20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

  به قلم سلستین چوا

افراد بسیاری همواره در تلاش هستند تا کارایی خود را در محل کار افزایش دهند. با این حال تنها برخی از افراد می توانند در این رابطه به خوبی عمل کنند. اگرچه برای این امر دلایل متعددی را می توان ذکر کرد، با این حال نتایج تحقیقات حاکی از آن است که ریشه بسیاری از دلایل در مدیریت نکردن درست زمان است. امروزه زمان به میزانی اهمیت یافته است که به عنوان مهم ترین عامل از آن ذکر می شود. با نگاهی واقع بینانه به درستی این امر پی خواهید برد، چرا که ثروت از دست رفته را می توان با کار و تلاش بیشتر دوباره به دست آورد، با این حال این امر در رابطه با زمان، عملا غیرممکن خواهد بود.

به همین خاطر مدیریت زمان از ضروری ترین اقدامات هر فرد خصوصا در زمینه کاری محسوب می شود. توجه داشته باشید که زمان برای تمامی افراد از محدوده خاصی در شبانه روز برخوردار بوده و هیچ گونه تبعیضی در این رابطه وجود ندارد. با این حال همواره مشاهده شده است که برخی از راهکارهای مدیریت زمان بسیار دشوار بوده یا حداقل برای همگان انجام آن ممکن نیست. در ادامه به بررسی 20 راهکار ساده در این رابطه خواهیم پرداخت.

1- برنامه روزانه داشته باشید

برای بسیاری از افراد برنامه ریزی کاری به صورتی است که براساس کارهای ماهانه اقدام به اولویت دهی می کنند و اگرچه این اقدام سودمند است، اما در راستای اجرای بهتر آن لازم است به نحوی جزئی تر عمل کنید. در واقع علت بسیاری از احساس کمبود وقت ها در این است که افراد نمی دانند در طول روز باید چه کارهایی را انجام دهند و همین امر باعث می شود نتوانند آن گونه که باید از زمان در اختیار خود استفاده کنند. در همین راستا توصیه می شود در ابتدای صبح کارهایی را که قرار است در طول روز انجام دهید در جایی مکتوب کنید.

مطلب مرتبط: چگونه کسب و کار خود را برای دنیای در حال تغییر آماده کنیم

2- زمانی مشخص برای هر اقدام خود داشته باشید

در صورتی که زمان انجام هریک از وظایف خود را مشخص نکرده باشید، همواره این احتمال وجود دارد که برای انجام کارهای خود زمانی به مراتب بیشتر از آن چه را مورد نیاز است صرف کنید. بدون تردید این اقدام نامناسب بوده و ضروری است محدوده زمانی هریک را مشخص کنید. با این حال حواس تان باشد که باید کاملا واقع بین باشید و به نحوی آرمانی خصوصا در ابتدای انجام این کار، اقدام نکنید.

3- از تقویم استفاده کنید

همواره در راستای این امر که بدانید در چه روزی از ماه قرار دارید و در روزهای آینده چه کارهایی را باید انجام دهید، لازم است تقویمی را همراه خود داشته باشید. این امر یکی از اقدامات ضروری در راستای مدیریت زمان بوده و نتایج بسیاری را به همراه خواهد داشت. با این حال توصیه می شود از تکنولوژی در این رابطه استفاده و اپلیکیشن آن را دانلود کنید. دلیل این امر به این خاطر است که دیگر نیازی ندارید فضایی را برای تقویم خود اختصاص دهید که خود به مرتب تر بودن میز کار شما کمک خواهد کرد.

مطلب مرتبط: وقت شما چقدر می ارزد؟

4- هماهنگ سازی کارها را با اپلیکیشن های مربوطه انجام دهید

تکنولوژی همواره در راستای بهبود اوضاع مورد استفاده قرار می گیرد و تحت این شرایط افرادی که از امکانات آنها در راستای کاهش دشواری های کار خود سود نبرند، محکوم به تحمل سختی هستند. امروزه با رشد موبایل ها و اپلیکیشن های مربوطه انجام بسیاری از کارها با سرعت و دقت بیشتر مهیا شده است. بدون تردید ترتیب بندی و هماهنگ سازی اقدامات امری زمان بر خواهد بود و به همین خاطر توصیه می شود از تکنولوژی در این رابطه استفاده کنید.

5- زمان های مرده خود را بشناسید

در شبانه روز همواره زمان هایی را می توان یافت که می توانید از آنها برای انجام برخی از کارها استفاده کنید. برای مثال، زمان رفت و بازگشت به محل کار را می توانید به گوش دادن به کتابی صوتی در رابطه با حرفه خود اختصاص دهید. فراموش نکنید که در این رابطه خلاقیت حرف اول را می زند و لازم است کارهای روزمره خود را به شیوه ای متفاوت انجام دهید تا امکان آن در چنین مواقعی فراهم شود.

مطلب مرتبط: 6 راهکار ساده برای استفاده بهینه از زمان

6- نه گفتن را یاد بگیرید

همواره افرادی را می توان یافت که بنا به دلایل متعددی که بیشتر آن مربوط به نبود اعتماد به نفس کافی است، قادر به جواب منفی دادن به درخواست های دیگران نیستند و همین امر باعث می شود که عملا از انجام کارهای ضروری خود دور بمانند. بدون تردید شما برای خود برنامه هایی دارید و انجام کارهای باقی افراد باعث خواهد شد با معضل کمبود وقت برای خود مواجه شوید. اگرچه این امر به معنای عدم کمک به دیگران نیست، با این حال لازم است همواره اولویت های زندگی و کار خود را مدنظر قرار دهید. اولین گام در راستای بهبود این امر شناخت علت عدم توانایی شما نسبت به نه گفتن است.

7- به تأخیر انداختن کارها را فراموش کنید

اگرچه همواره این احتمال وجود دارد که نتوانید در زمان تعیین شده اقدامات خود را صورت دهید، با این حال این امر نباید به عادت رفتاری شما تبدیل شود. درواقع این دسته از موارد استثنا محسوب شده و نباید اجازه داد تا تعداد آنها زیاد شود. در همین راستا در تلاش برای افزایش مهارت خود به منظور انجام سریع تر کارها باشید.

8- کارهای مهم را ابتدا انجام دهید

بسیاری از افراد تمایل دارند ابتدای روزشان را صرف کارهای سبک و کم اهمیت خود کنند. با این حال توجه به این امر ضروری است که افراد در ابتدای صبح از سطح انرژی کاملی برخوردارند که بدون شک در ساعات پایانی کار از میزان آن به شدت کاسته خواهد شد. به همین خاطر منطقی تر است تا ابتدا کارهایی را انجام دهید که ضرورت بیشتری دارد تا در صورت وقوع اتفاقی که مجبور باشید محل کار خود را در زمان کوتاه تری ترک کنید، حداقل کارهای مهم خود را انجام داده باشید.

مطلب مرتبط: اصول تصمیم گیری در زمان رشد شرکت

9- ساعت مچی به همراه داشته باشید

برای همه افراد پیش آمده است که مشغول انجام کاری می شوند و چنان غرق آن می شوند که عملا زمان از دست شان خارج می شود. علت اصلی این امر به این دلیل است که افراد هنگام انجام کارهای خود به علت تمرکزی که دارند، دیگر تمایلی به برگرداندن سر خود و نگاه کردن به ساعت دیواری یا چک کردن زمان از طریق تلفن همراه خود ندارند. به همین دلیل وجود یک ساعت مچی اهمیت پیدا می کند. توجه داشته باشید ساعت شما همواره همراه تان خواهد بود. ممکن است این امر حتی برای تلفن همراه شما میسر نباشد.

10- یادآور خود را 15 دقیقه زودتر از انجام هرکاری تنظیم کنید

همواره نیاز دارید تا برای انجام کاری جدید از مدتی قبل از زمان تعیین شده برای آن آماده شوید. به همین دلیل توصیه می شود تقویمی را روی تلفن همراه خود نصب کنید تا از این قابلیت برخوردار باشد. مدت زمان استاندارد این امر نیز 15 دقیقه قبل از زمان اصلی تعیین شده است که امری کلی است و افراد می توانند با توجه به شرایط و توانایی های خود، تغییرات لازم را اعمال کنند.

11- تمرکز داشته باشید

نبود تمرکز عاملی است که باعث می شود افراد زمانی به مراتب بیشتر از حد نیاز را به کاری اختصاص دهند. بدون تردید این امر باعث خواهد شد تا افراد با معضل کمبود وقت مواجه شوند و نتوانند تاثیر لازم را در شرکت داشته باشند. این امر با توجه به اینکه هر شرکتی نیاز به رشد و ترقی دارد، ممکن است در نهایت منجر به از دست رفتن موقعیت شغل فعلی شما شود. با این حال از اصول کارمندی این است که همواره نگاهی رو به جلو داشته باشید و خود را به موقعیت فعلی محدود ندانید. در همین راستا توصیه می شود تمرین های لازم را در راستای افزایش میزان تمرکز خود انجام دهید و از عوامل برهم زننده آن دوری کنید. همچنین انجام ندادن چندین کار به صورت همزمان نیز می تواند در این رابطه تاثیرگذار باشد.

مطلب مرتبط: راهکارهایی برای پرورش ذهن خلاق

12- عوامل مزاحم را بشناسید

همواره در هر محیطی مواردی را می توان یافت که منجر به این می شوند تا فرد نتواند آن گونه که باید به کار خود بپردازد. این موضوع اگرچه در رابطه با افراد مختلف متفاوت بوده، با این حال لازم است که در راستای افزایش راندمان کاری نسبت به آن فکری شود. اولین توصیه در این رابطه این است که موارد آزار دهنده را در محل کار خود شناسایی کنید. حال باید هریک را در طبقه بندی موارد قابل حذف و غیرقابل حذف قرار دهید. تکلیف موارد اول که کاملا مشخص است، با این حال در رابطه با موارد باقی مانده لازم است راهکارهای کاهش میزان آسیب هر یک را به کار گیرید. در این رابطه استفاده از تجربیات سایر همکاران نیز می تواند کمک شایانی محسوب شود.

13- کارهای مدنظر خود را هوشمندانه انتخاب کنید

بسیاری از افراد در تلاش برای انجام کارهای بسیار هستند. با این حال این امر به دلایل مختلف قابل اجرا نبوده و همواره در حد یک خواسته خواهد ماند و با این حال ریشه بسیاری از انجام نشدن کارهای متعدد افراد این است که فهرست کارهای خود را مورد بازبینی قرار نمی دهند. در واقع تمامی اقدامات افراد ضرورت نداشته و امکان جابه جایی آن وجود دارد. با این حال به علت بها ندادن به مرور لیست کارها و مورد بازبینی قرار دادن آن، باعث می شود این موارد در بین کارهای دیگر گم شود. همین امر دست افراد را در انجام کارهای جدید کوتاه خواهد ساخت.

برای مثال در صورتی که بخواهید ورزش را شروع کنید، تنها کافی است یک ساعت از میزان خواب خود را کم کنید تا زمانی برای آن داشته باشید. این امر به عنوان هزینه فرصت مطرح شده که باید مورد توجه افراد قرار گیرد. همچنین لازم است زمان معکوس را نیز مورد توجه قرار دهید. در واقع این امر بیان می دارد که بهتر است برای 20 دقیقه انجام یک کار را به صورت معکوس مورد شمارش قرار دهید تا زمان در دسترس بهتر مدنظر شما قرار گیرد.

مطلب مرتبط: وقت شما چقدر می ارزد؟

14- کمال گرایی را کنار بگذارید

ریشه این افکار در وسواس فکری افراد است، با این حال در صورتی که بخواهید در انجام هرکاری کمال گرا باشید، زمان زیادی را از دست خواهید داد. این امر در صورتی که مهارت و امکانات لازم برای بهترین خروجی را در اختیار نداشته باشید، کار را با دشواری بیشتری مواجه خواهد ساخت. در همین راستا توصیه نخست در کمک گرفتن از یک روان شناس مجرب است تا به شما کمک کند وسواس خود را کنار بگذارید.

همچنین لازم است همواره به این نکته توجه داشته باشید که شما تحت هر شرایطی باید کار خود را انجام دهید و توجهی به اطراف نداشته باشید. بسیاری از جزئیات در صورت بها دادن بیش از حد ممکن است باعث شود از کلیات به مراتب مهم تر غافل شوید که کاملا مضر خواهد بود.

15- اولویت بندی را فراموش نکنید

بدون تردید انجام همه کارها در یک زمان میسر نیست. این امر با توجه به اینکه همه اقدامات از درجه اهمیت یکسانی برخوردار نیستند ضرورتی به همراه نخواهد داشت. به همین خاطر لازم است اولویت بندی را در رابطه با اقدامات خود انجام دهید. در این راستا ضروری است تا در یک برگه تمامی کارهای خود را را مکتوب کنید. در گام بعد هر یک را برحسب اهمیتی که دارند درجه بندی و در آخر زمان مناسب برای انجام آنها را تعیین کنید. در رابطه با اقدامات روزانه توصیه می شود ابتدا کارهای مهم تر را انجام و کارهای کم اهمیت خود را به ساعات پایانی حضورتان در شرکت اختصاص دهید. در رابطه با برنامه های کلی تر مانند اقدامات ماهانه یا حتی سالانه نیز باید به این شکل عمل کنید، با این حال این توصیه امری مطلق نیست و هر فرد می تواند براساس خواست خود و در صورتی که نسبت به نتیجه بخش بودن اطمینان دارد، اقدام به اعمال تغییراتی کند.

16- نماینده ای برای خود تعیین کنید

حتی یک اتفاق ساده مانند بیماری ممکن است شما را برای مدتی هرچند کوتاه از وظایف تان در شرکت دور سازد. این امر بدون تردید برنامه های شما را دستخوش تغییر قرار خواهد داد. با این حال شما نباید با مشکلات و موانع کنار بیایید. بدون شک برهم خوردن برنامه کاری شما منجر به مشکلات بسیاری خواهد شد و در راستای جلوگیری از وقوع چنین اتفاقی توصیه می شود فردی را به عنوان نماینده خود انتخاب کنید. وجود چنین فردی باعث می شود تا در زمان هایی که در شرکت نمی توانید حضور داشته باشید، کارها از روال عادی دور نماند. با این حال توجه داشته باشید که این امر باید ارتباطی دوطرفه باشد یا منافعی را برای فرد مذکور به همراه داشته باشد، در غیر این صورت این احتمال وجود دارد که درخواست شما با مخالفت مواجه شود.

مطلب مرتبط: کلید موفقیت در شراکت تجاری چیست

17- کارهای شبیه هم را در یک زمان انجام دهید

هر کاری منجر به ایجاد فضایی خاص خواهد شد که انجام کاری دیگر بدون شک این فضا را نابود ساخته و فضای مدنظر خود را شکل خواهد داد. این امر تا حدی کار را دشوار خواهدکرد، به همین دلیل توصیه می شود اقداماتی را که شباهت بسیاری به یکدیگر دارند در یک مرحله انجام دهید تا با سختی کمتری مواجه شوید. همچنین در این رابطه نزدیک ساختن اقدامات خود نیز می تواند گامی سودمند محسوب شود.

18- از هدر رفتن زمان خود جلوگیری کنید

بیشترین هدر رفت زمان کارمندان در حال حاضر مرتبط با شبکه های اجتماعی است. به همین دلیل لازم است محدودیت زمانی برای آن خصوصا در زمان هایی که در شرکت حضور دارند، تعیین کنید.

19- هر زمان که نیاز دارید مکان را ترک کنید

فراموش نکنید که هیچ چیز به اندازه زمان بندی شما مهم نیست و در این رابطه لازم است تعارف با دیگران را کنار بگذارید. برای مثال در صورتی که در جلسه ای حضور دارید که دیگر نیازی به ادامه حضور خود نمی بینید، مکان را با پوزشی ترک کنید و به کارهای مهم تر خود بپردازید. این امر در رابطه با تعامل با همکاران و حتی مدیر شرکت نیز صدق کرده و باید به یکی از اصول کاری شما تبدیل شود.

مطلب مرتبط: رهبرانی که آینده کسب و کار را شکل می دهند

20- انجام یکباره و مداوم کارها را کنار بگذارید

میزان انرژی افراد امری است که همواره باید مورد بازایابی قرار گیرد در غیر این صورت با تحلیل یکباره مواجه خواهد شد که نتیجه این امر خستگی به مراتب زودتر از حد انتظار است. به همین دلیل حداقل هر یک ساعت کار را با حداقل 10 دقیقه استراحت همراه سازید.