اشتباهات رایج در عرصه روابط عمومی

روابط عمومی یکی از مهمترین بخش های هر سازمان است که وظیفه ارتباط با رسانه ها و افکار عمومی را برعهده دارد. معمولا وظیفه ارتباط جانبی با مخاطب هدف، حفظ مشتریان و توضیحات دقیق درباره استراتژی های برند برعهده آن بخش قرار دارد. اگر شما هم تا حالا بیانیه های مختلف برندها را مرور کرده باشید، خیلی خوب با شرح وظایف این تیم ها آشنایی دارید؛ چراکه این روزها معمولا روابط عمومی بیشتر در قالب بیانیه ها و مصاحبه های مطبوعاتی شناخته می شود.

اگر بخواهیم روابط عمومی را با یک مثال ساده و دم دستی توضیح دهیم، باید به اطلاعیه های مختلف که از پروژه های سینمایی درز می کند، اشاره کنیم. معمولا پروژه های سینمایی بزرگ در طول فرآیند ساخت با شایعات بسیار زیادی رو به رو می شوند. در این میان معمولا بیانیه های رسمی درباره جزییات پروژه برای فیلم بازهای حرفه ای مرجع نهایی محسوب می شود. طراحی و انتشار چنین بیانیه هایی به طور تخصصی در دامنه وظایف تیم های روابط عمومی قرار دارد. اینطوری نه تنها از بروز بحران های جدی جلوگیری می شود، بلکه دیگر خبری از مشکلات ادامه دار یا شایعات بی اساس هم نخواهد بود.

روابط عمومی هم مثل هر حوزه دیگری با برخی از اشتباهات رایج دست به گریبان است. به طوری که برخی از کارآفرینان به طور مداوم برای مدیریت این حوزه با مشکل رو به رو می شوند. ما در این مقاله قصد داریم نگاهی دقیق به برخی از اشتباهات رایج در این حوزه داشته باشیم. اگر شما هم دوست دارید کارتان در زمینه روابط عمومی با دقت بالاتری دنبال شود، در ادامه با ما همراه باشید. 

مطلب مرتبط: روابط عمومی بهتر با ابزارهای کاربردی

شما در این مقاله نه تنها با حوزه روابط عمومی بیشتر آشنا خواهید شد، بلکه با برخی از اشتباهات رایج که اصلا فکر نمی کردید غلط باشند هم آشنا می شوید. 

اشتباهات رایج در روابط عمومی

وقتی درباره اشتباهات در یک حوزه حرف می زنیم، معمولا انتظار داریم با خطاهای کاملا آشکار رو به رو شویم. خب راستش را بخواهید، ما در روزنامه فرصت امروز اصلا به چنین اشتباهاتی باور نداریم. اگر تشخیص اشتباهات تا این اندازه راحت بود، خب کسی اصلا در دام آنها نمی افتاد. ماجرا از آنجایی خطرناک می شود که شما با اشتباهات رایج اما کمتر شناخته شده رو به رو شوید. 

اجازه دهید قبل از اینکه بحث مان خیلی گیج کننده شود، از یک مثال دم دستی استفاده کنیم. تنیسوری را در نظر بگیرید که تمام عمر به سبک خاص خودش سرویس زده است. حالا اگر یکهو مربی تازه ای پیدا شود و به او درباره ضررهای این مدل سرویس برای سلامت مچ دستش توضیح دهد، چه حسی به ورزشکار قصه مان دست می دهد؟ بی شک این حس هرچه باشد، خیلی خوشایند نخواهد بود. خب چه کسی دوست دارد بعد از مدت ها متوجه شود عادتی که فکر می کرده کاملا درست است، اشتباه از آب درآمده؟

ما در این مقاله قصد داریم دقیقا چنین اشتباهاتی را مرور کنیم. بنابراین خودتان را برای مرور اشتباهاتی آماده کنید که چه بسا تا قبل از مطالعه این مقاله فکر می کردید اصلا ایرادی ندارند.

بی برنامگی: هرچه پیش آید، خوش آید!

روابط عمومی باید براساس یک برنامه‎ ریزی دقیق و استراتژی مشخص انجام شود. از این نظر شما مثل سرمربی فوتبالی هستید که اگر با برنامه دقیق تیم تان را به میدان نفرستید، خیلی زود شش تایی خواهید شد. آن وقت نه دیگر مدیران تیم به شما اعتماد خواهند داشت، نه تماشاگران.

کارآفرینان گاهی اوقات فکر می کنند بی برنامگی خیلی هم به ضررشان نخواهد بود. البته منطق اصلی در این میان امکان شناخت جزییات در طول زمان است. درست مثل معماری که با یک ایده اولیه کارش را شروع می کند و به مرور زمان در جریان ساخت بنا ایده اش را تغییر می دهد.

راستش را بخواهید، منطق بالا شاید در بسیاری از کارها به درد بخورد، اما در حوزه روابط عمومی به غیر از شکست چیز دیگری برای تان به همراه نخواهد داشت. خب هرچه باشد اینجا پای مشتریان با دامنه ای متنوع از سلایق هم در میان است. پس نباید فقط به خودتان فکر کنید. 

یک برنامه خوب در حوزه روابط عمومی الزاما نباید تمام جزییات را شامل شود. همین که شما درکی کلی از اهداف تان در این حوزه داشته باشید کافی خواهد بود. به علاوه، شما باید همیشه خودتان را برای آپدیت برنامه ها نیز آماده نگه دارید. اینطوری دیگر هیچ وقت در بازار غافلگیر نخواهید شد.

مطلب مرتبط: آشنایی با نسخه مدرن روابط عمومی در دنیای کسب و کار

درک خطی از مخاطب هدف: اشتباهی کشنده

همه چیز در دنیای کسب و کار به مخاطب هدف ختم می شود. خیلی از کارآفرینان فکر می کنند ایده ها یا ترجیحات خودشان همیشه در بازار برنده خواهد بود. اگر شما هم چنین پیشفرضی دارید، خیلی زود با شکست های بزرگ رو به رو خواهید شد. 

ما در روزنامه فرصت امروز مشتریان را مهمترین سرمایه یک برند در نظر می گیریم. این سرمایه اجتماعی به شما کمک می کند تا برنامه‎ ریزی بلندمدت برای برندتان داشته باشید. اشتباهی که در حوزه روابط عمومی درباره مخاطب هدف شکل می گیرد، درک خطی از آنهاست. به زبان خودمانی، مسئولان روابط عمومی فکر می کنند مشتریان یک گروه کاملا شبیه به هم با سلیقه مشابه هستند. 

شما لازم نیست سال های سال در عرصه روابط عمومی کار کرده باشید تا متوجه اشتباه بزرگ کارآفرینان در درک اشتباه بالا شوید. مشتریان معمولا شامل گروهی کاملا متفاوت از نظر مشخصات ظاهری و حتی عادت های رایج هستند. چه بسا محصولی که برای گروهی از مشتریان بی نهایت جذاب است، از نظر گروهی دیگر مسخره به نظر برسد. این امر نیازمند فعالیت شخصی سازی شده تیم های روابط عمومی است. اینطوری شما می توانید به خوبی کارتان در حوزه روابط عمومی را مدیریت کرده و به فکر توسعه کسب و کارتان باشید. 

ارتباط با مخاطب هدف براساس سلیقه و ترجیحات هر کدام از گروه ها کاری نیست که شما دست تنها از پس آن برآیید. درست به همین خاطر استفاده از انواع ابزارهای کمکی ضروری خواهد بود. پس بد نیست سری به گوگل زده و با برخی از مهمترین ابزارهای این حوزه آشنا شوید. 

عدم شفافیت و صداقت: مشکلی دائمی

روابط عمومی باید بر پایه شفافیت و صداقت جلو می رود. متاسفانه برخی از کارآفرینان این عرصه را با بازی هایی که تم مخفی کاری دارند، اشتباه می گیرد. اگر نظر ما را بخواهید، دنیای کسب و کار هیچ شباهتی به بازی هایی مثل مافیا ندارد. بنابراین باید یکبار برای همیشه مخفی کاری در این حوزه را کنار بگذارید. اینطوری نه تنها خیال خودتان راحت تر خواهد بود، بلکه مخاطب نیز اعتماد بیشتری به شما خواهد کرد. 

اگر شما مسئول بخش روابط عمومی هستید، بد نیست گاهی خودتان را جای مشتریان قرار دهید. به نظرتان خواسته و انتظار اصلی آنها از شما چیست؟

قبول دارم سوال بالای خیلی چالش برانگیز به نظر می رسد، اما شما نباید خودتان را الکی بترسانید. تأمل درباره این نکات نه تنها اوضاع شما در عمل را بهتر خواهد کرد، بلکه شانس بیشتری به کسب و کارتان برای درخشش در بازار می دهد. پس کمی سختی را به جان خریده تا اوضاع روابط عمومی تان را از این رو به آن رو کنید.

مطلب مرتبط: تقویت خلاقیت در تیم های بازاریابی و روابط عمومی

فقدان پاسخگویی به افکار عمومی: اشتباهی که اصلا دیده نمی شود!

پاسخگویی برندها به مخاطب یکی از نکاتی است که همزمان با توسعه فناوری های نوین به طور قابل ملاحظه ای مورد توجه قرار گرفته است. بسیاری از کسب و کارها فکر می کنند هنوز هم در دوران پیش از اینترنت سیر می کنند. این در حالی است که توسعه شبکه های اجتماعی انتظارات مشتریان درباره پاسخگویی برندها را به طور قابل ملاحظه ای افزایش داده است. 

اگر زمانی نه چندان دور مشتریان برای یافتن جواب یک سوال ساده ساعت ها پشت صف های تلفنی منتظر می ماندند، حالا دیگر اصلا از آن خبرها نیست. در عوض آنها انتظار دارند به محض اینکه یک سوال در شبکه های اجتماعی می پرسند، فورا جواب شان را دریافت کنند. این وسط هم شما باید سرعت نور داشته باشید، وگرنه حسابی از رقبا عقب خواهید ماند. 

شما را نمی دانم، ولی من که همیشه دوست دارم برند طرف مقابلم پاسخگویی سریعی در قبال مشکلات مربوط به استفاده از محصولات یا هر نکته دیگری داشته باشد. حالا اگر در این میان برندی پیدا شود که سریع تر این کارها را انجام دهد، در خرید از آن حتی یک لحظه هم تردید نخواهد کرد. 

بعید می دانم مشتری در دنیا پیدا شود که همینطور بی مقدمه پای یک برند بی نهایت کند بماند. این روزها سرعت عمل همه چیز را مشخص می کند. بنابراین اگر سرعت عمل خوبی نداشته باشید، دیر یا زود در بازار به مشکلات اساسی خواهید خورد. آن وقت دیگر هیچ کس نمی تواند به داد کسب و کارتان برسد. 

ناتوانی در داستان سرایی: داستان یعنی همه چیز

داستان ها قدرت جادویی دارند. به طوری که با یک داستان خوب می توانید کل بازار را با خودتان همراه کنید. این در حالی است که کارآفرینان بی توجه به داستان سرایی هر کاری هم انجام دهند، باز نمی توانند نظر کسی را جلب کنند. نکته کلیدی در این میان نه ساختار یک داستان خوب، بلکه ترکیب آن با حوزه روابط عمومی است.

شما به عنوان کارشناس روابط عمومی به طور مداوم با نظرات گوناگون و حتی سوالات مشتریان رو به رو خواهید بود. در این میان بد نیست ایده های اصلی تان را در قالبی داستانی تحویل مخاطب دهید. مثلا در پاسخ به سوالی درباره تاریخچه برندتان لازم نیست یک جریان کاملا تاریخی را بیان کنید. در عوض کمی هم به داستان برندتان توجه کرده و سعی کنید داستان موردنظر را با جزییات بیان نمایید. 

یادتان باشد، امروزه کمتر کسی حوصله داستان های بلند را دارد. پس باید داستان سرایی را در قالبی کوتاه و مختصر دنبال کنید. وگرنه شاید حتی یک مخاطب هم برای کارتان پیدا نشود. آن وقت شما می مانید و کلی مشتریان از دست رفته.

مطلب مرتبط: موفقیت در حوزه روابط عمومی به زبان ساده

عدم هماهنگی با بخش های دیگر: به وقت کار گروهی

روابط عمومی کاری نیست که یک عده تک و تنها انجام دهند. در عوض شما برای اینکه کارتان در حوزه موردنظر را اصولی پیش ببرید، نیاز به همراهی دیگران دارید. معمولا در دنیای کسب و کار جلب همکاری و همراهی دیگران اصلا ساده نیست. به همین خاطر کارآفرینان مشکلات زیادی برای همراه کردن بخش های مختلف دارند. 

یادتان باشد، روابط عمومی تاثیرات همه جانبه ای بر روی یک برند دارد. بنابراین شما باید همکاران تان را نسبت به این تاثیرات کاملا آگاه کنید. اینطوری علاقه آنها برای همکاری با شما روز به روز بیشتر خواهد شد. خب اگر بازاریابی را سراغ دارید که نگرانی درباره وضعیت برند او را به همکاری با بقیه بخش ها وادار نکند، ما را هم بی خبر نگذارید. 

معمولا همکاری با تیم های دیگر برای پیشبرد اهداف روابط عمومی نیازمند توجه چندجانبه است. به زبان خودمانی، شما در طرف مقابل باید خودتان را برای ارائه خدمات و همکاری متقابل آماده کنید. بنابراین کمی وقت بیشتر کنار گذاشته و براساس آن با دیگران همکاری داشته باشید. فقط در این صورت شانسی برای خودنمایی در حوزه روابط عمومی داشته و کارتان بدون دردسر جلو خواهد رفت. 

متاسفانه برخی از کارشناس های روابط عمومی فکر می کنند همه باید به آنها کمک کرده و در عوض آنها هیچ مسئولیتی در قبال دیگران ندارند. این اشتباه نه تنها آینده تیم تان را تباه خواهد کرد، بلکه اختلاف نظرهای اساسی در خودِ برند نیز به دنبال خواهد داشت. به همین خاطر شما باید همیشه درکی متقابل از این حوزه ها داشته باشید. 

سخن پایانی

روابط عمومی یکی از حوزه های پرطرفدار در دنیای کسب و کار محسوب می شود. این حوزه برای بسیاری از دست اندرکاران یکی از بخش های ضروری توسعه برند محسوب می گردد. با این حال تمام نکات فوق باعث بدون اشتباه پیش رفتن کارها نمی شود. ما در این مقاله سعی کردیم افق دیدتان را به سوی برخی از اشتباهات رایج در دنیای کسب و کار باز کنیم. 

مطلب مرتبط: برترین ترندهای حوزه روابط عمومی کدامند؟

من و همکارانم در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با اشتباهات رایج در حوزه روابط عمومی کرده باشد. مثل همیشه اگر پیشنهاد یا سوالی درباره این مقاله دارید، ما همیشه آماده دریافت نظرات تان هستیم.

منابع:

https://startupsmagazine.co.uk

https://www.agilitypr.com