مهارت های مدیریت پروژه: هر آنچه حرفه ای ها باید بدانند!

آیا تا به حال به شباهت بین مدیریت پروژه (Project Management) و رهبری یک ارکستر موسیقی فکر کرده اید؟ قبول دارم چنین سوالی، آن هم در ابتدای یک مقاله، حسابی غیرمنتظره یا حتی شبیه به نوعی شوخی بی مزه به نظر می رسد، اما اگر مثل کارآگاه های حرفه ای مسئله را با دقت فراوان زیر ذره بین ببریم، کم کم ماجرا جالب خواهد شد. همانطور که یک رهبر ارکستر برای اینکه بهترین اجرای ممکن را روی صحنه ببرد باید مهارت موسیقی و مدیریت نوازندگان را داشته باشد، یک مدیر پروژه هم باید فوت و فن‎های مختلفی را بلد باشد تا مثل آب خوردن از پس غول مدیریت پروژه برآید. وگرنه کلاهش در بین یک عالمه مدیر پروژه دیگر حسابی پس معرکه خواهد بود. 

وقتی صحبت از مهارت های مدیریت پروژه می شود، تقریبا همه کارآفرینان درباره کلیت آن اتفاق نظر دارند. خب اگر حتی یک نفر را هم سراغ دارید که مدیریت پروژه بدون مهارت های مختلف را امکان پذیر می داند، ما را هم بی خبر نگذارید.

البته ماجرای توافق رویایی کارآفرینان با هم دوام خیلی زیادی ندارد، چراکه وقتی پای توضیح و تفسیر مهارت های مدیریت پروژه وسط باشد، هر کارآفرینی ساز خود را می زند و حتی یک قدم هم از موضع اش کوتاه نخواهد آمد. به علاوه، خیلی از کارآفرینان اصلا تصوری از مهارت های مدیریت پروژه ندارند و اگر هم خیلی پاپیچ شان شوید، از هر دری برای تان حرف می زنند به غیر از یک اشاره مختصر به بحث اصلی؛ همینقدر عجیب و غافلگیرکننده!

ما در روزنانه فرصت امروز معتقدیم همانطور که موفقیت برندهایی مثل اپل یا مایکروسافت با اسم استیو جابز یا بیل گیتس و مهارت های خیره کننده شان گره خورده است، در دنیای مدیریت پروژه هم مهارت های گوناگون مدیران حرف اول و آخر را می زند. پس اگر دوست دارید در عرصه مدیریت پروژه برای خودتان اسم و رسمی به هم بزنید، باید از همین اول راه به فکر یادگیری مهارت های اساسی در این حوزه باشید. وگرنه نه تنها جایی در بین قهرمان های این حوزه پیدا نمی کنید، بلکه مدام باید نگران شکست و حذف شدن از بازار باشید. 

مطلب مرتبط: مدیریت پروژه (Project Management) چیست؟ + مزایا و مراحل اجرای آن

از آنجایی که صحبت کردن درباره مهارت های مدیریت پروژه بدون بررسی دقیق آنها هیچ فایده ای ندارد، ما در این مقاله قصد داریم تا شما را با صفر تا صد این مسیر پرپیچ و خم آشنا کنیم. احتمالا شما هم تا حالا چند باری راهنمایی های کلیشه ای درباره مدیریت پروژه به گوش تان خورده و شاید هم بعضی از آنها را امتحان کرده باشید. در این صورت باید از شما بخواهیم یک بار برای همیشه تمام کلیشه ها و توصیه های ناقص قبلی را دور بریزید. چراکه ما یک راست رفته ایم سراغ بهترین و حرفه ای ترین مهارت های این حوزه. به علاوه، نحوه یادگیری و تقویت این مهارت ها را هم برای تان کنار هم قرار داده ایم تا دیگر مو لای درز کارتان نرود. اینطوری شما در یک چشم به هم زدن از دست کابوس مدیریت پروژه خلاص شده و برای خودتان یک پا کارشان حرفه ای می شوید. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا کوله پشتی تان را آماده کنید تا یک کلاس هیجان انگیز را با هم شروع کنیم!

مهارت های اساسی در مدیریت پروژه کدامند؟

همانطور که قبلا گفتیم، تقریبا همه کارآفرینان درباره مثال های مربوط به مهارت های مدیریت پروژه با هم اختلاف نظر دارند. شاید پیش خودتان فکر کنید ما هم در این بخش می خواهیم مثل بقیه کارشناس ها هرچه دل تنگ مان می خواهد بگوییم و شما را با کلی مهارت و راهکار عجیب و غریب تنها بگذاریم. در این صورت باید همین اول کاری خیال تان را راحت کنیم و بگوییم که ما در روزنامه فرصت امروز اصلا با چنین شیوه هایی میانه خوبی نداریم. در عوض سراغ بعضی از موسسه ها و مراکز علمی معتبر دنیا رفته ایم تا فرمول طلایی موفقیت در مدیریت پروژه را کشف کنیم. 

شما الان مثل دونده تازه کاری هستید که برای تبدیل شدن به قهرمان جهان یک برنامه تمرینی بی عیب و نقص لازم دارد. شاید ما در روزنامه فرصت امروز بهترین مربی دنیا نباشیم، اما تمام مهارت های موردنیازتان برای تبدیل شدن به یک قهرمان شکست ناپذیر در مدیریت پروژه را برای تان آماده کرده ایم؛ آن هم با توضیحاتی ساده و خودمانی. این یعنی شما فقط کافی است کمی صبر کنید و تا آخر این مقاله با ما همراه باشید. آن وقت دیگر حتی یک برند هم به گردپای تان در مدیریت پروژه نخواهد رسید. اجازه دهید بدون هیچ حرف اضافه ای برویم سراغ مهارت های هیجان انگیزی که برای تان آماده کرده ایم. 

ارتباطات موثر: کلید موفقیت در پروژه های بزرگ

یک سرمربی فوتبال را در نظر بگیرید که تیمش با کلی هزینه در بازار نقل و انتقالات یک ترکیب تمام کهکشانی را دور هم جمع کرده است. شاید پیش خودتان فکر کنید با چنین ترکیب رویایی، قهرمان در تمام جام های فصل مثل آب خوردن خواهد بود. در این صورت باید از شما بخواهیم که فقط و فقط برای یک روز خودتان را جای سرمربی چنین تیمی قرار دهید. باور کنید یا نه، سر و کار داشتن با یک عالمه سوپراستار دنیای فوتبال اصلا کار راحتی نیست. شما نه‎تنها باید مطمئن شوید همه بازیکنان در بهترین فرم شان هستند، بلکه برای انتخاب ترکیب تان هم همیشه جنگ اعصاب خواهید داشت. هرچه باشد نیمکت نشی کردن هر کدام از ستاره های تیم تان دست آخر شما را با کلی مقاله انتقادی و شعارهای تمام نشدنی هواداران تنها خواهد گذاشت. 

اگر پیش خودتان فکر می کنید عجب شانسی آورده اید که سرمربی فوتبال نیستید، باید خیلی زود ناامیدتان کنیم، چراکه تمام مشکلات بالا دیر یا زود در تیم های مدیریت پروژه هم سر و کله شان پیدا می شود. خب انتظار ندارید که به عنوان مدیر یک پروژه با هیچ کس ارتباط نداشته باشید و مشکلی هم در فرآیند پیشبرد اهداف جلوی پای تان سبز نشود؟ 

اجازه دهید همانطور که بخشی از دردسرهای یک سرمربی فوتبال را با هم مرور کردیم، نیم نگاهی هم به چالش های مدیران پروژه داشته باشیم. شما در این موقعیت رویایی سازمانی از یک طرف با کلی کارمند مختلف رو به رو هستید که گاهی اوقات فشار کاری حسابی عصبی شان می کند. از طرف دیگر مدیران ارشد شرکت هم اصلا با کسی شوخی ندارند و یک لحظه غفلت تان کافی است تا حکم اخراج تان را صادر کنند. آخر سر هم سهامداران اصلی پروژه مثل غول های مرحله آخر بازی های کامپیوتری سر و کله شان پیدا می شود. 

امیدوارم روایت ما از داستان مدیریت پروژه خیلی ناامیدتان نکرده باشد، چراکه شما با داشتن ارتباطات موثر می توانید در یک چشم به هم زدن این شرایط جهنمی را تبدیل به بهترین موقعیت سازمانی دنیا کنید. ماجرا جالب شد، نه؟ 

بی شک همه ما در سال های کاری مان تجربه همکاری با مدیرانی را داشته ایم که آنقدر ارتباطات خوبی با دیگران دارند که حتی یک نفر هم از دست شان ناراضی نمی ماند. شاید پیش خودتان فکر کنید چنین مدیرانی به طور طبیعی این طوری هستند، اما راستش را بخواهید اینجا پای مهارت های ارتباطی وسط است؛ به همین سادگی!

وقتی شما مسئولیت مدیریت دامنه وسیعی از افراد را برعهده دارید، حتی کوچک ترین حرکت تان هم حاوی پیام های مهمی برای دیگران خواهد بود. در این بین اگر مهارت های ارتباطی بی عیب و نقصی نداشته باشید، شاید عمر دوران مدیریتی تان حتی به یک هفته هم نرسد. هرچه باشد سر و کار داشتن با کارمندانی که هر کدام ساز خودشان را می زنند، آنقدرها هم داستان جذاب و هیجان انگیزی به نظر نمی رسد، مگر نه؟

حالا که متوجه شدید مهارت های ارتباطی در مدیریت پروژه تا این اندازه مهم است، باید فکری هم به حال نحوه تقویت آن بکنیم. اگر از ما می شنوید، اولین نکته برای تقویت این مهارت گوش دادن به دیگران است. اگر شما در جلسات کاری یا تعامل روزمره با کارمندان تان دچار مشکل شده اید، کافی است بدون دردسر اضافه فقط و فقط با دقت به حرفه ای آنها توجه کنید. اینطوری خیلی زود درک مشترکی از وضعیت تیم مدیریت پروژه پیدا کرده و دیگر لازم نیست 24 ساعت شبانه روز را نگران عملکرد اعضای تیم باشید. اگر هم در این بین دوست دارید کارتان را بی عیب و نقص پیش ببرید، کافی است بین صحبت های دیگران چند تا سوال کلیدی از آنها بپرسید. اینطوری آنها مطمئن می شوند که شما تمام حواس تان به حرفه ای آنها بوده و ارتباطات تان به شکل باورنکردنی بهبود پیدا می کند. 

مطلب مرتبط: بهترین ابزارهای مدیریت پروژه کدامند؟

مهارت سازماندهی: هر چیز باید سر جای خودش باشد!

وقتی در یک تیم هر کسی دنبال ایده های خودش برود و خبری هم از کار تیمی نباشد، احتمالا با گذشت چند هفته همه ماموریت ها و اهداف روی هم تلنبار خواهد شد. آن وقت جمع و جور کردن نابسامانی ها حتی از صعود به قله اورست هم سخت تر خواهد شد. فکر می کنم حالا دیگر فهمیده باشد که چرا نصف بیشتر توصیه های قدیمی در دنیای کسب و کار مربوط به مهارت سازماندهی و مدیریت بهینه است، مگر نه؟

اجازه دهید قبل از اینکه سراغ تکنیک هایی برای تقویت مهارت سازماندهی برویم، با یک سوال اساسی کارمان را شروع کنیم. به نظر شما مهارت سازماندهی در مدیریت پروژه اصلا به چه معناست؟ شاید فکر کنید شوخی مان گرفته، اما راستش را بخواهید خیلی از کارآفرینان هیچ جواب درست و حسابی برای این سوال مهم ندارند. از آنجایی که ما همیشه در روزنامه فرصت امروز کارمان را اصولی پیش می بریم، اجازه دهید قبل از هر بحث اضافه ای کمی درباره این سوال مهم فکر کنیم. 

اگر بخواهیم دور تعریف های کلیشه ای درباره مهارت سازماندهی را خط بکشیم، باید گفت این مهارت به توانایی ترسیم تصویری بزرگ از پروژه و پیشبرد تمام کارها با توجه به اهداف کلی اشاره دارد. به زبان خودمانی، شما در این مهارت یاد می گیرید که چطور همه اقدامات تیم تان را با اهداف اصلی پروژه هماهنگ کنید. اینطوری دیگر در پایان کار خبری از جا ماندن اهداف یا شکایت های بی پایان مدیران ارشد شرکت از تیم تان نخواهد بود.

ما در این بخش برای تقویت مهارت سازماندهی و مدیریت در شما یک فرمول طلایی نداریم. شاید این خبر در ابتدا حسابی شما را ناامید کند، اما در عوض ما راه حلی داریم که به محض یادگیری اش دیگر بدون آن حتی دست به سیاه و سفید هم نخواهید زد. پیشنهاد شگفت انگیز ما برای شما استفاده از یک جدول برنامه ریزی است. احتمالا شما هم با شنیدن اسم جدول برنامه ریزی خیلی زود یاد خاطرات دوران مدرسه تان افتاده اید. خبر خوش اینکه در این بخش هیچ خبری از امتحانات مختلف و دردسرهای نوستالژیک آن نیست. در عوض شما با یک برنامه ریزی دقیق باید مطمئن شوید تمام اهداف پروژه تان را به طور همزمان پیش می برید، در غیر این صورت شاید یکهو به خودتان بیایید و متوجه جا ماندن یکی از اهداف پروژه تان از ترکیب اصلی شوید. اینطور وقت ها نه دیگر فرصتی برای جبران مسیر طی شده وجود دارد و نه حتی توجیهی برای مدیران ارشد و سهامداران دم دست است. پس یک لطفی به خودتان بکنید و قبل از اینکه مسئله خیلی بیخ پیدا کند، جدول تان را راه بیندازید. 

اگر روش بالا به نظر شما خیلی سخت و پیچیده به نظر می رسد، توصیه دوم ما بی برو برگشت نظرتان را جلب خواهد کرد. اجازه دهید برای توضیح این روش از یک مثال جذاب استفاده کنیم. راننده فرمول یکی را در نظر بگیرید که همه تلاشش را برای قهرمانی در مسابقات کرده و الان به دور نهایی رسیده است. بی شک راننده قصه ما برای موفقیت در آخرین مرحله از کارش باید قبل از اینکه وارد پیست شود، تمام دغدغه هایش را در رختکن جا بگذارد. وگرنه حتی یک لحظه غفلت هم می تواند برای او به قیمت خارج شدن از پیست تمام شود. 

شما هم در مدیریت و ساماندهی پروژه ها دقیقا وضعیتی مثل راننده فرمول یک بالا دارید. پس به جای اینکه ذهن تان را با هزار و یک فکر مختلف درگیر کنید، تمام تمرکزتان را روی مسئولیت تان و اجرای درست آن قرار دهید. همین تکنیک ساده کافی است تا شما به مرور زمان طوری در ساماندهی پروژه ها حرفه ای شوید که دیگر هیچ کس حتی خواب رقابت با شما را هم نبیند. 

توانایی انطباق پذیری: وقتی همه چیز مطابق میل شما نیست

خیلی از کارآفرینان دوست دارند مثل ابرقهرمان های سینمایی از همان اول راه هیچ مانعی پیش روی شان نباشد و تخته گاز به سوی موفقیت بروند. اولین ایده ای هم که در این میان به ذهن این دسته از کارآفرینان می رسد، استفاده از یک برنامه دقیق و حسابی است. باور کنید یا نه، چنین کارآفرینانی فکر می کنند با یک برنامه به اصطلاح همه چی تمام می توانند خیلی راحت در بازار موفق شوند. اگر شما هم اینطوری فکر می کنید، باید بگوییم که عمر این دست برنامه ها اغلب اوقات حتی به یک هفته هم نمی رسد. ماجرا سخت شد، نه؟

شاید شما کارآفرین خیلی کارکشته و حرفه ای باشید، اما تا وقتی که یاد نگیرید چطور خودتان را برای هر تغییری در بازار آماده کنید، تبدیل به قهرمان همه فن حریف دنیای کسب و کار نخواهید شد. هرچه باشد دنیای کسب و کار با کسی شوخی ندارد و شما حتی اگر بهترین برنامه دنیا را هم داشته باشید، یک تغییر غیرمنتظره در بازار می تواند زحمات چند ماهه تان را طوری از بین ببرد که انگار از اول هم وجود نداشته است. دقیقا به همین خاطر مدیریت پروژه پیوند عمیقی با توانایی افراد برای انطباق پذیری با شرایط تازه دارد. 

اگر نگاهی کوتاه به سرگذشت کارآفرینان بزرگ در چهارگوشه دنیا انداخته باشید، با کلی دست انداز و ماجراهای حیرت انگیز مواجه می شوید. شما را نمی دانم، ولی من که بارها و بارها از خودم پرسیده ام که چطور کارآفرینانی مثل ایلان ماسک یا جف بزوس مثل آب خوردن از پس انواع و اقسام چالش ها برمی آیند. اگر بخواهیم یک جواب کاملا شسته و رفته برای این سوال مهم پیدا کنیم، باید به مهارت انطباق پذیری با تغییرات اشاره کرد. این یعنی شما علاوه بر برنامه ریزی برای برند و کسب و کارتان هر لحظه آمادگی لازم برای اعمال تغیرات جدید در آن و سازگاری با شرایط تازه را داشته باشید؛ دقیقا مثل خلبانی که باید هر لحظه آماده دست و پنجه نرم کردن با چاله های هوایی و هزار و یک دردسر دیگر باشد!

همانطور که یک نویسنده باید همیشه نیم نگاهی به تغییرات بازار چاپ و همین طور سلیقه کتاب بازها داشته باشد، شما هم به عنوان مدیر پروژه باید هر تغییری را در لحظه شناسایی کنید. البته این همه ماجرا نیست، بلکه اندکی چاشنی تصمیم گیری در لحظه هم لازم است. قبول دارم اجرای این تکنیک خیلی سخت تر از حرف زدن درباره اش است، اما شما هیچ چاره ای به غیر از تمرین و تکرار در این حوزه ندارید. پس بهانه های گوناگون را کنار گذاشته و وارد گود شوید. در این بین هم هر چقدر سرگذشت و تجربه کارآفرینان حرفه ای را بیشتر مرور کنید، درس های بهتری برای ادامه مسیر پرپیچ و خم تان در دنیای مدیریت پروژه خواهید یافت. 

مطلب مرتبط: بهبود کیفیت مدیریت پروژه ها در استارت آپ های نوپا

یادتان باشد شما قرار نیست در برابر همه تغییرات از خودتان انعطاف نشان دهید. چراکه گاهی اوقات پای اهداف اصلی پروژه در میان است و هرگونه عقب نشینی از سوی شما هزینه های سنگینی روی دست تان خواهد گذاشت. البته لازم نیست خودتان را خیلی نگران کنید، چراکه به مرور زمان با تمرین در انعطاف پذیری به هنگام مدیریت پروژه خیلی خوب یاد می گیرید که چه زمانی خودتان را با شرایط هماهنگ کنید و در عوض چه موقع حتی یک ذره هم از موضع تان عقب نشینی نکنید. 

مهارت درک متقابل: شما در مدیریت پروژه ها تنها نیستید

وقتی از مدیریت پروژه حرف می زنیم، باید یادمان باشد که در این حوزه تنها نیستیم. به هر حال شما مسئولیت مدیریت گروهی را برعهده دارید که هر کدام از اعضای آن مهارت ها، سابقه و همین طور نگرش متفاوتی به مسائل دارند. با این حساب بروز چالش های متعدد در مسیر مدیریت تیم تان امری طبیعی خواهد بود. اگر از ما می شنوید، وقتی در فرآیند مدیریت پروژه با تیمی رو به رو هستید که هیچ اختلاف نظری در آن به چشم نمی خورد کارتان حسابی بیخ پیدا کرده و احتمالا همین امروز و فردا دردسرهای مختلف پیش پای تان سبز می شود. پس یک لطفی به خودتان و پروژه در دست تان بکنید و هر فکر و خیالی درباره یکدستی کامل در تیم مدیریت پروژه را همین حالا دور بریزید. 

خیلی از کارآفرینان فکر می کنند مدیریت پروژه مثل ساماندهی یک ارتش برای نبردی طولانی و حماسی است. ما اصلا قصد نداریم در این بخش چنین مثالی را زیر تیغ نقد ببریم، بلکه می خواهیم به مهارتی اشاره کنیم که از شما فرماندهی بی نظیر در چنین میدانی می سازد. درست حدس زدید، این مهارت چیزی نیست به غیر از درک متقابل!

درک متقابل یا همدلی به توانایی هر فرد برای درک احساسات و افکار اطرافیانش اشاره دارد. یک مثال دم دستی در این رابطه درک متقابل و دقیق بازیکنان یک تیم ورزشی از وضعیت یکدیگر است. همانطور که تیم هایی با سطح بالایی از درک متقابل همیشه خیلی خوب از پس حریف ها برمی آیند، شما در مدیریت پروژه برای تضمین موفقیت تان باید خیلی خوب موقعیت بقیه را درک کنید. البته این تازه شروع ماجراست، چراکه باید مطمئن شوید تمام اعضای شرکت نیز چنین درک متقابلی را نسبت به یکدیگر دارند. وگرنه کارتان مثل یک فیلم نصفه و نیمه به هیچ دردی نخواهد خورد.

شاید به نظرتان عجیب برسد، اما دلیل علاقه تمام کارآفرینان دنیا برای همکاری با برندهایی نظیر نایک یا فیس بوک در همین درک متقابل عمیق اعضای آن از یکدیگر است. اینطوری شما بدون دغدغه می توانید مثل قهرمان های المپیک به فتح قله های دنیای کارآفرینی پرداخته و مطمئن باشید همه اعضای تیم مدیریت پروژه درک درستی از اهداف و استراتژی های تان دارند. خب مگر یک کارآفرین به غیر از کارمندانی با سطح بالایی از درک متقابل چیز دیگری هم در این حوزه می خواهد؟

اگر شما از همان ابتدای این بخش دنبال فرمولی طلایی برای بهبود وضعیت درک متقابل در تیم مدیریت پروژه تان بوده اید، باید اندکی ناامیدتان کنیم. چراکه در اینجا هیچ خبری از فرمول های جادویی یا افسانه ای نیست. در عوض شما می توانید با یک تمرین ساده شانس خود و تیم تان در این رابطه را دوچندان کنید. تمرینی که قصد داریم درباره اش با شما حرف بزنیم، تشکیل جلسات دوستانه و گپ و گفت درباره مسائل کاری است. قبول دارم این ایده در نگاه اول خیلی آماتور به نظر می رسد، اما راستش را بخواهید تاثیرش از هزار تا فرمول عجیب و غریب هم بیشتر است. 

وقتی اعضای یک شرکت خیلی خوب با هم تعامل و گفت و گو داشته باشند، به مرور زمان با الگوهای فکری و ایده های یکدیگر آشنا می شوند. اینطوری حتی قبل از اینکه لازم باشد جلسه یا حرفی بین آنها رد و بدل شود، مثل کارآگاه های کارکشته از ذهنیت هم باخبر خواهند شد. به زبان خودمانی، شما با تشکیل جلسات دوستانه مثل آب خوردن همکاران تان را در فرآیند مدیریت پروژه سهیم می کنید و فرصت طلایی استفاده از نظرات دست اول شان را پیدا خواهید کرد. فکر می کنم اغلب شما دست کم یک بار ضرب‎المثل قدیمی «همه چیز را همگان دانند» به گوش تان خورده است. بی شک این نصیحت خیلی وقت ها درست جایی که انتظارش را ندارید به کار می رود و حسابی هم اعصاب خُردکن است، اما دست کم در این یک مورد به هدف زده. 

مهارت تحمل فشار کاری: کم آوردن ممنوع!

همانطور که قهرمان های افسانه ای هیچ وقت جا نمی زنند و تا آخرین نفس برای موفقیت تلاش می کنند، مدیران پروژه هم باید تا دقیقه 90 مثل قهرمان های خستگی ناپذیر در میدان باقی بمانند. هرچه باشد چشم امید کل تیم مدیریت پروژه به شماست و اگر نتوانید روحیه تان را حفظ کنید، بقیه کارمندان هم خیلی زود خودشان را خواهند باخت. آن وقت حتی توانایی برداشتن یک قدم هم در بازار نخواهید داشت، چه برسد به اینکه پروژه های تان را سر وقت هم تحویل دهید.

در این دور و زمانه خیلی ها درباره ضرورت حفظ تمرکز و تحمل فشارهای کاری حرف می زنند. با این حال اگر موفق شدید حتی یک کلمه هم درباره روش های انجام دادن این کار از زبان آنها نکته ای بشنوید، پیش ما یک جایزه ویژه دارید. باور کنید یا نه، خیلی از مربی‎های انگیزشی که درباره کار تحت فشار حرف می زنند، خودشان حتی یک دقیقه هم تجربه چنین کاری را ندارند. با این حساب اعتماد کردن به روش ها و توصیه های رنگارنگ آنها چیزی به غیر از مقدمه چینی برای سقوط آزاد برندتان نخواهد بود. 

مطلب مرتبط: اشتباهات مدیریت پروژه که به کسب و کار شما آسیب می زنند

بی شک ادامه مسیر مدیریت پروژه در شرایطی که هر لحظه فشار کاری و انتظارات مدیران ارشد بیشتر می شود، کار هر کسی نیست. ما برای اینکه شما خیلی زود از رویاهای طلایی تان در این حوزه دست نکشید، یک توصیه خیلی ساده برای تان آماده کرده ایم. شاید پیش خودتان فکر کنید فقط قهرمان های سینمایی توانایی ادامه کار در شرایط پرفشار را دارند، اما اگر شما به جای هیاهوهای بی پایان فقط و فقط تمرکزتان را روی تقویت محیط تیم تان قرار دهید می توانید حتی در بدترین شرایط هم روزنه امیدی برای ادامه کار داشته باشید؛ همین قدر جذاب و هیجان انگیز!

ماجرا در این بخش دقیقا مثل مدیریت رختکن یک تیم فوتبال از سوی سرمربی است. شما باید مطمئن شوید که تمام بازیکنان احساس خوبی از عضویت در تیم تان دارند و هر مشکلی هم که پیش می آید، اولین نفری باشید که از آن مطلع می شوید. اینطوری نه فقط در بین کارمندان تبدیل به مدیریت همه فن حریف می شوید، بلکه خیلی راحت با تقسیم فشار کاری در بین همه کارمندان می توانید بدون کوچک ترین دردسری به کارتان ادامه دهید. یادتان باشد، دوران قهرمان بازی در عرصه کسب و کار خیلی وقت است تمام شده. پس به جای فکر و خیال های غیرممکن برای کشیدن بار تمامی پروژه به تنهایی از همین حالا دنبال راهکاری برای بهبود همکاری اعضای تیم و فعالیت بهتر تحت فشار کاری باشید. اینطوری دست کم زیر حجم بالایی از فشار کاری نابود نخواهید شد.

اگر شما از آن دست مدیرانی هستید که خیلی خوب خودشان را می شناسند، از همین اول راه سه هیچ از بقیه جلو هستید. حتما از خودتان می پرسید چرا چنین نتیجه گیری عجیبی کرده ایم؟ ماجرا از این قرار است که شما با شناخت دقیق از خودتان می توانید هر وقت فشارهای کاری زیاد شد، خیلی راحت با روحیه بخشی به خودتان یا انجام برخی از سرگرمی های مورد علاقه تان ورق را برگردانید. قبول دارم این ایده خیلی ابتدایی و آماتور به نظر می رسد، اما خیلی از کارآفرینان همین توانایی را هم ندارند. دقیقا به همین خاطر همیشه به هزار زور و زحمت کار بر روی پروژه ها را ادامه می دهند. 

آخرین فرمول ما برای شما در مسیر پرپیچ و خم حفظ روحیه در مدیریت پروژه کلیدواژه طلایی درس گرفتن از تجربه های قبلی است. اگر شما هم از آن دست افرادی هستید که همیشه با تعجب به توانایی مدیران کارکشته و خیال راحت شان برای سر و سامان دادن به کارهای مختلف نگاه می کنید، باید بگوییم که جواب این معمای پیچیده نزد ماست. باور کنید یا نه، چنین کارآفرینانی نه استعداد خارق العاده ای دارند، نه خبری از فرمول های عجیب و غریب در کارشان است. در عوض آنها خیلی خوب یاد گرفته اند از تجربه های قبلی شان سود ببرند و نگرانی های الکی را کنار بگذارند. پس شما هم همیشه در کارتان همین طوری رفتار کنید و بی دلیل غصه مشکلات پیش پا افتاده را نخورید. 

توانایی رهبری: مهمترین مهارت در مدیریت پروژه

آیا تا به حال برند بزرگی در چهارگوشه دنیا دیده اید که بدون یک رهبر درجه یک در بازار به موفقیت های گسترده دست پیدا کرده باشد؟ اجازه دهید با هم روراست باشیم، موفقیت در بازار بدون یک رهبر کاربلد دقیقا مثل فیلمی است که علی رغم کلی ستاره سینمایی یک کارگردان تازه کار و ناشی داشته باشد. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید چنین فیلمی نه تنها در گیشه شانسی ندارد، بلکه احتمالا خیلی زود زیر تیغ نقدهای بی رحمانه کاملا از بین می رود. 

خیلی از کارآفرینان فکر می کنند مدیریت پروژه شبیه ورزش بوکس یک مسابقه انفرادی است. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، باید همین اول کاری حسابی ناامیدتان کنیم. چراکه نه شما شبیه بوکسورهای حرفه ای هستید و نه دنیای مدیریت پروژه شباهتی به این ورزش انفرادی دارد. در عوض باید مدیریت پروژه را یک ورزش گروهی در نظر گرفت. نقش شما هم به عنوان مدیر پروژه در این میان مثل سرمربی است که باید هر کسی را در جای درستش قرار دهد و مطمئن شود آخر فصل جام قهرمانی فقط و فقط در دستان کاپیتان تیمش خواهد بود. 

اگر دور کلیشه های رایج درباره مدیریت و رهبری را خط بکشیم، دست آخر با یکی از مهمترین وظایف این حوزه تنها خواهیم ماند. این وظیفه حیاتی چیزی نیست به غیر از حل و فصل تعارضات بین اعضای تیم. قبول دارم تصویر یک تیم کاملا هماهنگ که حتی در کوچک ترین نکات هم با هم اتفاق نظر دارند خیلی جذاب به نظر می رسد، اما در دنیای واقعی شانس یافتن چنین تیم های کاری در حد و اندازه پیدا کردن سوزن در انبار کاه است. پس یک لطفی به خودتان بکنید و بی جهت دنبال افسانه تیم کاملا هماهنگ نباشید، چراکه این ایده دست آخر تمام توان تان را از بین می برد و با یک پروژه نیمه کاره تنها می مانید. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم مدیران پروژه به جای اینکه دنبال یک تیم کاملا هماهنگ باشند، باید آستین ها را بالا بزنند و خودشان برای ایجاد چنین تیم حیرت انگیزی وارد گود شوند. دقیقا در همین نقطه پای بحث رهبری به بحث باز می شود و اهمیت آن کاملا مشخص می گردد. به هر حال یک فرقی باید بین رهبران تجاری موفقی مثل استیو جابز یا ایلان ماسک با بقیه کارآفرینان آماتور در دنیا وجود داشته باشد، مگر نه؟

وقتی از توانایی رهبری تجاری حرف می زنیم، خیلی ها فکر می کنند با یک مهارت فوق حرفه ای مواجه اند که کمتر کسی از عهده یادگیری اش برمی آید. خب قبل از اینکه خیلی دیر شود، اجازه دهید یک نگاه کوتاه به چیستی این مهارت بیندازیم. رهبری تجاری در ساده ترین تعریف، شامل توانایی کارآفرینان برای درک اعضای تیم و تقویت روحیه شان برای ادامه کار با کیفیت بی نظیر است؛ نه چیزی دیگر!

همانطور که می بینید، تعریف ما از رهبری تجاری با کلیشه های رایج از زمین تا آسمان تفاوت دارد. با این حساب برای یادگیری این مهارت کلیدی هم باید راهکارهای خاصی برای تان رو کنیم. فرمول ما در این بخش برای یادگیری رهبری تجاری خیلی ساده ‎تر از آن چیزی است که حتی فکرش را می کنید. به این ترتیب که شما فقط باید رهبران بزرگ و کاردرست دنیا را مدنظر قرار دهید و سعی کنید دقیقا مثل آنها رفتار کنید. باور کنید یا نه، این شیوه ساده در طول زمان به شما کمک می کند تا یک پا استیو جابز یا بیل گیتس برای خودتان شوید. 

سخن پایانی

ماجراجویی ما در دنیای مدیریت پروژه و مهارت های اساسی برای آن دیگر به آخر خط رسیده است. شما الان با شش مهارت اساسی در این حوزه و نحوه تقویت آنها به خوبی آشنا شده اید. بنابراین دیگر هیچ عذر و بهانه ای از شما برای مدیریت پروژه مثل حرفه ای ها پذیرفته نیست. 

مطلب مرتبط: همه چیز درباره مدیریت پروژه

حالا که در یک سفر طولانی با مهارت های مدیریت پروژه آشنا شدید، نوبتی هم باشد، زمان داوری درباره آنها فرا رسیده است. به نظر شما مهارت های مورد بحث در این مقاله چقدر به درد شما و کسب و کارتان می خورد؟ من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدوارم جواب شما به این سوال کلیدی به اندازه کافی امیدوارکننده باشد. به علاوه، مثل همیشه اگر سوال یا نکته ای درباره مدیریت پروژه و مهارت های لازم برای آن داشتید، لطفا آن را همین جا با ما به اشتراک بگذارید. 

منابع:

https://www.teamwork.com

https://www.northeastern.edu

https://kissflow.co