ابزارهای موردنیاز برای دورکاری تیم های کسب و کار

فرآیند دورکاری در طول دهه ‎های گذشته کمتر مورد توجه کسب و کارها قرار داشته است. پیش از شیوع ویروس کرونا کمتر برندی به دنبال دورکاری مداوم تیم هایش بود. این امر در طول یک سال گذشته با توجه به شرایط ویروس کرونا مدنظر بسیاری از کسب و کارها قرار گرفته است. مدیریت کسب و کار به شیوه دورکاری امر ساده ای نیست. بسیاری از کارآفرینان در مسیر مدیریت این حوزه با مشکلات اساسی مواجه هستند. یکی از اشتباهات اساسی در این میان تلاش برای مدیریت کسب و کار به شیوه های سنتی است. دورکاری نیازمند شیوه های منحصر به فردی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان و تقویت مداوم انگیزه‎ شان است. 

بدون تردید دورکاری نیز مانند هر نوع فعالیت دیگری دارای برخی مزیت ‎هاست. در این زمینه به آمارهای موسسه Merchant Savvy توجه نمایید:

•    77 درصد از کارمندان فرآیند دورکاری را مفید و موثر بر روی وضعیت کاری و سلامت ‎شان ارزیابی کرده ‎اند. 

•    85 درصد از کسب و کارهای جهانی سهولت در همکاری با تیم های مختلف فارغ از بعد جغرافیایی را مدنظر قرار داده‎ اند. 

•    80 درصد از مردم در مواجهه با پیشنهادهای کاری مشابه اقدام به رد گزینه فاقد ساعت‎ های کاری انعطاف ‎پذیر می‎ کنند. دورکاری یکی از گزینه ‎های جذاب برای کاهش ساعت‎ های کاری غیرانعطاف ‎پذیر است. 

اکنون با آگاهی از مزیت‎ های دورکاری باید نسبت به شناسایی برخی از ابزارهای مورد نیاز برای فعالیت بهینه در این حوزه نیز اقدام نماییم. در ادامه برخی از موارد مهم در این زمینه را مورد بررسی قرار خواهیم داد. 

مطلب مرتبط: ابزارهای موردنیاز برای دورکاری در دوران کرونا

سخت ‎افزارها

نخستین نکته در راه ‎اندازی فرآیند دورکاری فراهم ساختن امکانات سخت ‎افزاری است. بسیاری از برندها پس از شیوع ویروس کرونا سیاست ‎های دورکاری را در دستور کار قرار دادند. نکته مهم در این میان ناتوانی برندها برای فراهم‎ سازی امکانات سخت‎ افزاری، آن هم برای تمام کارمندان در خانه ‎های‎ شان، است. با این حساب کیفیت کاری تیم های مختلف به شدت کاهش پیدا می ‎کند. 

اطمینان از دسترسی تمام کارمندان و اعضای تیم های کاری به امکانات سخت ‎افزاری نظیر اسکنر، پرینتر و اینترنت با سرعت قابل قبول ضروری است. در غیر این صورت شاید اتفاقات ناگواری در زمینه مدیریت دورکاری روی دهد. در این میان باید انتظارات مشخص کارمندان را نیز مدنظر قرار دهیم. هیچ کارمندی علاقه ‎مند به فعالیت در یک برند بی ‎برنامه برای دورکاری نیست. 

ابزارهای موبایلی

وقتی صحبت از امکانات دورکاری می ‎شود، کارمندان به طور گسترده ‎ای بر روی گوشی‎ های هوشمند اتکا دارند. اگر کسب و کارها برنامه ‎های ‎شان را در قالب اپ‎ های موبایلی طراحی کنند، امکان دسترسی ساده ‎تر کارمندان به آنها فراهم خواهد شد. این امر در مقیاسی بزرگ موجب بهبود فرآیند دورکاری در کسب و کارهای متکی به تعامل حضوری با مشتریان نیز می ‎شود. بسیاری از رستوران ‎ها در طول دوران کرونا از طریق اپ‎ های رسمی ‎شان اقدام به ثبت سفارش کرده ‎اند. 

مایکروسافت آفیس

ابزار مایکروسافت برای استفاده بهینه از هر سیستم رایانه ‎ای ضروری است. امروزه استفاده از ابزار آفیس 365 امکان دسترسی آنلاین برای کاربران پروژه‎ های مختلف را فراهم می ‎سازد. امروزه بسیاری از کارآفرینان نیاز به دسترسی به کارهای دیگر تیم های شرکت به صورت در لحظه دارند. اگر این امر امکان‎ پذیر نباشد، مدیریت پروژه‎ ها برای مدت زمانی طولانی به تعویق خواهد افتاد. 

ابزار فضای ابری

استفاده از فضای ابری برای به اشتراک‎ گذاری فایل‎ های مهم ضروری است. بسیاری از برندها در این مسیر با مشکلات زیادی مواجه نیستند. استفاده از اکانت رایگان گوگل تا 15 گیگ فضای ابری رایگان در اختیار شرکت‎ ها قرار می ‎دهد. سپس در صورت نیاز به فضای ابری بیشتر امکان خرید حجم‎ های گسترده وجود خواهد داشت. 

یکی از نکات مهم در زمینه خرید فضای ابری مربوط به تعامل سریع میان بخش ‎های مختلف شرکت است. وقتی وضعیت کسب و کار حضوری باشد، امکان مدیریت بهینه کسب و کار با تعامل نزدیک و حضوری تیم های مختلف وجود دارد و مشکل اصلی از زمان کاهش دسترسی تیم های شرکت به یکدیگر از طریق حضوری شروع می ‎شود. با این حساب ابزار فضای ابری اهمیت بالایی برای مدیریت بهینه و زمان ‎بندی پروژه‎ ها خواهد داشت. 

مطلب مرتبط: ابزارهای اساسی برای دورکاری در دوران کرونا

ابزارهای مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در الگوی دورکاری امر ساده ‎ای نیست. استفاده از ابزارهای مناسب در این زمینه به کارآفرینان برای مدیریت بهینه شرایط کمک شایانی خواهد کرد. امروزه بسیاری از کارآفرینان و مدیران ارشد سازمان ‎ها نیاز به ارتباط مستقیم با کارهای یکدیگر دارند. خوشبختانه امروزه ابزارهای مدیریت پروژه به طور گسترده ‎ای در بازار وجود دارد. مهمترین مسئله در این میان انتخاب ابزار مناسب و هماهنگ با نیازهای شرکت است. در غیر این صورت به طور مداوم نیاز به استفاده از ابزارهای متنوع خواهید یافت.