مدیریت زمان به سبک حرفه ای ها

اگرچه بسیاری از افراد عقیده دارند که سلامتی مهم ترین دارایی هر فردی محسوب می-شود، با این حال واقعیت این است که شما سلامتی از دست رفته خود را با طی کردن یک دوره درمانی، می توانید بازگردانید، با این حال در رابطه با زمان این امکان وجود نخواهد داشت. تحت این شرایط مقوله مدیریت آن بسیار مهم خواهد بود. در این زمینه اگرچه راهکارهای مختلفی وجود دارد، با این حال بدون شک نظر حرفه ای ها و مدیران پرمشغله ای که با تکنیک های خود موفق شده-اند تا با کمبود زمان مواجه نشوند، بدون شک ارزش بالاتری را خواهد داشت. در همین راستا به بررسی 18 روش منتخب خواهیم پرداخت.

1-به سطح انرژی خود توجه داشته باشید

اشتباه بزرگ تقریبا تمامی افراد این است که آنها تنها اقدامات خود را مشخص می-کنند. این امر در حالی است که شما باید به سطح انرژی خود نیز توجه داشته باشید. به همین خاطر نیز همواره توصیه می شود که سخت ترین اقدامات را در ساعت های اولیه روز انجام دهید. علت این امر به این خاطر است که بدن در این شرایط در بالاترین سطح انرژی خود است، با این حال نکته دیگری که در این رابطه نباید فراموش کنید این است که انجام چند فعالیت دشوار، بدون شک شما را بیش از حد خسته خواهد کرد. فراموش نکنید که در این شرایط شما به زمان استراحت نسبتا طولانی ای نیاز خواهید داشت. این امر در حالی است که اگر فعالیت های ساده را در بین دو فعالیت سخت قرار دهید، این امر درست به مانند فرصتی برای استراحت کردن خواهد بود. در این رابطه توصیه می شود که پس از نوشتن تمامی اقدامات و وظایف روزانه خود، آنها را براساس میزان سخت و یا آسان بودن، ترتیب‎بندی کنید. تحت این شرایط امکان برنامه‎ریزی درست به وجود خواهد آمد. همچنین فراموش نکنید که شما در کنار برنامه روزانه، باید برنامه هفتگی، ماهانه و حتی سالانه نیز داشته باشید. این امر کمک خواهد کرد تا همه چیز بر طبق یک نظم درست پیش رود. بدون شک با اجرای این سیاست، شما قادر به انجام تمامی اقدامات ضروری خود هستید و استفاده بهتری را از زمان موجود خواهید داشت.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

2-از شب قبل برنامه‎ریزی کنید

برنامه روزانه به این معنا است که به صورت مداوم باید انجام شود. این امر در حالی است که برای برنامه هفتگی، تنها به یک روز زمان نیاز خواهد بود. در این رابطه توصیه می شود که از شب قبل در این رابطه اقدام کنید. علت این امر به این خاطر است که افراد معمولا در دقایق پایانی قبل از خواب خود، معمولا کار مهمی را انجام نمی دهند. این امر کمک خواهد کرد تا در روز آینده، نیاز به صرف زمانی برای این موضوع نباشد. همچنین فکر کردن به اقدامات قبل از خوابیدن، باعث می شود تا موارد، بهتر در ذهن افراد باقی بماند. این امر تعهد شما به انجام آنها را نیز افزایش خواهد داد. درواقع برنامه‎ریزی اقدامی است که خستگی بدنی را برای افراد به همراه نخواهد داشت، با این حال ذهن را بیش از حد درگیر می کند. بدون شک انجام این اقدام در دقایق اولیه حضور در شرکت، تنها باعث می شود تا بهترین استفاده را از زمان خود نداشته باشید. با این حال اگر از شب قبل برنامه‎ریزی کرده باشید، به محض وارد شدن به شرکت، قادر به شروع کار خواهید بود.

3-روز خود را با بزرگ‎ترین و مهم ترین اقدام خود شروع کنید

مارک تواین در جمله ای طلایی اعلام کرده است که اگر وظیفه یک فرد خوردن قورباغه است، بهترین زمان برای انجام آن دقایق اولیه صبح است و اگر در این رابطه تعداد بیش از یکی است، بهتر است که در ابتدا از بزرگ‎ترین آنها شروع کنید. این موضوع به خوبی نشان می دهد که هر فردی باید در ابتدا وظیفه اصلی و بزرگ‎ترین اقدام را انجام دهد. این موضوع باعث خواهد شد تا رفتار شما براساس یک اولویت درست پیش برود. تحت این شرایط در ساعت های پایانی روز، شما با اقدامات نه چندان حیاتی مواجه خواهید بود که در صورت بروز یک مشکل و عدم توان برای به پایان رساندن آنها، با مشکلی جدی مواجه نخواهید شد. نکته دیگری که باید به آن توجه داشته باشید این است که در برنامه‎ریزی‎های خود انعطاف‎پذیر باشید. درواقع همه چیز ابدا مطابق با برنامه‎ریزی جلو نخواهد رفت. به همین خاطر بسیار مهم است که زمان های خالی برای جبران عقب‎ماندگی ها را نیز مشخص کنید.

4-بازنگری داشته باشید

شما باید به این موضوع توجه داشته باشید که برخی از اقدامات شما اهمیت لازم را نداشته و یا با گذشت زمان تاثیر اولیه خود را از دست داده است. درواقع درست به مانند هر برنامه‎ریزی دیگری، شما باید به فهرست اقدامات روزانه خود نگاهی بیندازید و تا حد امکان موارد غیرضروری را حذف کنید. در این رابطه یک راهکار ساده تر نیز وجود دارد. درواقع بسیار سخت است که به یک باره تمامی اقدامات غیرضروری را کنار گذاشت. درواقع برخی از موارد به عادت افراد تبدیل شده است و کنار گذاشتن سریع آنها می تواند فشار روحی شدیدی را به همراه داشته باشد. به همین خاطر لازم است تا به صورت مرحله ای پیش بروید. در نهایت بازنگری در برنامه ها کمک خواهد کرد تا با کم ترین میزان اشتباه به کار خود ادامه دهید. برای فعالیت درست در این زمینه بهتر است تا به آشنایی کامل نسبت به ماتریکس آیزنهاور دست پیدا کنید. برطبق این ماتریکس شما باید تمامی اقدامات خود را در چهار گروه مهم و فوری، مهم ولی غیرفوری، غیرمهم ولی فوری، غیرمهم و غیرفوری تقسیم کنید. پس از آن امکان برنامه‎ریزی درست مهیا خواهد شد.

5-کار تیمی را برگ برنده بدانید

حتی سخت ترین اقدامات نیز هنگامی که به صورت تیمی انجام شود، در کم ترین زمان ممکن به پایان خواهد رسید. این امر در حالی است که اگر بخواهید سیاست فردگرایی را به اجرا گذاشته و اقدامات را به صورت انفرادی انجام دهید، تنها با از دست دادن زمان و انرژی مواجه خواهید شد. به همین خاطر باید به آگاهی کافی از اقداماتی که می توان به صورت تیمی انجام داد، دست پیدا کنید. همچنین فراموش نکنید که برخی از اقدامات نیز می تواند توسط افرادی دیگر انجام شود. برای مثال شست وشوی ماشین بدون شک اقدامی بدون اهمیت بوده و اگر بخواهید خود شخصا در این رابطه اقدام کنید، به علت تنها بودن و نبود تجهیزات لازم محکوم به صرف زمان طولانی خواهید شد. این امر در حالی است که کارواش ها این اقدام را در چند دقیقه انجام می دهند. درواقع شما باید از این سیاست برای کاهش حجم اقدامات روزانه خود و کاهش زمان موردنیاز برای انجام کارها، استفاده کنید.

6-از تکنولوژی کمک بگیرید

تکنولوژی باعث ساده تر شدن و افزایش سرعت انجام کارها شده است. برای مثال در گذشته افراد برای یک جا به جایی کوچک، به علت وسایل حمل و نقل ابتدایی خود، محکوم به صرف چندین روز بودند، با این حال اکنون رسیدن به حتی دورترین نقاط نیز طی چند ساعت امکانپذیر شده است. در زمینه کاری نیز بسیاری از تکنولوژی ها وجود دارد که می‏تواند کار شما را ساده ساخته و یا حتی بخشی از نیاز وظایف شما را به صورت خودکار انجام دهد. تحت این شرایط عدم استفاده از آنها یک اشتباه وحشتناک خواهد بود. به همین خاطر توصیه می شود که زمانی را صرف یادگیری این ابزارهای مرتبط با حوزه کاری خود، کنید.

7-محدودیت زمان داشته باشید

این امر که یک محدوده مشخصی برای انجام هر اقدام وجود داشته باشد، باعث خواهد شد تا از اتلاف وقت جلوگیری شود. درواقع بسیار اتفاق می افتد که افراد به علت عدم ایجاد محدودیت زمانی، بارها توقف هایی را ایجاد می کنند. همچنین شما پس از طی کردن این مرحله، می توانید به صورت مداوم زمان خود را محدودتر کنید تا مجبور به ارائه راهکارها و افزایش مهارت خود باشید. این امر در نهایت باعث می شود که زمان به مراتب بیشتری را در اختیار داشته باشید. درواقع این موارد اگرچه ممکن است در ابتدا کوچک و در حد چند دقیقه باشند، با این حال فراموش نکنید که جمع این موارد کوچک، در نهایت حتی به چند ساعت صرفه‎جویی تبدیل خواهد شد.

8-حواسپرتی را از بین ببرید

برهم خوردن تمرکز افراد باعث می شود تا سرعت انجام یک فعالیت با کاهشی چشمگیر مواجه شود. علت این امر به این خاطر است که هر فردی به زمانی خاص نیاز دارد تا به اوج تمرکز خود دست پیدا کند. بدون شک حتی یک وقفه کوچک نیز باعث می شود تا نیاز به طی شدن مجدد این فرآیند وجود داشته باشد. به همین خاطر ضروری است که تا حد امکان مواردی را که منجر به حواسپرتی شما می-شود، شناسایی کرده و اقدام به حذف آنها کنید. نکته دیگری که باید به آن توجه داشته باشید این است که هر اقدامی باید در زمان معین خود انجام شود، برای مثال اگر چند ساعت دیرتر شبکه اجتماعی خود را چک کنید، بدون شک اتفاق خاصی رخ نخواهد داد. به همین خاطر بهتر است تا برطبق قوانین رفتار کنید تا در نهایت این موارد به عادت رفتاری شما تبدیل شود. با تبدیل شدن یک مورد به عادت، دیگر فشار و سختی ای را حس نخواهید کرد.

مطلب مرتبط: 10 راهکار موثر برای مدیریت زمان بهتر

9-تصمیم‎گیری سریع داشته باشید

این موضوع خصوصا در رابطه با مسائل بی‎اهمیت، بسیار مهم خواهد بود. درواقع اگرچه برای مسائل مهم شما باید زمانی کافی را صرف فکر کردن کنید، با این حال برای مسائلی که حیاتی نیستند، داستان کاملا برعکس خواهد بود. درواقع شما باید سریعا در این رابطه تصمیم‎گیری کرده و تعلل را به عاملی برای از دست رفتن زمان تبدیل نکنید. نمونه ساده این امر انتخاب لباس است. این امر درست اقدامی است که مارک زاکربرگ(موسس فیس‎بوک) با انتخاب یک تیپ ثابت حل کرده است. به عوان نکته پایانی ذکر این امر ضروری است که در حدود 90درصد از تصمیمات روزمره افراد ابدا دارای اهمیت نبوده و لازم است تا در این رابطه سرعت عمل بالایی را داشته باشید.

10-از زنگ هشدار و یادآورها استفاده کنید

همواره ممکن است که شما از زمان غافل شوید. تحت این شرایط حتی نگاه کردن مداوم به ساعت نیز اقدامی درست نبوده و باعث از دست رفتن تمرکز شما خواهد شد. به همین خاطر ضروری است تا از زنگ هشدار استفاده کنید. این امر باعث خواهد شد تا حتی یک دقیقه را نیز از دست ندهید. همچنین ذهن افراد ممکن است همواره مواردی را فراموش کند. به همین خاطر ضروری است تا از یک تقویم استفاده کنید، با این حال در این رابطه بهتر است تا از یک اپلیکیشن استفاده کنید. علت این امر به این خاطر است که آنها امکانات بیشتری را داشته و شما را از حمل مداوم یک وسیله، بی نیاز خواهد کرد.

11-قانون دو دقیقه را رعایت کنید

در محیط های کاری این امر بسیار طبیعی است که بارها با همکاران و افراد مختلف مواجه شوید. این موضوع اگر با مدیریت درست همراه نباشد ممکن است به مکالمات بیش از حد طولانی منجر شود. به همین خاطر بسیار مهم است که از قانون دو دقیقه استفاده کنید. برطبق این قانون شما برای هر مکالمه خود تنها دو دقیقه زمان را خواهید داشت. این امر باعث می شود تا سریعا موارد مهم را مطرح کرده و مانعی برای طولانی شدن موارد وجود داشته باشد. فراموش نکنید که شما ادامه بحث را می توانید در زمان های دیگری نظیر صرف ناهار و استراحت، انجام دهید.

12-نه گفتن را حق طبیعی خود بدانید

در مواجهه با یک مسئله شما این حق را دارید که نه بگویید. این امر در حالی است که بسیاری از افراد تصور می کنند که اولویت اول آنها باید پاسخ مثبت دادن به درخواست ها باشد، با این حال این امر درست در خلاف سیاست افراد موفق است. درواقع برای فردی که برنامه‎ریزی دارد، این امر بسیار طبیعی است که بیشتر پاسخ منفی بدهند. درواقع شما باید خود را از محدودیت های بی‎مورد رها کنید. در غیر این صورت به اجرا گذاشتن هیچ برنامه‎ای امکان‎پذیر نخواهد بود. در این رابطه وارن بافت عقیده دارد که تفاوت اصلی افراد موفق با سایرین این است که آنها تقریبا به همه چیز نه می‎گویند. به همین خاطر ضروری است که تحت هر شرایطی اولویت را برنامه‎ریزی خود بدانید.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

13-از زمان های مرده خود غافل نشوید

زمان های مرده به مواقعی اطلاق می شود که در آنها عملا کار مهمی را انجام نمی دهیم. برای مثال در هنگام صبر کردن برای وارد شدن به دفتر مدیر شرکت و رانندگی از جمله این موارد محسوب می شود که می توان از آنها برای انجام اقداماتی استفاده کرد. برای مثال گوش دادن به یک کتاب صوتی در هنگام رانندگی، یکی از این موارد محسوب می شود. جالب است بدانید که براساس تحقیقات انجام شده، به طور متوسط این میزان برای افراد در حدود دو ساعت در طول روز است. به همین خاطر با شناسایی آنها می توانید بخشی از اقدامات خود را انجام داده و زمان موردنیاز آنها را برای اقداماتی دیگر ذخیره کنید.

14-قانون 80/20 را مورد توجه قرار دهید

برطبق این قانون که از آن تحت عنوان اصل پارتو نیز نام برده می شود، 80درصد نتایج هر چیزی تنها به 20درصدها اختصاص دارد. برای مثال 80درصد سود یک شرکت، از 20درصد مشتریان به دست می آید. بدون شک شناسایی این 20درصدهای مختلف زندگی شما کمک خواهد کرد تا تنها بر روی اقداماتی تمرکز کنید که بالاترین نتایج را برای شما به همراه خواهد داشت. برای آگاهی بیشتر در این رابطه توصیه می شود که مطالعه بیشتری را پیرامون این قانون داشته باشید.

15-انجام چند فعالیت به صورت همزمان را فراموش کنید

این مسئله تنها باعث خواهد شد تا سرعت انجام کار با کاهشی شدید مواجه شده و دقت و کیفیت نیز عملا نابود شود. این امر در حالی است که عموم افراد تصور می کنند که این اقدام، سیاستی درست در زمینه مدیریت زمان خواهد بود. این امر در حالی است که اگر به صورت تکی به هر اقدامی بپردازید، امکان به اتمام رساندن سریع و با کیفیت آنها مهیا خواهد بود. برطبق آزمایش های انجام شده، افرادی که به این صورت رفتار می کنند، قادر به انجام فعالیت های بیشتری هستند. به همین خاطر نباید نسبت به درستی آن تردیدی داشته باشید.

16-لیستی از نبایدها داشته باشید

یکی از سیاست های درست این است که فهرستی از اقداماتی که باید انجام شود را تهیه کنید. درواقع مکتوب کردن باعث می شود تا تعهد افراد به انجام آنها افزایشی چشمگیر را پیدا کند. در این رابطه نوشتن مواردی که نباید انجام شود نیز تاثیرگذار خواهد بود. این امر باعث می شود تا یادآوری مداوم به وجود آید. نکته دیگری که باید به آن توجه داشته باشید این است که شما باید پس از پایان روز، مواردی را که انجام نداده اید، تیک بزنید. این امر به اطمینان خاطر شما کمک بیشتری را خواهد کرد و خود تکرار موارد است.

17-موارد مشابه را در یک زمان انجام دهید

علت این امر به این خاطر است که اقداماتی که شباهت بسیار بالایی را با یکدیگر دارند، کمک خواهند کرد تا افراد راحتی بیشتری را در هنگام انجام آنها داشته باشند. درواقع در هنگام انجام یک فعالیت، افراد پس از مدتی به آن عادت کرده و یک فعالیت مشابه، باعث می شود تا سختی آن کمتر احساس شده و امکان انجام سریع تر آن فراهم باشد. به همین خاطر لازم است تا گروه های مختلف از اقدامات روزانه خود را ایجاد کنید.

مطلب مرتبط:روش های ساده برای مدیریت زمان

18-به استراحت توجه داشته باشید

اگر بیش از حد خسته شوید، به زمانی بسیار طولانی برای بازگشت به شرایط کار نیاز پیدا خواهید کرد. این امر در حالی است که با استراحت های کوتاه در زمان های درست می-توانید از دچار شدن به چنین وضعیتی جلوگیری کنید. برطبق یک قانون کلی، به ازای هر 40 دقیقه فعالیت، 10 دقیقه استراحت نیاز خواهد بود، با این حال این موضوع را نمی توان یک قانون کلی تلقی کرد. علت این امر به این خاطر است که شرایط افراد متفاوت بوده و نیاز آنها نیز مختلف است. به همین خاطر زمان استراحت برای فعالیت های مختلف، متفاوت خواهد بود. برای آگاهی در این زمینه آزمایش کردن بهترین اقدام ممکن خواهد بود.

در نهایت توجه داشته باشید که برای موفقیت، ضروری است که تمامی 18 روش معرفی شده را مورد استفاده قرار دهید، با این حال در این رابطه مرحله ای پیش بروید تا نسبت به آن احساس بدی پیدا نکرده و انجام آن عملی باشد.