چرا ملاقات های کاری رو در رو مهم است؟

برگزاری ملاقات های رو در رو هنوز هم یکی از راهکارهای مهم در عرصه مدیریت کسب و کار محسوب می شود. اگرچه بسیاری از مدیران دیگر به برگزاری چنین ملاقات هایی رو خوش نشان نمی دهند، اما بسیاری از کارشناس ها هنوز هم اجرای چنین تکنیکی را همراه با مزایای فراوان توصیف می کنند. 

بدون شک ملاقات های حضوری در طول دوران کرونا یکی از موارد ممنوعه محسوب می شود. با این حال مدیریت بحران کرونا و کاهش میزان ابتلا به آن در سطح جهان امکان بازگشایی دوباره کسب و کارها را به همراه داشته است. همین امر فرصتی برای برندها به منظور پیگیری امور به طور استاندارد فراهم کرده است. اگر شما هم تجربه کار به عنوان کارمند یک شرکت را داشته باشید، بدون تردید خاطرات زیادی از جلسات کاری دارید. این جلسات که گاهی هم رو در رو و به طور اختصاصی با حضور شما و مدیر بخش برگزار می شود، اغلب خروجی های بسیار مهمی دارد. با این حساب بازگشت به شرایط سابق کسب و کار برگزاری چنین جلساتی را هم مهمتر از هر زمان دیگری خواهد ساخت. 

هدف اصلی در این مقاله بررسی اهمیت برگزاری جلسات کاری رو در رو با حضور فقط یک کارمند برای کسب و کارهای مختلف است. اگر شما هم مایل به استفاده از مزایای این شیوه برای کسب و کارتان هستید، تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید. در ادامه برخی از مهمترین مزایای این استراتژی را مورد بررسی قرار خواهیم داد. 

1.    ایجاد روابط بهتر میان مدیران و کارمندان

یک مدیر خوب باید توانایی ایجاد روابط مناسب با کارمندانش را داشته باشد، در غیر این صورت خیلی زود کارمندان از وی ناامید شده و به دنبال کار تازه ای خواهند رفت. امروزه بسیاری از مدیران به دلیل ناتوانی برای ایجاد رابطه ای مناسب با کارمندان شان خیلی زود موقعیت های شغلی شان را از دست می دهند. به همین خاطر شما باید تجدیدنظر اساسی در نحوه تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان داشته باشید. 

مطلب مرتبط: سرمایه گذاران مشتاق ملاقات با چه نوع کارآفرینانی هستند

جلسه های رو در رو با حضور فقط یکی از کارمندان، در صورتی که به طور منظم برای تمام اعضای شرکت برگزار شود، تاثیر روانی بسیار مناسبی بر روی آنها خواهد داشت. امروزه اغلب کارمندان دوست دارند بخشی مهم از شرکت باشند. به همین خاطر حضور در جلسه های مهم شرکت و همچنین هم اندیشی مدیران با آنها اهمیت بالایی پیدا می کند. در این میان اگر شما جلسات خصوصی نیز با آنها برگزار کنید، کارتان بسیار حرفه ای خواهد بود. 

براساس مطالعه همکاران ما در موسسه Quantum Workplace، 75 درصد از کارمندان در صورت شرکت در جلسه های خصوصی با مدیران بخش ارتباط بسیار بهتری با آنها خواهند داشت. این امر موجب افزایش توانایی کارمندان برای تاثیرگذاری بر روی فرآینده ای کاری و اعتماد بالاتر به مدیران است. با این حساب شما هرگز نباید فرصت عالی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان تنها با یک جلسه را از دست بدهید. 

متاسفانه بسیاری از مدیران برگزاری جلسات کاری با هر بهانه ای را توجیه می کنند. نکته مهم در رابطه با کارمندان ضرورت داشتن دلیلی مهم برای برگزاری جلسات با آنهاست، در غیر این صورت شما هرگز توانایی تاثیرگذاری بر روی آنها را پیدا نخواهید کرد. امروزه برخی از مدیران به طور ماهانه با کارمندان شان جلسات خصوصی برگزار می کنند. دلیل این امر هم واضح است. کارهای مهم که نیاز به نظرات کارمندان داشته باشد، آنقدر زیاد نیست که هر روز جلساتی تشکیل شود. 

2.    بهبود عملکرد کارمندان

وتی یک کارمند در شرکت عنصری مهم تلقی شود، انگیزه اش برای کار بهتر به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا خواهد کرد. امروزه بسیاری از کارمندان برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف به طور مداوم بر روی اهمیت شان در شرکت تاکید دارند. با این حساب شما باید از تکنیکی مشابه درباره کارمندان تان هم استفاده کنید. به هر حال هیچ برندی بدون کارمندان مناسب امکان تاثیرگذاری بر روی بازار و مشتریان را نخواهد داشت. 

اگر شما شاهد مشکلی از سوی کارمندتان هستید، ارائه توصیه هایی کاربردی در جلوی دیگران شاید تاثیر روانی خوبی بر روی وی نداشته باشد. به همین خاطر توصیه ما تلاش برای برگزاری جلسات خصوصی با کارمند موردنظر و بررسی مسئله است. این امر احساس مهم بودن را به طور قابل ملاحظه ای در کارمندان تقویت خواهد کرد. بنابراین شما مشکلی از نظر بازگرداندن سطح بالای فعالیت و حرفه ای گری کارمندان تان نخواهید داشت. 

گاهی اوقات کارمندان مایل به استفاده از توصیه ها و تجربیات قبلی شما هستند. با این حال طرح چنین درخواستی برای شان بسیار دشوار است. اگر شما مدیر باهوشی باشید، به خوبی امکان تشخیص تمایل کارمندان در این رابطه را خواهید داشت. بنابراین ارائه پیشنهاد از سوی شما برای برگزاری یک جلسه دوستانه، حتی در خارج از محیط کاری، برای بررسی مسئله ایده جذابی خواهد بود. چنین امری شما را به بهترین شکل ممکن بدل به مدیر مورد علاقه کارمندان خواهد کرد. 

3.    اطمینان از ادامه همکاری کارمندان با شرکت

طرح پرسش های کاربردی و مرتبط با فعالیت تیم شرکت همیشه نقش مهمی در پیشرفت آن خواهد داشت. بسیاری از مدیران برای ارزیابی عملکرد کارمندان به طور مداوم منتظر ارزیابی های سالانه هستند. شاید این امر راهکاری مطمئن برای آگاهی از عملکرد و کیفیت کاری هر کدام از اعضای شرکت باشد، اما در عمل زمان زیادی را از شما خواهد گرفت. اگر یکی از کارمندان شما در زمینه فعالیت کاری مشکلی دارد، باید قبل از پایان سال در تلاش برای حل و فصل آن مسئله باشید، در غیر این صورت شاید خیلی زود فرصت طلایی برای بازگرداندن یکی از بهترین کارمندان تان به شرکت را از دست دهید. 

براساس گزارش همکاران ما در موسسه Quantum Workplace، 55 درصد از کارمندان در ایالات متحده انتظار حضور در جلسات خصوصی با مدیران شان برای دست کم یکبار در ماه را دارند. با این حساب شما باید برنامه ریزی دقیقی برای پاسخگویی به این نیاز کارمندان داشته باشید، در غیر این صورت توانایی تان برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان به طور قابل ملاحظه ای کاهش پیدا خواهد کرد. 

مطلب مرتبط: قرارهای ملاقات کوتاه میزان بهره وری را تا سه برابر افزایش می دهند

یکی از مشکلات اساسی که در پی عدم ارتباط با کارمندان روی می دهد، تمایل آنها برای ترک شرکت است. این امر در صورت بی توجهی برندها پدیده ریزش مداوم کارمندان را به همراه خواهد داشت. همانطور که ریزش مشتریان مشکل بسیار مهمی است، شما به عنوان مدیر یک کسب و کار باید حواس‎تان به کارمندان هم باشد، در غیر این صورت هیچ شانسی برای تاثیرگذاری بر روی آنها نخواهید داشت. 

برگزاری جلسات منظم در طول ماه به طور عمومی و خصوصی نقش مهمی در آگاهی از دغدغه های کارمندان و پیگیری آنها به بهترین شکل ممکن خواهد داشت. این امر به شما فرصت تاثیرگذاری مناسب بر روی مشتریان را می دهد. نکته مهم در این میان برگزاری چنین جلساتی با هدف تامین رضایت کارمندان است، در غیر این صورت اقدام تان برای ترغیب کارمندان به ادامه همکاری با برند هیچ تاثیر مناسبی بر روی شان نخواهد داشت. 

4.    افزایش سطح تعامل کارمندان با پروژه های برند

یکی از نکات مهم برای عملکرد بهینه کسب و کارها مربط به میزان تعامل کارمندان با پروژه ها و دغدغه های مختلف شرکت است. اگر کسب و کار شما در تلاش برای تاثیرگذاری بر روی مشتریان در راستای کسب سهم بیشتری در بازار است، چنین مسئله ای باید برای کارمندان تان هم مهم باشد، در غیر این صورت وضعیت شامل تلاش های بی وقفه شما و ناتوانی برای جلب نظر کارمندان به این مسئله خواهد بود. نتیجه چنین امری به طور کامل از قبل مشخص است و چیزی به غیر از شکست برندتان نخواهد بود. 

بسیاری از برندهای بزرگ برای توجیه کارمندان نسبت به اهمیت اهداف برند و جلب همکاری شان در راستای تحقق آنها برنامه های بسیار وسیعی دارند. این امر در نهایت موجب تلاش و انگیزه بالاتر کارمندان برای همکاری با برند می شود. درست به همین خاطر شما باید همیشه به دنبال راهکارهایی برای افزایش انگیزه کارمندان تان باشید. ساده ترین راهکار در این میان برگزاری جلسه های کاربردی با هدف گفت و گو و همچنین تبادل نظر با کارمندان در مورد اهداف برند است. اگر در این میان برخی از جلسات به طور خصوصی با بعضی از کارمندان برگزار شود، میزان تاثیرگذاری بر روی کارمندان موردنظر نیز به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا خواهد کرد. 

5.    حمایت از کارمندان

بسیاری از کارمندان در طول مدت فعالیت در یک شرکت به طور مداوم احساس عدم حمایت می کنند. چنین امری یکی از تجربه های رایج در میان کارمندان محسوب می شود. با این حساب اگر شما به دنبال تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان هستید، باید اول از همه فکری به حال این احساس عذاب آور نمایید، در غیر این صورت کارمندان تان به سرعت شرکت را ترک کرده و شما با بحران کمبود نیروی کار مواجه خواهید شد. خوشبختانه امروزه راهکارهای بسیار زیادی برای تاثیرگذاری بر روی نیروی کار در عرصه کسب و کار وجود دارد. یکی از راهکارهای مهم در این میان برگزاری جلسات رو ر رو است. 

شاید برخی از رفتارهای شما موجب رنجش و ناراحتی کارمندان شود. در این صورت به احتمال زیاد کارمندان مشکلات شان را با شما در میان نخواهند گذاشت. در عوض کم کم به دنبال کار جدید رفته و به طور ناگهانی شرکت را ترک می کنند. این امر شوک بسیار بزرگی به برندتان می دهد. با این حساب اگر شما به دنبال پرهیز از چنین اتفاقاتی در برندتان هستید، باید از همین حالا به دنبال راهکاری حرفه ای و تاثیرگذاری بر روی بهبود شرایط کاری تان باشید. در غیر این صورت هیچ شانسی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان پیدا نخواهید کرد. 

جلسات رو در رو به کارمندان امکان بیان تمام دیدگاه ها و ناراحتی های شان نسبت به رفتار مدیران را می دهد. نکته جالب اینکه در صورت برگزاری چنین جلساتی به طور خصوصی تمایل کارمندان برای شرکت در آن و همچنین بیان صادقانه مشکل شان افزایش پیدا خواهد کرد. نتیجه نهایی اینکه دیگر نیازی به جست وجو برای شغلی تازه از سوی کارمندان و همچنین احساس نگرانی شما بابت مشکلات متعدد نخواهد بود. 

مطلب مرتبط: روش‌ های ملاقات با مشتریان ایده‌ آل

6.    دریافت بازخوردهای کاربردی از کارمندان

شرکت های مختلف در سراسر دنیا همیشه نیازمند بازخوردهای کاربردی به منظور افزایش کیفیت محصولات و خدمات شان هستند. چالش اساسی در این میان بی میلی بسیاری از مشتریان برای بیان نقطه نظرات شان درباره عملکرد برندهاست. چنین امری معرفی کسب و کار به مشتریان تازه را با مشکل اساسی رو به رو خواهد کرد. اگر شما به دنبال تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان هستید، باید اول از همه نظرات کارمندان درباره وضعیت برندتان را گردآوری کنید. کارمندان به دلیل ارتباط نزدیک با مشتریان همیشه نظرات کاربردی درباره وضعیت برندها دارند. با این حساب وضعیت شما در رابطه با مشتریان به سادگی قابل بررسی خواهد بود. 

اگر کارمندان شما به طور معمول مایل به بیان نظرات و بازخوردهای شان در رابطه با وضعیت برند نیستند، شما باید خودتان وارد گود شده و وضعیت را تغییر دهید. این امر شامل برگزاری جلسات کاری با هدف دریافت بازخورد از مشتریان است، در غیر این صورت شما هیچ فرصت دیگری برای ترغیب کارمندان تان نخواهید داشت. نکته جالب اینکه به محض اعتماد کارمندان به شما و بیان اولین بازخوردها در نوبت های بعدی خودشان به طور داوطلبانه نظرات را بیان خواهند کرد. با این حساب فقط شروع چنین فرآیندی برای کسب و کار شما دشوار خواهد بود. 

امروزه بسیاری از برندها به طور مداوم جلسات کاری برگزار می کنند. اگر شما در این میان اهمیت مناسبی به کارمندان و نظرات شان بدهید، اختصاص برخی از جلسات به آنها ایده چندان بدی نخواهد بود. شما به این ترتیب فرصت تاثیرگذاری حرفه ای بر روی کارمندان تان را خواهید داشت. 

آخرین مسئله درباره دریافت نظرات و بازخوردهای کارمندان تلاش برای استفاده از آنها در عمل است، در غیر این صورت شما هیچ شانسی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان نخواهید داشت. پس همیشه استفاده از نظرات کارمندان تان را در دستور کار قرار دهید. 

7.    تصمیم گیری هوشمندانه در عرصه کسب و کار

ملاقات های رو در رو با اعضای شرکت امکان هم اندیشی با آنها را فراهم خواهد کرد. امروزه دیگر زمان تصمیم گیری های فردی از سوی مدیران گذشته است. به همین خاطر شما باید از نظرات تمام اعضای شرکت در راستای اتخاذ یک تصمیم درست استفاده کنید. این امر به شما فرصت بسیار خوبی به منظور تاثیرگذاری بر روی اعضای شرکت و همچنین توسعه کسب و کار به طور حرفه ای خواهد داد. 

بسیاری از جلسات کاری در عمل محلی برای بیان نکات ابتدایی و وقت گذرانی های بی فایده برای اعضای شرکت است. توصیه ما در این بخش تبدیل چنین جلسه هایی به محلی برای نقد و بررسی تصمیم های شرکت است. شما به این ترتیب امکان اتخاذ بهترین تصمیم های ممکن را خواهید داشت. 

اگر شما برای شروع فرآیند برگزاری چنین جلساتی مشکل دارید، باید پیش از هر نکته دیگری در تلاش برای الگوبرداری از برندهای بزرگ باشید. چنین امری شما را بدون دردسر در مسیر برگزاری جلسات حرفه ای با کارمندان، آن هم به طور حرفه ای، قرار می دهد. 

مطلب مرتبط: افراد آسیب رسان در ملاقات های کاری اول چه رفتاری از خود نشان می دهند؟

8.    مدیریت زمان بهتر در سازمان

امروزه برنامه های کاری بیش از هر زمان دیگری فشرده است. همین امر فشار کاری بسیار زیادی بر روی کارمندان ایجاد می کند. اگر شما به دنبال راهکاری برای فرار از دست فشارهای کاری بیش از اندازه هستید، مهمترین بخش در این مسیر شامل برگزاری جلسات کاری با کارمندان خواهد بود. در چنین جلساتی امکان بررسی حجم کاری هر تیم و همچنین طراحی برنامه ای به منظور مدیریت بهینه کارها وجود دارد. 

بدون شک یکی از نکات مهم در مدیریت کسب و کار مربوط به مدیریت زمان است. این امر برای بسیاری از کارمندان به طور مداوم مشکل ساز است. به همین خاطر شما باید همیشه از کارمندان تان در این مسیر حمایت نمایید، در غیر این صورت وضعیت تان به طور قابل ملاحظه ای دشوار خواهد شد. 

برگزاری جلسات کاری برای حمایت از کارمندان و آموزش مدیریت زمان به آنها ایده بسیار خوبی است. چنین امری برند شما را به طور قابل ملاحظه ای از برنامه های پیش رویش جلو خواهد انداخت. با این حساب دیگر مشکلی پیش روی شما به منظور تاثیرگذاری بر روی کارمندان نخواهد بود. 

9.    افزایش سطح تعامل کارمندان با خودتان

بسیاری از مدیران در مراحل ابتدایی فعالیت در یک شرکت به طور قابل ملاحظه ای احساس تنهایی می کنند. دلیل این امر عدم آشنایی آنها با کارمندان و همچنین تازگی برنامه های شان برای تمام اعضای شرکت است. اگر شما به دنبال سازگاری هرچه سریع تر با کارکنان شرکت هستید، باید از همان ابتدا اهمیت برگزاری جلسات کاری را به خوبی درک نمایید، در غیر این صورت هیچ شانسی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان نخواهید یافت. 

جلسات کاری فرصتی برای بیان برنامه های تان به عنوان مدیر شرکت و همچنین آشنایی با کارمندان است. چنین امری شما را خیلی زودتر از آنچه باید تبدیل به مدیریت محبوب در میان کارمندان خواهد کرد. متاسفانه برخی از مدیران در این فرآیند همیشه تاخیر می کنند. به همین خاطر خیلی دیر مورد توجه کارمندان شان قرار می گیرند. شما برای غلبه بر چنین مشکلی باید از همان لحظه نخست ورودتان به شرکت به دنبال برگزاری جلسات کاری با اعضای شرکت به بهترین شکل ممکن باشید.