تکنیک مدیریت زمان پومودورو

وقتی از مدیریت صحبت می شود، به طور حتم مدیریت زمان یکی از اساسی ترین مهارت های تأثیرگذار در موفقیت شخصی، تحصیلی و شغلی است.

به گزارش زومیت، همه ما خوب می دانیم که آنچه در ذهن و فکرمان می گذرد، بر تصمیم گیری، احساسات و عملکرد و کنترل زمان مان تأثیرگذار است. به همین دلیل امروز می خواهیم تکنیکی به نام «پومودورو» را بیاموزیم تا بتوانیم حواس  پرتی  خود را به تمرکز تبدیل کرده و در زمانی کوتاه بیشترین عملکرد ذهنی را تجربه کنیم.

تکنیک پومودورو چیست؟

این تکنیک توسط یک پژوهشگر، کارآفرین و نویسنده به نام «فرانچسکو سیریلو» ابداع شد که با تایمری به شکل گوجه فرنگی اجرا می شد. او این تکنیک را برای پیگیری و پیشبرد اهداف تحصیلی اش در دانشگاه به کار می برد. تکنیک پومودورو بسیار آسان است؛ «زمانی که با وظیفه بزرگی روبه رو شدید، آن را به اهداف کوچک  و کوتاه مدت با زمان محدود تقسیم بندی کنید.»

این تمرین به مغز شما کمک می کند که در آن مدت کوتاه بر وظیفه مشخصی تمرکز کنید و از پرش فکری جلوگیری به عمل آید. همچنین انرژی شما به یکباره از دست نمی رود و بازدهی و کارایی تان در بالاترین سطح خود خواهد ماند. این سیستم به صورت یک چرخه عمل می کند و با گذشت زمان متوجه بهبود عادات مغزی  خود می شوید. نتیجه وقفه های زمانی را نیز در تقویت انگیزه و شکوفایی خلاقیت تان می بینید.

اصول و عملکرد تکنیک پومودورو

برای اجرا کردن این تکنیک ساده به هیچ کتاب و برنامه خاصی نیاز ندارید. کافی است یک تایمر داشته باشید و مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید.

- یک وظیفه مشخص انتخاب کنید.

- تایمرتان را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.

- در ازای هر ۲۵ دقیقه تمرکز و فعالیت، ۵ دقیقه استراحت کوتاه داشته باشید.

- بعد از اینکه چهار مرتبه دوره (۵-۲۵) را تکرار کردید، یک استراحت طولانی مدت (۳۰-۱۵ دقیقه) به خود بدهید.

استراحت کوتاه مدت برای صرف قهوه، پر کردن لیوان آب، انجام نرمش، قدم زدن در فضای باز و. . . در نظر گرفته شده است. در استراحت طولانی مدت نیز پیشنهاد می شود کاری را انجام دهید که از آن انرژی زیادی می گیرید تا برای چهار دوره (۵-۲۵) بعدی آماده شوید.

موضوع بسیار مهمی که در زمان اجرای تکنیک پومودورو پیش می آید، عوامل مختل کننده و حواس پرتی است. این عوامل می توانند یک تماس تلفنی، صدای پیامک، حضور و مکالمه اعضای دیگر خانواده و. . . باشد. این اراده خیلی مهم است که شما به دوره ۲۵ دقیقه پومودورو خود پایبند بمانید و حواس پرتی ها را به تعویق بیندازید. ما برای حل این مشکل راهکار (اطلاع رسانی-مذاکره-تماس) را پیشنهاد می کنیم. این راهکار به شرح زیر است.

- قبل از شروع دوره پومودورو به اطرافیان تان اطلاع رسانی کنید که در حال تمرکز روی یک پروژه هستید.

- پیشاپیش زمان بازگشت از مشغولیت تان را اطلاع دهید.

- در دوره استراحت تان بلافاصله به کاری که ذهن تان را مشغول کرده است بپردازید و برای پیگیری و تماس های تان وقت صرف کنید.

ابزار شروع پومودورو

همان گونه که قبلا گفتیم، تنها ابزار لازم یک تایمر است. سیریلو تایمر های دستی را پیشنهاد می کند زیرا اعتقاد دارد چرخاندن دستی تایمر نشان دهنده عزم شما برای شروع این کار است و تأثیر فیزیکی این امر بر ذهن بیشتر است. اما درهرحال ما در اینجا برنامه های دیگری که پومودورو را به همراه امکانات بیشتری دارند معرفی می کنیم.

- Marinara Timer: یک برنامه تحت وب است که شما می توانید زمان های (۵-۲۵) و استراحت های (۳۰-۱۵) را به راحتی تنظیم کنید و صفحه آلارم خود را باز نگه دارید. برای استفاده از این برنامه نیاز به نصب هیچ گونه نرم افزاری ندارید.

- Tomighty: برنامه ای براساس پلتفرم دسکتاپ است که عمل شروع و پایان تایمر را به صورت سنتی ارائه می کند.

- Pomodorable: در این اپلیکیشن می توانید برای یک وظیفه مشخص، هر تعداد دوره پومودورو که لازم است تعریف و بررسی کنید چه مقدار از کار را پیش برده اید.

- Pomodoro: یک اپلیکیشن رایگان و ساده که صرفا زمان پایان تایمرتان را با آلارم اطلاع می دهد.

- Focus Timer (PomodoroPro): این برنامه برای  آی اواس ارائه می شود و یک تایمر قوی با امکاناتی برای آیفون و آی پد است. از قابلیت های آن می توان به تنظیم ساعت شروع و استراحت، سابقه تمرکز، زمان باقی  مانده از جلسات کاری و حتی سیستم رتبه بندی برای ایجاد انگیزه  در کاربر اشاره کرد. آلارم این اپلیکیشن قابل تنظیم است و حتی پس از خاموش شدن صفحه موبایل به کار خود ادامه می دهد.

برنامه های بالا را امتحان کنید، اما به خاطر داشته باشید که موضوع اصلی تمرکز شما در این تکنیک است، نه نوع تایمرتان!
مخاطبان اصلی این تکنیک

پومودورو برای تمام افراد در هر سن و با هر وظیفه تحصیلی یا شغلی کاربردی و قابل اجرا است، اما برای آزادکارانی که به صورت فردی مجموعه ای از وظایف را به عهده دارند و موظف به آماده سازی کار و ارائه به مشتریان در زمان مشخص هستند، بسیار بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد.

در نهایت این را به یاد داشته باشید که این تکنیک صرفا یک روش پیشنهادی است که ممکن است برای شما مناسب باشد یا اینکه نتوانید با آن ارتباط برقرار کنید، که در صورت این اتفاق، انجام دادنش را برای خودتان اجبار نکنید، اما اگر این روش برای شما جواب داد، به زمان های مکث و استراحت عمل کنید؛ این وقفه های منظم برای بهره وری شما مهم است.