معمای حفظ تمرکز در محل کار

دنیای اطراف ما پر از المان هایی است که در یک چشم به هم زدن حواس آدم را پرت می کند. شاید فکر کنید در حالت عادی ماجرا اینقدرها هم دراماتیک نیست، اما کافی است یک کار مهم داشته باشید تا حتی کسل کننده ترین برنامه های تلویزیونی هم تبدیل به بهترین برنامه های استعدادیابی شود. آن وقت اگر خیلی شانس بیاورید آخر شب عزم تان را برای سرهم بندی کارتان جمع خواهید کرد. وگرنه فردا صبح باید کلی عذر و بهانه بچگانه برای تاخیر در تحویل پروژه تان آماده کنید. 

وقتی صحبت از حفظ تمرکز در محل کار می شود، به طور کلی دو دسته نظرات مختلف پیش روی آدم قرار می گیرد. دسته نخست آدم های به شدت واقع گرایی هستند که حواس پرتی را جزئی اساسی از زندگی روزمره لحاظ می کنند. از نظر آنها همانطور که یک تیرانداز در مسابقات المپیک ممکن با صدایی آرام حواسش پرت شده و مدال طلا را از دست بدهد، کارآفرینان هم اگر بدبیاری داشته باشند در کسری از ثانیه حواس شان پرت خواهد شد. آن وقت دیگر هیچ راهی به غیر از دعا برای بیرون پریدن عامل حواس پرتی از ذهن کارآفرینان وجود نخواهد داشت!

اگر جواب بالا برای حفظ تمرکز در محل کار بی نهایت واقع گرایانه محسوب می شود، در سوی دیگر این پیکان ایده آلیست های خشک قرار دارند؛ از آن دست آدم هایی که آنقدر کمال گرایانه فکر می کنند که حتی اطرافیان شان هم از دست شان در امان نیستند. شما را نمی دانم، ولی من که حوصله کار کردن در محیطی با یک کارآفرین سخت گیر بابت ایزوله کردن تمام محیط و حفظ تمرکز را ندارم. اصلا این طور وقت ها آدم بیشتر دلش می خواهد به چیزهایی جز کسب و کار فکر کند، مگر نه؟

مطلب مرتبط: حفظ تمرکز در محل کار به شیوه کارآفرینان حرفه ای

ما در روزنامه فرصت امروز جواب کاملا متفاوتی برای حفظ تمرکز در محیط کار داریم. از نظر ما حفظ تمرکز در دنیای شلوغ کسب و کار نه ماموریتی غیرممکن و نه حتی نیازمند هزار و یک دردسر گوناگون است. در عوض شما می توانید با استفاده از بعضی تکنیک های روانشناسی و مدیریت زندگی به خوبی از پس این معما بربیایید. هرچه باشد نه حفظ تمرکز مثل مکعب روبیک پیچیده و چند وجهی است، نه شما قرار است آپولو هوا کنید. اگر هنوز هم شک دارید حفظ تمرکز در محل کار به این سادگی هاست، کافی است در ادامه با ما همراه باشید تا یک بار برای همیشه از شر چنین فکر و خیال هایی راحت تان کنیم. ما در ادامه نه مثل بعضی از مربی های انگیزشی، بلکه مانند کارآفرینی حرفه ای مشکل شما را زیر ذره بین خواهیم برد. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا آماده حرکت شوید. 

تکنیک های حفظ تمرکز در محیط کار

قبل از اینکه بدون مقدمه وارد اصل مطلب شویم، باید کمی با هم گپ بزنیم. بی شک دنیای کسب و کار کلی کارهای مختلف را شامل می شود. متاسفانه برای خیلی ها کارآفرینی در دنیای معاصر فقط در بازاریابی یا نهایتا برندینگ خلاصه می شود. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، باید بگوییم کاملا دراشتباهید، چراکه ما در این مقاله تمام تلاش مان را کرده ایم تا مجموعه ای از تکنیک ها با پوشش حداکثری حوزه های کارآفرینی مختلف را کنار هم قرار دهیم. پس اگر نگران این هستید که نکند کارتان با توصیه ها جور درنیاید، باید بگوییم ما مربی برای همه کارآفرینان هستیم، حتی شما!

خب اجازه دهید بدون مقدمه چینی های اضافی بیشتر یک راست برویم سراغ فهرست طلایی تکنیک هایی که منتظرش هستید. قول می دهم اگر مو به مو تا آخرین نکات را اجرا کنید، مثل کلوپ یا گواردیولا یک پا سرمربی شکست ناپذیر خواهید شد.

محل کارتان را مرتب کنید

خودتان را جای کسی قرار دهید که از وسواس رنج می برد. احتمالا شما تا جایی که وسواس حسابی برای تان دردسرساز نشود، خیلی دنبال درمانش نخواهید بود. با این حال از یک جایی به بعد دیگر به زور همکاران یا خانواده هم که شده باید فکری به حال خودتان بکنید. احتمالا اولین گزینه برای رهایی از شر وسواس مراجعه به یک روانشناس حرفه ای است. حالا اگر با کلی دردسر یک روانشناس کاردرست پیدا کنید، اما به محض ورود به دفترش با اتاقی بی نهایت شلخته مواجه شوید، چه واکنشی خواهید داشت؟ اینطور وقت ها آدم فکر می کند مشکلاتش دو برابر شده است؛ نه یک کلمه بیشتر یا کمتر!

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم میز کار هر کس بیانگر عادت ها و شخصیتش است. پس اگر شما دوست دارید شخصیت یک کارآفرین درجه یک در حد و اندازه استیو جابز را بازنمایی کنید، باید اول از همه با مرتب کردن میزتان ماجراجویی بزرگ خود را شروع کنید. اینطوری حس و حال جنگجویی را خواهید داشت که برای شکست دادن تک تک دشمنانش اول از همه تمام سلاح ها را منظم و مرتب کنار دستش چیده است. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید که این طور وقت ها دیگر وسط میدان جنگ حواس جنگجوی افسانه ای ما پرت پیدا کردن سلاحش نخواهد شد، مگر نه؟

مطلب مرتبط: چالش حفظ تمرکز در محیط کار

خیلی وقت ها کارآفرینان حواس شان پرت پیدا کردن ابزارهای مورد نیازشان می شود. مثلا اگر شما مثل من آدم نسبتا شلخته ای باشید، پیدا کردن موس بلوتوثی تان هر روز چند دقیقه ای روی اعصاب تان رژه خواهد رفت. در نهایت هم وقتی این پازل را حل کنید، کلی از انرژی تان همان اول صبحی از بین رفته است. پس با مرتب کردن میزتان آخر هر روز کاری یک لطف بزرگ به خود و همکاران تان کنید. بی شک توصیه اول ما در مسیر حفظ تمرکز در محیط کار آنقدر سخت نیست که نشود همیشه انجامش داد. 

طراحی برنامه کار ساعتی

آدم ها اغلب اوقات دوست دارند برنامه های دور و درازی برای خودشان طراحی کنند؛ از آن دست برنامه هایی که حتی جزئی ترین نکات مربوط به 10 سال آینده را هم پوشش می دهد. بی شک چنین کاری لذت فراوانی برای آدم ها دارد، اما باید حواس تان به نقاط ضعف این استراتژی هم باشد. هرچه باشد نه شما یک پیشگوی دقیق هستید، نه گوی جادویی دارید که آینده را نشان تان دهد. پس همیشه باید کارتان را با برنامه های کوتاه تر پیش ببرید. وگرنه 24 ساعته استرس دستیابی به موفقیت در دنیای کسب و کار را خواهید داشت. شما را نمی دانم، ولی به نظر من که در چنین شرایطی دیگر جانی برای آدم باقی نمی ماند تا در بازار خوش بدرخشد.

فرمول طلایی ما در این بخش برای کاهش حواس پرتی برنامه ریزی های ساعتی است. مثلا اگر شما سر صبح خلاقیت تان گل می کند، لازم نیست سراغ کارهای پیش پا افتاده بروید. در عوض کمی به برنامه بازاریابی برندتان فکر کنید یا حتی سناریوهایی برای آشنایی با سرمایه گذارها روی کاغذ پیاده نمایید. این کار به شما فرصت بی نهایت خوبی برای حفظ تمرکزتان در محل کار می دهد. حتما می پرسید چطور؟ خب اجازه دهید کمی بحث را بیشتر باز کنیم.

وقتی شما برنامه های طولانی مدت می ریزید، ناخودآگاه بخشی از ذهن تان همیشه به مرحله بعدی برنامه فکر می کند. اگر بخواهیم ادای روانشناس های حرفه ای را دربیاوریم، چنین اتفاقی در عمل ظرفیت شناختی شما برای تمرکز عمیق روی کارهای مختلف را کاهش می دهد. هرچه باشد ذهن انسان هم مثل هاردهای کامپیوتری ظرفیت مشخصی دارد. پس به جای اینکه ظرفیت هاردتان را با کارها یا دغدغه های به درد نخور پر کنید، جای بیشتری برای کارهای مهم کنار بگذارید. اینطوری نه حواس تان پرت اتفاقات بی خودی می شود، نه اینکه خبری از روی هم تلنبار شدن کارها خواهد بود.

باور کنید یا نه، هنگامی که کارآفرینان برنامه ساعتی برای خودشان در نظر می گیرند خیلی عمیق تر از هر زمان دیگری روی کارهای شان فکر خواهند کرد. این طوری نه تنها شما خیال تان بابت فعالیت های روزمره راحت می شود، بلکه کار با کیفیت تری هم انجام خواهید داد. خب مگر یک کارآفرین چه چیزی بیشتر از کار بی دغدغه و عمیق لازم دارد؟

استراحت های کوتاه را فراموش نکنید!

مغز انسان مثل ربات های هوشمند نیست که 24 ساعته کار کند و آخ هم نگوید. احتمالا برای شما هم پیش آمده بعد از چند ساعت کار روی یک پروژه دیگر مغزتان گنجایش حتی یک ثانیه فکر کردن به کار را هم نداشته باشد. اینطور وقت ها آدم دوست دارد سرش را به دیوار بکوبد تا شاید کمی اوضاع بهتر شود. البته ما در روزنامه فرصت امروز اصلا چنین کاری را توصیه نمی کنیم، چراکه مغز انسان مثل تلویزیون های نفتی قدیمی با ضربه زدن کار نمی کند!

مطلب مرتبط: چالش حفظ تمرکز دورکارها

اگر شما کارآفرین ایده آلیستی باشید، احتمالا حرف ما درباره پر شدن ظرفیت ذهن انسان و خستگی را قبول نمی کنید. خب در این صورت اجازه دهید با یک مثال تکلیف مان را روشن کنیم. فرض کنید شما یک ساعت به مانیتور کامپیوترتان خیره شده اید. بعد از این مدت حتی اگر هیجان انگیزترین بازی های دنیا را هم انجام داده باشید، ذهن تان حسابی خسته خواهد شد. در نتیجه نیاز به کمی استراحت دارید تا دوباره به حالت کارخانه (همان وضعیت سرحال قبلی) برگردید. ماجرا درباره حواس پرتی های حین کار هم کمابیش شبیه ماجرای بالاست. شما لازم نیست حتما یک متخصص اعصاب و روان باشید تا متوجه خستگی بعد از چند ساعت کار شوید. 

فرمول طلایی ما برای غلبه بر حواس پرتی ناشی از خستگی خیلی ساده تر از آن است که حتی فکرش را بکنید. شما فقط باید چند دقیقه (مثلا نیم ساعت) به خودتان استراحت دهید. یک موسیقی خوب در این بین کمک زیادی به بازیابی انرژی تان خواهد کرد. به علاوه، صرف یک میان وعده مقوی هم شما را تا حد زیادی تبدیل به همان کارآفرین اول صبح می کند. پس دفعه بعدی که مدام حواس تان پرت می شد، به این فکر کنید که شاید زیادی از خودتان کار کشیده اید و یک استراحت نیم روزی ایده چندان بدی نباشد. 

کار امروز را به فردا نیندازید

آیا کسی را سراغ دارید که دوست نداشته باشد کارهای سخت یا مهم را یک روز هم که شده عقب بیندازد؟ هرچه باشد زندگی عادی خیلی لذت بخش تر از این حرف هاست که بخواهیم با تصمیم یا کارهای مهم خرابش کنیم. متاسفانه دنیای کسب و کار این چیزها سرش نمی شود. به زبان خودمانی، اگر شما امروز کارتان را انجام ندهید، فردا با دردسرهای بیشتر باید پیگیرش شوید. دقیقا مثل سیمکارت های اعتباری که می شود تا آخر ماه هر چقدر دوست داریم از آنها استفاده کنیم، اما وقتی قبض ماه صادر شود، تازه دردسرها شروع خواهد شد!

بی شک صحبت کردن درباره به تاخیر نینداختن کارها خیلی راحت تر از اجرای آن در عمل است. هرچه باشد کارآفرینان این روزها دیگر نیازی به شعارهای توخالی ندارند. در عوض ما باید یک راهکار عملی برای بهبود اوضاع تان داشته باشیم. وگرنه فقط وقت تان را تلف کرده ایم، همین و بس. 

تکنیک ما در این بخش استفاده از جعبه زمان (Time Box) است. اشتباه نکنید، اینجا قرار نیست برای شما درباره ماشین زمان خیال بافی کنیم. در عوض محور کلیدی حرف مان تعیین یک زمان مشخص برای رسیدگی به کارهای مختلف و وفاداری به آن است. مثلا اگر شما باید فکری به حال وضعیت مالی برندتان کنید، لازم نیست کل روز درگیر این مسئله باشید. در عوض یک یا دو ساعت زمان برای آن تعریف کنید و در این مدت فقط به آن مسئله بپردازید. بعد هم که زمان کار تمام شد، یک جمع بندی کوتاه کرده و آن را رها کنید. وگرنه تا آخر شب مشکلات مالی برند و راهکارهای مختلف در سرتان رژه خواهد رفت. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید در چنین شرایطی فکر کردن به کارهای دیگر تقریبا غیرممکن است، مگر نه؟

جعبه زمان به شما کمک می کند کارهای تان را خیلی زودتر از آنچه فکرش را می کنید انجام دهید. اینطوری دیگر مشکلی از نظر زمان بندی کارهای روزمره نخواهید داشت. فقط کافی است هر شب قبل از خواب کمی درباره کارهای فردا فکر کرده و اول صبح هم زمان مورد نیاز برای هر کدام از آنها را تعیین کنید. اینطوری شما کاملا آماده انجام تک تک کارهای تان تا نقطه آخر خواهید بود. 

مطلب مرتبط: راهکارهای حفظ تمرکز در کار از زبان 40 کارآفرین موفق

رسیدگی به یک کار در لحظه

کارآفرینان بسیار زیادی در سراسر دنیا دوست دارند مداوم سرشان به کارهای مختلف گرم باشد. در این بین هم برای صرفه جویی در زمان چندین و چند کار را در کنار هم جلو می برند. شاید شما یکی دو بار از دل این تکنیک موفقیت کمی کسب کنید، اما دیر یا زود فیتیله کارتان پیچیده خواهد شد. براساس گزارش انجمن روانشناسی آمریکا (APA) مدیریت همزمان چند کار به معنای از این شاخه به آن شاخه پریدن در فاصله های زمانی کوتاه به جای صرفه جویی در زمان فقط کارها را کش می دهد. دست آخر هم شما هیچ توانایی خاصی برای رسیدگی به کارها سر زمان مقرر نخواهید داشت. بنابراین باید یک بار برای همیشه کارآفرینی با چاشنی کارهای همزمان را کنار بگذارید. 

یکی از ساده ترین شرایطی که برای کارآفرینان دردسرساز می شود، استفاده مداوم از موبایل در طول کار است. این خودش یک نوع چندکاری در آن واحد محسوب می شود. توصیه ما در این مورد کاملا روشن است، برای چند ساعت در طول روز هم که شده بی خیال گوشی تان شوید. قول می دهم این کار به نظر ساده طوری اوضاع تان را از این رو به آن رو کند که نگو و نپرس. 

چک کردن ایمیل ها هر 3 ساعت یک بار

ایمیل ها با آن نوتیفیکیشن مخصوصی که دارد، خیلی وقت ها حواس آدم را پرت می کند. شاید شما ساعت ها بدون هیچ حواس پرتی کار کرده باشید، اما تا یک صدای کوچک از دریافت ایمیل تازه به گوش برسد، تمام رشته های تان پنبه خواهد شد. هرچه باشد کمتر کسی در دنیا توانایی مقاومت در برابر باز کردن ایمیل های جدید را دارد. همین امر هم می تواند برای شما حسابی دردسرساز شود. بنابراین شما باید قبل از اینکه کارتان حسابی بیخ پیدا کند، شر چنین ایمیل هایی را از سرتان کم کنید. 

بی شک این روزها هیچ راهکاری برای پرهیز از مشاهده ایمیل های مختلف در طول روز وجود ندارد، چراکه بیشتر کارهای کارآفرینان این روزها با ایمیل انجام می شود. توصیه ما هم در این میان کنار گذاشتن کامل ایمیل نیست، بلکه در عوض چک کردن هر سه ساعت یک بار آنهاست. کافی است نوتیفیکیشن ایمیل را خاموش کنید تا دیگر مشکلی از این بابت نداشته باشید. هر وقت هم که سه ساعت پر شد، کافی است یک سر کوتاه به صندوق دریافت ایمیل تان بزنید. این طوری هم دائما از تغییرات ایمیل تان اطلاع دارید، هم اینکه دیگر لازم نیست نگران حواس پرتی آن هم درست در نقطه اوج کارتان باشید. 

مطلب مرتبط: راهی ساده برای حفظ تمرکز در محیط کار

سخن پایانی

گپ و گفت ما درباره حفظ تمرکز در محیط کار دیگر به آخر خط رسیده است. شما الان چند تا تکنیک دست اول برای شروع به کارتان در این حوزه دارید. حالا نوبتی هم باشد، این شما هستید که باید درباره مقاله ما قضاوت کنید. امیدوارم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای آشنایی با روش های حفظ تمرکز در محیط کار کرده باشد. 

منابع:

https://www.proofhub.com

https://www.scoro.com

https://www.indeed.com