پروژه تان داشته باشید. اینطوری مثل آب خوردن امکان مقایسه ابزارهای مختلف و انتخاب بهترین گزینه ممکن را پیدا می کنید. 

یادتان باشد شما به هنگام انتخاب ابزارهای مناسب برای مدیریت پروژه تحت هیچ شرایطی نباید عجله کنید. اگر از ما می شنوید با بدون هیچ استرسی سراغ ابزارهای مشهور و پرطرفدار بروید تا مطمئن نشده اید کدام یک از آنها به کارتان می آید، حتی فکر خرید را هم به سرتان راه ندهید. به هر حال یک خرید خوب با وسواس فراوان مثل شرلوک هولمز خیلی بهتر از عوض کردن مداوم ابزارهای به درد نخور است، مگر نه؟

مطلب مرتبط: مهارت های مدیریت پروژه: هر آنچه حرفه ای ها باید بدانند!

4.    مشخص کردن وظایف و مسئولیت ها: وقتی هر چیز باید سر جایش باشد

فرض کنید شما در یک تیم کاری حاضر شده اید و بعد گذشت چند روز هنوز هم کسی وظایف تان را رُک و پوست کنده توضیح نداده است. قبول دارم این وضعیت خیلی عجیب به نظر می رسد، اما بیانگر وضعیت بسیاری از تیم های مدیریت پروژه است. درست شنیدید، وضعیت واقعی تیم های مدیریت پروژه!

بی شک وقتی کارمندان شما نقش شان در مدیریت و پیشبرد پروژه را متوجه نشده باشند، تمام نقشه های شما برای تحویل به موقع کار دود شده و به هوا می رود. دقیقا به همین خاطر ما در این بخش سراغ یکی از مهمترین مبانی مدیریت پروژه رفته ایم. تعیین وظایف و مسئولیت های هر کدام از اعضای تیم مدیریت پروژه دقیقا همان اصلی است که شما باید همیشه حواس تان به آن باشد. وضعیت شما در این میان مثل سرمربی فوتبالی است که باید شش دانگ حواسش را به بازی بدهد و قبل از شروع سوت مسابقه وظیفه هر کدام از بازیکنان را به دقت توضیح داده باشد. وگرنه نه تنها خبری از بردن مسابقه نیست، بلکه شاید حتی در پایان بازی شغل تان را هم از دست بدهید. هرچه باشد هیچ کس در دنیای کسب و کار با شما شوخی ندارد و یک اشتباه کافی است تا تیم مدیریت پروژه تان بازی را سه هیچ به بقیه تیم های حرفه ای واگذار کند؛ به همین سادگی.

اگر شما برای اولین بار مدیریت یک پروژه را برعهده گرفته اید، احتمالا تعیین وظایف به نظرتان حسابی سخت و حتی ترسناک خواهد بود. در این صورت فرمول طلایی ما در روزنامه فرصت امروز برای شما گفت و گو با تک تک اعضای تیم است. اینطوری شما خیلی راحت از توانایی ها و مهارت های هر کدام از آنها مطلع شده و مثل آب خوردن مسئولیت هایی منحصر به فرد برای هر کدام مشخص خواهید کرد. اگر هم تازه در مرحله استخدام نیرو برای تیم تان هستید، همیشه مصاحبه حضوری و اطمینان از انطباق سطح توانایی و تجربیات افراد با ماهیت پروژه تان را در نظر داشته باشید. به زبان خودمانی، شما قرار نیست با چشم های بسته اعضای تیم تان را انتخاب کنید. پس یک بار هم که شده عجله را کنار گذاشته و با وسواس زیاد اعضای تیم را مشخص کنید و قول می دهیم این طوری دیگر خبری از دردسرهای مداوم برای مدیریت پروژه تان نخواهد بود. خب مگر یک مدیر پروژه به غیر از یک تیم بی عیب و نقص برای پیشبرد کار چیز دیگری هم می خواهد؟

5.    جواب دادن به سوالات اعضای تیم: اصلی که همه فراموش می کنند!

وقتی کسی در موقعیت جدیدی قرار می گیرد، طرح سوالات مختلف امر کاملا طبیعی خواهد بود. کافی است کمی خاطرات تان درباره روز اول مدرسه را مرور کنید تا خیلی خوب منظور ما را متوجه شوید. همانطور که دانش آموزان در روز اول مدرسه کلی سوال درباره محیط جدید دارند، کارمندان هم در وقتی به یک تیک تازه منتقل می شوند، هزار تا سوال بی جواب در ذهن شان شکل می گیرد. 

شاید از خودتان بپرسید اگر کارمندان تازه وارد این همه سوال درباره شرایط کاری جدیدشان دارند، پس چرا حتی یک نفر هم برای طرح سوالات مختلف داوطلب نمی شود؟ اگر قرار باشد ما به این سوال جواب دهیم، یکی از کوتاه ترین پاسخ های دنیا را به شما می دهیم و آن چیزی نیست به غیر از استرس های زیادی که همه ما در روز اول کاری تجربه کرده ایم. بی شک هیچ کس دوست ندارد در روز اول کار یا حتی ماه های اول به عنوان فردی غیرعادی در نظر بقیه جلوه کند. دقیقا به همین خاطر حتی اگر کارش بالا رفتن از قله اورست هم باشد، هیچ جوره زیر بار کمک گرفتن یا سوال کردن از دیگران نمی رود. ماجرا پیچیده شد، نه؟

قبول دارم تا اینجای کار خیلی از اصول مدیریت پروژه مستقیما با مدیران سر و کار داشته و حسابی دست شما را در پوست گردو گذاشته ایم. با این حال تبدیل شدن به یک مدیر پروژه حرفه ای سختی های خاص خودش را دارد. پس بد نیست کمی هم به فکر سوالات کارمندان تان باشید. اینطوری با پیش دستی در جواب دادن به سوالات مثل قهرمانان مارول خواهید شد و در یک چشم به هم زدن محبوبیت تان به عنوان مدیر پروژه حسابی افزایش پیدا می کند. 

تنها کاری که شما در این بخش باید انجام دهید، جواب دادن به سوالات پرتکرار اعضای تیم مدیریت پروژه در اولین روز کاری شان است. البته اگر دوست دارید کمی بیشتر به وظایف مدیریتی تان متعهد باشید، می توانید سری هم به اعضای قدیمی تر تیم تان بزنید و با یک گپ دوستانه جواب بعضی از سوالات شان را بدهید. هر وقت هم که در این مسیر احساس کردید هیچ ایده ای درباره سوالات احتمالی اعضای تیم تان ندارید، کافی است فقط برای یک دقیقه هم که شده خودتان را جای آنها بگذارید. آن وقت نه تنها با سوالات آنها آشنا می شوید، بلکه به خوبی دنیای آنها را نیز درک می کنید. 

مطلب مرتبط: مدیریت پروژه (Project Management) چیست؟ + مزایا و مراحل اجرای آن

6.    ارزیابی و به روز رسانی پروژه: تنبلی در دنیای مدیریت جایی ندارد

اصلی که در این بخش می خواهیم درباره اش با شما حرف بزنیم، شباهت زیادی به نصیحت کلیشه ای معلم ها برای مطالعه از روز اول ترم دارد. چنین نصیحت اعصاب خُردکنی اگرچه کاملا کاربردی است، اما کمتر کسی حتی حوصله گوش دادن به آن را دارد. اگر شما هم فکر می کنید ارزیابی وضعیت پروژه فقط وقت تلف کردن است، نباید آخر سر انتظار تبدیل شدن پروژه تان به افتخار کارنامه مدیریتی تان را داشته باشید چراکه احتمالا سرانجام چنین پروژه ای برای تمام اعضای آن خجالت آور خواهد بود؛ همین و بس!

همانطور که یک معلم زبان باید در طول ترم وضعیت تک تک دانش آموزان را بررسی کند و مطمئن شود به خوبی مطالب را یاد گرفته اند، شما هم به عنوان مدیر یک پروژه باید 24 ساعته حواس تان به کیفیت کاری و چالش های اعضای تیم باشد. اینطوری نه تنها کوچک ترین تغییرات را هم در یک چشم به هم زدن متوجه می شوید، بلکه مثل یک مربی دلسوز توانایی کمک به اعضای تیم و صدالبته پروژه محبوب تان را خواهید داشت. 

شاید پیش خودتان فکر کنید ارزیابی وضعیت پروژه از آن دست کارهایی است که حسابی وقت تان را می گیرد و دیگر حتی فرصت سر خاراندن را هم به شما نخواهد داد. در این صورت باید با یک خبر خوب کاملا خوشحال تان کنیم. راستش را بخواهید، ارزیابی وضعیت پروژه اصلا کار وقتگیری نیست. کافی است فقط نیم نگاهی به جدول زمانی پروژه داشته باشید و هر وقت هم که لازم بود یادآوری و کمک های لازم را به تیم تان برای انجام کارها دقیقا در سر وقت ارائه کنید. فکر نمی کنم این کار خیلی سخت و طاقت فرسا باشد؛ نظر شما چیست؟

اگر فکر کرده اید ارزیابی وضعیت پروژه پایان کار شما در این بخش است، باید بخواهیم که پای تان را روی ترمز فشار دهید چراکه هنوز تکلیف به روز رسانی پروژه را روشن نکرده ایم. همانطور که مایکروسافت هر چند هفته یک بار برای نسخه های مختلف ویندوز آپدیت عرضه می کند، شما هم باید دستی به سر و گوش پروژه تان بکشید، وگرنه خیلی زود یا از مسیر اصلی منحرف می شوید یا اینکه پروژه تان خود به خود لغو خواهد شد. اگر از ما می شنوید، هر وقت تغییر یا پیشرفت تازه ای در پروژه اتفاق افتاد، خیلی راحت آن را به برنامه کاری تان اضافه کنید. اینطوری خیلی راحت پیشرفت پروژه جلوی چشم تان خواهد بود و لازم نیست با 24 ساعته نگران وضعیت کاری تان باشید. 

7.    تعیین اولویت های پروژه: کدام کار از همه مهمتر است؟

وقتی جمعی از دوستان برای تفریح و گردش به دل جاده می زنند، احتمالا یک مقصد مشخص در سر دارند. با این حال در طول مسیر شاید ایده های تازه به ذهن اعضا برسد و برنامه سفر هم اندکی تغییر کند. البته این تغییرات تا جایی ادامه دارد که به اصل ماجرا و لذت بردن از سفر لطمه ای وارد نشود. همانطور که می‎بینید، در یک سفر مهمترین اولویت در کنار هم بودن اعضا لذت بردن از آن است. بقیه جزییات در یک چشم به هم زدن عوض می شود و حتی یک نفر هم با آن مشکلی نخواهد داشت. حالا اگر همین سناریو را درباره مدیریت پروژه پیاده کنیم، باز هم معنادار خواهد بود. ماجرا جالب شد، نه؟

اصلی که در این بخش برای شما آماده کرده ایم، تعیین اولویت ها در پروژه است. بی شک هر پروژه ای در طول زمان با تغییراتی رو به رو می شود. البته مگر اینکه مثل رابینسون کروسو در یک جزیره تنها گیر افتاده باشید و خبری از درخواست های رنگارنگ سرمایه گذارها و مدیران ارشد نباشد. 

شاید انتظار داشته باشید ما در این بخش فهرستی از اولویت ها برای مدیریت پروژه را پیش روی تان قرار دهیم. قبول دارم این کار به اندازه کافی جذاب است، اما راستش را بخواهید بیشتر شبیه شانه خالی کردن از مسئولیت مان در این مقاله خواهد بود. ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم در هر پروژه فقط یک اولویت اساسی وجود دارد و آن هم تحویل پروژه در زمان مناسب با بالاترین کیفیت ممکن است. با این حساب شما در تعیین اولویت ها باید فقط به فکر ساماندهی پروژه و تحویل به موقع اش باشید. وگرنه کلاه تان حسابی پس معرکه خواهد بود. 

تکه گمشده پازل شما در این اصل مدیریت پروژه فقط و فقط انعطاف پذیری بیشتر است. به زبان خودمانی، شما باید طوری کارها را جفت و جور کنید که آخر سر هر چقدر هم که درخواست تازه از سوی مدیران ارشد برای تغییر پروژه پیدا شد، باز هم قطار پروژه تان متوقف نشود. پس اگر شما از آن دست مدیران سختگیر هستید، شاید دیگر وقتش رسیده تا اندکی خودتان را با تغییرات تازه انطباق دهید. 

مطلب مرتبط: بهترین ابزارهای مدیریت پروژه کدامند؟

8.    شفافیت را فراموش نکنید: عنصر کلیدی مدیریت پروژه

شفافیت برای بسیاری از کارآفرینان فقط در عملکرد واضح و امکان دسترسی تمام اعضا به نحوه فعالیت گروهی تیم خلاصه می شود. ما اصلا دوست نداریم باورهای رایج در دنیای مدیریت پروژه را تغییر دهیم، اما راستش را بخواهید شفافیت در دنیای کسب و کار معنای دیگری هم دارد. اجازه دهید برای فهم بهتر معنای این نکته از یک مثال کاربردی استفاده کنیم. فرض کنید شما بعد از کلی سعی و تلاش دست آخر در شرکت گوگل استخدام شده اید. بی شک بعد از خوشحالی بابت این موفقیت بزرگ کم کم به این فکر می افتید که چطور باید در محیط کار جدید عملکرد خوبی از خودتان نشان دهید. حالا اگر در این گیر و دار یکهو با دسترسی بی نهایت محدودتان به ابزارها و اطلاعات موردنیاز رو به رو شوید، چه واکنشی خواهید داشت؟ 

بی شک کار کردن در شرایطی که کمترین امکانات موردنیاز هم فراهم نیست، دقیقا مثل انتظار بلندپروازانه یک طرفدار فوتبال برای قهرمانی تیم محبوبش بدون حتی یک زمین تمرین درست و حسابی است. به همین خطر شما در مدیریت تیم های کاری باید همیشه امکانات مناسب را در دسترس شان قرار دهید. وگرنه نه تنها خبری از موفقیت در مدیریت پروژه نیست، بلکه احتمالا کارمندان تان یکی پس از دیگری از در پشتی شرکت فرار خواهند کرد!

شما برای بهبود شفافیت پروژه علاوه بر تهیه ابزارهای موردنیاز و تضمین دسترسی تک تک کارمندان به اطلاعات اساسی باید تصویر بزرگ پروژه را هم پیش چشم همه قرار دهید. این یعنی به طور مداوم توجه اعضای تیم مدیریت پروژه را به نتیجه کار جلب کرده و مانع از بروز اختلافات کوچک در بین آنها شوید. اینطوری تخته گاز به سمت موفقیت رفته و همه رقبا را هم پشت سر خواهید گذاشت. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شوید و از توجه همه اعضای تیم به کلیت پروژه مطمئن گردید. 

9.    مدیریت ریسک ها: آخرین اصل مدیریت پروژه

تنیسور مشهوری را در نظر بگیرید که برای قهرمانی در یک گرند اسلم وارد کورس رقابت شده است. بی شک تمام توجه قهرمان قصه ما بر روی بردن جام قهرمانی است و حتی یک لحظه هم به حذف در همان مرحله اول فکر نمی کند. با این حال دنیای رقابت با کسی شوخی ندارد و گاهی یک اشتباه ساده به قیمت حذف از تورنمنتی بزرگ خواهد بود. فکر می‎کنم شما هم بارها و بارها قهرمان هایی را دیده باشید که یک شبه از عرش به فرش رسیده اند. اگر در دنیای ورزش همیشه ریسک حذف شدن قهرمانان را تهدید می کند، پس چرا در دنیای کسب و کار با این سطح از رقابت چنین اتفاقی رخ ندهد؟ 

اصل پایانی که ما در روزنامه فرصت امروز درباره مدیریت پروژه برای تان آماده کرده ایم، مربوط به مدیریت ریسک است. باور کنید یا نه، گاهی اوقات در یک تیم مدیریت پروژه همه چیز مثل ساعت دقیق پیش می رود، اما به خاطر بی توجهی بچگانه به ریسک های پیش رو یکهو ماجرا از این رو به آن رو می شود. وقتی هم که جلوی ریسک ها به موقع گرفته نشود، در یک چشم به هم زدن تبدیل به سیلی خروشان خواهند شد. به این ترتیب شما می مانید و یک سقوط آزاد در کارنامه مدیریتی تان!

وقتی از مدیریت ریسک حرف می زنیم، اول از همه شما باید درک درستی از خطرات پیش روی پروژه تان داشته باشید. بی شک هر مدیر یا عضو عادی از تیم پروژه پیش بینی های نسبتا دقیقی درباره خطرات مسیر کاری دارد. این امر می تواند محدودیت منابع مالی، فقدان ابزارهای کاربردی یا حتی زمان بسیار کم پیش رو برای تحویل پروژه باشد. تنها کاری که شما در این میان باید انجام دهید، پیدا کردن یک راهکار مناسب برای جلوگیری از شکست پروژه تان به خاطر ریسک های احتمالی است. در این بین هم باید از هر ابزاری مثل مشورت با اعضای تیم یا گفت و گو با مدیران باسابقه تر در این حوزه استفاده نمایید. اگر از ما می شنوید، هم اندیشی با همکاران تان در تیم مدیریت پروژه اغلب اوقات میانبری سریع و شیک برای شناسایی و مدیریت ریسک های پیش رو خواهد بود. با این کار امنیت پروژه تان تضمین شده و دیگر نیازی به نگرانی بابت حذف از لیگ قهرمانان کسب و کار نخواهد بود. 

مطلب مرتبط: بهبود کیفیت مدیریت پروژه ها در استارت آپ های نوپا

سخن پایانی

ما در این مقاله سری به چند تا از مبانی کلیدی مدیریت پروژه زدیم و آنها را زیر ذره بین بردیم. اگر شما مجموعه مقالات ما درباره مدیریت پروژه را دنبال کرده باشید، الان یک پا کارشناس کاربلد برای خودتان در این حوزه هستید و ما فعلا کلاس درس دیگری برای تان نداریم. حالا این شما هستید که باید درباره کاربرد اصول مورد بحث در این مقاله قضاوت کنید. 

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی بیشتر با دنیای مدیریت پروژه کرده باشد. مثل همیشه اگر سوال یا نکته ای درباره بخش ‏های مختلف مقاله فعلی داشتید، همین‎جا آن را با ما به اشتراک بگذارید. ما همیشه منتظر دریافت نظرات تان هستیم.

منابع: 

https://uk.indeed.com

https://kissflow.com

https://slenke.com