چطور بهترین زمان برای ملاقات های کاری را پیدا کنیم؟

شرکتی را در نظر بگیرید که برای تصمیم گیری درباره قیمت محصولاتش در سال جدید نیاز به جلسه ای با حضور اعضای تیم فروش، بازاریابی و روابط عمومی دارد. احتمالا اعضا و مدیران هر کدام از این بخش ها دغدغه های خاص خودشان را دارند. به طوری که حضور در چنین جلسه ای برای شان شبیه ماموریت غیرممکن خواهد بود. فرقی هم ندارد مدیرعامل شرکت چند بار زمان های مختلف را به اعضای این تیم ها پیشنها دهد، احتمالا هر بار بهانه ای از طرف یکی از تیم ها حسابی اعصابش را به هم خواهد ریخت. در چنین شرایطی انتخاب بهترین زمان برای جلسات کاری شبیه معمایی حل نشدنی به نظر می رسد.

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم انتخاب زمان مناسب برای جلسات کاری شبیه تعیین زمان اکران یک فیلم سینمایی است. بی شک بهترین فیلم دنیا هم اگر در زمانی نامناسب روی پرده سینما برود، چیزی غیر از شکست تمام عیار در گیشه به همراه نخواهد داشت. درست به همین خاطر خیلی از تهیه کننده ها مدت ها برای فرا رسیدن یک زمان درست صبر می کنند. این دقیقا همان کاری است که شما باید انجام دهید، البته روی دور سریع تر!

خیلی از کارآفرینان خیال می کنند برگزاری یک جلسه کاری در یک چشم به هم زدن ممکن است. اگر شما هم چنین دیدگاهی دارید، احتمالا تا حالا یک دقیقه هم در شرکت های بزرگ کار نکرده اید. در چنین شرکت هایی آنقدر سر تیم های مختلف شلوغ هست که فرصت استراحت هم ندارند. به علاوه، گستردگی دپارتمان های مختلف عملا هر کار ناگهانی را غیرممکن می سازد. ما در این بخش قصد داریم نگاهی به نحوه انتخاب بهترین زمان برای جلسات کاری بیندازیم. اگر شما هم مدت هاست با چنین مشکلی دست و پنجه نرم می کنید، این مقاله کاملا مخصوص شماست. 

مطلب مرتبط: چرا ملاقات های کاری رو در رو مهم است؟

تهیه و انتشار جزییات جلسه: اطلاع رسانی یعنی همه چیز

خیلی وقت ها مدیران میانی شرکت وقت کافی برای حضور در جلسات کاری را دارند اما آخر سر قید آن را می زنند. شاید فکر کنید تنبلی مهمترین عامل غیبت در جلسات کاری است. خب در این صورت باید کاملا با شما مخالفت کنیم؛ چراکه اغلب اوقات متهم ردیف اول وضعیت بلاتکلیف جلسات است، نه چیزی دیگر!

احتمالا شما هم در طول دوران کاری تان بارها و بارها در جلساتی بی سر و ته شرکت کرده اید که هیچ خروجی مناسبی هم نداشته اند. اینطور وقت ها آدم حس می کند وقتش را سر هیچ و پوچ تلف کرده است. خب مدیرانی که تجربه شرکت در چنین جلساتی را دارند، معمولا دیگر به این راحتی ها دم به تله نمی دهند. پس طبیعی است که کسی داوطلب شرکت در جلسات کاری بی برنامه نشود. 

راه حلی که ما در این بخش برای مشکل بالا پیدا کرده ایم، آنقدر ساده است که شما را به خنده خواهد انداخت. کافی است قبل از انتشار فراخوان جلسه یا دعوت از مدیران بخش های مختلف کمی درباره جزییات آن فکر کنید. مثلا تعیین محورهای بحث ایده خوبی است. اینطوری مدیران با پیش زمینه ای مناسب و آمادگی در جلسات حاضر خواهند شد. به طوری که دیگر لازم نباشد از مدت ها قبل با کلی خواهش و تمنا آنها را راضی کنید. 

یادتان باشد، جزییات جلسه باید طوری طراحی شود که همه را قانع کند. اگر فکر می کنید جزییات جلسه به حوزه کاری یک تیم ربط ندارد، پس احتمالا نیازی به حضور آن تیم نخواهید داشت. نکته کلیدی دیگر اینکه شما باید کارتان را طوری جلو ببرید که تک تک حاضران در جلسه از قبل درباره محورهای بحث خبر داشته باشند. وگرنه در بهترین حالت تبدیل به تنها سخنران جلسه خواهید شد. این در حالی است که استفاده از نظرات دیگران برای هر کارآفرینی مهم و کلیدی است. 

مرور برنامه تیم ها: به فکر همه باشید!

شما به عنوان مدیرعامل شرکت باید برنامه کاری تمام بخش ها را زیر نظر داشته باشید. خیلی وقت ها مدیران عملا هیچ خبری درباره وضعیت کاری تیم های شرکت ندارند. همین امر فاصله میان اعضای تیم مدیریتی را بیشتر و بیشتر می کند. به طوری که بعد از مدت زمانی کوتاه دیگر حتی یک نفر هم در تیم از شما حرف شنوی نخواهد داشت. این سرنوشت غم‎ انگیز به زودی عمر دوران مدیریتی شما را به پایان خواهد رساند. پس بهتر است قبل از وقوع چنین تراژدی عجیبی فکر چاره باشید. 

ما در روزنامه فرصت امروز مرور برنامه کاری تمام تیم های شرکت را امری ضروری برای یافتن بهترین زمان جلسات می دانیم. اینطوری شما دیگر هیچ عذر و بهانه ای برای مدیران باقی نمی گذارید. یادتان باشد، وقتی یک تیم کلی کار دارد، معمولا علاقه ای برای اتلاف وقت در جلسات نخواهد داشت؛ چراکه آخر ماه حضور در جلسات مانع از توبیخ های هیأت مدیره در برابر تحویل دیرهنگام پروژه ها نخواهد شد. 

ماموریت شما در این بخش کاملا روشن است. شما باید مثل یک کارآگاه حرفه ای جزییات فعالیت تمام بخش های شرکت را دربیاورید. بعد هم می توانید با خیال راحت کارتان را دنبال کرده و مطمئن باشید همه اعضای در جلسه شرکت خواهند کرد. 

گاهی اوقات برخی از تیم های شرکت هفته فشرده ای دارند. در چنین شرایطی اصرار برای برگزاری جلسه به هر قیمتی در نهایت به ضرر خودتان تمام می شود. به طوری که جلسه ای نصفه و نیمه با استقبال سرد اعضای شرکت خواهید داشت. پس بهتر است کمی صبر کرده و جلسه را در زمانی که سر همه اعضا خلوت است، برگزار کنید.

نکته کلیدی در این میان وضعیت جلسات اضطراری است. بی شک گاهی اوقات شما نیاز به تصمیم گیری گروهی در سریع ترین زمان ممکن دارید. در چنین شرایطی باید از تمام ظرفیت شرکت به خوبی استفاده کنید. فرمول ما برای چنین موقعیت های حساسی کاملا روشن است: برنامه تیم ها را به هم ریخته و جلسه را به هر قیمتی برگزار کنید. 

یادتان باشد، یک شرکت شاید در طول سال دو یا سه بار نیاز به جلسه اضطراری داشته باشد. پس هر دفعه که نیاز به برگزاری جلسه داشتید، نباید مزاحم بقیه تیم ها شوید. وگرنه خیلی زود تکنیک تان کارایی اش را از دست خواهد داد. 

مطلب مرتبط: چگونه ملاقات های کاری آنلاین را مفیدتر کنیم؟

تعیین نوع جلسه: نکته ای کلیدی برای نتیجه بهتر

تا دو دهه قبل جلسات کاری فقط به طور حضوری برگزار می شد. احتمالا بارها و بارها سناریوی جلسات کاری را در فیلم های سینمایی دیده اید. قبول دارم خیلی از این سکانس ها بیش از اندازه مصنوعی است اما درباره ماهیت حضوری جلسات جای هیچ شک و تردیدی نیست. 

نکته امیدوارکننده اینکه از دو دهه قبل تا حالا تغییرات زیادی در نحوه برگزاری جلسات کاری روی داده است. نمونه واضحش هم ویدئوکنفرانس یا جلسات کاملا آنلاین است. 

وقتی پاندمی کرونا تمام کسب و کارها را تعطیل کرد، خیلی از شرکت های بزرگ برای برگزاری جلسات کاری با مشکلات عمیقی رو به رو شدند. به طوری که حتی یک تصمیم گیری ساده نیز برای برخی از شرکت ها تبدیل به امری غیرممکن شد. در این شرایط آنچه به مدیران برای برگزاری جلسات کمک کرد، پیام رسان های تخصصی مثل زوم یا گوگل میت بود. این ابزارها به طور ویژه برای ویدئوکنفرانس طراحی شده اند و اتفاقا در طول دوران کرونا استقبال بسیار عالی از آنها صورت گرفت. به طوری که حتی همین حالا هم انتخاب اغلب مردم برای جلسات کاری همین موارد است. 

بی شک گاهی اوقات تصمیم گیری درباره یک موضوع مهم از طریق ویدئوکال یا کنفرانس آنلاین سخت است. بنابراین شما نباید همیشه روی گزینه های دیجیتال حساب کنید. در عوض گاهی اوقات جلسات کاری را به همان سبک کلاسیک برگزار کنید. 

نکته مهم اینکه شما قبل از برگزاری جلسات باید نوع آن را کاملا مشخص کنید. بی شک حضور در جلسات آنلاین برای مدیران خیلی راحت تر است. با این حساب اگر آنها نسبت به نوع جلسه خبر داشته باشند، چه بسا انگیزه شان برای حضور در آن بیشتر هم بشود. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و کارتان را جلو ببرید. 

صرف نظر از جلسات غیرضروری: وقتی یک ایمیل جواب می دهد!

خیلی از جلسات کاری عملا دلیل مشخصی ندارند. انگار که یکی از مدیران حوصله اش سر رفته و الکی وقت بقیه را گرفته است. اگر شما هم چنین تجربیاتی داشته اید، باید همین امروز با آنها خداحافظی کنید. خب یک مدیر خوب که بی دلیل وقت دیگران را نمی گیرد. 

باور کنید یا نه، گاهی اوقات برخی از جلسات کاری مهم با یک ایمیل ساده جایگزین می شود. به طوری که ارسال ایمیل نه تنها تاثیرگذاری بهتری دارد، بلکه در نهایت نتیجه بهتری نیز برای تان به همراه خواهد داشت. در چنین شرایطی خیلی از کارآفرینان استفاده از ایمیل یا حتی ارسال پیام گروهی در شبکه های اجتماعی را ترجیح می دهند. نکته کلیدی ماجرا ضرورت استفاده از ایمیل ها در شرایطی است که برنامه کاری تمام تیم های شرکت بی نهایت فشرده است. اینطوری بدون اینکه وقت کسی را بگیرید، پیام تان را به همه اعضا ابلاغ خواهید کرد. 

بی شک خداحافظی با جلسات کاری برای کسانی که سال های سال تجربه برگزاری این جلسات را داشته اند، بی نهایت سخت خواهد بود. با این حال چنین تصمیمی برای حفظ جایگاه شرکت ضروری خواهد بود. هرچه باشد مدیران گاهی اوقات باید تصمیمات سخت را هم بگیرند. پس تا جای ممکن با جلسات کاری بی مورد خداحافظی کنید. باور کنید یا نه، اینطوری تاثیرگذاری همان معدود جلسات حضوری تان بی نهایت بیشتر خواهد شد. به طوری که بعد از مدت زمان کوتاهی دیگر تا مجبور نشوید، جلسه برگزار نخواهید کرد.

این روزها خیلی از سرویس های ارسال ایمیل مثل جی میل امکان ارسال ایمیل های گروهی را فراهم کرده اند. با این حساب شما لازم نیست مهارت زیادی در کار با کامپیوتر یا سرویس های گوگل داشته باشید. همین که یک فهرست دقیق از ایمیل مدیران شرکت دم دست تان باشد، کارتان را راه خواهد انداخت. 

مطلب مرتبط: اصول مدیریت جلسات کاری

تعیین زمان گفت وگو برای همه: جلسات بدون تعامل به درد نمی خورند

وقتی شرکتی مثل نایک قرار است یک کفش ورزشی جدید طراحی کند، جلسات متعددی با حضور کارشناس های گوناگون شرکت ترتیب می دهد. شاید فکر کنید در چنین جلساتی فقط مدیر بخش حرف اول و آخر را می زند. خب در این صورت باید کاملا غافلگیرتان کنیم؛ چراکه در شرکت های بزرگ جلسات کاری بر محور گفت وگوی تمام اعضا جریان دارد. دست آخر هم یک نتیجه گیری کلی از همه بحث ها انجام خواهد شد. چه بسا درباره موضوعات مهم همین جمع بندی ساده به یک جلسه دیگر کشیده شود. 

اگر فکر می کنید هیچ کس دوست ندارد در جلسات شرکت تان حضور پیدا کند، شاید دلیل اصلی را باید در نحوه مدیریت جلسات جست وجو کنید. گاهی اوقات آدم بدون اینکه بخواهد، جلسه را فقط بر مدار صحبت های خودش جلو می برد. شما را نمی دانم، ولی من که حوصله چند ساعت گوش دادن به حرف های دیگران را ندارم. پس طبیعی است که اعضای شرکت شما همیشه از جلسات کاری فراری باشند. 

توصیه ما در این بخش تلاش برای برگزاری جلسات کاری به شیوه ای متفاوت است. شما به طور مشخص باید بیشتر روی اهمیت گفت وگوی میان اعضا فکر کنید. به علاوه، هر کسی که در جلسه حاضر است، احتمالا حرفی برای گفتن دارد. پس چه بهتر که زمانی برای هر کدام از حاضران در نظر بگیرید. این زمان، هر چقدر هم کوتاه، به آنها برای بیان دیدگاه شان کمک می کند. آن وقت می توانید تصمیم گیری بهتری درباره نتیجه کار داشته باشید. 

ارتباط مداوم با اعضای شرکت: بهترین راه برای برگزاری سریع جلسات

مدیری را در نظر بگیرید که همیشه از وضعیت کارمندانش خبر دارد و گهگاهی در محیط کار کنار آنها وقت می گذراند. بی شک چنین مدیری به مرور زمان محبوبیت بیشتری در میان اعضای شرکت پیدا خواهد کرد. به طوری که پس از چند ماه همه کارمندان از همکاری با او لذت ببرند. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید که کارمندان واکنش بسیار خوبی در قبال دعوت چنین مدیری به شرکت در جلسات کاری خواهند داشت، مگر نه؟

خیلی وقت ها کارمندان نه به خاطر ماهیت جلسات، بلکه کسی که آنها را طراحی کرده، حوصله شرکت در جلسه را ندارند. در چنین شرایطی شما باید فورا دست به کار شده تا ورق را به نفع خودتان برگردانید. همیشه دلایلی برای نارضایتی کارمندان از تیم مدیریتی وجود دارد. بنابراین شما باید سراغ جواب هایی روشن برای این نارضایتی ها باشید. 

قبول دارم جست وجو برای دلیل نارضایتی کارمندان از تیم مدیریتی خیلی سخت به نظر می رسد، اما شما نباید تسلیم شوید؛ چراکه سرنوشت برندتان به چنین جواب هایی بستگی دارد. به علاوه، شما با پیگیری سوال بالا عملا به کارتان برای برگزاری سریع جلسات کمک خواهید کرد. به طوری که دیگر حتی یک لحظه هم نگران استقبال سرد اعضا از جلسه کاری تان نخواهید شد. 

همانطور که یک سرمربی فوتبال همیشه با بازیکنانش ارتباط خوبی دارد، شما هم باید رابطه تان با کارمندان را به طور مداوم بهبود بخشید. شاید فکر کنید این کار خیلی سخت است. خب مگر کار راحت هم در دنیا وجود دارد؟ نکته کلیدی در این میان تلاش مداوم شما برای موفقیت به عنوان یک مدیر جویای نام است. به علاوه، خودتان هم زمانی جای کارمندان بوده اید. پس تجربه مشترک زیادی با آنها دارید. استفاده از چنین تجربیاتی برای فعالیت بهتر در شرکت ایده بی نهایت جذابی به نظر می رسد. خب منتظر چه هستید؟ همین امروز رابطه دوستانه تان با کارمندان را شکل دهید. 

مطلب مرتبط: مدیریت بهتر با بیان شفاف نکات در جلسات کاری

سخن پایانی

انتخاب بهترین زمان برای جلسات کاری معمایی پیچیده در دنیای کسب و کار محسوب می شود. تمام تلاش ما در این مقاله بهبود چشم انداز شما برای انتخاب زمانی مناسب در این زمینه بود. حالا شما مقدمه ای حرفه ای برای بهبود وضعیت زمان بندی جلسات تان در اختیار دارید. مثل همیشه هرجا نیاز به راهنمایی داشتید، می توانید روی ما حساب کنید. همکاران من در روزنامه فرصت امروز همیشه آماده پاسخگویی به سوالات شما هستند. پس تعارف را کنار گذاشته و با ما در ارتباط باشید.

منابع:

https://blog.hubspot.com

https://calendly.com