چگونه ملاقات های کاری آنلاین را مفیدتر کنیم؟

هیچ فناوری ‎ای در عرصه کسب و کار جای گفت ‎وگوی رو در رو را نمی ‎گیرد. بسیاری از افراد در زمینه استفاده از فناوری‎ های تازه با شیوع کرونا دچار تجدیدنظر شده ‎اند. این امر به دلیل خطرهای بالای ملاقات رو در رو مدنظر برندها و کارآفرینان قرار گرفته است. بخش قابل توجهی از تصمیم ‎گیری ‎ها و فرآیندهای کاری شرکت ‎ها با استفاده از جلسات فشرده ساماندهی می ‎شود. شیوع ویروس کرونا برای تمام کسب و کارها دشوار بوده است. همین امر آنها را به سوی استفاده هرچه بیشتر از ابزارهای دیجیتال برای برقراری جلسات آنلاین ترغیب کرده است.

بدون تردید اغلب مدیران کسب و کارها تجربه حضور در جلسات آنلاین را داشته ‎اند. یکی از نکات مهم در این میان تجربه کیفیت پایین جلسات است. مفهوم کیفیت فقط به سطح ارتباط آنلاین بستگی ندارد. گاهی اوقات شما به عنوان مدیر یک کسب و کار انتظارات ویژه ‎ای از برگزاری جلسات آنلاین دارید. با این حال به دلایل مختلفی دستیابی به هدف موردنظر امکان ‎پذیر نمی ‎شود. یکی از دلایل مهم ناکامی کسب و کارها در مدیریت جلسات آنلاین عدم آشنایی اغلب افراد در جلسه است بنابراین در ادامه هدف اصلی مقاله کنونی بررسی برخی از راهکارهای مفید برای افزایش کیفیت و ثمربخشی جلسات آنلاین در حوزه کسب و کار خواهد بود.

ساماندهی گفت ‎وگو فراسوی امور کاری

گفت‎ وگوهای کوتاه در محیط کار به سادگی صورت می ‎پذیرد. اغلب کارمندان در طول ساعت‎ های اداری بارها با یکدیگر گفت ‎وگوهای کوتاه دارند. این امر خاصیت اصلی فعالیت شغلی به صورت حضوری است. اکنون بسیاری از کسب و کارها تا جای ممکن از حضور مستقیم کارمندان امتناع می‎ کنند بنابراین وضعیت کاری کارمندان با چالش‎ های مهمی رو به رو است.

مطلب مرتبط: چالش فروش در ملاقات های مجازی

اگر کارمندان در شرایط عادی اعتراض یا نارضایتی از فعالیت شرکت داشته باشند، امکان بیان آن در قالب گفت ‎وگوهای کوتاه روزمره را دارند. اکنون با تکیه بر فناوری دیجیتال برای برگزاری جلسات کاری در عمل فرصت چندانی برای کارمندان به منظور بیان دیدگاه‎ های ‎شان باقی نمانده است. اگر شما به عنوان مدیر کسب و کار علاقه‎ مند به آگاهی از نظرات کارمندان و دخالت آنها در فرآیند تصمیم ‎گیری هستید، باید فکری اساسی برای مشکل موردنظر نمایید.

ساماندهی بحث‎ های درون سامانه آنلاین برگزاری جلسات به امری فراتر از کسب و کار ایده مناسبی برای ترغیب کارمندان است. این امر اغلب اوقات موجب بیان انتقادها و پیشنهادهای کاربردی از سوی کارمندان می‎ شود. شما به عنوان مدیر یک کسب و کار باید همیشه نسبت به اختصاص زمان مناسب به کارمندان برای بیان دیدگاه های‎ شان اطمینان حاصل نمایید. اگر در طول جلسات زمان کافی برای اختصاص به کارمندان وجود ندارد، استفاده از کانال‎ های ارتباطی مانند ایمیل بهترین گزینه خواهد بود. شاید مهمترین ضعف سامانه ‎های پیام‎ رسان فقدان ارتباط رو در رو باشد بنابراین در صورت امکان در جلسات آنلاین به کارمندان زمان صحبت بدهید.

ارسال هدیه‎ های معنادار

ارتباط مستقیم میان کارمندان یا برندها و مشتریان با هیچ گزینه ‎ای به طور کامل جایگزین نمی ‎شود. امروزه بسیاری از برندها در تلاش برای ساماندهی وضعیت برندشان به صورت آنلاین هستند. بی ‎تردید چنین امری با چالش‎ ها و مشکلات خاص خود همراه است. توصیه بخش کنونی استفاده از هدیه‎ هایی معنادار برای جلب توجه مشتریان یا همدردی با کارمندان است.

برخی از کارمندان نسبت به بی‎ توجهی مدیران در مورد وضعیت کاری‎ شان شاکی هستند. در این زمینه حق با کارمندان است. مدیران در شرایط کرونایی باید توجه بیشتری به کارمندان و به طور کلی کسب و کارشان داشته باشند. اختصاص هدیه‎ های جذاب و معنادار به کارمندان بیانگر توجه به آنها در فرآیند مدیریت کسب و کار است. یکی از نکات مهم در زمینه فعالیت از راه دور جلب نظر کارمندان برای مشارکت در بحث ‎ها و ارائه پیشنهادهای مفید است. بسیاری از کارمندان در شرایط دورکاری علاقه ‎ای به مشارکت در بحث‎ ها ندارند. همین امر وضعیت کاری برندها را به شدت دشوار می ‎سازد.

اختصاص هدیه‎ های جذاب برای کارمندان همیشه نظر آنها نسبت به فعالیت از راه دور را تحت تاثیر قرار می ‎دهد. نکته مهم در این میان قیمت هدیه ‎ها نیست، بلکه توجه شما به کارمندان یا مشتریان است.

تماس با مشتریان

اگر شما در زمینه برگزاری جلسات آنلاین با مشتریان برند سر و کار دارید، باید پیش از برگزاری جلسه نسبت به اطلاع ‎رسانی و ارائه اطلاعات اولیه به مخاطب هدف اقدام نمایید. گاهی اوقات تماس تلفنی تاثیرگذاری بسیار بیشتری در مقایسه با تماس تصویری دارد. دلیل این امر عادت مردم به برقراری تماس صوتی است. تماس تصویری بیشتر از زمان شیوع کرونا مورد توجه برندها قرار گرفته است بنابراین شاید مشتریان برندتان با ملاقات ‎های تصویری آنلاین چندان راحت نباشند.

توجه به راحتی مشتریان همیشه دارای اهمیت است. اگر شما به این نکته مهم توجه نکنید، تمام تلاش ‎های ‎تان برای تاثیرگذاری بر روی آنها و فروش بیشتر بی ‎نتیجه خواهد ماند.

مطلب مرتبط: روش‌ های ملاقات با مشتریان ایده‌ آل

اختصاص زمان مناسب برای ارائه بازخورد

دریافت بازخوردهای مناسب از سوی مشتریان همیشه دارای اهمیت است. برخی از برندها در زمینه برگزاری جلسات آنلاین با مشتریان زمان مناسب برای صحبت یا اظهارنظر مشتریان را مدنظر قرار نمی ‎دهند. این امر در بلندمدت موجب ریزش شدید مشتریان می ‎شود. اختصاص زمان مناسب برای صحبت از سوی مشتریان نیاز به تدارک خاصی ندارد. پس از بیان هر نکته باید منتظر افزودن نکاتی چند از سوی مشتریان باشیم. در غیر این صورت فرآیند معامله و مذاکره به خوبی پیش نخواهد رفت.

ساماندهی جلسات متعدد

برخی از کسب و کارها در طول ماه فقط یک جلسه آنلاین با مدت زمان طولانی برگزار می ‎کنند. امروزه دنیای کسب و کار به طور مداوم و سریع در حال تغییر است بنابراین برگزاری جلسات هم ‎اندیشی با کارمندان به صورت ماهانه ایده مناسبی نخواهد بود. بدون تردید همه کسب و کارها توان برگزاری جلسات به صورت روزانه را ندارند بنابراین ایده جایگزین برای آنها برگزاری جلسات به صورت 2 روز یک بار است. به این ترتیب آنها فرصت کافی برای تبادل نظر دقیق برای ساماندهی بهینه کسب و کارشان را خواهند یافت.