خداحافظی با عقب انداختن کارها: یک راه حل کاربردی

«فردا حتما انجامش می دم»؛ این عبارتی است که آدم ها معمولا وقتی حوصله کاری را ندارند، دائما با خودشان تکرار می کنند. انگار که با گذشت فقط یک روز اتفاق عجیبی روی خواهد داد. احتمالا کمتر کسی در دنیا آنقدر ساده است که این بهانه های کلیشه ای را باور کند. همانطور که قول و قرارهای اول سال معمولا راه به جایی نمی برد، عقب انداختن کارها نیز سرنوشت بهتری نخواهد داشت. این وسط فقط زمان باارزش کارآفرینان تلف شده و اعتبارشان پیش بقیه کمتر و کمتر می شود. 

حتی اگر شما کارآفرین خیلی منظمی باشید، بازهم در بین دوستان تان کسانی هستند که همه کارها را تا دقیقه 90 کش می دهند. انگار که رعایت یک نظم دقیق مثل سمی مهلک برای شان عمل می کند. ماجرا جالب شد، نه؟

از قدیم گفته اند «کار امروز را به فردا نینداز» و ما هم در روزنامه فرصت امروز به این ضرب المثل قدیمی کاملا ایمان داریم. چه بسا شما هم در زندگی بارها و بارها این ضرب المثل را سرلوحه کارتان قرار داده باشید. در این صورت خیلی خوب با مزایای کار به موقع آشنایی دارید. خب اگر قرار بود همه کارشان را عقب بیندازند، نه دیگر خبری از مسابقات ورزشی پرطرفدار بود، نه حتی کسی به موقع سر کلاس درس می آمد. آن وقت دیگر سنگ روی سنگ بند نمی شد. 

خوشبختانه دنیای کسب و کار هنوز آنقدرها بی نظم نشده که هر کسی ساز خودش را بزند. با این حال کم نیستند کارآفرینانی که آنقدر یک کار را طولانی می کنند تا صدای همه دربیاید. اگر شما هم ناخودآگاه چنین عادتی دارید، باید هرچه زودتر عادت‎تان را ترک کنید؛ چراکه دیر یا زود این عملکرد پرسش‎برانگیز به قیمت اعتبارتان تمام خواهد شد. 

مطلب مرتبط: بهترین راهکارها برای غلبه بر «تعویق»

ما در این مقاله قصد داریم نگاهی به عادت قدیمی کارآفرینان درباره عقب انداختن کارها داشته باشیم. اگر شما هم چنین مشکلی دارید، ما در ادامه با توصیه های کلیدی کاری می کنیم که برای همیشه با آن خداحافظی کنید. پس با ما همراه باشید و اگر از بین دوستان تان هم کسی همیشه کارها را به دقیقه 90 موکول می کند، مقاله مان را به دست او هم برسانید. 

چرا آدم ها کارشان را عقب می اندازند؟

قبل از اینکه فورا سراغ راهکارهای درمان عقب انداختن کارها برویم، باید کمی درباره آن فکر کنیم. اصلا چرا آدم ها کارشان را عقب می اندازند؟ خب همه می دانیم بالاخره باید بعضی کارها را انجام داد و راه فراری از آنها نیست. پس چرا بعضی ها این همه اصرار دارند تا کارشان را دائما به فردا بیندازند؟

اگر انتظار دارید ما از خودمان یک جواب حاضر و آماده برای سوال بالا داشته باشیم، باید کمی ناامیدتان کنیم؛ چراکه اینجا اصلا از این خبرها نیست. در عوض ما یک راست سراغ پژوهش های علمی در این رابطه رفته ایم. اگرچه مردم معمولا تنبلی را دلیل اصلی عقب انداختن کارها یا شانه خالی کردن از زیرشان قلمداد می کنند، اما ماجرا کمی عمیق تر از این حرف هاست. براساس مطالعه پژوهشگران دانشگاه شفیلد، مقصر اصلی در این میان نه تنبلی بیش از اندازه، بلکه ترس مداوم آدم ها از احساسات منفی است. 

بی شک جواب مختصر و مفید بالا کمتر کسی را قانع خواهد کرد. پس اجازه دهید کمی بحث را بیشتر باز کنیم. وقتی درباره احساسات منفی حرف می زنیم، در واقع شرایطی را مد نظر داریم که کارآفرینان توانایی مدیریت کارشان را ندارند. مدیر بازاریابی را در نظر بگیرید که باید تا آخر ماه گزارشی مفصل درباره فعالیت تیمش ارائه کند، اما مطمئن نیست توانایی لازم برای چنین کاری را داشته باشد. اینطور وقت ها مغز انسان قبل از هر تحلیل منطقی سراغ ساده ترین راه می رود: عقب انداختن کارها!

حالا که با دلیل تمایل شدید کارآفرینان و صدالبته بقیه مردم برای عقب انداختن کارها آشنا شدیم، باید کم کم برویم سراغ اصل مطلب. تا اینجای کار ما فقط دلیل بروز مشکل را زیر ذره بین برده ایم. هنوز اصل ماجرا یعنی درمان مشکل به قوت خودش باقی است. پس اجازه دهید بدون اتلاف وقت بیشتر برویم سراغ اصل مطلب.

خداحافظی با عقب انداختن کارها: تکنیک هایی برای کارآفرینان

وقتی درباره ترک یک عادت قدیمی حرف می زنیم، خیلی ها فکر می کنند باید پای روش های عجیب و غریب وسط باشد. خب مگر می شود یک عادت قدیمی را در عرض چند روز یا حتی چند دقیقه ترک کرد؟ اگر از ما بپرسید، می گوییم چراکه نه!

تنها کاری که شما اینجا باید انجام دهید، همراهی با ما تا انتهای مقاله است. ما در ادامه سعی می کنیم با مرور بعضی از نکات کلیدی درباره عقب انداختن کارها به شما برای ترک این عادت کمک کنیم. اینطوری هم شما کارآفرین بهتری خواهید بود، هم اینکه همکاران و مدیران تان از دست تان یک نفس راحت خواهند کشید. 

پذیرش مشکل: اولین قدم در راه موفقیت

خیلی از کارآفرینان وقتی درباره عقب انداختن کارها بحث می شود، طوری رفتار می کنند که انگار هیچ مشکلی وجود ندارد. اینطور وقت ها آدم احساس می کند طرف مقابلش اصلا مشکل را جدی نگرفته است. دقیقا به همین خاطر ما در این مقاله اولین تکنیک برای خداحافظی با موکول کردن کارها به دقیقه 90 را پذیرش این مشکل می دانیم. خب تا وقتی کسی مشکلش را قبول نکند، خبری از ترک عادت یا درمان مشکل نخواهد بود، مگر نه؟

اگر شما همیشه کارتان را به فردا می اندازید، باید کمی درباره وضعیت تان فکر کنید. واقعا چهره ای که این کار از شما در نظر دیگران می سازد، مورد علاقه تان است؟ در کنار این موضوع بد نیست احساسات تان را هم یکجا یادداشت کنید. هر بار که کارتان را عقب می اندازید، چه حسی دارید؟ احتمالا جواب تان برای این سوال همان چیزی است که پژوهشگران دانشگاه شفیلد گفته اند: ترس از ناتوانی در مدیریت کارها!

اشتباه نکنید، ما اینجا قصد نداریم یک فرمول طلایی برای درمان استرس زیاد ارائه کنیم. در عوض همه خواسته مان به عنوان شروع کار پذیرش مشکل در وهله نخست است. باور کنید یا نه، خیلی از کارآفرینان حتی زیر بار این مسئله هم نمی روند. پس به عنوان اولین قدم بد نیست کمی منطقی با ماجرا رو به رو شوید اینطوری راه برای بقیه تکنیک ها نیز باز خواهد شد. 

مطلب مرتبط: چطور کارهای نصفه و نیمه را کامل کنیم؟

اهداف تان را مرور کنید: مهمترین درمان برای امروز و فردا کردن!

نویسنده تازه کاری را در نظر بگیرید که بعد از سال ها انتشار داستان های کوتاه حالا یک پیشنهاد عالی از یک انتشاراتی بزرگ دریافت کرده است. احتمالا نویسنده قصه ما تا چند هفته بابت این پیشنهاد جذاب خوشحال خواهد بود. به طوری که حتی سر از پا هم نشناسد. هرچه باشد اینجا پای رویای تبدیل شدن به نویسنده ای بزرگ در میان است و ماجرا اصلا شوخی بردار نیست. 

حالا فرض کنید نویسنده قصه ما بعد از چند روز کار سخت یکهو انگیزه اش برای نوشتن ادامه داستان را از دست بدهد. این همان چیزی است که همه اسمش را تنبلی یا امروز و فردا کردن می گذارند. با این دست فرمان نه تنها پیشنهاد انتشاراتی بزرگ از بین می رود، بلکه چیزی از رویای نویسندگی هم باقی نخواهد ماند. همه آرزوهای خوش یکهو تبدیل به کابوس شد، نه؟

فرمول ما در روزنامه فرصت امروز برای چنین شرایطی بی نهایت ساده است. کافی است شما کمی به اهداف اصلی تان فکر کنید. مثلا اگر مسئول فروش شرکت هستید، به آرزوی قدیمی تان برای همکاری با آمازون یا گوگل فکر کنید. شاید این کار مسخره به نظر برسد، اما تاثیر روانی بی نهایت حیرت انگیزی دارد. خب وقتی آدم درباره اهدافش فکر می کند، کم کم روحیه از دست رفته اش را هم بازخواهد یافت. اینطوری دیگر هیچ چیز جلودار شما نبوده و تخته گاز به سمت موفقیت خواهید رفت. 

یادتان باشد اهداف شما باید به اندازه کافی واقع گرایانه باشد که فکر کردن درباره شان روحیه تان را عوض کند. مثلا اگر دوست دارید یک ساله تبدیل به میلیاردری در حد و اندازه ایلان ماسک شوید، هیچ وقت خبری از تقویت روحیه تان نخواهد بود. در عوض حتی یک لحظه فکر کردن به ماموریت غیرممکن تان هم آزاردهنده خواهد بود. 

آینده نگری بیشتر: آینده را زندگی کنید

وقتی یک بحران یا مشکل بزرگ جلوی پای آدم سبز می شود، اولین واکنش طبیعی انکار آن است. خب همه ما تجربه پاک کردن صورت مسئله برای فرار از دردسر را داشته ایم. البته همیشه هم با شکست های سنگین حال مان گرفته شده، اما کمتر دوست داریم از تجربه های قبلی درس بگیریم؛ دقیقا مثل بوکسوری که با وجود شکست در مسابقات مختلف حاضر نیست یک کلمه هم به حرف مربی اش گوش دهد.

بی شک فراموشی چند روزه مشکلات و سپردن آنها برعهده سرنوشت کار خیلی راحتی است. در این سناریو نه خبری از استرس زیاد هست و نه هیچ مشکل دیگری. البته تا وقتی که آن آینده دور و دراز از راه نرسیده باشد. آن وقت باید با عجله ای دوچندان یک کار نصفه و نیمه را تحویل مشتری دهیم؛ همینقدر ترسناک و دلهره آور!

تکنیکی که ما در این بخش برای تان آماده کرده ایم، از همین نقطه اوج دلهره شروع می شود. اگر قرار است شما بعد از چند روز یا چند هفته با دردسر عظیم رو به رو شوید، بد نیست همین حالا آینده را زندگی کنید. اشتباه نکنید، ما اصلا به سرمان نزده؛ فقط کافی است فرض کنید ضرب الاجل نهایی برای انجام کارها فرا رسیده است. آن وقت دیگر با خیال راحت سراغ کارهای دیگرتان نخواهید رفت. 

یادتان باشد آینده نگری هیچ وقت گزینه بدی نیست. چه بسا کارآفرینانی که این روزها میلیاردها دلار سرمایه دارند، یک روز کارشان را با همین آینده نگری شروع کرده اند. اینطوری نه تنها مشکلات جدی تر به نظر می رسد، بلکه انگیزه تان برای ساماندهی چنین دردسرهایی نیز بیشتر می شود. خب تا وقتی یک مشکل بیخ گوش آدم نباشد، احتمالا خیلی جدی اش نمی گیریم، مگر نه؟

مطلب مرتبط: تصمیم گیری اولیه، پیشگیری از قرار گرفتن در موقعیت های بحرانی

طراحی یک ضرب الاجل ساختگی: به وقت تلقین ذهنی

اگر برای یک کار کوچک که فقط یک روز وقت می برد دو ماه فرصت داشته باشید، آیا همان روز اول دست به کار خواهید شد؟ شما را نمی دانم، ولی من که در چنین سناریویی کارم را تا روز آخر عقب می اندازم؛ چراکه وقتی هیچ عجله ای در کار نیست الکی نباید ماجرا را اکشن کرد. البته اغلب اوقات این امروز و فردا کردن آخر سر به ضرر همه تمام می شود؛ چراکه کارآفرینان آنقدر کار را کش می دهند که شورش درمی آید. پس بهتر است قبل از اینکه اوضاع خیلی خراب شود، سر و سامانی به اوضاع کارهای حتی کوچک داد. 

سوال اصلی اینجا چگونگی سر و سامان دادن به کارهاست. خب تا وقتی آدم مطمئن باشد فرصت بی نهایت زیادی برای رسیدگی به کارش دارد، خیلی مسئله را جدی نخواهد گرفت. خب در این صورت ما باید از تکنیک دیگری برای تان رونمایی کنیم: طراحی ضرب الاجل ساختگی!

فرض کنید شما برای تحویل پروژه یک هفته وقت دارید. اگر کارتان واقعا در کمتر از این مدت انجام می شود، باید به جای یک هفته ضرب الاجلی ساختگی و کوتاه تر برای خودتان طراحی کنید. اینطوری کارتان بی نهایت راحت تر خواهد شد. خب مگر می شود آدم ضرب الاجل مهمی داشته باشد و باز هم عین خیالش نباشد؟ 

خیلی وقت ها راه حل مسئله آنقدرها که فکر می کنیم، سخت نیست. به همین خاطر همیشه روحیه تان برای استفاده از راه های ساده را حفظ کنید. وگرنه خیلی زود فرصت ها را یکی پس از دیگری از دست می دهید. قبول دارم ایده ما در این بخش خیلی مشکوک به نظر می رسد، اما کافی است فقط یکبار امتحانش کنید تا مشتری پر و پاقرص آن شوید. 

تقسیم کارهای بزرگ به کوچک: ایده ای که همیشه جواب می دهد

یک کار بزرگ همیشه آدم را طوری می ترساند که نگو و نپرس. این دقیقا مثل آماده شدن برای یک مبارزه بزرگ با حریفی بی نهایت سرسخت است. حالا اگر به جای چنین مبارزه سنگینی پای چند تا جدال سبک وسط باشد، آن وقت ماجرا دیگر تا این حد تیره و تار نخواهد بود. 

همه کارها یا ماموریت هایی که در نگاه اول بی نهایت سخت به نظر می رسد، وقتی در چند مرحله دنبال شود دیگر آنچنان هم دشوار نخواهد بود. این دقیقا همان فرمولی است که ما در این بخش دنبال می کنیم. اگر شما هم دنبال ایجاد تغییراتی در روند کاری تان هستید، باید قبل از اینکه دیر شود، اوضاع تان را تغییر دهید. تا وقتی یک راست سراغ کارهای بزرگ بروید، هیچ اتفاق خاصی برای تان روی نمی دهد. به همین خاطر تقسیم مسئولیت ها یا پروژه های بزرگ به نمونه های کوچک تر پیشنهاد طلایی ماست. 

احتمالا وقتی اولین بار سراغ تقسیم کارهای بزرگ بروید، حسابی شوکه خواهید شد؛ چراکه کمتر کسی اینطوری به ماجرا نگاه می کند. راهکار ما برای عادت سریع به این روند استفاده از تمرین های مداوم است. مثلا حتی در زندگی شخصی هم کارهای بزرگ تان را در چند مرحله دنبال کنید. اینطوری به مرور زمان دست تان گرم شده و دیگر تقسیم پروژه های بزرگ به بخش های کوچک تر وقت زیادی از شما نخواهد گرفت. به علاوه، وقتی گام به گام یک کار را جلو ببرید، تمرکز بیشتری برای انجام درستش خواهید داشت. اینطوری با یک تیر دو نشان می زنید؛ اول اینکه دیگر خبری از عقب انداختن کارها نیست و دوم هم انجام بهتر پروژه هاست. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شوید تا غول امروز و فردا کردن را شکست دهید. 

مطلب مرتبط: اشتباهات رایج در مدیریت زمان

یکهو سراغ کارها بروید: فکر اضافه ممنوع!

تا حالا شده برای انجام یک کار بی نهایت ساده آنقدر فکر کنید که سرتان درد بگیرد؟ احتمالا جواب سوال بالا برای خیلی از کارآفرینان و حتی آدم های عادی مثبت است. به ویژه اگر جزو آدم هایی باشید که همیشه در افکارشان غرق می شوند. 

وقتی آدم درباره یک موضوع زیاد فکر کند، دیگر انگیزه زیادی برای عمل به موقع نخواهد داشت؛ چراکه از یکسو شک و تردیدش زیاد شده و از طرف دیگر هم خیلی زود استرس تمام وجودش را می گیرد. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز اصلا میانه خوبی با فکر کردن زیادی درباره موضوعات مختلف نداریم. 

اجازه دهید در این بخش منظورمان را با یک مثال کاربردی نشان دهیم. ورزشکاری را در نظر بگیرید که برای مسابقه ماه آینده اش باید حسابی تمرین کند. در این میان اگر ورزشگار قصه مان از همان روز اول کلی درباره مسابقه و احتمال شکستش فکر کند، بی برو برگشت روحیه اش خراب خواهد شد. آن وقت حتی بهترین مربی های دنیا هم نمی توانند به او برای تمرین بهتر کمک کنند. این دقیقا همان کاری است که فکر بیش از اندازه سر آدم می آورد. پس باید دقیقا برعکس این روند عمل کنید. 

وقتی درباره شیوه برعکس حرف می زنیم، در واقع دست زدن به عمل به طور ناگهانی پس ذهن مان است. خیلی از کارها آنقدر که فکر می کنید تأمل نیاز ندارد. پس به جای اینکه الکی خودتان را معطل کنید، بدون مقدمه سراغ اصل داستان بروید. اینطوری کارتان خیلی راحت تر دنبال خواهد شد. 

اشتباهی که خیلی از کارآفرینان موقع پیگیری یکهویی کارها انجام می دهند، اشتباه گرفتن امور ساده با اساسی است. اگر شما قصد دارید درباره استراتژی بازاریابی برندتان در سال جدید تصمیم بگیرید، کمی تأمل منطقی به نظر می رسد. با این حال خیلی از کارهای روزمره اصلا نیازی به فکر کردن زیادی ندارد. پس الکی خودتان را گول نزده و تا فرصت هست دست به کار شوید. 

یادتان باشد در بازار کسی برای شما فرش قرمز پهن نکرده و اگر به موقع دست به کار نشوید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود. پس یک بار هم که شده بهانه های گوناگون را کنار گذاشته و وقتی با کاری ساده رو به رو هستید، بدون معطلی دست به کار شوید. شاید این فرمول در ابتدا خیلی سخت یا غیرمنتظره به نظر برسد، اما بعد از چند بار حسابی به آن عادت خواهید کرد. آن وقت دیگر لازم نیست 24 ساعته نگران عقب انداختن کارها باشید. ماجرا جالب شد، نه؟

کارمندانی که در قالب تیم پروژه ها را جلو می برند، معمولا شانس بیشتری برای پیگیری یکهویی کارها دارند؛ چراکه همکاران شان هم در این فرآیند آنها را تشویق کرده و حتی بر روی کارشان نظارت خواهند کرد. اینطوری نه تنها روحیه افراد بیشتر می شود، بلکه ضریب خطا هم به طور چشمگیری کاهش پیدا خواهد کرد. 

سخن پایانی

امروز و فردا کردن یکی از عادت های قدیمی است که تاریخچه ای به اندازه زندگی بشر دارد. این مشکل نه تنها در ادارات و شرکت ها، بلکه زندگی شخصی هم به چشم می خورد. تمام تلاش ما در این مقاله آشنایی شما با راهکارهایی برای ترک این عادت قدیمی بود. مثل همیشه اگر سوال یا ابهامی درباره نکات مورد بحث داشتید، ما همیشه منتظر نظرات تان هستیم.

مطلب مرتبط: هک های مدیریت زمان

منابع:

https://www.shopify.com

https://hbr.org