بهبود کیفیت مدیریت پروژه ها در استارت آپ های نوپا

فعالیت برندها در حوزه کسب و کار همیشه همراه با فشار و نگرانی های بسیار زیادی است. این امر در مورد استارت آپ های نوپا به طور شدیدتر صحت دارد. اغلب کارآفرینان در ابتدای مسیر راه اندازی کسب و کار اقدام به همکاری با بازاریاب ها، کارشناس های روابط عمومی، مدیران میانی حرفه ای و همچنین کارمندان خبره می کنند. تمام اقدامات مذکور نیازمند صرف مقدار مشخصی هزینه است. اگر برند ما پس از اختصاص بودجه برای بخش های موردنظر در زمینه مدیریت پروژه ها مهارت کافی را نداشته باشد، سرنوشتی بهتر از شکست در انتظارش نخواهد بود. تمام سرمایه گذاری های برندها برای مدیریت پروژه های در دسترس و تحویل آنها در بازه زمانی مقرر است. در غیر این صورت اعتبار استارت آپ ما در خطر قرار خواهد گرفت.

مدیریت غلط پروژه ها در زمینه طراحی محصولات نتایج فاجعه باری به همراه دارد. وقتی استارت آپ ما در زمینه تولید محصولات فعالیت دارد، باید بخش های مختلف با کارشناسی دقیق ساماندهی شود. فقدان توانایی مدیریت پروژه موجب تولید محصولات دارای نقص فراوان می شود. به این ترتیب در نهایت مشتریان تجربه ای نامناسب و دلسردکننده از ما خواهند داشت. برخی از برندها در زمینه تولید محصولات، به ویژه در دنیای IT، با مدیریت نادرست پروژه ها هزینه نهایی محصول را به شدت افزایش می دهند. به این ترتیب محصول موردنظر توان رقابت با دیگر نمونه ها را نخواهد داشت. این امر موجب ناکامی فروشندگان برندمان در زمینه جلب نظر مشتریان و در نهایت کسب سود می شود.

مدیریت درست پروژه ها شاید در نگاه نخست تاثیر چندانی در موفقیت برندها نداشته باشد. دلیل این امر پیوند مدیریت پروژه با فعالیت سایر بخش های شرکت است. به عنوان مثال، اگر برند ما در زمینه تعامل با مشتریان یا بازاریابی مهارت بالایی نداشته باشد، تولید بهترین محصولات نیز دردی از ما دوا نخواهد کرد. مدیریت پروژه براساس اصول کسب و کار شامل تمام بخش های شرکت می شود. این امر موجب هماهنگی هرچه بهتر اجزای برند و در نهایت تولید محصول یا ارائه سرویسی باکیفیت تر می شود.

مطلب مرتبط: مدیریت پروژه

فعالیت بهتر استارت آپ ها در ابتدای مسیر کسب و کار نیازمند توجه و دقت فراوانی است. شهرت ما در ابتدای مسیر فعالیت بسیار کمتر از برندهای خوشنام است بنابراین ما کار دشوارتری در پیش داریم. این امر در کنار محدودیت مداوم بودجه موجب اهمیت یافتن مدیریت پروژه ها می شود. اگر ما پروژه های در دسترس برندمان را به خوبی مدیریت کنیم، مزیت رقابتی قابل توجهی در برابر سایر برندها خواهیم داشت. این امر در برخی موارد موجب افزایش سهم استارت آپ ها در مقایسه با برندهای بزرگ در بازاری مشخص می شود. در ادامه برخی از راهکارهای مدیریت پروژه به صورت تاثیرگذار را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

مشخص سازی جزییات پروژه بر روی نقشه

ایراد اصلی بسیاری از برندها در زمینه مدیریت پروژه عدم مشخص سازی اهداف به طور مشخص و با جزییات است. برندهای بزرگ همیشه از نقشه راه برای مدیریت امور استفاده می کنند. به همین خاطر همیشه در زمینه مدیریت پروژ های شان موفق عمل می کنند. اگر ما با اندکی توجه بیشتر به مدیریت پروژه با جزییات دقیق توجه داشته باشیم، امکان رقابت با برندهای بزرگ را نیز خواهیم داشت. دنیای کسب و کار به طور کامل با جزییات اداره می شود بنابراین بی توجهی ما نسبت به جزییات مهم در عرصه کسب و کار کشنده خواهد بود. طراحی نقشه پروژه برای کسب و کار بهتر راهکاری مفید در همه حوزه ها خواهد بود. به این ترتیب ما در هر لحظه امکان مشاهده وضعیت پروژه موردنظر و هماهنگی با بخش های مختلف را خواهیم داشت.

امروزه فرمت نقشه کسب و کار با دهه های قبل تفاوت پیدا کرده است. اکنون نقشه ها بیشتر به صورت دیجیتالی مورد استفاده قرار می گیرند. این امر دامنه اختیارات وسیع تری برای مدیران به ارمغان آورده است. سیستم های یکپارچه مدیریت پروژه امکان بررسی وجوه مختلف و همچنین به اشتراک گذاری اطلاعات گوناگون با بخش های مختلف را فراهم می سازد بنابراین ما دیگر مشکلی در زمینه به اشتراک گذاری اطلاعات با دیگر بخش های برند نخواهیم داشت.

نقشه های کسب و کار توانایی هدایت افرادی که به آنها توجه ندارند، نخواهد داشت. این امر ضرورت آموزش صحیح کارمندان و مدیران بخش های مختلف برای توجه به گزارش ها و نمای کلی نقشه پروژه ها را برجسته می سازد. برخی از کارمندان هرگز به پیام ها و نمای کلی نقشه کسب و کار توجه ندارند. این امر در عمل زحمات برندها برای تعامل میان بخش های مختلف در راستای مدیریت پروژه بهتر را نقش بر آب خواهد کرد بنابراین نخستین اقدام ما باید اطلاع رسانی درست به کارمندان باشد.

شناسایی و ارزیابی اهداف پروژه

شناخت اهداف اصلی در پروژه های مختلف نقش مهمی در مدیریت آنها دارد. هر پروژه براساس ماهیتش با دیگر پروژه ها تفاوت دارد بنابراین ما باید برآورد دقیقی از زوایای هر پروژه داشته باشیم. این امر به ما در راستای مدیریت بهتر آن کمک خواهد کرد. وقتی نوبت به تصمیم گیری های مهم در زمینه پروژه ها می رسد، شناسایی دقیق اهداف کمک شایانی به ما خواهد کرد. اگر تصمیم ما در جهت عکس اهداف اصلی پروژه باشد، آگاهی از اهداف به راحتی امکان پیشگیری از بروز مشکلات را فراهم می کند. بدون تردید هیچ برندی علاقه مند به جذب شکست برای خود نیست. اغلب ناآگاهی از بخش های مختلف کسب و کار موجب ناتوانی در زمینه مدیریت اصولی پروژه ها می شود.

یکی از مهم ترین نکات در زمینه مدیریت پروژه ها توجه به بودجه در دسترس است. برندها برای مدیریت پروژه گزینه های بسیار زیادی در اختیار دارند. معیار اصلی برای انتخاب گزینه ها در زمینه مدیریت پروژه میان بودجه در دسترس است بنابراین پیش از تصمیم گیری نهایی درباره پروژه به بودجه برندتان توجه کنید. اشتباه برخی از برندها تصمیم گیری و سپس تلاش برای ایجاد هماهنگی میان وضعیت جاری با بودجه در دسترس است. این امر در مورد کسب و کارهای کوچک حتی تا مرز ورشکستگی نیز پیش خواهد رفت.

استفاده از ابزارهای مناسب با پروژه

ابزارهای مختلف در زمینه مدیریت کسب و کار برای انواع پروژه متفاوت است. تلاش برای استفاده از یک ابزار در تمام پروژه ها اغلب موجب ایجاد دشواری هایی برای ما خواهد شد. بنابراین ما باید براساس نوع پروژه اقدام به استفاده از ابزارهای متفاوت کنیم. در غیر این صورت هرگز توانایی موفقیت پایدار در مدیریت پروژه ها را نخواهیم داشت. دلیل اصلی نوسان بالای برندها، به ویژه استارت آپ های تازه تاسیس، در زمینه مدیریت پروژه های مختلف همین نکته است.

اگر شما ابزار مدیریت پروژه ندارید یا اینکه نیازمند به تغییر آن هستید، استفاده از راهنمایی کارشناس های کسب و کار ضروری خواهد بود. همچنین مقایسه امکانات ابزارهای مختلف نیز منطقی است. نتیجه این امر انتخاب یک ابزار مناسب برای مدیریت پروژه است. اگر ابزار انتخابی ما کیفیت لازم را نداشته باشد، به طور مداوم با مشکلات عمیق در زمینه پیشبرد اهداف مان مواجه خواهیم شد.

ارزیابی و به روز رسانی مداوم در جریان پروژه

بدون تردید فعالیت هر برندی همراه با نقص های بسیار زیادی خواهد بود. این امر در مورد کسب و کارهای نوپا مصداق بیشتری دارد بنابراین مواجهه با بروز مشکل در زمینه مدیریت پروژه امری طبیعی خواهد بود. نکته مهم در اینجا اقدام سریع ما برای رفع مشکلات است. این امر به بهترین شکل جلوه حرفه ای برندمان را نمایش خواهد داد.

یافتن ایرادهای موجود در زمینه مدیریت پروژه به سادگی امکانپذیر نیست. در این زمینه ما نیازمند استفاده از توصیه های دیگران هستیم. بهترین منبع برای یافتن ایرادهای پروژه مراجعه با مشتریان و کارمندان است. این دو گروه به دلیل تعامل نزدیک به ما امکان اظهارنظر کاربردی را خواهند داشت. استفاده از نظرات آنها برای بهبود وضعیت برند در بلندمدت موجب بهبود کیفیت مدیریت پروژه ما خواهد شد.

مطلب مرتبط: افزایش رضایت مشتری از طریق به‌کارگیری مدیریت کیفیت

اعضای تیم شرکت ها همیشه در زمینه مدیریت پروژه ها تمایل به همکاری بیشتر دارند. استفاده از توانایی و انگیزه کارمندان بستگی به توانایی مدیران دارد. ما به عنوان مدیر یک استارت آپ باید به بهترین شکل ممکن از انگیزه کارمندان برای همکاری بیشتر استفاده کنیم.

بدون تردید مدیریت پروژه های کاری در دنیای کنونی دشوارتر از هر زمان دیگری است. استفاده از توصیه های کاربردی برای مدیریت بهینه امور نقش مهمی در موفقیت کسب و کارهای نوپا و استارت آپ ها خواهد داشت. نکته مهم در اینجا تلاش برای استفاده همزمان از تمام نکات بیان شده در مقاله کنونی است.