اصول مذاکره حرفه ای در دنیای کسب و کار

زندگی پر از مذاکراتی است که به این سادگی ها به نتیجه نمی رسد. معمولا وقتی فصل تابستان از راه می رسد، تیم های ورزشی درگیر مذاکرات بی پایان بر سر انتقال بازیکنان شان می شوند. به طوری که حتی تا چند روز مانده به شروع فصل جدید هم اخبار مربوط به مذاکرات همچنان داغ است. چنین ماجراهایی در دنیای کسب و کار نیز روی می دهد. بعضی ها فکر می کنند مذاکرات دنیای کسب و کار همیشه بر سر معاملات چند میلیون دلاری و در برج های فوق العاده لوکس انجام می شود. این در حالی است که گاهی اوقات حتی بر سر نکات کوچک نیز مذاکره جریان دارد. 

 اگر فکر کرده اید هر کسی که درگیر مذاکره می شود، حتما به اهداف مورد نظرش دست خواهد یافت، سخت در اشتباهید. بی شک هر کسی دوست دارد در مذاکره برنده نهایی باشد. البته بعضی ها دنبال معامله ای برد- برد هستند، با این حال بدون اطلاع از اصول مذاکره حرفه ای هیچ شانسی برای آدم باقی نمی ماند. آن وقت سرنوشت کارآفرینان شبیه فیلم های دراماتیکی می شود که آدم را حسابی به گریه خواهد انداخت. 

ما در این مقاله قصد داریم راه و چاه مذاکره در دنیای کسب و کار را به شما یاد دهیم. اگر شما هم دوست دارید مهارت تان در این حوزه بیشتر شود، هیچ جوره این مقاله را از دست ندهید. 

مطلب مرتبط: اصول مذاکره در دنیای کسب و کار به زبان ساده!

اصول مذاکره به صورت حرفه ای

هر کاری در این دنیا قلق خاص خودش را دارد. اولین اشتباهی که کارآفرینان هنگام مذاکره انجام می دهند، ورود بی مقدمه به ماجراست. به طوری که هنوز الفبای مذاکره را یاد نگرفته اند، دنبال موفقیت در این حوزه هستند. به همین خاطر ما در این مقاله فهرستی از مهمترین اصول مذاکره را برای تان گردآوری کرده ایم. اجازه دهید بدون هیچ مقدمه چینی اضافه ای یک راست برویم سراغ اصل مطلب. این شما و این هم اصول مذاکره در دنیای کسب و کار

مطالعه درباره شرایط 

دانش آموزان هر روز باید تکالیف شان را با دقت مثال زدنی انجام دهند. وگرنه احتمال اینکه معلم سرکلاس راه شان ندهد، اصلا کم نخواهد بود. چنین شرایطی شاید خیلی سخت یا حتی غیر قابل تحمل به نظر برسد اما برای موفقیت نهایی دانش آموزان کاملا ضروری خواهد بود. اگرچه کارآفرینان دوران درس و مدرسه را سال ها قبل پشت سر گذاشته اند، با این حال مطالعه درباره شرایط مذاکره به هیچ وجه شوخی بردار نیست. 

سوالاتی که شما در اینجا باید به آنها جواب دهید، کمابیش به این ترتیبند:

•    چرا دنبال یک مذاکره موفقیت آمیز هستید؟

•    اهداف شما و طرف های مقابل در مذاکره چیست؟

•    سابقه شرکت شما و بقیه طرف های درگیر در مذاکره در فرآیند تعاملات تجاری به چه شکلی است؟

•    نقاط مشترکی برای شروع بحث و مذاکره میان شما و دیگران شامل چه مواردی است؟

بی شک یافتن جواب های قانع کننده برای سوالات بالا اصلا کار راحتی نیست. درست به همین خاطر خیلی از کارآفرینان برای یافتن جواب درست از دیگران کمک می گیرند. اگر نظر ما را بخواهید، این کار دقیقا مثل کمک گرفتن یک سرمربی فوتبال از دستیارانش برای انتخاب بهترین تاکتیک های ممکن است. پس اصلا به خودتان سخت نگیرید. نکته کلیدی در این میان تلاش برای جدی گرفتن سوالات بالاست. باور کنید یا نه، برخی از کارآفرینان خیلی راحت از کنار سوالات بالا عبور می کنند. به طوری که آدم تا مدت ها از تعجب خشکش می زند!

اگر نظر ما را بخواهید، شما باید یک مذاکره را قبل از شروع از زاویه های مختلف مورد بررسی قرار دهید. این کار نه تنها به شما فرصتی مناسب برای مطالعه جنبه های گوناگون ماجرا می دهد، بلکه اطلاعا مفیدی نیز به همراه خواهد داشت. آن وقت شما تبدیل به راننده ای می شوید که قبل از شرکت در رالی صفر تا صد مسیر را بررسی کرده است. اینطوری دیگر جایی برای تصادفات احتمالی یا خروج بی موقع از پیست باقی نمی ماند. 

آماده سازی انتخاب های جایگزین

آدم ها معمولا با انتظارات مشخصی در مذاکرات شرکت می کنند، اما گاهی همیشه اوضاع مطابق میل شان جلو نمی رود. درست به همین خاطر آماده سازی گزینه های جایگزین امری ضروری محسوب می شود. وگرنه شما با اولین مخالفت طرف مقابل عملا خلع سلاح خواهید شد. 

مطلب مرتبط: نبایدهای مذاکره در عرصه کسب و کار

باور کنید یا نه، در فرآیند مذاکره حتی اولویت ها یا انتخاب های یک کسب و کار نیز عوض می شود. تنها نکته ثابت در این میان اهداف شماست. بی شک دستیابی به یک هدف کلیدی از راه های مختلفی ممکن است. بنابراین شما نباید خودتان را فقط و فقط به یک راه حل محدود کنید. اینطوری اصلا سرنوشت خوبی در انتظارتان نخواهد بود. 

فرمول ویژه ما در روزنامه فرصت امروز نگاه به ماجرا از زاویه طرف مقابل است. بی شک هر کسی که در فرآیند مذاکره مشارکت می کند، اهداف خاص خودش را دارد. کسی در این میان برنده نهایی خواهد بود که از همان اول در کنار اهداف خودش به هدف های دیگران نیز توجه کند. اینطوری خیلی زود به یک توافق دوجانبه و بی نهایت جذاب دست خواهید یافت. یادتان باشد، کسی که اول از همه پیشنهاد مناسب را ارائه کند، دست بالاتر را خواهد داشت. پس به جای اینکه الکی بر روی موضع خودتان پافشاری کنید، کمی به فکر طرف مقابل تان باشید. اینطوری خیلی زودتر نتیجه دلخواه را پیدا خواهید کرد. 

مذاکره براساس منافع، نه موقعیت ها

مذاکره میان دو یا چند شرکت بر سر دستیابی به منافع مشترک است. بی شک اگر انتخاب با شما بود، شاید هرگز سراغ بقیه برندها نمی رفتید. با این حال دنیای واقعی بی رحم تر از این حرف هاست که مطابق خواست شما جلو برود. به همین خاطر مذاکره با دیگران امری اجتناب ناپذیر در زندگی و صدالبته کسب و کارست. 

گاهی اوقات کارآفرینان فرآیند مذاکره را طوری جلو می برند که همه چیز شبیه رینگ بوکس می شود. شاید فکر کنید در چنین حالتی هر کسی که زور بیشتری داشته باشد، امتیاز نهایی را خواهد گرفت. خب در این صورت باید حسابی ناامیدتان کنیم؛ چراکه در دنیای واقعی اصلا از این خبرها نیست. مذاکره به هر شیوه ای که دنبال شود، باید براساس منافع باشد. آن هم نه هر منافعی، بلکه منافع مشترک. با این حساب جایی برای زد و خوردهای مربوط به دنیای بوکس باقی نمی ماند. 

یادتان باشد، شما در هر موقعیتی از نظر سازمانی باشید، اصلا حق اعمال فشار بر روی طرف مقابل را ندارید. به علاوه، موقعیت برندتان در بازار نیز الزاما برتری مشخصی برای تان به همراه نخواهد داشت. چه بسا طرف مقابل وقتی تلاش تان برای سوءاستفاده از موقعیت تان را ببیند، کلا بی خیال توافق شود!

احترام متقابل در جریان مذاکره امری است که اصلا شوخی بردار نخواهد بود. گاهی اوقات کارآفرینان این نکات را خیلی ساده تر از آنچه واقعا هست، فرض می کنند. به همین خاطر خیلی زود با مشکلات کلیدی رو به رو می شوند. اگر نظر ما را بخواهید، مذاکره باید در فضایی کاملا محترمانه دنبال شود. وگرنه حتی اگر به نتیجه هم برسد، دوام زیادی نخواهد داشت. خب انتظار ندارید که دیگران به قراردادی که با زور یا حتی اعمال نفوذ بسته شده، وفادار بمانند؟

سخنرانی به عنوان نفر دوم!

آدم ها معمولا دوست دارند در جمع اولین نفر حرف بزنند. انگار که هر کسی قبل از دیگران سخنرانی کند، یک مزیت مهم به دست می آورد. درست به همین خاطر در جلسات کاری بر سر اینکه چه کسی اول از همه سخنرانی کند، جنگ و دعوا به راه می افتد. یک ایده هوشمندانه در این میان گوش دادن به حرف های دیگران و سپس شروع سخنرانی است. اینطوری شما امکان استفاده از نکات دیگران و تلاش بهتر برای اقناع شان را خواهید داشت. ماجرا تازه جالب شد، نه؟

توصیه ما در این بخش مثل روز روشن است؛ شما باید اجازه دهید دیگران حرف شان را بزنند. بعدا فرصت استفاده از نظرات دیگران را خواهید داشت. اینطوری نه تنها کارتان به بهترین شکل ممکن جلو می رود، بلکه وجهه کاملا حرفه ای از خودتان نشان خواهید داد. 

یادتان باشد، شما قرار نیست در قبال تک تک حرف های طرف مقابل واکنش نشان دهید. در عوض باید به نکات کلیدی آنها اشاره کرده و نشان دهید دغدغه های اصلی شان برای شما نیز مهم است. در این صورت امکان جمع بندی نهایی و توافق در کمترین زمان ممکن محقق خواهد شد. 

اشتباهی که خیلی از کارآفرینان موقع مذاکره انجام می دهند، پافشاری بر روی مواردی است که اصلا ضرورتی ندارد. به علاوه، برخی از دیدگاه های طرف مقابل در طول مذاکره کاملا از بین می رود. بنابراین هنر شما در یافتن دغدغه های اصلی طرف مقابل و پافشاری بر روی آنهاست. وگرنه اصلا سرانجام خوبی در انتظارتان نخواهد بود. خب اگر کسی را سراغ دارید که مذاکره با برندی که همیشه مته به خشخاش می گذارد را دوست دارد، ما را هم بی خبر نگذارید. 

مطلب مرتبط: اصول یک مذاکره موفق چیست؟

مذاکره با تصمیم گیرندگان اصلی

تصمیم گیرنده اصلی در شرکت شما کیست؟ گاهی اوقات مدیرعامل برند تصمیم گیرنده نهایی محسوب می شود. گاهی هم هیأت مدیره یا مجموعه سرمایه گذارها این نقش کلیدی را ایفا می کنند. ماجرا از هر قرار باشد، شما نباید وقت تان را با افراد میان رده تلف کنید. خب وقتی کسی توانایی تصمیم گیری ندارد، چرا باید طرف مذاکره تان باشد؟ 

اگر پای تان به یک مذاکره باز شد، باید مطمئن شوید فرد یا گروه مقابل تان توانایی تصمیم گیری دارد. وگرنه فقط و فقط وقت تان را تلف کرده اید. اینطوری نه تنها اوضاع تان در بازار بهتر نمی شود، بلکه روز به روز شرایط پیچیده تری خواهید داشت. به طوری که بعد از مدت زمانی کوتاه تمام تلاش تان برای مذاکره با طرف مقابل بی نتیجه باقی می ماند؛ همینقدر عجیب و باورنکردنی.

معمولا در ساختار یک شرکت تشخیص اینکه چه کسی تصمیم گیرنده نهایی است، امر خیلی سختی نخواهد بود. کافی است به رفتار فرد مقابل تان در فرآیند مذاکره توجه کنید تا حساب کار دست تان بیاید. معمولا کسانی که توانایی تصمیم گیری دارند، با اعتماد به نفس مشخصی در جلسه حاضر می شوند. این در حالی است که بقیه باید دائما از طرف تصمیم گیرنده اصلی کسب تکلیف کنند. بی شک مذاکره با کسی که قدرت تصمیم گیری در ساختار شرکتش را ندارد، بی نهایت طولانی و احتمالا بی نتیجه خواهد بود. پس چه بهتر که خودتان را برای مذاکره ای حرفه ای آماده کنید. اینطوری کارتان در ادامه مسیر بی نهایت راحت خواهد بود. 

توصیه ما در این بخش درخواست از طرف های مقابل برای ارائه اطلاعاتی دقیق به شماست. اینطوری با خیال راحت به فرآیند مذاکره ادامه داده و اصلا نگران جزییات امور نخواهید شد. ساده ترین شکل این درخواست مربوط به حضور فردی دارای قدرت تصمیم گیری در فرآیند مذاکره است. پس اصلا خودتان را با مدیران میان رده یا فاقد توانایی تصمیم گیری خسته نکنید. 

همه کارت ها را رو نکنید!

برخی از کارآفرینان به محض اینکه وارد مذاکره می شوند، تمام کارت های خود را رو می کنند. انگار که این کارت ها مزیت بی نهایت مهی برای اثرگذاری بر روی دیگران محسوب می شود. بی شک اهمیت مزایای یک برند (همان کارت ها) کم نیست. با این حال شما نباید از همان اول تمام مزایای خودتان را رو کنید؛ چراکه فرصت خوبی به طرف مقابل برای جمع بندی و مقابله با استراتژی تان خواهید داد. آن وقت دیگر مزایای موردنظرتان کاربرد دلخواه را نخواهد داشت. 

توصیه کلیدی ما در این بخش تلاش برای سنجیدن شرایط و سپس رو کردن مزایای برند در مذاکره است. این کار دقیقا مثل آزمایش استراتژی رقبا در مسابقات ورزشی و انتخاب یک تاکتیک مناسب در برابر آنهاست. اینطوری شما همیشه دست بالاتر را خواهید داشت.

گاهی اوقات موفقیت در مذاکرات نیازی به کارهای عجیب یا غیر قابل پیش بینی ندارند. همین که شما کارتان را به خوبی جلو برده و اصول اساسی را رعایت کنید، کافی به نظر می رسد. اینطوری مشکل زیادی از نظ تاثیرگذاری بر روی مخاطب تان نخواهید داشت. 

توجه به فرآیندها، نه رویدادها

مذاکره رویدادی نیست که یکبار برای همیشه اتفاق بیفتد. گاهی اوقات کارآفرینان انتظار دارند یک مذاکره در مدت زمانی کوتاه به نتیجه رسیده و همه چیز ختم به خیر شود. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، احتمالا بی نتیجه ماندن اولین جلسه حسابی اعصاب تان را خُرد خواهد کرد. 

اگر نظر ما را بخواهید، مذاکره بیشتر از اینکه یک اتفاق باشد، نوعی فرآیند محسوب می شود. بی شک در خلال یک فرآیند طولانی همه طرف های درگیر در مذاکره دنبال تحقق اهداف شان هستند. با این حال کسی نباید عجله بی خودی به خرج دهد؛ چراکه عجله خودش نشان دهنده ناتوانی در اثرگذاری بر روی مخاطب هدف است. 

احتمالا برای شما هم پیش آمده در مذاکرات مختلف وقتی عجله تان را به دیگران نشان دادید، دیگر امتیاز از آنها عایدتان نشده است. این دقیقا نقطه ضعف اصلی نشان دادن عجله و اضطرار برای مذاکره است. به طوری که تمام امتیازهای احتمالی شما را دودِ هوا خواهد کرد. 

مطلب مرتبط: 5 مهارت مذاکره که باید در آن استاد شوید

گوش دادن به دیگران

چرا فکر می کنید مذاکره یک امر کاملا خنثی و بی حس است؟ شاید فورا اعتراض کنید که اصلا چنین دیدگاهی نسبت به مذاکره ندارید. خب در این صورت بد نیست کمی درباره میزان دقت و توجه تان به حرف های بقیه در فرآیند مذاکره فکر کنید. ماجرا تازه جالب شد، نه؟

اغلب کارآفرینان در فرآیند مذاکره اصلا حواس شان به حرف های دیگران نیست. انگار که دیگران باید همیشه به حرف آنها گوش دهند؛ نه برعکس!

فرمول ما برای یک مذاکره موفقیت آمیز بی نهایت ساده است؛ شما نباید خودتان را درگیر جاده ای یکطرفه کنید. هرچه باشد در مذاکره دست کم دو طرف حضور دارند. پس بد نیست برای تحقق بهتر اهداف تان هم که شده، کمی پای درد و دل طرف مقابل بنشینید. قبول دارم این کار حسابی حوصله آدم را سر می برد، با این حال برای دستیابی به توافقی مناسب چاره ای غیر از این نیست. 

یادتان باشد، گوش دادن به حرف های دیگران باید با دقت بالایی صورت گیرد. اگر شما هیچ نتیجه ای از کارتان نگیرید، دیگر فرصتی برای اثرگذاری بر روی مخاطب تان پیدا نخواهید کرد. خب اگر کسی را سراغ دارید که میانه خوبی با حرف زدن با دیوار، به جای آدم ها، دارد، ما را هم بی خبر نگذارید. 

طرح سوالات کلیدی

برخی از آدم ها به طور طبیعی توانایی مذاکره بالایی دارند. به طوری که در عرض چند دقیقه رضایت طرف های مقابل را جلب کرده و دیگر لازم نیست خیلی به خودشان سخت بگیرند. در این شرایط فرآیند مذاکره ساده تر از هر زمان دیگری به نظر می رسد. حالا اگر در این میان شما همیشه کارتان برای مذاکره به جاهای باریک بکشد، احتمالا با تعجب اوضاع را تماشا خواهید کرد. به طوری که هیچ فرصتی برای تحقق اهداف تان به دست نیاورده و فقط اعصاب تان حسابی خط خطی خواهد شد. 

شاید فکر کنید افراد حرفه ای در زمین مذاکره قدرت جادویی دارند. راستش را بخواهید، اینجا اصلا از این خبرها نیست. در عوض آنها فقط با اصول مذاکره آشنا هستند. اگر دقت کرده باشید، یکی از عادت های آدم های موفق در زمینه مذاکره طرح سوالات کلیدی است. به طوری که هر چند دقیقه یکبار درباره بحث طرف مقابل سوالات خوبی را مطرح می کنند. این کار نه تنها بیانگر سطح توجه افراد به حرف طرف مقابل است، بلکه روند مذاکره را نیز بی نهایت ساده تر جلو خواهد برد. ماجرا جالب شد، نه؟

یادتان باشد، سوالات شما باید بیانگر علاقه تان به ادامه مذاکره باشد. گاهی اوقات کارآفرینان سوالات عجیب یا حتی بی موردی را مطرح می کنند. چنین سوالاتی نه تنها اثرگذاری لازم بر روی طرف مقابل را ندارد، بلکه او را به طور کامل از ادامه روند مذاکره نیز ناامید خواهد کرد. پس سعی کنید همیشه سوالات تان را کاملا دقیق مطرح کنید. وگرنه طرف مقابل فکر می کند شوخی تان گرفته و کار را جدی نخواهد گرفت. 

درک نکات اساسی برای طرف مقابل

در هر مذاکره ای طرفین خطوط قرمزی دارند که عبور از آنها به معنای پایان مذاکره است. چنین نکات اساسی باید به خوبی از سوی تمام طرف های درگیر در مذاکره درک شوند. وگرنه خیلی زود اوضاع را به هم خواهد ریخت. اگر دقت کرده باشید، گاهی اوقات یک مذاکره تا دقیقه 90 عالی پیش می رود، اما یکهو با طرح خواسته یکی از طرفین همه چیز به هم می ریزد. اگر دوست ندارید اوضاع تان در زمینه تعامل با دیگران خیلی به هم بریزد، باید همیشه کارتان را براساس درک خطوط قرمز طرفین جلو ببرید. سوال کلیدی در این میان نحوه درک نکات کلیدی برای طرف های مختلف بحث است. 

یکی از شیوه های قدیمی برای درک خطوط قرمز طرح سوالات مستقیم است. با این حال ما در روزنامه فرصت امروز میانبر بهتری سراغ داریم. بی شک آدم ها در طول بحث متوجه نکات کلیدی از نظر دیگران خواهند شد. شما با یک ارزیابی دقیق امکان شناسایی خطوط قرمز طرف مقابل را خواهید داشت. البته در این میان باید حواس تان به بیان ضمنی خطوط قرمز خودتان هم باشد. فقط در این صورت امکان تعاملی مناسب و بی دردسر را خواهید داشت. وگرنه کار مذاکره به اما و اگر خواهد کشید. 

بی شک هیچ کس دوست ندارد درگیر فرآیندی طولانی و احتمالا بی نتیجه از مذاکره شود. درست به همین خاطر شما باید همیشه خودتان را برای مذاکره با دیگران براساس نکات کلیدی آماده کنید. این امر جریان مذاکره را کوتاه کرده و به نوعی میانبر تبدیل می کند. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شوید!

مطلب مرتبط: تکنیک های مذاکره حرفه ای برای ساماندهی معامله های کاری

سخن پایانی

مذاکره یکی از هنرهای کلیدی در دنیای کسب و کار محسوب می شود. حالا شما این هنر اساسی را به طور قابل قبولی یاد گرفته اید. از اینجا به بعد همه چیز در ارتباط با سعی و تلاش خودتان خواهد بود. یادتان نرود، استفاده همزمان از تمام تکنیک های مورد بحث در این مقاله توانایی تان برای مذاکره بهتر را حسابی افزایش خواهد داد. 

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با فوت و فن مذاکره کرده باشد. مثل همیشه اگر سوالی درباره نکات مطرح در این مقاله داشتید، همکاران من همیشه آماده کمک به شما هستند. 

منابع:

https://www.pon.harvard.edu

https://blog.hubspot.com

https://www.forbes.com