3 اقدام ساده در زمینه مدیریت زمان برای ارتقای فرهنگ کاری

حتما شما نیز اتفاق افتاده است که تصور کنید تعداد ساعات شبانه روز شما کمتر از حد نیازتان است. برای مثال ممکن است برنامه روزانه ای را برای خود مشخص کرده باشید، با این حال با نزدیک شدن به ساعات پایانی روز بسیاری از اقدامات شما همچنان دست نخورده باقی بماند. اگرچه در این رابطه برخی بر این باور هستند که باید خود را با شرایط موجود وفق داد و ضعف های خود را پذیرفت، با این حال واقعیت این است که بسیاری از افراد در حال حاضر موفق شده اند تا حجم کاری به مراتب بیشتری نسبت به شما داشته باشند. همین امر بیانگر این نکته است که شما نیز می توانید اقدامات بیشتری را انجام دهید. با این حال کلید موفقیت در این امر، نحوه استفاده شما از زمان و مدیریت آن خواهد بود. در این رابطه اگرچه روش های متعددی معرفی شده است، با این حال معمولا نمی توان از همه افراد توقع داشت تا روش های سخت را قبول کرده و آن را انجام دهند. به همین خاطر در صورتی که بخواهید مدیریت زمان را به فرهنگی در شرکت خود درآورید، لازم است تا توجه خود را در وهله اول متوجه مواردی کنید که نسبت به سایرین ساده تر هستند.

در همین راستا و در ادامه به بررسی سه اقدام ساده در زمینه مدیریت زمان که به سادگی می تواد به فرهنگ کاری شرکت تبدیل شود، خواهیم پرداخت. توجه داشته باشید که مدیران به علت این امر که در مرکز توجه قرار دارند، بهترین الگوی موجود محسوب می شوند. به همین خاطر این اقدام از جانب آنها با بازخوردهای به مراتب بهتری مواجه خواهد شد، بنابراین توصیه می شود تا مدیران پیشگام انجام این موارد باشند.

1-ابتدا سخت ترین کارها را انجام دهید

این امر یک واقعیت غیرقابل انکار است که سطح انرژی افراد در ابتدای روز کاری، در بیشترین میزان خود قرار دارد و به مرور از میزان آن کاسته می شود. به همین خاطر بهتر است تا در ابتدا به سخت ترین اقدامات موجود در لیست کارهای خود بپردازید. در این رابطه توصیه می شود تا گوشی های تلفن همراه خود را کنار گذاشته و سراغ ایمیل های خود نروید. اگرچه این اقدامات خستگی-ای را برای شما به همراه نخواهد داشت، با این حال زمان بر خواهد بود.

به همین خاطر به سادگی می توانند برنامه زمانی شما را مختل کنند. در این رابطه توجه داشته باشید که این امر به معنای انجام پشت سر هم کارها نبوده و بهتر است تا پس از پایان یافتن هر اقدام خود، زمانی هرچند کوتاه را به استراحت اختصاص دهید. در زمان استراحت خود نیز گوش دادن به موسیقی در کنار یک نوشیدنی، می تواند به خوبی فشار و استرس کاری را کاهش دهد. تحت این شرایط با پایان یافتن ساعت کاری، شما در بدترین حالت ممکن اقدامات دشوار برنامه خود را به پایان رسانده اید و این باقی موارد را می توانید به شکل دورکاری و در منزل خود پیگیری کنید.

مطلب مرتبط: 10 راهکار موثر برای مدیریت زمان بهتر

2-از تقویم استفاده کنید

اگرچه بسیار ساده به نظر می رسد، با این حال بسیاری از افراد حتی در حال حاضر نیز از تقویم تنها برای اطلاع از تاریخ روزها استفاده می کنند. این امر در حالی است که شما به عنوان یک فرد فعال در حوزه کسب و کار، نیاز دارید تا در مواجهه با ابزارهای خود به دنبال بیش ترین حد استفاده از آنها باشید. با این حال استفاده از تقویم های چاپی بدون شک محدودیت هایی را خصوصا در زمینه جا به جایی خواهد داشت. به همین خاطر توصیه می شود تا از اپلیکیشن های موجود در این زمینه استفاده کنید. این اپ ها از امکانات جانبی نظیر زنگ هشدار نیز برخوردار هستند که خود یک مزیت بزرگ محسوب می شود. با استفاده از این امر شما قادر خواهید بود تا برنامه های دقیق روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه داشته باشید. در موارد متعددی مشاهده شده است که افراد بنا به دلایل مختلفی، خارج از برنامه خود عمل کرده و به اقداماتی می پردازند که اولویت آنها محسوب نمی شود. بدون شک این امر که در کسری از ثانیه بتوانید برنامه خود را مشاهده کرده و محدوده زمانی آن به شما هشدار داده شود، خود از جمله مواردی است که باعث خواهد شد تا درصد بروز خطای شما به شدت کاهش یابد.

3-زمان بندی مخصوص به خود را داشته باشید

دو مورد قبلی معرفی شده، همگی موارد کلی ای را شامل شده است که هر کسی می تواند از آن استفاده کند. با این حال از جمله خصوصیت های یک برنامه مناسب در جهت مدیریت بهتر زمان، شخصی بودن آن است. علت این امر نیز به این خاطر است که افراد با یکدیگر تفاوت هایی را داشته و این امر باعث می شود تا یک برنامه کلی نتواند حداقل کارایی را داشته باشد. در این رابطه این امر که برنامه زمانی مشخصی را برای زمان و مدت انجام هر کار داشته باشید، خود از جمله مواردی است که کاملا به شرایط و ویژگی های شما بستگی خواهد داشت.

برای مثال ممکن است یک سفر کاری، مهم ترین اقدام این ماه شما محسوب شود، طبق موارد قبلی شما باید آن را در اولین اولویت خود قرار دهید. با این حال ممکن است در حال حاضر شرایط لازم را برای چنین سفری در اختیار نداشته باشید و یا این احتمال وجود دارد که فردی در شرکت بتواند اقدامی را در مدت زمان کمتر از نیم ساعت به پایان برساند، اما برای شما این امر تقریبا یک ساعت زمان خواهد برد. تحت این شرایط اگرچه تحلیل علت این امر خود باعث خواهد شد تا در صورت امکان بتوانید خود را به سطح فرد مذکور نزدیک کنید، با این حال این امر در همه موارد ممکن نیست. به همین خاطر لازم است تا در زمینه زمان بندی کاملا شخصی و منحصر به فرد خود عمل کنید.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

در نهایت توجه داشته باشید که نباید مدیریت زمان خود را تنها به سه اقدام فوق محدود کنید. درواقع این موارد شروع کار محسوب می شوند و با انجام آنها شما قدرت پرداختن به موارد سخت تر و پیچیده تر را نیز پیدا خواهید کرد. در آخر توجه داشته باشید که شما به عنوان مدیر شرکت، مسئولیت رهبری تیم خود را برعهده دارید، به همین خاطر نمی توانید نسبت به نحوه استفاده از زمان کارمندان خود بی تفاوت باشید. در نهایت این توجه و کمک شما، به بهبود راندمان کاری و وضعیت شرکت کمک شایانی خواهد کرد.