ابزارهای اساسی برای دورکاری در دوران کرونا

شیوع ویروس کرونا تاثیر زیادی بر روی نحوه فعالیت کسب و کارها داشته است. اکنون اغلب برندها در حال ادامه فعالیت در قالب دورکاری هستند. بدون تردید عادت به شیوه مدیریت کسب و کار در این راهبرد دشواری های خاص خود را دارد. بسیاری از مدیران در طول دهه های متمادی عادت به تعامل رو در رو با کارمندان داشته اند. اکنون با تغییر شرایط وضعیت برای مدیریت کسب و کار همراه با چالش های زیادی شده است.

معرفی یک راهبرد تازه در حوزه مدیریت کسب و کار همیشه همراه با چالش‎‏های نخستین بسیار زیادی است. به عنوان مثال، هنوز هم بسیاری از کارآفرینان و صاحبان کسب و کار نسبت به نحوه مدیریت برندشان در شرایط کنونی آگاهی کافی ندارند. این امر در مورد الزامات و شیوه ساماندهی کارمندان در دورکاری نیز صحت دارد. ما در این مقاله نگاهی به برخی از ابزارهای اساسی برای بهبود وضعیت دورکاری و مدیریت بهینه آن خواهیم انداخت. نتیجه نهایی بررسی های مقاله حاضر سهولت هرچه بیشتر مدیران برای ساماندهی شرایط دورکاری تیم های کارمندی خواهند بود.

1. ویدئوکنفرانس

کار از خانه بدون ارتباط تصویری و رو در رو با دیگران عجیب به نظر می رسد. اغلب افراد به چنین شیوه ای از فعالیت عادت ندارند. به همین خاطر کیفیت کاری آنها به شدت کاهش پیدا می کند. خوشبختانه فناوری ویدئوکنفرانس امکان برقراری تماس تصویری را فراهم کرده است. ما به این ترتیب امکان مشاهده همکاران یا اعضای تیم کارمندان را خواهیم داشت.

مطلب مرتبط: اهمیت دورکاری در دنیای امروز

یکی از نکات مهم در زمینه استفاده از سرویس های ویدئوکنفرانس توجه به آگاهی های لازم برای فعالیت در آن است. به عنوان مثال، اگر یکی از کاربران در حال ارائه مطلب یا بیان نکته ای است، سایر کاربران باید میکروفون های شان را در حالت بی‏‎صدا قرار دهند. در غیر این صورت کیفیت تماس تصویری به شدت کاهش پیدا خواهد کرد. این نکته به طور ویژه در جلسات با مشتریان دارای اهمیت است. ما همیشه باید جلوه ای حرفه ای از برندمان ارائه کنیم. مشاهده وقفه طولانی مدت در ویدئوکنفرانس و ناتوانی ما در مدیریت شرایط بخش قابل توجهی از اعتماد مشتریان را از بین می برد.

مزیت اصلی سرویس های ویدئوکنفرانس امکان تعامل همزمان شمار بالایی از کاربران است. فناوری موردنظر فضای روزمره دفتر کار را به صورت مجازی بازتولید می کند. شاید در روزهای نخست عادت به این سیستم برای افراد دشوار باشد، اما با اندکی تمرین و ادامه روند مدیریت امور به همین شیوه دشواری های موردنظر رفع خواهد شد.

2. نرم ‏افزارهای مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در تیم های بزرگ دارای اهمیت زیادی است. مدیران باید همیشه از وضعیت تیم در زمینه پیشبرد اهداف آگاهی حاصل کند. اغلب شکست ها در زمینه مدیریت پروژه ناشی از ناتوانی مدیر مسئول در زمینه کسب اطلاعات دقیق و تصمیم‏گیری به‎موقع است. امروزه نرم‏افزارهای مدیریت پروژه امکان فعالیت وسیعی برای برندها فراهم می کنند.

مزیت اصلی نرم‎افزارهای مدیریت پروژه امکان ساماندهی اعضای تیم شرکت به سوی هدف خاص است. ما وقتی در محیط های سازمانی مشغول به فعالیت هستیم، هر لحظه امکان انحراف کارمندان از مسیر پیشفرض وجود دارد. بی‏تردید احتمال حادثه موردنظر در زمان دورکاری به طور معناداری افزایش خواهد یافت. بنابراین ما نیازمند شیوه ای برای مدیریت مناسب و به‏موقع شرایط هستیم. در غیر این صورت ساماندهی و پایان‏بخشی به پروژه ها در زمان مقرر غیرممکن خواهد شد.

وقتی از نرم‏افزارهای مدیریت پروژه صحبت می شود، بسیاری از کارآفرینان دغدغه های متفاوتی نظیر شیوه مدیریت و نظارت بر عملکرد کارمندان را مطرح می کنند. خوشبختانه اغلب نرم‎افزارهای موجود در این حوزه رابط کاربری بسیار ساده ای دارند بنابراین ما با حداقل دانش در زمینه رایانه و فناوری های دیجیتال نیز امکان کار با آنها را خواهیم داشت.

3. ذخیره ‏سازی ابری

تبادل اطلاعات در شرایط دورکاری به طور کامل متکی بر سیستم های آنلاین است. این امر علاوه بر مسئله امنیت اطلاعات، بحث ذخیره‏سازی شان را نیز مطرح می سازد. بسیاری از برندها در طول سال های اخیر به سوی ذخیره‏سازی ابری اطلاعات گام برداشته اند. مزیت اصلی این شیوه به ترتیب شامل دسترسی ساده به اطلاعات موردنظر و کاهش فضای موردنیاز برای آرشیو منابع است. هرچه سطح دسترسی اعضای تیم شرکت به اطلاعات موردنیازشان ساده تر باشد، کارایی شان افزایش پیدا می کند.

یکی از نکات مهم در زمینه مدیریت کسب و کار استفاده از فناوری های نوین است. امروزه ذخیره‏سازی ابری امکان صرفه‏جویی فراوان برای برندها را ممکن ساخته است بنابراین باید تا جای ممکن با فناوری موردنظر سازگار شویم.

4. اندازه‏‎گیری زمان

هنگام دورکاری تعهد نسبت به ساعت های کاری اهمیت بالایی دارد. دورکاری به معنای کاهش ساعت های کاری نیست. البته برخی از برندها به دلیل شرایط استثنایی بحران کرونا اقدام به کاهش ساعت های کاری شان نیز کرده اند، با این حال بحث ما شامل چنین استثناهایی نیست. برندها به هر حال باید توانایی ارزیابی وضعیت براساس میزان ساعت های فعالیت کارمندان را داشته باشند.

مطلب مرتبط: دورکاری موفق با 8 راهکار ساده

فناوری های نوین در اینجا نیز به کمک برندها آمده است. بر این اساس با استفاده از برخی نرم‏افزارهای ساده زمان سنجی امکان رفع چالش موردنظر وجود دارد. فناوری ذخیره‏سازی ابری در اینجا نیز نفوذ پیدا کرده است. اغلب نرم‏افزارهای اندازه‏گیری زمان به صورت آنلاین عمل می کنند. معنای این امر انتقال سریع اطلاعات مربوط به ساعت های کاری هر فرد به سرورهای سیستم اصلی خواهد بود. محاسبه میزان فعالیت و عملکرد هر فرد در انتهای ماه با استفاده از چنین سیستم هایی بسیار ساده خواهد بود.

5. گزارش‎نویسی

اگر شما در حوزه کسب و کارتان به طور کامل بر تعامل رو در رو تاکید داشته اید، اکنون با شرایط دورکاری و استفاده از سیستم های آنلاین اندکی مشکل خواهید داشت. بخش اصلی مشکل موجود مربوط به نگارش یا دریافت گزارش های کاری است. برندهای حرفه ای همیشه گزارش های دقیقی درباره اتفاقات مختلف در طول روز طبقه‏بندی می کنند. این امر مستلزم تعهد کارمندان و مدیران به تهیه گزارش ها و ارائه شان به مدیر سازمانی ارشد است. شرایط دورکاری تهیه و بارگذاری گزارش ها را اندکی دشوار کرده است.

استفاده از سرویس های ایمیلی گزینه مطلوبی برای ارائه گزارش خواهد بود. نکته مهم در این میان نیاز به سیستمی یکپارچه برای بهبود وضعیت تهیه و بارگذاری آنلاین گزارش هاست. اغلب نرم‏افزارهای مدیریت کسب و کار دارای بخش ارائه گزارش هستند. به این ترتیب ما فرصت کافی برای نگارش سریع گزارش و ارائه اش به مسئول بخش را خواهیم داشت. همچنین تمام گزارش ها به صورت در لحظه در دسترس کارمندان قرار خواهد داشت. این امر مزیت سرورهای آنلاین و فناوری ذخیره‏سازی ابری در حوزه کسب و کار است.

6. برنامه‎ریزی برای زمان استراحت

فعالیت کاری همیشه همراه با لذت و شادکامی نیست. تصویر جذاب و هیجان‏انگیز از فعالیت کاری در طول روز بیش از اندازه ساده‏انگارانه است. تمام افراد در طول مدت فعالیت کاری احساس خستگی خواهند داشت. تاکید بیش از اندازه برخی از مدیران برای فعالیت مداوم کارمندان در طول روز همیشه نتیجه معکوس دارد بنابراین ما در عین توجه به شرایط کاری کارمندان و تلاش برای افزایش کیفیت عملکردشان باید زمان های استراحت مناسب را نیز پیش‎بینی کنیم. در غیر این صورت با پدیده خستگی مفرط در محیط کاری مواجه خواهیم شد.

شاید در نگاه نخست کار از خانه بسیار ساده به نظر برسد، اما دشواری های اساسی کار همچنان ثابت خواهد بود. بر این اساس ما نیازمند طراحی زمان های مناسب برای استراحت اعضای شرکت در طول روز خواهیم بود. زمان هایی نظیر فرصت صرف ناهار یا میان وعده ایده هایی ابتدایی مناسبی برای تقویت روحیه و تغییر فضای کاری در شرایط دورکاری خواهد بود.

7. تعیین اهداف و انتظارات

فعالیت دورکاری همیشه همراه با برداشتی منفی است. این امر کاهش شدید کیفیت کاری را در ذهن القا می کند. نکته مهم در این میان امکان بازدهی بالای کاری حتی در شرایط قرنطینه و دورکاری است. اغلب برندها در تجربه اخیرشان از دورکاری افت بهره وری را مشاهده کرده اند. شاید بخشی از این امر ناشی از کاهش انگیزه کارمندان و ناآشنایی با سیستم های دورکاری باشد، اما بخش اصلی مربوط به عملکرد برندهاست. بسیاری از برندها در شرایط دورکاری اهداف و انتظارات مشخصی ندارند. به این ترتیب کارمندان نیز برنامه مشخصی برای فعالیت نخواهند داشت. بدون تردید در چنین شرایطی انتشار برای بهبود وضعیت فعالیت برند بیش از اندازه خوش‏بینانه خواهد بود. ما باید همیشه انتظارات مان از وضعیت برندمان واقعی باشد. اگر در مدت زمان دورکاری اهداف و انتظارات دقیقی ترسیم نکرده باشیم، در نهایت امکان حفظ یا افزایش سطح عملکرد اعضای شرکت وجود نخواهد داشت.

برخی از برندها به اشتباه در شرایط دورکاری فقط به دنبال پرهیز از ضررهای هنگفت هستند. نتیجه این امر عدم واکنش آنها در صورت مواجهه با ضررهای کوچک است. بدون تردید در بحران کنونی توانایی برندها برای رشد و توسعه محدود شده است، با این حال چنین امری به معنای استقبال از ضرر نیست. هدف اصلی در شرایط فعلی حفظ وضعیت کسب و کارمان است. اگر بنا بر تحمل ضرر باشد، تعطیلی کسب و کار منطقی ترین گزینه خواهد بود. اگر ما همچنان در حال فعالیت در بازار هستیم، تعیین اهداف و انتظارات برای فعالیت منظم ضروری خواهد بود.

8. ارائه فهرستی از توصیه ها

شاید در ابتدا ارائه فهرستی از توصیه ها برای کارمندان امری پیش پا افتاده باشد. بسیاری از برندها اعتماد بالایی به توانایی کارمندان شان برای انتخاب شیوه های فعالیت مناسب دارند. نکته مهم در این میان ضرورت هماهنگ‏سازی کارمندان با یکدیگر است. اگر ما چنین توانایی را نداشته باشیم، به سرعت در شرایط دورکاری نظم سازمانی از دست خواهد رفت.

برندهای بزرگ برای شرایط بحرانی دارای دفترچه راهنما هستند. بدون تردید دفترچه های موردنظر برای بحرانی به اندازه کرونا نوشته نشده اند بنابراین تمام برندها باید نسبت به تهیه فهرستی از توصیه ها برای کارمندان شان اقدام کنند. مزیت این امر امکان ساماندهی منظم تمام کارمندان و انتقال تجربه های مختلف خواهد بود.

برخی از مهارت های دورکاری مانند شیوه استفاده از سرویس های ویدئوکنفرانس با توضیحی ساده از سوی ما به سرعت از سوی کارمندان آموخته خواهد شد. ما در چنین شرایطی باید ارائه مطلب به ساده ترین شکل ممکن را در دستور کارمان قرار دهیم.

بدون تردید همه ما امکان دسترسی به رایانه و نگارش متن های توصیه ای را داریم. اگر در زمینه ای خاص دارای دانش لازم برای نگارش چنین متن هایی نیستید، استفاده از کمک کارشناس های حرفه ای بهترین راهکار خواهد بود. اگر ما توصیه نادرست به کارمندان ارائه کنیم، علاوه بر ایجاد اختلال در عملکرد برند، اعتبارمان نزد آنها نیز خدشه‏ دار خواهد شد.

مطلب مرتبط: معنای واقعی دورکاری

جمع ‏بندی

ما اکنون در میانه تجربه ای دلهره‏آور هستیم. وضعیت دنیا با ویروس کرونا تغییر اساسی کرده است. حوزه کسب و کار نیز در برابر چنین تغییری آسیب‎پذیر نشان می دهد بنابراین ما باید به سرعت نسبت به شیوه های فعالیت در دنیای کرونا آمادگی کسب کنیم. در غیر این صورت سرنوشتی بهتر از ورشکستگی در انتظارمان نخواهد بود.

نکته منفی ماجرا در مورد دورکاری تحمیل ناگهانی این امر به برندهاست. اگر شرایط کنونی در مراحل مختلف اوج می گرفت، امکان آماده‏سازی بهینه برای برندها فراهم می شد. اکنون سرعت عمل برندها در واکنش به شرایط جاری سرنوشت آنها را تعیین خواهد کرد. استفاده از ابزارهای مورد بحث در مقاله کنونی کمک شایانی به برندها در راستای مدیریت شرایط می کند بنابراین با استفاده از ابزارهای مذکور در سریع ترین زمان ممکن نسبت به مدیریت کسب و کار در شرایط دورکاری اقدام کنید.