اشتباهات رایج در مدیریت زمان

آیا فکر می کنید بهره وری تان آنقدر پایین آمده که دیگر همین امروز و فردا عذرتان را از شرکت خواهند خواست؟ شاید هم علی رغم همه برنامه ریزی های دقیق باز هم باید تا پاسی از شب مشغول کارهای شرکت باشید. در این صورت نه تنها وقتی برای دورهمی های خانوادگی یا وقت گذرانی با دوستان نخواهید داشت، بلکه کم کم سلامتی تان هم به خطر می افتد. خب اگر کسی را سراغ دارید که 24 ساعته بدون هیچ مشکلی کار می کند، ما را هم بی خبر نگذارید. 

خیلی از کارآفرینان دوست دارند فقط و فقط روزی هشت ساعت کار کنند. بعد هم مثل آدم های معمولی راهی خانه شده و کلی وقت دست نخورده برای خودشان داشته باشند. قبول دارم این رویا با شرایط کنونی خیلی فرق دارد، اما دلیلی ندارد آن را صرفا یک آرزوی محال قلمداد کنیم. مدیریت زمان (Time Management) همان چوب جادویی است که این آرزوی قدیمی را برآورده می کند. باور کنید یا نه، خیلی از کارآفرینان در طول ساعت های متمادی کاری الکی وقت شان را هدر می دهند. به همین خاطر همیشه باید بیشتر و بیشتر کار کرده و اوضاع شان هم هیچ تغییری نمی کند. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم مدیریت زمان نه یک شعار توخالی، بلکه ضرورتی اساسی برای هر کارآفرین است. همانطور که یک دونده ماراتن زمان بندی دقیقی برای پشت سر گذاشتن بخش های مختلف مسابقه در ذهنش دارد، شما هم باید هر کار را در زمان خاص خودش انجام دهید. اینطوری نه خبری از ساعت های کاری طولانی خواهد بود، نه دیگر حتی یک دورهمی خانوادگی را از دست خواهید داد. 

شاید فکر کنید این مقاله هم مثل خیلی از نمونه های مشابه پر از توصیه های کلیشه ای برای مدیریت زمان است. در این صورت باید حسابی عافلگیرتان کنیم؛ چراکه ما در روزنامه فرصت امروز اصلا میانه خوبی با کارهای تکراری یا کلیشه ای نداریم. در عوض سراغ اشتباهاتی رفته ایم که کارآفرینان به اسم مدیریت زمان مرتکب می شوند. اینطوری شما بدون اینکه درگیر بحث های نظری خسته کننده شوید، ایرادات احتمالی کارتان را متوجه خواهید شد. پس منتظر چه هستید؟ با ما همراه باشید تا مهمترین اشتباهات مدیریت زمان را بررسی کنیم. 

مطلب مرتبط: هک های مدیریت زمان برای کارآفرینان

حفظ لیست کارها به هر قیمتی: اولین اشتباه در مدیریت زمان

اغلب کسانی که در دوران مدرسه جزو شاگرد اول ها بوده اند به خوبی با فهرست کارها آشنایی دارند؛ همان فهرست های قدیمی که تمام جزییات مربوط به درس ها و تکالیف را در آن وارد می کردیم. شما را نمی دانم، ولی برای من که خط کشیدن دور هر کدام از آن کارها بعد از انجام دادن یکی از جذاب ترین خاطرات دنیا محسوب می شود. قبول دارم دنیای کسب و کار هیچ شباهتی به درس و مدرسه ندارد، اما هنوز هم استفاده از آن فهرست ها برای رسیدگی به کارهای تجاری جواب می دهد. هرچه باشد اینجا هم پای بعضی از ماموریت ها وسط است که شما هر طور شده باید در زمان مقرر انجام دهید. 

کارآفرینان معمولا برای تهیه فهرست کارها خیلی مته به خشخاش می گذارند. انگار که مهمترین مسئولیت دنیا روی دوش آنهاست و حتی یک اشتباه کوچک هم منجر به بروز فاجعه ای در حد چرنوبیل می شود. بخش کمدی ماجرا عدم رعایت این نقشه راه های دقیق از سوی همین کارآفرینان است. ماجرا از این قرار است که فهرست های مورد نظر آنقدر پیچیده طراحی می شود که دست آخر حتی یک نفر هم حوصله دنبال کردنش را ندارد. 

توصیه ما در این بخش شاید کمی پیچیده به نظر برسد، اما همین که بدان عادت کنید دیگر هیچ برنامه ای را پشت گوش نخواهید انداخت. به علاوه، مدیریت زمان هم تبدیل به نوعی بازی جذاب برای تان خواهد شد. تنها کاری که اینجا باید انجام دهید، تعیین کارهای بسیار مهم و خالی گذاشتن بقیه وقت های اضافی است. اشتباه نکنید، منظور ما وقت گذرانی بی فایده وسط کارهای مهم نیست، بلکه باید جایی برای رویدادهای غیرمنتظره هم باقی بگذارید. 

فرض کنید سر ظهر بعد از اینکه کار بر روی یکی از پروژه های مهم شرکت را تمام کردید، یکهو خبر برگزاری جلسه ای مهم به طور آنلاین به دست تان برسد. بی شک کارآفرینانی که برای تک تک دقایق روزشان برنامه چیده اند در چنین شرایطی حسابی کفری خواهند شد. به علاوه، اگر در جلسه مورد نظر شرکت کنند، احتمالا باید چند ساعت بیشتر در محل کار باقی مانده و مشغول رسیدگی به کارهای عقب افتاده شوند. حالا اگر این وسط کارآفرین قصه ما وسط برنامه اش برای اتفاق های ناگهانی زمانی هرچند اندک تعریف کرده باشد، دیگر لازم نیست کل برنامه روزش را به هم بریزد. اینطوری هم سر ساعت خانه خواهد بود، هم اینکه فشار کاری بیشتری در طول روز تجربه نمی کند؛ به همین سادگی.

فقدان اهداف شخصی: خودتان را در کارهای تیمی حل نکنید!

کارآفرینی مثل یک بازی دسته جمعی است که همه باید مثل عقربه های ساعت با هم هماهنگ کار کنند. اگر این وسط حتی یک نفر هم خودش را کنار بکشد، اوضاع به هم خواهد ریخت. به همین خاطر کارآفرینان همیشه دنبال استخدام کارمندانی با توانایی های بی نظیر در زمینه کار گروهی هستند. اگر شما هم توانایی حیرت انگیزی در کار تیمی دارید، شاید برای تان سوال باشد که چرا بازهم گاهی اوقات آدم احساس سردرگمی و کمبود وقت می کند؟ مگر نباید کار تیمی همه مشکلات را حل کند؟ 

جواب ما در روزنامه فرصت امروز برای سوال بالا کاملا منفی است. کار تیمی فقط تا حدودی اوضاع تان را بهتر خواهد کرد. یادتان باشد شما علاوه بر اهداف گروهی که در قالب کار تیمی دنبال می کنید، باید همیشه اهداف شخصی نیز داشتنه باشید. اگر یادتان باشد، در جلسات استخدامی همیشه درباره «اهداف پنج سال آینده» از آدم سوال می شود. این اهداف معمولا همیشه شخصی هستند. مثلا اینکه آدم دوست دارد بعد از چند سال به جای کارمندی معمولی تبدیل به یکی از مدیران ارشد شرکت شود. وقتی کسی چنین هدفی داشته باشد، نه تنها سخت تر کار می کند، بلکه مدیریت بهتری روی وظایف پیش روی خودش خواهد داشت. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید کار هدفمند همیشه سریع تر از کار بی برنامه و بدون سرانجام به پایان می رسد، مگر نه؟

مطلب مرتبط: مدیریت زمان برای کارآفرینان: 3 راه برای رهایی از مشغله

خیلی وقت ها کوهنوردهای حرفه‎ ای از دل توفان های بی نهایت خطرناک به قله های بلند می رسند. احتمالا اگر چنین کوهنوردانی اهداف مشخص و دقیقی برای خودشان نداشته باشند حتی یک قدم هم به سمت قله برنخواهند داشت. این ماجرا درباره دنیای کارآفرینی هم مصداق دارد. اگر شما همیشه پروژه ها را دیرتر از زمان مقرر تحویل می دهید، یکی از دلایلش کمبود هدف جذاب است. به زبان خودمانی، از آنجایی که حس می کنید تحویل به موقع پروژه ها هیچ تاثیر مثبتی برای تان ندارد، ناخودآگاه دائما کار امروز را به فردا می اندازید. 

فرمول ما برای حل این مشکل در مدیریت زمان بی نهایت ساده است. کافی است یکبار هم که شده درباره سلیقه تان فکر کنید. به علاوه، پاسخگویی به سوالاتی شبیه «دوست دارید چند سال دیگر در چه موقعیت کاری باشید؟» چراغ راهنمای بی نهایت خوبی خواهد بود. یادتان باشد جواب تان به این سوال باید کاملا صادقانه باشد. وگرنه نتیجه دلخواه را کسب نخواهید کرد. 

عادت به حواس پرتی های همیشگی: مشکلی که کسی حلش نمی کند

کارآفرینی را در نظر بگیرید که اول صبح با کلی انرژی وارد دفتر کارش شده و باید تا ظهر درباره سخنرانی اش در مجمع شرکت فکر کند. احتمالا کارآفرین قصه ما کارش را با جست وجویی در اینترنت برای پیدا کردن مطالب مفید شروع می کند. حالا اگر این وسط نوتیفیکیشن یک ویدئو جدید در یوتیوب به چشمش بخورد، چه اتفاقی خواهد افتاد؟ بی شک برای کسانی که عاشق یوتیوب هستند، این نوتیفیکیشن وسوسه بی نهایت بزرگی محسوب می شود. به همین خاطر چه بسا شخصیت اصلی ما کارش را فراموش کرده و ساعت ها سرگرم تماشای ویدئوهای مختلف در یوتیوب شود. قبول دارم اغلب آدم ها به خودشان قول می دهند فقط پنج دقیقه در یوتیوب یا شبکه های اجتماعی بگردند، اما قدرت این پلتفرم ها آنقدر زیاد است که همه این قول و قرارها را از بین ببرد. 

این روزها خیلی از آدم ها به حواس پرتی هایی مثل شبکه های اجتماعی با گپ های طولانی با همکاران عادت کرده اند. به همین خاطر دیگر آنها را به چشم مشکلی اساسی نگاه نمی کنند. بی شک یک تفریح کوچک در میانه کارهای روزمره برای همه لذت بخش است، اما قرار نیست جای تفریح و کارتان با هم عوض شود. به همین خاطر قبل از اینکه اوضاع حسابی به هم بریزد، باید فکری به حال مدیریت عوامل حواس پرتی کنید. 

خبر خوش برای کارآفرینان اینکه اغلب آدم ها عوامل حواس پرتی شان را خیلی خوب می شناسند. بنابراین تنها کاری که باید انجام دهید، کنار گذاشتن آن عوامل در طول ساعت های کاری است. مثلا اگر حتی با یک تماس کوتاه از سوی دوستان تان نیم ساعت درگیر گپ و گفت می‎شوید، نباید در طول ساعت های کاری جواب شان را بدهید. اینطوری هم وقت تان کم نمی آید، هم اینکه پروژه های نصف و نیمه روی اعصاب تان رژه نخواهد رفت. هرچه باشد هیچ کس دوست ندارد دائما با کارهای نصفه سر و کله بزند. پس با کنار گذاشتن عوامل حواس پرتی در وقت و انرژی تان صرفه جویی کنید. 

بله گفتن به همه: گاهی هم به بقیه نه بگویید!

کسانی که به پیشنهادات همه جواب مثبت داده و از هر کار تازه ای استقبال می کنند، معمولا مشکلات زیادی با زمان در دسترس شان دارند. خب هرچه باشد شما معمولا بیشتر از هشت ساعت مفید در طول روز ندارید. حالا اگر قرار باشد نیمی از این زمان را به کارهای تازه اختصاص دهید، دیگر سنگ روی سنگ بند نخواهد شد. قبول دارم استقبال از درخواست های دیگران در نهایت شما را محبوب همه خواهد کرد، اما اگر نتوانید به کارها و مسئولیت های خودتان برسید این محبوبیت کمترین ارزشی نخواهد داشت. 

توصیه ما در روزنامه فرصت امروز تمرین «نه گفتن» به دیگران است. این تمرین شاید در ابتدا کمی برای تان سخت باشد، اما به مرور زمان بدان عادت خواهید کرد. به علاوه، نه گفتن تا حدودی نظر مستقل و شخصیت تان را به بقیه نشان می دهد. پس گاهی اوقات کارها و نیازهای خودتان را در اولویت قرار دهید؛ چراکه دست آخر هیچ کس مسئولیت تاخیر یا شکست های شما را گردن نمی گیرد. 

اگر شما همیشه با دیگران درباره نظرات تان روراست باشید، دیگر بابت شنیدن جواب نه از شما دلگیر نخواهند شد. مثلا وقتی حوصله کمک به دیگران برای کارهای شان را ندارید یا وقت تان اجازه چنین عملی را نمی دهد، خیلی رُک و پوست کنده واقعیت را با آنها در میان بگذارید. اینطوری بدون اینکه سوء تفاهمی پیش بیاید، از زیر کاری که همه برنامه تان را به هم خواهد ریخت، شانه خالی می کنید. 

مطلب مرتبط: رایج ترین اشتباهات در زمینه مدیریت زمان

کار بی‎وقفه: کار زیاد همیشه خوب نیست

اغلب ما دوستانی داریم که فکر می کنند اگر روزی 12 ساعت کار کنند، آخر ماه به کلی از اهداف شان خواهند رسید. به علاوه، در برنامه چنین کارآفرینانی اصلا چیزی به اسم تفریح یا استراحت وجود ندارد. انگار آدم ها هم مثل ربات های اتوماتیک می توانند 24 ساعته کار کنند و آخ هم نگویند. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، تا دیر نشده و حسابی به سلامتی تان آسیب نزده اید باید برنامه تان را عوض کنید. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کار زیاد فقط آدم را خسته می کند. شما حتی اگر بهترین کارآفرین دنیا هم هستید، باید هر دو ساعت یکبار چند دقیقه به خودتان استراحت دهید. وگرنه کیفیت کارتان یک سقوط آزاد تمام عیار را تجربه خواهد کرد. متاسفانه این روزها کمتر کسی به کیفیت کار توجه می کند. این دقیقا مثل آن است که یک کارگردان همینطور سرسری یک ویدئو دو ساعته تهیه کند و با خوش خیالی محض برای جشنواره های سینمایی ارسال کند. بی شک کارگردان داستان ما خیلی شانس بیاورد با سوژه خنده طرفداران صنعت سینما نخواهد شد؛ چراکه فیلم سازی با چنین کارهای عجیبی از زمین تا آسمان تفاوت دارد. 

وقتی شما بدون توقف کار می کنید، تقریبا مثل همان کارگردان مثال بالا خواهید بود. شاید نتیجه کار از نظر خودتان خیلی جذاب باشد، اما دست آخر هیچ کس را راضی نمی کند. این روزها کیفیت کار هم در کنار کمیتش مهم است. به همین خاطر خیلی از کارآفرینان دیگر به ساعت کاری توجه نمی کنند. در عوض هروقت کارشان تمام شود، دفتر شرکت را ترک می کنند. این ایده برای کسانی که همیشه با مدیریت زمان مشکل دارند، راه حل بی نهایت جذابی محسوب می شود. اینطوری دیگر لازم نیست 24 ساعته نگران ساعت کاری تان باشید. بلکه این وسط سر وقت استراحت تان را هم کرده و آخر روز با خیالی راحت دفتر شرکت را ترک می کنید. 

سخن پایانی

مدیریت زمان یکی از دردسرهای همیشگی کارآفرینان در دنیای کسب و کار محسوب می شود. ما در این مقاله به جای اینکه سراغ تکنیک های مختلف برای مدیریت بهتر وقت برویم، به مشکلات و اشتباهاتی پرداختیم که معمولا کارآفرینان را گرفتار می کند. اگر شما هم مدت هاست از کمبود زمان رنج می برید، احتمالا راه حل های این مقاله حسابی کمک تان خواهد کرد. مثل همیشه اگر سوالی درباره موضوع این مقاله داشتید، ما در روزنامه فرصت امروز آماده پاسخگویی به شما هستیم. 

مطلب مرتبط: مدیریت زمان در عرصه کسب و کار با توصیه های کاربردی

منابع:

https://www.mindtools.com

https://societyinsurance.com