مدیریت کارمندان از راه دور با 7 راهکار طلایی

مدیریت کارمندان از راه دور یکی از چالش های مهم در عرصه کسب و کار محسوب می شود. بسیاری از مدیران با این چالش آشنایی و میانه خوبی ندارند. دلیل آن نیز عادت کردن شان به مواجهه رو در رو با کارمندان است. شرایط کنونی بسیاری از برندها را همچنان برای بازگشایی کسب و کارشان تحت فشار قرار داده است. این امر در کنار شرایط ناشی از کرونا همچنان دورکاری را در صدر فهرست تصمیم های مدیران قرار داده است. به همین خاطر هنوز خبری از بازگشایی رسمی کسب و کارها نیست.
 
یکی از چالش های اساسی در فرآیند دورکاری مربوط به سطح بازدهی کار اعضای شرکت است. بسیاری از مدیران نسبت به این امر تردیدهای جدی دارند. وقتی کارمندان در شرایط عادی با مشکلات مختلف برای فعالیت کاری مناسب رو به روی می شوند، در وضعیت دورکاری مشکلات به طور روزافزونی بیشتر خواهد شد. همین امر مدیریت کسب و کار در شرایط دورکاری را بدل به نوعی کابوس برای کارآفرینان کرده است. اگر شما در این وضعیت توانایی مدیریت کسب و کارتان به طور مناسب را ندشته باشید، جایگاه تان به عنوان مدیر شرکت به خطر خواهد افتاد. 

بدون تردید دورکاری گزینه ای نیست که کارآفرینان به سادگی امکان صرف نظر از آن را داشته باشند. درست به همین خاطر شما باید در تلاش برای مدیریت کارمندان تان در همین شرایط ناخوشایند باشید. هدف اصلی در این مقاله بررسی برخی از نکات مهم برای مدیریت بهینه فعالیت کارمندان شرکت در فرآیند دورکاری است. شاید این امر در نگاه نخست بسیار عجیب و حتی غیرممکن به نظر برسد، اما در ادامه راهکارهایی برای اجرای درست آن را مورد بررسی قرار خواهیم داد. 

مطلب مرتبط: رازها و ترفندهای مدیریت کارمندان غیرحضوری

فهم مشکلات دورکاری کارمندان

کارمندان در محل کار وقتی مشکلی برای کار کردن داشته باشند، اغلب اوقات از مدیران بخش کمک می گیرند. فرآیند دورکاری چنین امری را به طور قابل ملاحظه ای دشوار کرده است. برخی از کارمندان در این میان انگیزه کافی برای برقراری ارتباط با مدیران را ندارند. همچنین مشکلات ارتباطی نیز این مسئله را بیش از هر زمان دیگری دامن می زند. با این حساب شما برای تاثیرگذاری بهینه بر روی کارمندان تان باید همیشه در دسترس آنها باشید، در غیر این صورت آنها راهکاری برای حل و فصل مشکلات شان نخواهند داشت. 

نخستین مشکلی که کارمندان در فرآیند دورکاری با آن رو به رو می شوند، عدم مشاهده چهره همکاران شان و ناتوانی برای ارتباط مناسب با آنهاست. شاید برای شما به عنوان فردی که ارتباط از راه دور را امری عادی تلقی می کنید، چنین چالشی بسیار ساده به نظر برسد. با این حال کارمندانی که به طور مداوم به کار حضوری و جلسه‏ های کاری رو در رو عادت کرده اند، چنین امری یک کابوس بزرگ است. 

مدیران شرکت برای غلبه بر این مشکل باید به طور قابل ملاحظه ای در تلاش برای بهینه سازی فرآیند دورکاری باشند. این امر شامل استفاده از نرم‏ افزارهای ارتباطی مثل زوم برای برقراری تماس های تصویری است. بدون تردید ویدئوکنفرانس برای هم اندیشی و پیشبرد پروژه‏ های مشترک هرگز جای جلسات حضوری را نمی گیرد، با این حال بسیار بهتر از تماس های تلفی بی‏ روح است. با این حساب شما باید همیشه این نکته را مدنظر داشته باشید. 

گام بعدی در مسیر جلب نظر کارمندان و مدیریت بهینه ‏شان توجه به عوامل مختلفی است که در فرآیند دورکاری حواس‏ شان را پرت می کند. این امر مشکلات زیادی از نقطه نظر مدیریت زمان و افزایش بهره وری خواهد داشت. وقتی کارمندان در خانه‏ شان مشغول کار هستند، کوچکترین نکته ای توانایی پرت کردن حواس ‏شان را دارد. بنابراین شما باید توصیه های لازم برای پرهیز از چنین شرایطی را به کارمندان تان منتقل نمایید. 

خوشبختانه امروزه مقالات بسیار زیادی در رابطه با مدیریت زمان و پرهیز از حواسپرتی در حین کار در دسترس قرار دارد. درست به همین خاطر شما مسیر دشواری در این رابطه پیش رو نخواهید داشت. اگر برای گفت و گو با هر کدام از کارمندان در این رابطه یک جلسه آنلاین جداگانه اختصاص دهید، سطح تاثیرگذاری تان بسیار بهتر خواهد شد. بدون تردید کار از خانه همیشه همراه با حواسپرتی خواهد بود. به همین دلیل اغلب کارمندان حضور در محل کار را ترجیح می دهند. با این حال اکنون شرایط به گونه دیگری است. بنابراین شما باید دست کم توصیه هایی نظیر انتخاب فضایی آرام در خانه و همچنین عدم استفاده از گوشی های هوشمند در طول ساعت های کاری را به کارمندان تان تذکر دهید. 

اگر شما توصیه های ساده در زمینه مدیریت زمان و پرهیز از حواسپرتی را به کارمندان تان منتقل نمایید، به سادگی هرچه تمام تر شانس تاثیرگذاری بر روی آنها را خواهید داشت. این امر بهره وری آنها را نیز افزایش می دهد. 

بیان دقیق انتظارات تان درباره بهره وری 

هر مدیری در عرصه کسب و کار بر روی میزان بهره وری کارمندانش حساس است. این امر حتی در فرآیند دورکاری نیز برای بسیاری از مدیران مهم محسوب می شود. با این حساب شما باید آمادگی لازم برای رسیدگی به وضعیت بهره وری کارمندان تان در این شرایط را داشته باشید. یکی از چالش های اولیه در این مسیر اشاره به بهره وری بدون صحبت های دقیق است. اگر شما معیار یا دست کم مفهوم درستی از بهره وری در ذهن تان نداشته باشید، جلب نظر کارمندان و بهینه سازی بهره وری شان امری غیرممکن خواهد بود. درست به همین خاطر اغلب مدیران در این رابطه با مشکلات بسیار زیادی رو به رو هستند. 

مطلب مرتبط: اغلب کارآفرینان این جنبه از مدیریت کارمندان را نادیده می گیرند

بهترین راهکار برای تعامل با کارمندان در شرایط دورکاری تلاش برای تعیین معیارهای دقیق درباره بهره وری است. به عنوان مثال، اگر شما قصد دارید پروژه در دست برندتان تا پایان ماه جاری تمام شود، باید سطح مطلوب بهره وری کارمندان تان را به پایان پروژه موردنظر گره بزنید، در غیر این صورت هیچ شانسی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان نخواهید داشت. 

بسیاری از کارمندان در رابطه با تقاضای مدیران درباره بهره وری هیچ درک دقیقی به دست نمی آورند. دلیل این امر نیز بیان نکات کلی و عدم تعیین دقیق انتظارات از سوی مدیران است. بنابراین اگر شما معیار دقیقی برای کارمندان تعریف نکنید، هیچ شانسی برای موفقیت به عنوان کارآفرین نخواهید داشت. 

فراهم سازی ابزارهای مناسب

ابزارهای مناسب در فرآیند مدیریت کسب و کار تاثیرگذاری بسیار بالایی دارد. همانطور که بازاریاب ها برای تولید محتوا و تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف نیاز به ابزارهای حرفه ای دارند، شما هم باید ابزارهای لازم برای مدیریت را در اختیار داشته باشید. نکته مهم در این میان اتکای شما به اینترنت برای مدیریت کارمندان تان در شرایط دورکاری است. درست به همین خاطر ابزارهای شما نیز باید آنلاین باشند. شاید فرآیند دورکاری تا مدت های طولانی ادامه پیدا کند. با این حساب شما باید خودتان را برای مدیریت کارمندان در این شرایط آماده کنید. فراهم سازی ابزارهای مناسب در این میان یکی از نخستین کارهای تان خواهد بود. 

ما در اینجا قصد نام بردن از ابزارهای مختلف را نداریم. بلکه حوزه های نیازمند ابزارهای دقیق را مورد بررسی قرار خواهیم داد. یکی از حوزه های مهم در این میان اندازه گیری زمان است. شما باید زمانی که هر کدام از کارمندان تان برای فعالیت کاری اختصاص می دهد، مدنظر داشته باشید. این امر به شما امکان اندازه گیری میزان بهره وری هر کارمند و در صورت نیاز کمک به آنها در راستای بهبود وضعیت کاری شان را می دهد. 

یکی دیگر از حوزه های مهم برای فراهم سازی ابزارهای کاربردی مربوط به مدیریت پروژه است. بدون تردید مدیریت پروژه در حالت عادی هم امر سخت و دشواری است. اکنون که همه کارمندان از راه دور مشغول فعالیت هستند، این امر بیش از هر زمان دیگری خودش را نشان می دهد. با این حساب شما باید آمادگی لازم برای مدیریت پروژه با همکاری کارمندان دور از هم را داشته باشید. امروزه ابزارهای بسیار زیادی برای مدیریت پروژه از راه دور در دسترس شما قرار دارد. با این حساب انتخاب یکی از آنها ایده بسیار خوبی خواهد بود. 

نکته پایانی در این بخش نیز مربوط به ابزارهای برگزاری جلسات آنلاین شرکت است. اغلب اوقات کارمندان در جلسات کاری مایل به ارائه گزارش هایی درباره عملکردشان هستند. اگر شما از ابزاری خوب برای برگزاری جلسات تان استفاده نمایید، کارمندان امکان بسیار خوبی برای بیان تمام نکات مدنظرشان خواهند داشت، در غیر این صورت به احتمال زیاد سیلی از شکایت ها نسبت به نحوه برگزاری جلسات روانه تیم مدیریتی می شود. 

 اگر شما در زمینه پیدا کردن ابزارهای مناسب به منظور مدیریت تیم های کاری از راه دور مشکلات زیادی دارید، باید دنبال نوعی میانبر باشید. این میانبر شامل ارزیابی وضعیت رقبای تان و الگوبرداری از آنهاست. چنین امری به سادگی هرچه تمام تر شما را در رقابت با دیگر برندها نگه خواهد داشت. اغلب اوقات مدیران تازه کار مشکلات زیادی برای پیدا کردن یک ابزار خوب دارند. درست به همین دلیل استفاده از ابزارهای مناسب با الگوبرداری از برندهای بزرگ باید در کانون توجه شما قرار گیرد. این امر به سادگی هرچه تمام تر به شما فرصت مدیریت کسب و کارتان به طور کاملا حرفه ای را می دهد.

تعیین زمان های مشخص برای تعامل کارمندان از راه دور

کارمندان در فرآیند دورکاری شاید نیاز به ارتباط مداوم با هم نداشته باشند، اما اینکه برای مدت زمانی طولانی یکدیگر را ملاقات نکرده و دست کم هم صحبت نشوند، مشکلات زیادی از نقطه نظر مدیریت کسب و کار به همراه دارد. به همین خاطر شما باید آمادگی لازم برای تعیین زمان های مشخص به منظور تعامل میان کارمندان را داشته باشید. 

مطلب مرتبط: نحوه مدیریت از راه دور کارمندان

بسیاری از برندهای بزرگ حتی در شرایط کار حضوری نیز یک روز در هفته را برای وقت گذرانی کارمندان در کنار هم اختصاص می دهند. این امر شاید بسیار ساده به نظر برسد، اما تاثیر بسیار مثبتی بر روی روحیه کارمندان دارد. شما به این ترتیب امکان آشنا کردن کامندان‎تان با یکدیگر را دارید. اینطوری بهره وری نهایی کارمندان افزایش چشمگیری پیدا کرده و هماهنگی بالایی با هم خواهند داشت. 

مدیرانی که نسبت به تعیین زمان های مشخص برای ملاقات میان کارمندان شان اقدام نمی کنند، اغلب اوقات تیمی ناهماهنگ را در اختیار خواهند داشت. چنین امری به طور قابل ملاحظه ای برای آنها دردسرساز می شود. اگر شما به دنبال تیمی هماهنگ و بدون مشکل هستید، ساده ترین راهکار اختصاص دست کم یک روز در هفته برای برگزاری جلسات آنلاین است. 

نکته مهم درباره برگزاری چنین جلساتی استفاده از حالت ویدئوکنفرانس است. فقط در این صورت کارمندان با یکدیگر به طور مناسب تعامل پیدا کرده و ارتباط‎شان بهتر خواهد شد. همچنین یادتان باشد جلسات شما نباید حال و هوای فرآیندهای کاری را به خودش بگیرید، در غیر این صورت کارمندان به جای تعامل با یکدیگر به دنبال ساماندهی کارها خواهند رفت. 

کمک مداوم به کارمندان

شما به عنوان مدیر یک کسب و کار باید همیشه در دسترس کارمندان تان باشید. چنین امری در وهله نخست به کارمندان برای فعالیت دقیق تر کمک می کند. به هر حال وقتی کارمندان تان در فرآیند دورکاری با مشکل رو به رو می شوند، حضور یک مدیر دلسوز در کنارشان نقش مهمی در روحیه آنها خواهد داشت. این کار شما علاوه بر روحیه بخشی به کارمندان در مسیر بهره وری بالاترشان نیز راهگشا خواهد بود. 

بسیاری از مدیران همیشه در دسترس مشتریان هستند، اما وقتی نوبت به کارمندان می رسد انواع بهانه را آماده می کنند. شاید بهانه های شما برای خودتان باورپذیر باشد، اما از نقطه نظر کاربردی هیچ کمکی به شما نخواهد کرد. بنابراین باید به طور قابل ملاحظه ای در تلاش برای بهینه سازی وضعیت تان در این شرایط باشید. 

استفاده از انواع نرم افزارهای پیام رسان برای در دسترس بودن و ارتباط مناسب با کارمندان ایده بسیار مناسبی است. برخی از کارآفرینان در این راستا به طور مداوم به دنبال نرم افزارهای اختصاصی برای برندشان هستند. چنین کاری بیشتر از اینکه یک ایده کاربردی باشد، پول شما را هدر خواهد داد. بنابراین به ابزارها و پیام رسان های عادی در این میان اکتفا کنید. 

کمک های شما به کارمندان تان باید بیشتر از اینکه برای انجام دادن کارشان باشد، برای نشان دادن مسیر درست یا نحوه کار با ابزارهای در دسترس شان باشد. این امر دیگر سوال های مشابه را از سوی کارمندان به همراه نخواهد داشت. همچنین در صورت امکان جلساتی برای آموزش کار با ابزارهای مختلف برای کارمندان تان تدارک ببینید. اگر خودتان مهارت لازم برای کار با یک ابزار را دارید، دیگر حتی نیازی به هماهنگی با یک فرد متخصص برای تدریس در جلسه موردنظر نخواهد بود. چنین امری شما را بدل به مدیری محبوب در میان کارمندان تان، به ویژه در شرایط دشوار دورکاری، خواهد کرد. 

دریافت نظرات و پیشنهادات کارمندان

کارمندان همیشه در رابطه با مدیریت کسب و کار توصیه های بسیار مفیدی دارند. در این میان فرقی میان فعالیت عادی با دورکاری نیست. اگر شما شرایط لازم برای اظهارنظر کارمندان را فراهم کنید، آنها تمایل بالایی برای بیان ایده های شان خواهند داشت. شاید بسیاری از ایده های کارمندان برای بهبود فعالیت برند سطحی و غیرواقعی باشد، اما در این میان برخی ایده های مناسب نیز پیدا می شود. همین ایده های اندک می تواند کسب و کار شما را از این رو به آن رو کند. بنابراین همیشه راهکارهایی برای ارتباط کارمندان با خودتان قرار دهید. این امر خلاقیت کارمندان را افزایش داده و به آنها نشان می دهد در مدیریت کسب و کار نقشی دارند. 

ساده ترین راهکار برای دریافت نظرات کارمندان اختصاص یک آدرس ایمیل است. به این ترتیب کارمندان در صورت داشتن ایده ای مناسب امکان ارسال ایمیل به شما را خواهند داشت. نکته جالب اینکه بسیاری از کارمندان در شرایط حضوری و در میان دیگران علاقه ای برای بیان ایده های شان ندارند. بنابراین راهکار استفاده از ایمیل چنین شک و تردیدی را در میان کارمندان از بین خواهد برد. 

توجه به هزینه های دورکاری

برخی از مدیران فرآیند دورکاری را بسیار ارزان تصور می کنند. با این حال واقعیت خلاف این ماجرا را نشان می دهد. دورکاری شاید ایده ای کاربردی برای ادامه فعالیت برندها در شرایط بحرانی باشد، اما به هیچ وجه ارزان نیست. شما برای پیگیری فعالیت برندتان در قالب دورکاری نه تنها باید هزینه های زیادی را متحمل شوید، بلکه همیشه باید آماده پاسخگویی به مشکلات کارمندان تان هم باشید. این امر برای بسیاری از برندها به اندازه ای سنگین است که در اولین فرصت کسب و کارشان را بازگشایی می کنند. به همین خاطر مشاهده برندهایی که به سرعت نسبت به ایمن سازی محل کارشان از نقطه نظر شیوع کرونا و بازگشایی آن اقدام می کنند، امر چندان عجیبی نیست.

مطلب مرتبط: برگزاری جلسات آنلاین با کارمندان دورکار

اگر شما هم نسبت به هزینه های بالای فعالیت دورکاری شکایت دارید، باید هرچه سریع تر به دنبال راهکاری برای بازگشایی محل کارتان باشید. این امر با توجه به روند مدیریت و کاهش همه گیری ویروس کرونا چندان دور از ذهن نیست. با این حال تا زمانی که شرایط به طور کامل به حالت عادی برگردد، شما باید رویای دورکاری ارزان را کنار بگذارید، در غیر این صورت همیشه مشکلاتی برای مدیریت کارمندان تان خواهید داشت. چنین امری شما را در مقایسه با رقبای تان حسابی عقب می اندازد. 

بدون تردید مدیریت کسب و کار از راه دور کار ساده ای نیست. اگر شما در این شرایط قرار دارید، توصیه های مورد بحث در این مقاله راهنمای مناسبی برای مدیریت کسب و کارتان به طور مناسب خواهد بود.