اصول مدیریت جریان نقدی (Cash Flow) در کسب و کارها

سرمایه بیشتر برای کارآفرینان به معنای فرصت های بیشتر برای کسب جایگاه بهتر در بازار است. همانطور که تیم های فوتبال با بودجه های بیشتر بازیکنان و کادر فنی بهتری جذب می کنند، برندها هم در صورت دسترسی به بودجه های بیشتر کارشان بهتر جلو خواهد رفت. در این میان مدیریت جریان نقدی یکی از استراتژی های مهمی است که از قضا کمتر کسی درباره اش اطلاعات کاملی دارد. 

این روزها همه دوست دارند مدیر کسب و کاری کاملا حرفه ای باشند که همه اجزای آن مثل ساعت دقیق کار می کنند. راستش را بخواهید، این رویای شیرین برای هر کسی جذاب به نظر می رسد، اما به این سادگی ها در دسترس نیست. کافی است مدیری را در نظر بگیرید که دائما در بازار ولخرجی کرده و انتظار دارد بودجه کافی برای اثرگذاری بر روی مشتریان را داشته باشد. بی شک در سناریوی بالا نه تنها پولی برای بازاریابی باقی نمی ماند، بلکه دیر یا زود با انبوهی از بدهی ها نسخه کسب و کار موردنظر پیچیده خواهد شد. آن وقت هر چقدر هم کارآفرین قصه ما حسرت فرصت های از دست رفته را بخورد، چیزی تغییر نخواهد کرد. 

ما در روزنامه فرصت امروز مدیریت جریان نقدی در شرکت ها را یکی از نکات کلیدی می دانیم. این روزها خیلی از کارآفرینان فقط به توصیه های خشک و خالی مثل پس انداز بیشتر فکر می کنند. اگر شما هم بارها و بارها در کارتان دنبال پس انداز بوده اید، اما دست آخر برنامه تان راه به جایی نبرده، این مقاله کاملا مخصوص شماست. ما در ادامه اصول کاربردی برای پس انداز بهتر و توسعه کسب و کار را مرور خواهیم کرد؛ آن هم در قالب اصول مدیریت جریان نقدی.

مدیریت جریان نقدی چیست؟

احتمالا شما هم تا حالا چند باری اصطلاح مدیریت جریان نقدی به گوش تان خورده است. البته شاید تعریف دقیقی از این حوزه پس ذهن نداشته باشید. در این صورت لازم نیست استرس گرفته یا احساس خجالت کنید. خیلی از کارآفرینان دیگر نیز در دنیا هیچ ایده ای درباره این موضوع ندارند. بنابراین لازم نیست خودتان را سرزنش کنید. 

مطلب مرتبط: چالش ها و راهکارهای تامین مالی استارت آپ

مدیریت جریان نقدی در واقع به فرآیند ارزیابی، تحلیل و بهینه سازی پول ورودی و خروجی از شرکت اشاره دارد. بی شک هر شرکتی در طول سال هزینه های مختلفی دارد. کارهایی مثل پرداخت حقوق، بدهی ها و مالیات از جمله مواردی است که بیشترین پرداختی یک شرکت را شامل می شود. از طرف دیگر منابع درآمد کسب و کارها نیز متنوع است. شما نه تنها امکان فروش مستقیم محصولات تان را دارید، بلکه انواع گزینه های مربوط به پیش فروش نیز دم دست تان قرار دارد. بنابراین راه های زیادی برای پس انداز یا حتی تامین مالی برندتان دارید. 

نکته ای که در مدیریت جریان نقدی مورد توجه قرار می گیرد، نه فقط صرفه جویی بیشتر، بلکه استفاده درست از پول در دسترس شرکت است. به زبان خودمانی، شما باید مثل یک حسابدار سختگیر درباره هزینه های شرکت فکر کنید. به علاوه، در صورت امکان منابع درآمد برندتان را نیز تا جای ممکن تقویت نمایید. اینطوری دیگر لازم نیست دائما نگران اوضاع مالی شرکت بوده یا ماجرا را با شک و تردید فراوان دنبال نمایید. 

قبول دارم توصیه های بالا درباره مدیریت جریان نقدی ساده به نظر نمی رسد، اما ما مثل همیشه کنارتان هستیم تا این ماموریت سخت و نفسگیر را نیز به راحتی هرچه تمام تر انجام دهید. پس دفتر و قلم تان را آماده کنید تا ماجراجویی هیجان انگیزمان را شروع کنیم. 

اصول مدیریت جریان نقدی: فرآیندی 4 مرحله ای

هر کاری در این دنیا قلق خاص خودش را دارد. اگر تا حالا بسکتبال بازی کرده باشید، احتمالا بازی های جذاب لیگ NBA حسابی حیرت زده تان خواهد کرد. در چنین بازی هایی همه افراد طوری امتیاز می گیرند که انگار پرتاب توپ به داخل سبد ساده ترین کار دنیاست. حالا کافی است یکبار برای تفریح هم که شده با دوستان تان بسکتبال بازی کنید؛ آن وقت متوجه سختی کار خواهید شد. خب تمرین و تکرار هر روزه حتی سخت ترین کارهای دنیا را هم بی نهایت ساده می سازد، مگر نه؟

ما در این بخش نگاهی کوتاه به چهار مرحله اساسی در مدیریت جریان نقدی می اندازیم. اینطوری ماموریت ویژه شما از قالب یک کار غیرممکن بدل به تفریحی لذت بخش خواهد شد. خب مگر کارآفرینان وقتی کاری سرگرم کننده انجام می دهند، بازهم خسته می شوند؟ 

مرحله اول: پیش بینی هزینه ها

برند شما در ماه یا سال پیش روی چه هزینه هایی خواهد داشت؟ این سوال برای خیلی از کارآفرینان عجیب یا حتی بدون جواب به نظر می رسد. خب مگر شما پیشگو هستید که این سوال کلیدی را جواب دهید؟ ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم شما برای موفقیت در بازار چاره ای به غیر از رویارویی با سوالات سخت ندارید. بنابراین باید بهانه تراشی را کنار گذاشته و وارد گود شوید. 

اولین نکته برای ساده سازی پیش بینی هزینه ها توجه به صورت های مالی سال قبل است. خب هزینه های ثابت شما در مقایسه با سال های گذشته تغییری نخواهد کرد. به علاوه، این گزارش های چشم انداز جامعی درباره اوضاع برند به شما خواهد داد. برخی از کارآفرینان تا صحبت از پیش بینی هزینه ها می شود، یک راست سراغ موسسات مالی یا آژانس های حسابداری می روند. اگر شما هم چنین فکری در سر دارید، باید فورا پای تان را روی ترمز فشار دهید. خب بودجه شرکت که الکی به دست نمی آید. پس نباید سر هیچ و پوچ آن را هدر دهید. 

یک ایده بهتر برای پیش بینی هزینه ها کمک گرفتن از کارمندان بخش های مختلف است. بی شک کسی که در تیم بازاریابی شرکت حضور دارد، چشم انداز درستی از هزینه ها خواهد داشت. در این صورت کافی است مشورتی ساده با او داشته باشید تا کارتان ساده تر از هر وقت دیگری شود. 

وقتی هزینه ها را به طور کامل شناسایی کردید، لازم نیست فورا سراغ کاهش آنها بروید. شما در این مرحله مثل پژوهشگری هستید که باید بی طرفی اش را حفظ کند. پس آرامش تان را حفظ کنید تا نوبت به مرحله اصلی برسد. 

مطلب مرتبط: چالش تامین مالی کسب و کار

مرحله دوم: پیش بینی درآمدها

هیچ کارآفرینی برای شادی مشتریان در بازار فعالیت نمی کند. در عوض همه چیز در سود خلاصه می شود. هر وقت هم برندی دیگر توانایی کسب سود را نداشته باشد، به ساده ترین شکل ممکن ورشکست خواهد شد. آن وقت کمتر کسی حتی آن برند را به یاد خواهد آورد. 

پیش بینی درآمدها کمی از بحث مربوط به هزینه ها سخت تر است. خب بازار که حساب و کتاب روشنی ندارد؛ آن هم در این شرایط عجیب! بنابراین گاهی اوقات شما باید احتمال خطای محاسبات تان را بیشتر از حد معمول در نظر بگیرید. اینطوری حتی اگر مشکلات زیادی هم برای تان پیش آمد، دیگر لازم نیست کل استراتژی تان را به هم بریزید. 

منابع درآمدی شما در طول سال های مختلف تغییرات زیادی خواهد داشت. با این حال همیشه محصولات یک برند منبع اصلی خواهد بود. اگر نظر ما را بخواهید، پیش بینی دقیق درآمدها فقط در صورت ارزیابی مداوم نظرات مشتریان امکان پذیر خواهد بود. اگر مشتریان به طور مداوم از خدمات و محصولات تان راضی باشند، احتمالا در آینده نیز جریان مالی تان مثبت خواهد بود. پس یکبار برای همیشه با مشتریان رو در رو شده و نظرشان را در قالبی دوستانه جویا شوید. 

مرحله سوم: ارزیابی داده ها

حالا که پیش بینی نسبتا دقیقی درباره درآمد و هزینه ها دم دست دارید، نوبت به ارزیابی آنها می رسد. خب انتظار ندارید که همه کارهای قبلی را فقط برای نگاهی مختصر به اوضاع برند انجام داده باشید. گاهی اوقات علی رغم افزایش درآمد شرکت، زنگ خطر مدت هاست برای تیم مدیریت به صدا درآمده است. یادتان باشد، شما هیچ وقت اجازه هزینه بیشتر از درآمد را ندارید. اگر با خوش خیالی دنبال این راهکار بروید، دیر یا زود کلی بدهی دور و برتان مشاهده خواهید کرد. آن وقت هر چقدر هم تلاش کنید دیگر راه خلاصی از مشکلات مالی را پیدا نخواهید کرد. 

ماموریت شما در این بخش ارزیابی تراز مالی شرکت است. به زبان خودمانی، شما باید مطمئن شوید در آستانه ورشکستگی قرار ندارید؛ چراکه کمتر برندی توانایی کامبک زدن از ورشکستگی را دارد (خب اینجا که مسابقه فوتبال نیست!).

اگر در شرکت تیم مجزایی برای حسابداری دارید، باید در این بخش از توانایی آنها حداکثر استفاده را ببرید. معمولا حسابدارها خیلی بهتر از مدیران اوضاع ناگوار مالی را حس می کنند. به همین خاطر همکاری با آنها نه تنها کارتان را ساده تر خواهد کرد، بلکه ارزیابی های دقیق تری نیز پیش روی تان قرار می دهد. پس یکبار هم که شده دور قهرمان بازی های تک نفره را خط کشیده و همکاری با دیگران را امتحان کنید. قول می دهم تجربه خیلی بدی در انتظارتان نباشد!

مرحله چهارم: آپدیت برنامه های مالی

بعد از اینکه ارزیابی شما تمام شد، دیگر نوبت اصل داستان فرا می رسد. شما الان تمام اطلاعات لازم درباره کارتان را دم دست دارید. حالا باید کمی به جزییات فکر کنید. منظور ما آپدیت برنامه مالی شرکت است. اگر هزینه های تان خیلی بالا رفته، دو راه بیشتر ندارید. یا اینکه منابع درآمد را افزایش دهید یا اینکه برخی از هزینه های غیرضروری را حذف کنید. باور کنید یا نه، برخی از مدیران به خیال اینکه در آینده همه چیز درست می شود، هیچ اقدامی در این راستا انجام نمی دهند. اینطوری نه تنها کارشان با مشکلات زیادی رو به رو می شود، بلکه قدم به قدم به ورشکستگی نزدیک تر خواهند شد. 

مطلب مرتبط: چالش مدیریت مالی کسب و کارهای تازه تاسیس

مدیریت جریان نقدی باید به شما برای برنامه‎ریزی بهتر کمک کند. اگر بعد از تمام این مراحل هیچ نکته ای برای اصلاح در ساختار شرکت وجود نداشت، باید با شک و تردید به ماجرا نگاه کنید. کمتر برندی این روزها بدون کمترین مشکل یا چالشی امکان فعالیت در بازار را دارد. 

هرچه باشد اوضاع اقتصاد جهانی چندان تعریفی ندارد. پس احتمالا یک جای ارزیابی شما ایراد داشته است. در این صورت باید دوباره از اول کار را شروع کرده و این بار حسابی حواس تان را جمع کنید. وگرنه شکست های سنگین از رگ گردن هم به شما نزدیک تر خواهد شد. 

تمرین هایی برای مدیریت بهتر جریان نقدی

نوآوری بیشتر: راهی برای کاهش هزینه ها

آدم ها وقتی در شرایط سختی قرار می گیرند، معمولا نوآوری های حیرت انگیزی انجام خواهند داد. خب اگر مردم هیچ مشکلی نداشتند، احتمال خبری از اختراعات عجیب و غریب در زندگی ها نبود. درست به همین خاطر شما برای موفقیت در کارتان باید همیشه به این نکات کلیدی توجه داشته باشید. منظور ما نگاه انتقادی به اوضاع شرکت و تلاش برای نوآوری بیشتر است. خب چه کسی گفته شما باید همیشه با شیوه های کلاسیک در بازار کارتان را دنبال کنید؟

برخی از کارآفرینان اصلا میانه خوبی با نوآوری های تازه ندارند. این امر نه تنها اوضاع آنها را به شدت به هم ریخته خواهد کرد، بلکه به زودی فرصت های کارآفرینی را نیز یکی بعد از دیگری از جلوی شان دور می کند. ماموریت شما در این میان روشن اما کمی چالش برانگیز است: خلق ایده های نوآورانه برای پیگیری کارها. 

اگر نظر ما را بخواهید، یکی از بهترین روش ها برای نوآوری در بازار استفاده از رقباست. خب اگر رقیبی در بازار دارید که بدون هیچ دردسری کارش را جلو می برد، بد نیست کمی از او درباره اوضاع سوال کنید. البته منظور ما سوال مستقیم از او نیست. خب کدام رقیبی راز کارش را همینطوری لو می دهد؟

فرمول طلایی ما در این بخش ارزیابی عملکرد رقباست. همانطور که آنالیزور یک تیم ورزشی باید زیر و بم تاکتیک های رقبا را دربیاورد، شما هم باید فکری به حال تاکتیک رقبا در بازار کنید. اینطوری بدون دردسر اضافه کارتان در بازار راحت شده و دیگر لازم نیست نگران مدیریت جریان نقدی باشید. 

اگر کمی حوصله بیشتر دارید، بد نیست نیم نگاهی به حضور در دوره های آموزشی مختلف داشته باشید. این روزها کلی کلاس و دوره آنلاین برای آموزش استراتژی های کاری دم دست من و شما قرار دارد. پس بهتر است بهانه تراشی را کنار گذاشته و خودتان را برای یادگیری نکات تازه آماده کنید. امیدوارم دست کم شما جزو کارآفرینانی نباشید که فکر می کنند درباره همه چیز اطلاع دقیق دارند؛ چراکه این نوع غرورهای کاذب دیر یا زود کار دست تان خواهد داد. 

اجاره به جای خرید: تکنیکی ایده آل

چه کسی گفته کارآفرینان باید دفتر کار یا حتی تجهیزات موردنیاز برای توسعه استارت آپ شان را خریداری کنند؟ این کار نه تنها هزینه زیادی روی دست شما خواهد گذاشت، بلکه در ابتدای راه چندان منطقی هم نیست. یک ایده بهتر در این میان تلاش برای استفاده از گزینه اجاره است. اینطوری شما نه تنها امکانات مورد نیازتان را فراهم می کنید، بلکه در همان ابتدای کار هزینه گزافی هم روی دوش تان قرار نخواهد گرفت. 

یادتان باشد، در صورت خرید یک دستگاه برای شرکت باید به فکر افزایش بار مالیاتی نیز باشید. این نکته به بهترین شکل در قالب خرید دفتر رسمی برای شرکت خودش را نشان می دهد. پس اگر هنوز آمادگی پرداخت مالیات های سنگین را ندارید، بهتر است دور خرید را خط بکشید. در عوض اجاره همیشه گزینه ای جذاب و ساده تر برای تان خواهد بود. 

آخرین توصیه ما در این بخش تلاش برای اجاره دفتر یا تجهیزاتی است که واقعا به آنها نیاز دارید. وگرنه اوضاع تان حسابی به هم خواهد ریخت؛ چراکه با زیاده روی در اجاره نیز بار مالی سنگینی روی دوش خودتان خواهید گذاشت. 

مطلب مرتبط: اصول مدیریت مالی برای پرهیز از ورشکستگی

جست وجو برای منابع درآمد متفاوت: به وقت توسعه همه جانبه

وقتی بحران مالی سال 2008 از راه رسید، خیلی از کسب و کارهای کوچک در یک چشم به هم زدن از بازار محو شدند. وضعیت برندهای بزرگ هم تعریف چندانی نداشت. در این میان کارآفرینان بزرگ خیلی زود سراغ منابع درآمدی متفاوت رفتند. احتمالا شما هم داستان های زیادی درباره فعالیت برندهای بزرگ در حوزه های عجیب به گوش تان خورده است. شاید فکر کنید چنین برندهایی به سرشان زده است اما راستش را بخواهید، آنها استراتژی منطقی را در پیش گرفته اند. خب هر حوزه کاری یک محدودیت درآمدی دارد. اگر ارزش کل بازار خودرو در نیویورک 200 میلیارد دلار باشد، هیچ شرکتی نمی تواند بیشتر از 20 درصد سهم این بازار را به خودش اختصاص دهد. حالا اگر شرکتی مثل فورد دنبال درآمد بیشتر باشد، چاره ای به غیر از ورود به بازارهای دیگر نخواهد داشت. اگر این گزینه هم جوابگو نباشد، آن وقت فورد با حوزه های کاری تازه را جست وجو کند. ماجرا جالب شد، نه؟

برخی از کارآفرینان هیچ وقت دوست ندارند وارد حوزه های کاری تازه شوند. انگار که هر کسی وارد یک حرفه شد، باید تا آخر عمرش در آن حوزه باقی بماند. خب بازار که منتظر ترجیحات شما نمی ماند. بنابراین باید هرچه زودتر خودتان را برای آشنایی با حوزه های کاری دیگر آماده کنید. اجازه دهید با یک مثال دم دستی موضوع را بهتر توضیح دهیم. 

فرض کنید شما مدیر شرکت مرسدس بنز هستید. اگر به سرتان بزند تا درآمد شرکت را بی نهایت بیشتر کنید، احتمالا گزینه ای به اسم «حضور در بازارهای جهانی» برای تان مطرح نخواهد بود. خب این روزها بنز در تمام دنیا شعبه دارد. یک ایده جذاب در این میان تقویت زنجیره خدمات است. مثلا می توانید تعمیرگاه های اختصاصی شرکت را راه اندازی کرده یا تنوع محصولات را افزایش دهید. اینطوری احتمالا درآمدتان در مقایسه با سال های قبل کمی هم که شده بیشتر می شود. 

پیش خرید همراه با تخفیف: گزینه ای همیشه در دسترس

شرکت های تولیدی بزرگ برای اینکه زودتر از شر محصولات شان خلاص شوند، همیشه دنبال همکاری با برندهای گوناگون هستند. بی شک خرده فروشی برای کارخانه ای که خط تولیدش ظرفیت بالایی دارد، اصلا منطقی نیست. اگر به این ماجرا هزینه های انبارداری را هم اضافه کنیم، آن وقت خیلی خوب عجله کارخانه ها برای فروش تولیدات شان را درک خواهیم کرد. یک کارآفرین زیرک در چنین شرایطی اقدام به پیش خرید تولیدات موردنیازش خواهد کرد. البته این کار از سر خیرخواهی نیست، بلکه کاهش هزینه ها باید مدنظر شما باشد. حتما می پرسید چطوری؟ خب معلوم است، با دریافت تخفیف بیشتر!

کارخانه های بزرگ معمولا تمایل زیادی برای ارائه تخفیف در صورت خرید یکجا یا حتی پیش خرید تولیدات شان دارند. بنابراین شما می توانید با این تکنیک ساده کارتان را بی نهایت ساده ساخته و دیگر نیازی به صرف هزینه بالا برای تامین مواد اولیه نداشته باشید. یادتان باشد، در این میان هرچه توانایی چانه‎زنی بیشتری داشته باشید، کارتان راحت تر جلو می رود. پس رودربایستی را کنار گذاشته و تا جای ممکن دنبال تخفیف باشید. 

سخن پایانی

مدیریت جریان نقدی دیگر مفهومی گنگ برای شما نیست. حالا شما نه تنها با این استراتژی کاربردی آشنا شده اید، بلکه اطلاعات لازم برای کاربستش را نیز دم دست دارید. از اینجا به بعد همه چیز به پشتکار و تلاش خودتان بستگی خواهد داشت. هرجا هم سوالی برای تان پیش آمد، مثل همیشه می توانید روی ما حساب کنید. 

مطلب مرتبط: بزرگ ترین اشتباهات مالی کسب و کارها

منابع:

https://www.shopify.com

https://www.thebalancemoney.com