اصول مذاکره در دنیای کسب و کار به زبان ساده!

دنیای کسب و کار پر از مذاکراتی است که باید با موفقیت انجام شود. گاهی اوقات حتی بحث بر سر اینکه قیمت نهایی یک محصول چند سنت ارزان یا گران تر باشد، تبدیل به بحرانی همه جانبه می شود. در این شرایط احتمالا هر کسی در شرکت حرف خودش را می زند؛ آن هم بدون اینکه به نکات یا ایده دیگران کمترین توجهی داشته باشد. ماجرا وقتی پای مشتریان هم به بحث باز شود، مثل معادله های چند مجهولی سخت و غیر قابل حل خواهد شد. 

تیم فوتبالی را در نظر بگیرید که برای تجربه فصلی عالی قصد خرید یکی از ستاره های گران قیمت دنیا را دارد. بی شک در چنین موقعیتی بحث مالی اولویت ویژه ای خواهد داشت. به علاوه، وضعیت ستاره موردنظر در تیم هم باید مثل روز روشن گردد. همه این موارد نه از طریق جر و بحث، بلکه مذاکره حل می شود. حالا اگر هیچ کدام از طرفین اصول مذاکره را بلد نباشند، احتمالا شکستی سنگین در انتظار همه طرف ها خواهد بود. به طوری که صدای آن در تمام رسانه ها می پیچد!

احتمالا شما هم در بین دوستان تان کسانی را سراغ دارید که به راحتی آب خوردن با دیگران مذاکره کرده و با آنها به توافق می رسند. این دسته از افراد نه استعداد طبیعی خاصی دارند و نه حتی در هاگوارتز درس جادوگری خوانده اند. در عوض آنها خیلی خوب با اصول مذاکره آشنا شده اند. اگر شما هم دوست دارید کمی بیشتر با اصول مذاکره در دنیای کسب و کار آشنا شوید، این مقاله منبع مطمئنی برای تان خواهد بود. پس دفتر و خودکارتان را بردارید تا کلاس جامع مان را شروع کنیم. 

مطلب مرتبط: نبایدهای مذاکره در عرصه کسب و کار

اصول مذاکره در دنیای کسب و کار

هر کاری در این دنیا اصولی دارد. این عبارتی است که خیلی وقت ها از زبان کارآفرینان کهنه کار بیان می شود. انگار که حتی آب خوردن هم در این دنیا راه و رسم خاص خودش را دارد که باید مو به مو رعایت کرد. اگرچه ما در روزنامه فرصت امروز چنین سخت گیری هایی نداریم، اما درباره مذاکره باید کمی در چارچوب رفتار کرد. نگران نشوید، این چارچوب ها خیلی سخت یا پیچیده نیست. یادتان که نرفته، ما در روزنامه فرصت امروز اصلا میانه خوبی با کارهای سخت نداریم. کافی است با ما همراه باشید تا مهمترین اصول مذاکره در عرصه کسب و کار را یاد بگیرید.

توجه به دیدگاه طرف مقابل

کارگردانی را در نظر بگیرید که به تازگی یک نمایشنامه عالی به دستش رسیده و قصد دارد هر طوری شده آن را روی صحنه ببرد. احتمالا بعد از مطالعه دقیق متن باید سراغ انتخاب بازیگران رفت. خب حتی بهترین نمایشنامه دنیا هم بدون بازیگرانی مناسب با سر زمین می خورد (بلکه منظور ما دقیقا همان نمایش های مدرسه ای است که معمولا هیچ حساب و کتابی ندارند!).

وقتی یک کارگردان شروع به مصاحبه گرفتن از بازیگران می کند، نباید فقط و فقط روی نکات خودش پافشاری نماید. هرچه باشد بازیگران هم دیدگاه و نظرات خاص خودشان را دارند. چه بسا همین نظرات در طول کار حسابی به درد بخورد. چنین ماجرایی درباره دنیای کسب و کار هم به چشم می خورد. به طوری که کارآفرینان در فرآیند مذاکره با کمی توجه به دیدگاه طرف مقابل گره های محکمی را باز خواهند کرد. 

بی شک هر کسی در فرآیند مذاکره دنبال اهداف خودش است. با این حال اگر این اهداف با ایده آل های طرف مقابل در تعارض باشد، چاره ای به غیر از انتخاب یک راه میانه نخواهیم داشت. درست در چنین شرایطی است که توجه به حرف ها و دیدگاه های دیگران راهگشا خواهد بود. 

مثلا اگر مشتریان انتظار محصولی ارزان تر را دارند، شما لازم نیست روی قیمت های بالای خودتان پافشاری کنید. در عوض قیمت را کمی کاهش داده و از آن طرف با طراحی خدمات مشتری اکسپرس اوضاع مالی تان را سر و سامان دهید. 

مذاکره بدون درک طرف مقابل دیر یا زود تبدیل به یک میدان جنگ می شود. پس سعی کنید تا دیر نشده از دست چنین شرایطی فرار کنید. وگرنه خیلی زود کشتی های تان یکی بعد از دیگری غرق می شود. 

مطلب مرتبط: اصول یک مذاکره موفق چیست؟

حضور با آمادگی کامل در جلسه

مذاکراتی که اهمیت زیادی برای سازمان ها دارد، معمولا در کافه یا رستوران محلی برگزار نمی شود. در عوض دفتر شرکت ها محل مناسب تری برای چنین گفت وگوهایی خواهد بود. اصلا هم فرقی ندارد پای دو تا برند جدا وسط باشد یا اینکه بخش های مختلف یک شرکت با هم به مشکل خورده باشند. در هر صورت انتخاب فضایی رسمی برای جلسات ضروری خواهد بود. 

فردی را در نظر بگیرید که قرار است به عنوان نماینده تیم بازاریابی در جلسه مربوط به تعیین بودجه شرکت حاضر شود. احتمالا انتظار همه از چنین فردی یک آدم میانسال با ظاهری کاملا اتو کشیده است. حالا اگر فرد موردنظر در اوایل 30 سالگی باشد و با یک تیپ اسپرت در دفتر شرکت حاضر شود، احتمالا همه معادلات را به هم خواهد ریخت. خب چه کسی انتظار یک چنین نماینده ای را دارد؟

اولین نکته ای که در این بخش باید یاد بگیرید، استفاده از تیپ رسمی است. به علاوه، شما نباید با ذهنیتی کاملا متفاوت در جلسه حاضر شوید. باور کنید یا نه، برخی از کارآفرینان حتی چند دقیقه بعد از حضور در جلسات هم درباره محورهای بحث هیچ ایده ای ندارند. پس چه بهتر که به جای چنین روش عجیبی با کمی آمادگی در جلسات حضور پیدا کنید. گپ و گفتی دوستانه با دیگران درباره موضوع جلسه و همچنین نوشتن اهداف اصلی بر روی کاغذ ایده های خوبی برای حضور قدرتمندانه در جلسات خواهد بود، مگر نه؟

مذاکره حرفه ای و به دور از حاشیه

آدم های متمدن به جای اینکه با هم جر و بحث یا درگیری فیزیکی پیدا کنند، اختلافات را پشت میز مذاکره حل می کنند. شاید این امر در طول تاریخ خیلی کم روی داده باشد، اما شما به عنوان کارآفرین باید آن را سرلوحه کارتان قرار دهید؛ چراکه دوران جنگ های جهانی دهه هاست تمام شده و دیگر خبری از آن حجم درگیری نیست. به علاوه، اگر کارآفرینان نتوانند مشکلات شان را به طور مسالمت آمیز حل کنند، شهرت برندشان در یک چشم به هم زدن دودِ هوا خواهد شد. 

وقتی درباره مذاکره حرفه ای حرف می زنیم، لازم نیست اصول عجیبی را در نظر بگیریم. اصلا اجازه دهید چند تا از نکات کلیدی در این رابطه را به طور خلاصه با هم مرور کنیم:

•    لحن و تُن صدای شما هیچ وقت نباید از حالت عادی بالاتر برود. بی شک در طول سخنرانی ها گاهی نیاز به استفاده از تُن بالا خواهد بود، اما در طول مذاکره اصلا لازم نیست خودتان را به آب و آتش بزنید.

•    گوش دادن به دیگران و حفظ ارتباط چشمی یکی از نشانه های احترام است. پس سعی کنید همیشه این نکته کلیدی را رعایت کنید. اینطوری دست کم حتی اگر مذاکره با شکست رو به رو شود، خاطره ای خوش از خودتان برجای می گذارید.

•    مخالفت با دیگران آخر دنیا نیست. در طول مذاکره بارها و بارها آدم ها با یکدیگر مخالفت خواهند کرد. با این حال شما نباید مسئله را شخصی کنید. مخالفت شما به عنوان کارآفرین از نقطه نظر کاملا حرفه ای دنبال می شود. پس به جای اینکه خودتان را اذیت کنید، ماجرا را با لنز مسائل کاری تماشا نمایید. 

•    دست دادن به دیگران در ابتدا و انتهای جلسه یک امر دلبخواهانه نیست. شما باید احترام تان به دیگران را در عمل نشان دهید. پس همیشه یادتان باشد در ابتدا و انتهای جلسات از این نکته به خوبی استفاده کنید. وگرنه دیر یا زود جلسه به سمت تنش خواهد رفت.

•    رودربایستی هنگام مذاکرات معنایی ندارد. شما باید همیشه منظورتان را به صریح ترین شکل ممکن بیان کنید. وگرنه در ادامه مسیر مشکلات یکی پس از دیگری سر و کله شان پیدا می شود. به طوری که خیلی زود دیگر توانی برای مدیریت اوضاع نخواهید یافت. 

بی شک رعایت نکات بالا برای کسانی که تجربه اولین مذاکره شان را دارند، بی نهایت سخت خواهد بود. خب مگر کاری هم در این دنیا هم که راحت باشد؟ پس بهانه تراشی را کنار گذاشته و شروع به تمرین کنید. 

درک تعادل مذاکره

مذاکره باید به طور متعادل پیش برود. اگر یکی از طرفین اصرار زیادی برای جمع بندی ماجرا به هر قیمتی داشته باشد، دیگران خیلی زود به شک می افتند. در چنین شرایطی اصلا بعید نیست طرف دیگر از اصرار زیادی شما سوءاستفاده کند. پس هر چقدر هم که به یک معامله نیاز دارید، نباید آن را بروز دهید؛ چراکه توان چانه زنی شما تا زمانی معتبر است که نیاز فوری تان را لو ندهید. 

قبول دارم توصیه ما در این بخش کمی شبیه بازی های پلیسی است، اما برای موفقیت در یک مذاکره چاره دیگری ندارید. پس کمی هم که شده به خودتان سخت بگیرید. این ماجرا به طور ویژه ای درباره کسانی که برونگرایی شدید دارند، صدق می کند. یادتان باشد، شما قرار نیست در همان برخورد اول سیر تا پیاز اوضاع شرکت یا بخش تحت مدیریت تان را لو دهید. در عوض اجازه دهید برخی از موضوعات در هاله ای از ابهام باقی بماند. 

ما در روزنامه فرصت امروز برای برقراری تعادل در مذاکرات همیشه یک فرمول ساده داریم. کافی است از خودتان بپرسید آیا راه حل دیگری برای پیشبرد مذاکره وجود دارد؟ این سوال وقتی مذاکره به بن بست می رسد، کاربرد پیدا خواهد کرد. به طوری که بعد از مدت زمانی کوتاه دیگر لازم نیست نگران لو رفتن نقشه های تان باشید. 

یادتان نرود، یک مذاکره به تنهایی تکلیف آینده کاری تان را مشخص نمی کند. چه بسا موفقیت شما در گرو کنار گذاشتن یک مذاکره و شروع مذاکره ای دیگر با افرادی متفاوت باشد. پس اگر بن بست های اساسی در کار می بینید، لازم نیست ماجرا را به هر قیمتی کش دهید. 

مطلب مرتبط: 5 مهارت مذاکره که باید در آن استاد شوید

پرهیز از توافق سریع

بعضی از کارآفرینان دوست دارند در همان برخورد اول همه نکات مربوط به مذاکره را زیر و رو کنند. بعد هم با خیال اینکه مذاکره ای موفق داشته اند، توافق نهایی را امضا خواهند کرد. اگر شما هم دوست دارید توافقات سریع را تجربه کنید، باید کمی جلوی خودتان را بگیرید؛ چراکه کلی نکات کلیدی هست که در نگاه اول به چشم آدم نمی آید. به علاوه، شما در شرکت یا دپارتمان تان تنها نیستید. چه بسا برخی از نکات نیازمند نظرات یا تایید دیگران هم باشد. 

اشتباه مرگباری که خیلی از کارآفرینان هنگام مذاکره با دیگران مرتکب می شوند، توافق بر سر تمام جزییات براساس سلیقه شخصی شان است. ما بارها و بارها در روزنامه فرصت امروز گفته ایم کارآفرینی یک بازی گروهی است. پس کمی هم که شده به هم تیمی های خود احترام بگذارید. وگرنه آنها خیلی زود سراغ راهکارهای دیگری رفته و پشت سرشان را هم نگاه نخواهند کرد. 

توافق هایی که در چند مرحله روی می دهد، معمولا دوام بیشتری دارد؛ چراکه طرفین در این وضعیت خودشان را حسابی آماده و موقعیت های مختلف را بررسی کرده اند. نتیجه امر هم توافق با جلب تایید تمام اعضای شرکت خواهد بود. به طوری که به این سادگی ها توافق موردنظر از بین نمی رود. 

خودتان را آماده پذیرش ریسک کنید

مذاکره با دیگران گاهی اوقات شبیه بازی می شود. اگرچه مسابقاتی مثل تنیس هیجان و جذابیت خاص خودش را دارد، اما گاهی اوقات ورزشکاران را وادار به پذیرش ریسک های عجیب هم می کند. مثلا تنیسوری را در نظر بگیرید که در لحظه آخر تصمیم می گیرد ضربه ای خطرناک را بزند که می تواند به قیمت از دست دادن قهرمانی تمام شود. آیا شما در فرآیند مذاکره حاضر به پذیرش ریسک های مهم هستید؟ 

بی شک کارآفرینانی که به محافظه کاری عادت دارند، معمولا راه شان را از ریسک های مختلف جدا می کنند. شاید فکر کنید این دست فرمان خیلی عادی به نظر می رسد. خب در این صورت باید یک فکت حیرت انگیز را یادآوری کنیم: کارآفرینان محافظه کار معمولا مذاکره کننده های خوبی نیستند!

فرمول کلیدی ما برای موفقیت در مذاکره پذیرش ریسک در موقعیت های حساس است. اگر طرف مقابل شما را در موقعیتی پذیرش یا رد صد درصدی یک شرط قرار داد، بد نیست خودتان را آماده ترک میز مذاکره نشان دهید. این طوری میزان جدیت تان در کار را به رخ دیگران می کشید. چه بسا همین تکنیک جالب هم جان تان را بخرد.

ما در دنیایی زندگی می کنیم که پذیرش ریسک یک امر طبیعی است. کسانی که میانه خوبی با ریسک ها نداشته باشند، دیر یا زود حساب شان به هم می خورد. به طوری که بعد از مدتی کوتاه دیگر هیچ کس در مذاکره به آنها امتیازی نخواهد داد. پس خودتان را برای ریسک های بزرگ یا حتی ترک مذاکره در صورت لزوم آماده کنید. خب شکست در یک توافق که آخر دنیا نیست.

مطلب مرتبط: 15 فن مذاکره موفقیت آمیز

امتیاز دادن زیادی ممنوع!

مذاکره سالم باید برای همه طرف ها امتیاز مشخصی داشته باشد. اگر یکی از طرفین تمام امتیازات را برای خودش بخواهد، دیر یا زود با مشکل رو به رو خواهد شد؛ چراکه مذاکره جایی برای تقسیم امتیازات است، نه چیزی دیگر!

گاهی اوقات کارآفرینان برای اینکه توافقی به دست بیاورند، بیشتر از آنچه باید به طرف مقابل امتیاز می دهند. به طوری که بعد از مدت زمانی کوتاه هیچ موفقیت قابل توجهی برای شان باقی نمی ماند. قبول دارم گاهی اوقات ساماندهی یک مذاکره کار سختی است. به ویژه اگر تحت فشار زیادی از سوی مدیران بالادستی باشیم. با این حال چنین فشارهایی دلیل خوبی برای امتیاز دادن پی در پی نیست. اگر نظر ما را بخواهید، یک مذاکره در بدترین حالت باید به صورت 60 به 40 صورت گیرد. بدین معنا که مثلا شما 10 درصد از امتیازات مد نظرتان را به طرف مقابل دهید. حالا اگر اوضاع 80 به 20 شد، دیگر باید دور آن مذاکره را خط بکشید؛ چراکه نه امتیاز خاصی برای شما دارد، نه حتی دوام زیادی خواهد داشت. 

کارآفرینانی که تازه وارد دنیای مذاکره شده اند، احتمالا خیلی زود به ما اعتراض می کنند که مخالفت با دیگران و پرهیز از امتیاز دادن کار سختی است. این چالش وقتی با یک مذاکره کننده حرفه ای رو به رو باشید، سخت تر هم می شود. درست به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کارآفرینان باید به صورت تیمی در مذاکرات حضور پیدا کنند. اینطوری دیگر خیلی معذب نمی شوید و کارتان هم به جاهای باریک نمی کشد. یادتان باشد، قبل از شروع مذاکره با همراهان تان درباره حداقل دستاوردهای مورد نیاز صحبت کنید. این طوری در طول بحث اگر یکی از شما بخواهد امتیاز بیشتری به طرف مقابل بدهد، خیلی زود از سوی دیگران کنترل خواهد شد. خب هرچه باشد دنیای کسب و کار که شوخی بردار نیست. وقتی شما قراردادی را امضا کنید، دیگر همه چیز رسمی می شود و نمی توانید زیرش بزنید.

وقت تلف کردن را کنار بگذارید

کارآفرینان معمولا برای گرفتن امتیازات بیشتر از دیگران سراغ اتلاف وقت می روند. این تکنیک قدیمی بر این فرض استوار است که دیگران از منتظر ماندن متنفر هستند و حتی برای رهایی از شر آن امتیازات بیشتری هم به آدم خواهند داد. قبول دارم گاهی اوقات این تکنیک درست از آب درمی آید، اما این سکه یک روی دیگر هم دارد. خب اگر طرف مقابل حوصله اش سر برود و کلا بی خیال مذاکره شود، چه؟

ما در بخش های قبلی درباره ضرورت پذیرش ریسک حرف زدیم. اگر فکر کرده اید اتلاف وقت هم یک ریسک مناسب است، باید کاملا ناامیدتان کنیم؛ چراکه رفتار طرف مقابل در برابر این پدیده اصلا قابل پیش بینی نیست. چه بسا دیگران حوصله بازی شما را نداشته و کلا بی خیال توافق شوند. آن وقت شما می مانید و توافقی که هیچ وقت قرار نیست رنگ واقعیت بگیرد. 

همانطور که عجله در مذاکرات راه به جایی نمی برد، اتلاف وقت هم تکنیک به درد بخوری نیست. در عوض شما باید همه چیز را با سرعتی متعادل جلو ببرید؛ چراکه در این دنیا همه دنبال تعادل هستند. پس چه بهتر که از همان اول با اهدافی روشن در جلسه حاضر شده و مثل قهرمانی مصمم بر سر آنها مذاکره کنید. 

از موضوعات عبور نکنید

هر مذاکره ای بخش های سخت خودش را دارد. منظور ما همان بخش هایی است که آدم ها به طور معمول به راحتی درباره شان به توافق نمی رسند. بدترین سناریو در چنین شرایطی عبور سرسری از موضوعات مهم است. این رفتار معمولا برای پرهیز از بروز نارضایتی روی می دهد. با این حال خیلی زود به شکست کامل توافق منجر خواهد شد. به طوری که کارآفرینان آرزو کنند ای کاش به راحتی از کنار موضوعات کلیدی عبور نکرده بودند. 

شما یکبار برای همیشه باید با ترس تان از مخالفت دیگران رو به رو شوید؛ چراکه در طول مذاکره بارها و بارها دیگران با شما مخالفت خواهند کرد. آن وقت اگر آمادگی مدیریت این شرایط را نداشته باشید، خیلی زود کلی امتیاز به طرف تان می دهید. ماجرا حسابی چالش برانگیز شد، نه؟

بحث بر سر موضوعات مختلف، تا وقتی در چارچوب حرفه ای و محترمانه باشد، هیچ مشکلی ندارد. حتی اگر طرف مقابل تان هم عجله زیادی از خودش نشان داد، کافی است وضعیت تان را به او یادآوری کنید. شاید در ابتدا یادآوری چنین نکاتی بی نهایت خجات آور باشد، اما باید میان رفتار به ظاهر محترمانه و از دست دادن یک مذاکره مهم یکی را انتخاب کنید. 

مطلب مرتبط: تکنیک های مذاکره حرفه ای برای ساماندهی معامله های کاری

سخن پایانی

دنیای کسب و کار پر از مذاکراتی است که باید به دقیق ترین شکل ممکن انجام شود. در این میان شمار زیادی از کارآفرینان کمترین توجهی به اصول مذاکره ندارند. انگار که مذاکره باید به طور طبیعی پیش رفته و هرگونه مشکلی در این میان به معنای پایان کار است. ما در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله دست کم ذهنیت شما را تغییر داده باشد. حالا یک راهنمای نسبتا جامع درباره اصول مذاکره در عرصه کسب و کار دارید. پس دیگر منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و روش تان برای مذاکره با دیگران را تغییر دهید. در این میان هرجا هم نیاز به راهنمایی یا کمک داشتید، روی ما حساب کنید. همکاران من در روزنامه فرصت امروز همیشه آماده کمک به شما هستند. نکته پایانی اینکه یادتان نرود اصول مذاکره را به طور همزمان استفاده کنید، وگرنه احتمالا نتیجه دلخواه را نخواهید گرفت.

منابع:

https://www.forbes.com

https://www.pon.harvard.edu

https://www.noobpreneur.com