مشخصات یک پروژه استاندارد چیست؟ آشنایی با سوال حل نشده دنیای مدیریت پروژه

در دنیای مدیریت پروژه (Project Management) کلی کارآفرین با طرح ها و ایده های رنگارنگ منتظر فرصتی برای یکه تازی در بازار هستند. شاید این توصیف از عرصه مدیریت پروژه آدم را یاد داستان های حماسی یا فیلم هایی با تم ماجراجویانه بیندازد، اما در واقعیت اصلا از این خبرها نیست، چراکه کشتی تازه واردها در حوزه مدیریت پروژه همیشه خیلی زود غرق می شود!

بی شک کارآفرینان جوان بسیار زیادی در چهارگوشه دنیا حضور دارند که تشنه یادگیری نکات تازه و صدالبته مدیریت پروژه های بلندپروازانه هستند. یکی از نصیحت های قدیمی و اعصاب خُردکنی که چنین کارآفرینانی همیشه با آن رو به رو می شوند، مربوط به شاگردی بیشتر نزد بزرگان کسب و کار و سپس ورود به دنیای بی رحم کارآفرینی است. شما را نمی دانم، ولی من که با شنیدن این دست از نصیحت ها دوست دارم از عصبانیت سرم را به دیوار بکوبم. هرچه باشد شما در دنیایی که به سرعت در حال تغییر است فرصت زیادی برای ورود به دنیای کسب و کار و طراحی پروژه های دلخواه تان ندارید. مسئله کسب تجربه هم در این میان مثل داستان فوتبالیستی است که باید در طول فصل های متمادی مهارتش را بیشتر کرده و تجربه خوبی هم کسب کند. وگرنه هرگز تبدیل به بازیکنی در حد و اندازه مسی یا رونالدو نخواهد شد. 

ما در روزنانه فرصت امروز معتقدیم هر کسی می تواند وارد دنیای مدیریت پروژه شده و با سرعت هرچه تمام تر دنبال آرزوهایش برود. البته به شرط اینکه چارجوب های این حوزه را مثل کف دستش بشناسد. وگرنه مثل راننده فرمول یکی خواهد بود که به جای شرکت در مسابقات مخصوص این رشته در رالی داکار حضور پیدا کرده است. شکی نیست که هر دو مسابقه رانندگان درجه یکی را به خود دیده، اما هیچ راننده فرمول یکی حتی شانس قهرمانی در رالی داکار را هم ندارد. خب حتما یک دلیلی هست که رانندگان حرفه ای خیلی از این شاخه به آن شاخه نمی پرند و فقط روی رشته تخصصی شان متمرکز هستند، مگر نه؟

مطلب مرتبط: ابزارهای مدیریت پروژه: 6 ابزاری که باید در آن حرفه ای شوید!

اگر بخواهیم از همان مثال بالا استفاده کنیم، باید گفت که گاهی اوقات کارآفرینان به گمان اینکه مشغول طراحی یا مدیریت پروژه هستند آنقدر از مسیر اصلی منحرف می شوند که آخر سر سر از ناکجاآباد درخواهند آورد. شکی نیست که هیچ کارآفرینی دوست ندارد حتی تجربه ای نزدیک به چنین اتفاقی را هم پشت سر بگذارد، اما در قانون بی رحمانه دنیای کسب و کار اصلا این چیزها سرش نمی شود. شما اگر نمی خواهید کشتی های تان خیلی زود غرق شود و عمر فعالیت تان در دنیای مدیریت پروژه در حد یک سریال چند قسمتی باشد، باید قبل از هر کاری خیلی خوب با اساسی ترین مفهوم این حوزه آشنا شوید. حتما از خودتان می پرسید مهمترین مفهوم این حوزه چیست؟ جواب این سوال بی شک یکی از کوتاه ترین پاسخ های تاریخ محسوب می شود: پروژه!

اشتباه نکنید، ما مثل کمدین های مشهور قصد نداریم با شما شوخی کنیم، بلکه مسئله آشنایی با مفهوم پروژه خیلی جدی تر از این حرف هاست. همانطور که یک خلبان تا زمانی که با تمام امکانات هواپیما و شیوه هدایت استاندارد یک هواپیما آشنا نشود، حتی خواب فعالیت در خطوط هوایی معتبر را هم نخواهد دید، شما هم در مسیر پرپیچ و خم رسیدن به آرزوهای تان در دنیای مدیریت پروژه اول از همه باید مشخصات یک پروژه درست و حسابی را بشناسید. اینطوری دیگر خبری از غافلگیری های گاه و بی گاه در مسیر کارآفرینی تان نخواهد بود و دقیقا در همان مسابقه ای حضور پیدا می کنید که در آن حرفه ای هستید. 

ما در این مقاله قصد داریم خیلی رُک و پوست کنده شما را با مشخصات و ویژگی های یک پروژه استاندارد در دنیای کسب و کار آشنا کنیم. برای این کار هم به جای مقدمه چینی های کلیشه ای یک راست می رویم سراغ تعریف استاندارد پروژه و مشخصات اساسی آن. پس اگر شما هم دوست دارید با مشخصات یک پروژه شسته و رفته آشنا شوید، هیچ جوره این مقاله را از دست ندهید.

پروژه در دنیای کسب و کار: تعریفی ساده و کاربردی

اگر از مخاطب های پر و پا قرص روزنامه فرصت امروز باشید، خیلی خوب می دانید که ما بدون تعریف دقیق و بی نقص یک استراتژی یا مفهوم دست به سیاه و سفید هم نخواهیم زد. پس طبیعی است که مثل یک پژوهشگر حرفه ای کارمان را اول از همه با تعریف پروژه در دنیای کسب و کار شروع کنیم. قبول دارم هر کسی یک تعریف دم دستی از این مفهوم در چنته دارد، اما اگر همین اول کار تکلیف مان را با تعاریف مختلف روشن نکنیم، شاید در ادامه هر کدام تان یک مسیر متفاوت را پیش بگیرید و دست آخر هم مثل تیم فوتبالی شویم که هر کسی در آن ساز خودش را می زند. فکر می کنم حالا دیگر خیلی خوب متوجه شده باشد چرا داریم کارمان را با وسواسی شبیه به شرلوک هولمز از تعریف پروژه شروع می کنیم، مگر نه؟

اجازه دهید برای یک لحظه هم که شده همه تعاریف رنگارنگی که درباره پروژه در ذهن داریم را کنار بگذاریم. اینطوری می توانید مثل آب خوردن تعریف معتبر ما را جایگزین حرفه ای عجیب و غریبی که قبلا به گوش تان خورده نمایید. اگر بخواهیم تعارف را کنار بگذاریم، پروژه به مجموعه اقدامات کوتاه مدتی اشاره دارد که با تمرکز بر روی کسب یک یا چند نتیجه شسته و رفته دنبال می شود. فرقی هم ندارد که شما خودتان پروژه شرکت را پیگیری کنید یا اینکه با گزینه های ساده تری مثل برون سپاری خیال خودتان را راحت کنید؛ در هر صورت پروژه ماهیت کوتاه مدتی دارد و نباید خیلی آن را کش دارد. دقیقا به همین خاطر پروژه از زمین تا آسمان با استراتژی فرق دارد. در حالی که در پروژه همیشه اهداف کوتاه مدت مدنظر است، در استراتژی پای اهداف دور و دراز در میان است. 

حالا که با یک تعریف دست اول از پروژه آشنا شدید، بد نیست یکبار برای همیشه هرچه تعریف رنگارنگ دیگر در سرتان دارید را دور بریزید. باور کنید یا نه، خیلی از تعاریفی که قبلا به گوش تان خورده اصلا ربطی به دنیای مدیریت پروژه ندارد. یکی از اشتباهات خنده دار در این میان، طرح بعضی از تعاریف مربوط به استراتژی در مدیریت پروژه است. انگار هر کسی از راه رسیده فقط برای اظهار فضل یک سری کلمات را با هم ترکیب کرده و به اسم تعریف پروژه به خورد دیگران داده است؛ همینقدر عجیب و باورنکردنی!

شما الان مثل بازیگری هستید که خیلی خوب با فرق بین بازیگری سینما و تئاتر آشنا شده، اما هنوز ویژگی های هر کدام را زیر ذره بین نبرده است. ما در بخش بعدی در کنارتان هستیم تا نگاهی به مشخصات و ویژگی های یک پروژه استاندارد بیندازیم. اینطوری دیگر مو لای درز کارتان در این حوزه نخواهد رفت.

مشخصات یک پروژه استاندارد چیست؟

بعد از یک مقدمه مفصل و تعریفی دقیق درباره مفهوم پروژه نوبتی هم باشد باید سری به اصل مطلب بزنیم. خب شما تا اینجای کار مثل هواداران فوتبال کل تبلیغات و صحبت های کارشناس ها را تحمل کرده اید تا یک بازی هیجان انگیز ببینید، نه؟ ما اصلا قصد نداریم شما را بیش از این منتظر بگذاریم، فقط قبل از اینکه برویم سراغ ویژگی های یک پروژه استاندارد، اجازه دهید یک نکته مهم را با شما در میان بگذاریم.

امروزه خیلی ها فکر می کنند هرچه تعاریف پیچیده تر و عجیب بیشتری پیرامون یک مفهوم شکل بگیرید، جذابیت آن مثل سوپراستارهای هالیوودی بیشتر می شود. شاید این نکته درباره منابع درسی یا قطعات ادبی مصداق داشته باشد، اما دست کم در دنیای کسب و کار اصلا جایی برای آن نیست. دقیقا به همین خاطر ما در مقالات مان همیشه دور عبارت های پیچیده و خیلی تخصصی را با خودکار قرمز پررنگ خط می کشیم. این یعنی اگر شما در دنیای مدیریت پروژه کاملا صفر کیلومتر هم باشید، این مقاله مثل یک کلاس جذاب و هیجان انگیز صفر تا صد مشخصات پروژه های استاندارد را یادتان می دهد؛ به همین سادگی.

منحصر به فرد بودن: مشخصه اصلی پروژه هایی با کیفیت جهانی!

در دنیای کسب و کار کلی برند رنگارنگ مثل یک ماراتن نفسگیر در رقابت با هم هستند. هدف همه آنها هم جلب نظر مشتریان و کسب سود از این طریق است. حالا اگر شما می خواهید در این فضای به شدت رقابتی شانسی برای بقا داشته باشید، باید مستقیم بروید سراغ ایده های دست اول برای پروژه های تان. وگرنه کلاه تان حسابی پس معرکه خواهد بود. 

مطلب مرتبط: مهارت های مدیریت پروژه: هر آنچه حرفه ای ها باید بدانند!

اجازه دهید برای درک بهتر مسئله این بخش از یک مثال دم دستی استفاده کنیم. فرض کنید شما قصد خرید یک رمان را دارید. در این صورت احتمالا به جز توصیه های دوستان و اعضای خانواده نیم نگاهی هم به مطالعه برش هایی از آن در اینترنت خواهید داشت. به هر حال اینجا پای کلی وقت شما برای مطالعه کتاب در میان است و اگر به این موضوع هزینه نسبتا بالای خرید کتاب را هم اضافه کنیم دیگر جایی برای اشتباه باقی نخواهد ماند. یک فرض هوشمندانه در این میان مقایسه نظرات منتقدان ادبی با هم درباره کتاب های جدید بازار است. از آنجایی که معمولا منتقدان و کتاب بازهای حرفه ای به ویژگی منحصر به فرد بودن و حرف های تازه یک کتاب توجه دارند، شما با تقلب از روی دست آنها می توانید بهترین کتاب بازار را تهیه کنید؛ همینقدر ساده و راحت!

ماجرای فوق درباره دنیای پروژه هم مصداق دارد. شما برای اینکه مثل آب خوردن پروژه هایی در کلاس جهانی طراحی کنید باید شش دانگ حواس تان به ماهیت خاص آن باشد. این اولین و شاید مهمترین ویژگی یک پروژه در دنیای کسب و کار است. پس یک لطفی به خودتان بکنید و اولین قدم در دنیای آشنایی با مشخصات پروژه را محکم بردارید. 

گاهی اوقات کارآفرینان فکر می کنند ویژگی منحصر به فرد بودن پروژه یعنی اینکه قبلا هیچ ایده یا پروژه مشابهی در دنیا اجرا نشده باشد. شما را نمی دانم، ولی به نظر من که پیدا کردن ایده های کاملا جدید در دنیای کسب و کار تقریبا غیرممکن است. حتی استیو جابز هم با پروژه به روز رسانی مداوم گوشی های آیفون نیم نگاهی به امکانات محصولات رقبا داشت. با این حساب شما به جای جست و جوی بی نتیجه برای ایده های کاملا تازه و انقلابی باید سعی کنید بهترین پروژه برای برندتان را پیدا کنید. این کار هم فقط و فقط با در نظر داشتن شرایط ویژه کسب و کارتان امکان پذیر خواهد بود. 

بی شک کارآفرینانی که میانه خوبی با تعاریف نظری و گاها گمراه کننده ندارند، خیلی با توضیحات بالا ارتباط برقرار نخواهند کرد. پس اجازه دهید از یک مثال دیگر برای درک این ویژگی پروژه استفاده کنیم. یک شرکت تولید خمیر دندان را در نظر بگیرید. این شرکت احتمالا محصولات بهداشتی دیگری هم تولید می کند و دنبال توسعه کسب و کارش در سریع ترین زمان ممکن است (خب مگر برندی هم هست که چنین هدفی نداشته باشد؟). یک پروژه خاص و منحصر به فرد در این میان برای شرکت قصه مان می تواند مطالعه درباره نحوه افزایش براق کنندگی مدل های مختلف خمیر دندانش باشد. این پروژه نه خیلی انقلابی است، نه بیش از اندازه بزرگ است، اما مزیت مهمی به شرکت داستان ما در برابر رقبا خواهد داد؛ به ویژه اگر بقیه شرکت های رقیب هنوز به فکر چنین کاری نیفتاده باشند!

یادتان نرود اگر پروژه ای خیلی بزرگ باشد، کم کم وارد دنیای استراتژی های کلان کسب و کار یا عملیات تولیدی خواهید شد. پس همیشه ویژگی منحصر به فرد بودن را در مقیاس های خُرد مدنظر قرار دهید و دست کم در دنیای پروژه خیلی بلندپروازی نکنید.

زمان مندی: هر چیزی در دنیای کسب و کار پایانی دارد

اگر یادتان باشد در ابتدای این مقاله گفتیم تفاوت اصلی پروژه یا استراتژی در مدت زمان اجرای هر کدام است. در پروژه دست شما برای پیاده سازی طرح های دور و دراز حسابی بسته است. پس باید به جای بلندپروازی هایی که بیشتر در دنیای ادبیات و رمان ها به چشم می خورد، کاملا روی زمین راه بروید. نگران نباشید، ما قصد نداریم کلی سنگ ریز و درشت جلوی پای تان بگذاریم، بلکه هدف مان کاملا عکس این ماجراست. 

وقتی یک سرمربی وارد باشگاهی تازه می شود، از همان لحظه اول طرح و برنامه دقیقی در ذهن دارد. مثلا قهرمانی در جام حذفی را در نظر بگیرید؛ این هدف باید حتما در سال اول حضور سرمربی قصه مان محقق شود. وگرنه هیأت مدیره تیم خیلی راحت سراغ گزینه های بعدی می روند و احتمالا طرفداران دو آتیشه تیم هم به کادر فنی رحم نخواهند کرد. ماجرا در دنیای مدیریت پروژه هم دقیقا به همین شکل است. شما باید طرح یا ایده های تان را در مدت زمانی مشخص اجرا نمایید. وگرنه هیچ جوره فرصت تحقق طرح و برنامه های تان را پیدا نمی کنید. خب هرچه باشد در دنیای کسب و کار کسی عاشق چشم و ابروی شما نیست و اگر نتوانید خیلی زود پروژه های تان را نهایی کنید، به راحتی آب خوردن جایگاه تان را از دست می دهید. 

ما در روزنامه فرصت امروز برای اینکه شما همیش حواس تان به زمان مندی پروژه ها به عنوان یکی از کلیدی ترین ویژگی آنها باشد، یک سوال خیلی ساده و کاربردی برای تان در نظر گرفته ایم. بر این اساس قبل از اینکه کارتان بر روی پروژه را شروع کنید یا حتی آن را به مدیران ارشد پیشنهاد دهید، از خودتان بپرسید در صورت فراهم بودن صفر تا صد شرایط چقدر زمان و بودجه برای کارتان لازم خواهید داشت؟

 امیدوارم جواب شما برای سوال بالا هر چی که هست، بیشتر از شش ماه نباشد. به علاوه، بودجه ای متناسب با توان برندتان نیز انتخاب کرده باشید، در غیر این صورت بی برو برگشت کار شما بیخ پیدا می کند و شاید حتی در پروژه تان به موفقیت نزدیک هم نشوید؛ چه برسد به اینکه جشن کامل شدناش را بگیرید!

فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید که هیچ کس دوست ندارد ماه ها و سال ها بر روی پروژه ای کار کند که حتی سرنوشتش هم معلوم نیست. به همین خاطر مدیران حرفه ای در دنیای پروژه ها همیشه در متن پیشنهادی شان حداکثر زمان لازم برای تحقق صفر تا صدی کارشان را هم ذکر می کنند. پس اگر شما هم دوست دارید یک پا مدیر پروژه در کلاس جهانی باشید، باید همیشه زمان اجرای آن را کوتاه نگه دارید؛ دقیقا مثل دونده های المپیک که باید هرچه زودتر از خط پایان عبور کنند. 

قابل اندازه گیری بودن: کلیدی ترین ویژگی یک پروژه حرفه ای

آیا تا به حال برای تان پیش آمده بعد از کلی تلاش در دنیای کسب و کار به خودتان بیایید و هیچ موفقیتی پیش روی تان نباشد؟ قبول دارم این اتفاق بسیار بیشتر از یک رویداد ناامیدکننده است و می تواند مثل شکست در فینال جام جهانی با روح و روان بازیکنان تیم مغلوب بازی کند، اما ماجراجویی کارآفرینان در دنیای کسب و کار همیشه مثل فیلم های کلاسیک پایان خوشی ندارد. 

مطلب مرتبط: مدیریت پروژه (Project Management) چیست؟ + مزایا و مراحل اجرای آن

از آنجایی که تمام مخاطب های روزنامه فرصت امروز کارآفرینان باهوش هستند، احتمالا همین حالا دارید پیش خودتان درباره ماجرای فوق فکر می کنید. اجازه دهید قبل از اینکه درگیری ذهنی تان حسابی بیخ پیدا کند، به کمک تان بیاییم. ماجرای بسیاری از شکست های کارآفرینان در مدیریت پروژه نه به خاطر برنامه ریزی غلط یا هزار و یک دلیل کلیشه ای دیگر، بلکه بی توجهی به امکان اندازه گیری پروژه است. به زبان خودمانی، اگر شما پروژه تان را طوری طراحی کنید که اصلا امکان اندازه گیری اش وجود نداشته باشد، حتی قبل از شروع به کار هم شکست تان را تضمین کرده اید؛ به همین سادگی!

ویژگی ای که در این بخش قصد داریم از آن رونمایی کنیم، قابلیت اندازه گیری میزان پیشرفت پروژه است. شاید پیش خودتان فکر کنید این ویژگی خیلی ساده و آماتور است، اما واقعیت کاملا برعکس این ماجرا را نشان می دهد. اگر نسبت به ادعای ما شک دارید، کافی است برای یکبار هم که شده سعی کنید ایده ذهنی تان درباره پروژه آتی شرکت را روی کاغذ بیاورید. الان فهمیدید چرا خیلی از پروژه ها حتی قبل از اینکه به طور رسمی طراحی شوند، از دور رقابت حذف می شوند؟

فرمول طلایی ما در این بخش برای تبدیل یک پروژه به نمونه ای قابل اندازه گیری ساده تر از آنی است که حتی فکرش را هم می کنید. همانطور که یک دانشجو باید از همان روز اول متناسب با حجم درسی و کتاب هایی که برای امتحان دارد شروع به بخش بندی منابع و مطالعه منظم شان کند، شما هم باید کارهای مورد نیاز برای تحقق پروژه را دقیقا مشخص کنید و در یک تقسیم بندی زمانی حرفه ای شروع به کار بر روی آنها نمایید. اینطوری دیگر هیچ وقت با استرس تمام نشدن پروژه یا کلافگی های مربوط به نااطمینانی از میزان پیشرفت کارتان رو به رو نخواهید شد. 

امکان دسترسی به اهداف پروژه: نکته ای که کمتر مورد توجه قرار می گیرد!

خیلی از کارآفرینان فکر می کنند دنیای کسب و کار شبیه به کارتون های دیزنی است و هر آرزوی دور و درازی که دارند باید اینجا دنبال کنند. اگر شما هم جزو این دسته از کارآفرینان هستید، باید همین حالا از شما بخواهیم تمام فکر و خیال های مربوط به این نوع عملکرد را کنار بگذارید. خب اگر یک پروژه آنقدر دست نیافتنی است که بیشتر شبیه موضوع فیلم های علمی و تخیلی به نظر برسد، اصلا چرا باید وقت و پول تان را پای آن هدر بدهید؟

وقتی صحبت از اهداف قابل دسترسی می شود، شما باید همیشه به دو بخش مهم کار توجه داشته باشید. بخش اول شامل استفاده از لنز واقع گرایی در تعیین اهداف پروژه است. اجازه دهید کارمان را با یک مثال کلیدی پیش ببریم. فرض کنید شما به تازگی یک شرکت تولید لوازم ورزشی راه انداخته اید. در این صورت تلاش برای عرضه محصولات در بازارهای محلی می تواند هدف بسیار خوبی برای کسب و کارتان باشد. با این حال اگر شما پروژه ای برای رقابت با کفش های سری جردن برند نایک در طول سه ماه آینده داشته باشید، نتیجه کارتان ناگفته پیداست. خب به هر حال اینجا پای برندی در میان است که حتی اسمش هم هر مشتری را میخکوب می کند. 

فکر می کنم تا اینجای کار خیل خوب متوجه ویژگی سوم یک پروژه استاندارد شده اید. خوشبختانه اغلب کارآفرینان درک درستی از توانایی تیم و منابع مالی‎شان دارند. با این حساب شما تا رعایت این مشخصه اساسی در پروژه ها فقط و فقط یک قدم فاصله دارید و آن هم استفاده از واقع گرایی در تمام قدم‎های تان در دنیای کارآفرینی است. اگر هم در این بین نیاز به کمک داشتید، می توانید همیشه نیم نگاهی به گزارش های بخش حسابداری داشته باشید. این طوری دیگر برنامه های تان ردخور نخواهد داشت و تخته گاز به سوی موفقیت با چاشنی واقع گرایی خواهید رفت.

ارتباط پروژه با حوزه کاری برند: از این شاخه به آن شاخه پریدن ممنوع!

اگر نگاهی گذرا به دور و برتان بیندازید، با یک عالمه کارآفرین رو به رو می شوید که در حوزه های بسیار متنوعی مهارت دارند، اما دست آخر هیچ موفقیت حرفه ای نصیب شان نشده است. شاید در یک نگاه کوتاه این اتفاق خیلی عجیب باشد. به هر حال وقتی یک کارآفرین مهارت های متنوعی دارد، باید انتظار موفقیتش در بازار را هم داشته باشیم. پس چرا این همه کارآفرین نسبتا ماهر و در عین حال شکست خورده در بازار وجود دارد؟

بی شک هر کسی برای سوال بالا جواب خاص خودش را دارد. با این حال اگر قرار باشد ما در روزنامه فرصت امروز برای آن جواب درست و حسابی فراهم کنیم، یک راست می رویم سراغ کیفیت مهارت ها و ارتباط شان با هم. به زبان خودمانی، شما نمی توانید در حوزه های بی نهایت غیرمرتبط به هم سرک بکشید و دست آخر انتظار داشته باشید همه آن تجربیات و مهارت ها به کارتان بیاید. چراکه ساز و کار دنیای کسب و کار کاملا متفاوت از این جریان است. در عوض کارآفرینان موفق و مشهور همیشه در حوزه های مرتبط به هم مهارت کسب می کنند. این امر ساده به آنها برای پشت سر گذاشتن هر رقیبی کمک می کند و تقریبا هیچ برندی در دنیا پیدا نمی کنید که علاقه مند به همکاری با آنها نباشد. 

وقتی در اول راه مان در این مقاله درباره تعریف پروژه با هم حرف زدیم، به کسب نتایج شسته و رفته اشاره کردیم. این یعنی نتیجه نهایی پروژه تان باید در عمل به کار شرکت بیاید. وگرنه اصلا چرا باید یک شرکت هزینه ماجراجویی شما در دنیایی که کمترین ارتباطی هم با حوزه تخصصی اش ندارد، پرداخت کند؟ 

مطلب مرتبط: بهترین ابزارهای مدیریت پروژه کدامند؟

قبول دارم پیگیری وسواس گونه ارتباط پروژه ها با ماهیت کسب و کار خیلی کار ساده یا حتی دوست داشتنی نیست. خب مگر کار ساده ای هم در دنیای کسب و کار وجود دارد؟ البته این به معنای عبور از هفت خان رستم برای ارزیابی این نکته نیست. تنها کاری که شما در این راستا باید انجام دهید، جواب دادن به یک سوال بی نهایت ساده در هر قدم از کارتان است. اجازه دهید این سوال مهم را با هم مرور کنیم: آیا پروژه اش که در سر دارید، کمکی به پیشرفت برندتان در حوزه تخصصی اش می کند؟ 

اگر شما جواب قاطعانه ای برای سوال بالا دارید، لازم نیست حتی یک دقیقه هم کارتان را عقب بیندازید و باید هرچه زودتر مثل قهرمان های افسانه ای به کمک مشتریان بروید. با این حال اگر مثل یک راننده تازه کار برای شرکت در مسابقات مردد هستید و حسابی دست تان می لرزد، احتمالا پروژه تان خیلی ربطی به حوزه فعالیت فعلی برند شما ندارد؛ همین قدر ساده و بی تکلیف!

سلسله مراتبی بودن و داشتن عمر مفید: وقتی هر پروژه ای پایانی دارد

هر چیزی در این دنیا عمر مفیدی دارد. این عبارت شاید در یک نگاه اجمالی کاملا بدیهی و واضح به نظر برسد. با این حال خیلی از کارآفرینان و مدیران پروژه وقتی پای کسب و کار وسط باشد، اصلا میانه خوبی با این قانون ندارند. حتما می پرسید چطور چنین اتفاقی ممکن است؟ جواب ما برای این سوال کلیدی علاقه شدید بعضی از کارآفرینان به ادامه یک روند مطمئن با کمی چاشنی تنبلی است. البته در این مورد کارآفرینان تنبل کمی حق هم دارند. به هر حال استفاده از یک روش قدیمی و نسبتا مطمئن خیلی راحت تر از تحمل دردسرهای مربوط به پیدا کردن راهکاری تازه است، مگر نه؟

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم همانطور که یک تکنیک فوتبال عمر مفیدی دارد و بعد از چند سال سرمربی ها باید دنبال تاکتیک های تازه تر باشند، در زمینه مدیریت پروژه هم شما باید بعد از چند ماه پروژه تان را سرهم بندی کرده و سراغ ایده های تازه تر برود. وگرنه شاید سال های سال مشغول یک پروژه پیش پا افتاده باشید و بقیه رقبا مثل دونده های المپیک از شما جلو بزنند. ما برای اینکه چنین تجربه تلخی برای شما یا هر کارآفرین دیگری تکرار نشود، در این بخش قصد داریم سلسله مراتب پروژه یا به زمان ساده مراحل آن را برای شما زیر ذره بین ببریم. اینطوری دیگر خبری از اتلاف وقت با ارزش تان پای یک پروژه نخواهد بود. 

بی تردید مدیریت پروژه آنقدر کار مهمی هست که کلی بخش و اجزای مختلف برای آن طراحی کنیم. با این حال در این بخش ما قصد داریم ساده ترین بخش های ممکن را به شما معرفی کنیم. اگر دوست داشتید این بحث را بی عیب و نقص یاد بگیرید، می توانید سری به مقاله های قبلی ما بزنید و مثل آب خوردن با مراحل مدیریت پروژه آشنا شوید. تا از خیلی از بحث دور نشده ایم، اجازه دهید مراحل پروژه در ساده ترین شکل ممکن را بررسی کنیم:

•    شروع (Initiation)
•    برنامه ریزی (Planning)
•    اجرا (Implementation)
•    پایان دادن به پروژه (Closure)

اگر یادتان باشد قبل از این به شما گفتیم که یک پروژه باید ظرف چند ماه انجام شود. با این حساب شما نهایتا برای هر کدام از بخش های فوق یک ماه فرصت دارید. وگرنه خیلی زود سر و کله گردآب دردسرها پیدا می شود و شاید هرگز رنگ پایان پروژه تان را هم نبینید. شاید پیش خودتان فکر کنید این تحلیل از دنیای مدیریت پروژه خیلی خشک و انعطاف ناپذیر است، اما راستش را بخواهید این یک قانون اصلا شوخی بردار نیست و باید سعی کنید هر طور شده با آن کنار بیایید؛ البته اگر شغل تان را دوست دارید!

حالا که با مراحل مدیریت پروژه به طور خیلی خلاصه و خودمانی آشنا شدید، بد نیست سری هم به ماهیت سلسله مراتبی آن بزنیم. این یعنی شما در اجرای پروژه باید جای هر مرحله را به درستی بشناسید و به موقع آن را اجرا کنید. باور کنید یا نه، بعضی از کارآفرینان هنور پروژه را شروع نکرده دنبال اجرا یا پایان دادن به آن هستند. اگر شما هم مدیرانی این شکلی دور و برتان دارید، نتیجه کارشان احتمالا چیزی بهتر از یک شکست پر سر و صدا نخواهد بود و بهتر است اصلا فکر گرد و خاک کردن در بازار با چنین برنامه هایی هم به سرتان نزند. 

نیاز به همکاری بین بخش های مختلف شرکت: همه برای یک هدف واحد!

دنیای کسب و کار شباهت زیادی به صحنه تئاتر دارد. همانطور که تمام اعضای یک تیم تئاتر برای اجرای درست نمایش باید دست به دست هم دهند، در دنیای کسب و کار هم اعضای شرکت برای موفقیت باید مثل ساعت دقیق و هماهنگ کار کنند. وگرنه نه خبری از موفقیت در بازار خواهد بود و نه پای سودهای کلان به میدان می آید. 

مثال بالا شاید کمی شبیه به مقدمه رمان های خواندنی باشد، اما در دنیای واقعی کسب و کار بیشتر شبیه به قوانین خدشه ناپذیر است تا متون ادبی. پس اگر شما هم دوست دارید پروژه های بی عیب و نقصی را اجرا کنید، باید همیشه نیم نگاهی به همکاری بین بخش های مختلف داشته باشید. وگرنه اسم فعالیت تان هر چیزی باشد، دست کم پروژه نیست. ماجرا جالب شد، نه؟

امروزه در برنامه ریزی برای اجرای پروژه های مختلف معمولا نقش تیم ها یا بخش های گوناگون شرکت مو به مو بیان می شود. اینطوری بخش های شرکت مثل بازیکنان یک تیم دقیقا از وظایف شان آگاهی پیدا کرده و قهرمانی در تمام جام ها بدل به امری تضمین شده می شود. از سوی دیگر وقتی تکلیف تمام جزییات کار روشن باشد، دیگر دلیلی برای نگرانی و استرس هم نخواهد بود. پس شما می توانید با خیال راحت یک لیوان چای برای خودتان بریزید و پیشرفت پروژه تان را تماشا کنید؛ همینقدر جذاب و هیجان انگیز!

مطلب مرتبط: بهبود کیفیت مدیریت پروژه ها در استارت آپ های نوپا

یادتان باشد شما به عنوان مدیر یک پروژه باید همیشه آمادگی لازم برای حل و فصل تعارضات بین بخش های مختلف شرکت بر سر اجرای پروژه را داشته باشید. اگر بخواهیم به زبان ساده این ماجرا را توضیح دهیم، نقش شما در این میان شبیه به یک قاضی است که باید با دقت اعتراضات و شکایت های طرف های مختلف درگیر در پروژه را گوش کرده و دست آخر داوری منصفانه ای نماید. قول می دهیم اگر این کار را با دقت انجام دهید، وضعیت تان شبیه به مدیری افسانه ای در بازار خواهد شد. 

سخن پایانی

خب حالا دیگر تشخیص یک پروژه حرفه ای با نمونه ای از قبل شکست خورده نباید کار سختی برای شما باشد. اگر شما کارآفرین کارکشته ای باشید، شاید به ما اعتراض کنید که مشخصات پروژه های حرفه ای خیلی بیشتر از این حرف هاست. بی شک در این مورد تا حدودی حق دارید، اما یادتان نرود که همیشه در هر حوزه ای برخی از ویژگی ها اهمیت بسیار بیشتری در مقایسه با گزینه های حاشیه ای دارد. از آنجایی که ما در روزنامه فرصت امروز همیشه دنبال بهترین راهنمایی ها هستیم، به جای اینکه سرتان را با کلی ویژگی ریز و کلیشه ای دربیاوریم، ترجیح دادیم مثل حرفه ای ها یک راست برویم سراغ مشخصات اساسی یک پروژه بی نقص. پس لطفا اندکی دوز کمال گرایی تان را پایین بیاورید و کارتان را با همین ویژگی های دقیق پیش ببرید. قول می دهیم همین ویژگی ها هم مثل یک معجون جادویی نگاه‎تان به دنیای مدیریت پروژه را زیر و رو کند. 

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله درباره مشخصات یک پروژه استاندارد کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با این حوزه کرده باشد. مثل همیشه اگر سوال یا نکته اضافه ای در این رابطه داشتید، ما همیشه از دریافت نظرات و سوالات تان خوشحال خواهیم شد. 

منابع:

https://www.indeed.com

https://www.simplilearn.com

https://www.geeksforgeeks.org

https://www.linkedin.com

https://wikifinancepedia.com