یک طرح، یک پروژه

اجرای یک پروژه از زمانی که روی کاغذ طراحی می‌شود تا مرحله‌ای که محصول روانه بازار می‌شود تحت تاثیر فاکتورها محیطی است که مدیران  با اقدامات خود می‌توانند آنها را در جهت منافع پروژه به‌کارگیرند، در مقابل واکنش اشتباه مدیران به دلیل بی‌اطلاعی یا ندیدن احتمالات، تاخیر بلندمدتی در اجرای پروژه به وجود می‌آورد و هزینه‌های سربار و در نهایت رقابت‌پذیری محصولات تولیدی کاهش خواهد یافت.

کارشناسان در این زمینه معتقدند یک مدیر پروژه موفق با توجه به تمام احتمالات پیش از آغاز پروژه با در نظر گرفتن چندین سناریو پروژه را به طور کامل طراحی می‌کند تا در صورت بروز متغیرهای ناخواسته، سناریوی جدید را جایگزین کند که می‌تواند بخش‌های مالی، فنی و اجرایی پروژه را در بر بگیرد. حال در پس هر یک از پیش‌بینی‌ها باید مسائل اثرگذار دیده شود و از سوی دیگر در پیش‌بینی‌های محل تامین اعتبار تاجایی که ممکن است با جذب مشارکت و فاینانس‌های مالی پروژه‌ها را پیش ببرد نه اینکه تنها به دنبال اخذ تسهیلات بانکی باشد.

از طرف دیگر مدیر موفق در اجرای پروژه با استفاده از سیستم اندازه‌گیری میزان پیشرفت کار را ارزیابی می‌کند، با سیستم پایش کیفیت روش‌های اجرا را براساس معیارهای از پیش تعیین شده تطبیق می‌دهد و در نهایت با سیستم پیگیری، انحرافات به وجود آمده در اجرای پروژه را برطرف می‌سازد. 

وحید شقاقی:

مدیران ناموفق با الگوهای سنتی پروژه را پیش می‌برند

یک استاد اقتصاد در رابطه با عملکرد موثر مدیران در راه‌اندازی پروژه‌های صنعتی و عمرانی اظهار کرد: در ایران مدیریت پروژه‌ها مبنای ثابت و ایستا دارد. به‌گونه‌ای که مدیران ناموفق براساس الگوهای سنتی اجرای پروژه‌ها را پیش می‌برند و این مسئله به مواجهه آنها با پیشامدهای ناگهانی در روند تکمیل پروژه نمی‌انجامد، زیرا این مدیران آموزش کافی برای واکنش صحیح در مقابل رخداد‌ها ندیده‌اند تا مسیر جدیدی را پس از بروز تغییرات محیطی برای فاز اجرایی طراحی کنند. حال در کشورهای پیشرفته برای ساخت یک مجموعه صنعتی پیش از آغاز کار، چند سناریو که در آن همه رخدادهای ناگهانی و عملکرد مناسب پیش‌بینی شده تدوین می‌شود تا در حین اجرا اگر یکی از راههای تامین اعتبار، ورود فناوری مورد نیاز و غیره به دلیل مشکلاتی همچون تغییر قوانین، نوسان ارز، تورم و  غیره محقق نشد از سناریوی دیگری برای ادامه پروژه استفاده کنند.

 وحید شقاقی با اشاره به مشکلات پیش روی مدیران تک سناریو در اجرای پروژه‌ها ادامه داد: وقتی مدیری راه‌اندازی پروژه را با یک نقشه راه پیگیری کند در ادامه با مشکل مواجه می‌شود و مجبور به تحمل هزینه‌های گزافی خواهد شد تا از انحراف به وجود آمده جلوگیری کند. امروزه در اکثر پروژه‌های ایران افزایش 40 درصدی هزینه‌ها دیده می‌شود که یکی از نشانه‌های عملکرد نادرست مدیران است، چراکه آنها نتوانسته‌اند از ابزارهای موجود برای مقابله با بی‌ثباتی قوانین و بازار در جهت راه‌اندازی به موقع پروژه یا حفظ هزینه‌های تخمینی بهره بگیرند.

این موضوع تا جایی اهمیت دارد که می‌تواند روی قیمت تمام شده محصولات اثر مستقیمی داشته باشد، به‌گونه‌ای که با طولانی شدن روند ساخت پروژه، مدیران هزینه بیشتری در نتیجه تعویق خرید تجهیزات در پی تورم سالانه متقبل خواهند شد که در نهایت بازگشت سرمایه و قیمت تمام شده محصولات را افزایش می‌دهد. او با نگاهی به لزوم ایجاد رشته‌های مدیریت پروژه در دانشگاه‌های کشور افزود: وقتی مدیری ریسک رخدادهای اجرای پروژه را نشناسد، به طور قطع واکنش مثبتی به آنها در جهت بهره‌برداری به موقع پروژه و اجرای آن براساس طرح قبلی نخواهد داشت. 

حسین ساسانی:

مدیران موفق از فناوری روز بهره می‌گیرند

عضو شورای مهندسان فرهنگستان علوم در مورد کارکردهای یک مدیر در اجرای درست پروژه‌ها گفت: یکی از کلید‌های موفقیت پروژه‌ها که به قدرت مدیران مبتنی است، نیروی انسانی است. اگر به پروژه‌های ناموفق نگاهی بیندازیم و روند استخدام نیروی انسانی را بررسی کنیم، شاهد آن خواهیم بود که مدیران نه تنها از متخصص استفاده نکرده‌اند بلکه آموزش‌های لازم را نیز به آنها نداده‌اند.

در واقع نیروی انسانی ممکن است با یک عنوان تحصیلی در بخش‌های مختلفی تخصص داشته باشد که مدیران باید در استخدام تجربه و توان افراد را لحاظ کنند، این مسئله منجر می‌شود مدیران بر یک کارشناس تکیه نکنند و به‌صورت سیستمی از مجموعه‌ای توانمند برخوردار شوند، با این حال مدیران موفق برای افزایش بهره‌وری با ایجاد سیستم تعاملی بین نیروی انسانی، موفقیت پروژه‌ها را افزایش می‌دهند.

 حسین ساسانی با بیان اینکه مدیران موفق از فناوری روز در تکمیل پروژه‌ها بهره می‌گیرند، افزود: وقتی مدیری از فناوری روز اطلاع نداشته باشد، در اجرای پروژه از آن استفاده نخواهد کرد.  او با اشاره به روش‌های تامین مالی از سوی یک مدیر موفق ادامه داد: وقتی یک مدیر برای تامین اعتبار پروژه تنها به تسهیلات بانکی متکی باشد، بروکراسی دست و پاگیر در زمان نیاز به تجهیزات، اجرای پروژه را به تاخیر خواهد انداخت.

مدیران موفق برای تامین بودجه مورد نیاز از روش‌هایی چون فاینانس مالی، جذب سرمایه‌گذار خارجی و غیره استفاده خواهند کرد. در واقع تمام روش‌های تامین اعتبار را پیش از آغاز پروژه پیش‌بینی می‌کنند تا در حین اجرا، در موقع نیاز پتانسیل تغییر موضع داشته باشند. بنابراین این مدیران یک بار قبل از آغاز طرح آن را روی کاغذ معماری می‌کنند.  

ساسانی با اشاره به اینکه در ایران مدیران گزارش پیشرفت پروژه را پیگیری نمی‌کنند، اضافه کرد: مدیران برای اینکه بر اجرای پروژه مسلط شوند تنها نباید به انتصاب سرپرست اکتفا کنند، بلکه در هر مرحله از اجرا میزان پیشرفت را در گزارش‌ها بررسی و از انحرافات احتمالی جلوگیری کنند. به عبارت دیگر، یک مدیر باید از سیستم اندازه‌گیری برای تعیین پیشرفت پروژه بهره بگیرد و با پایش کیفیت و روش‌های اجرا براساس آنچه که از قبل تعیین شده ارزیابی کند و با سیستم پیگیری، انحرافات به وجود آمده در روش‌های اجرایی را برطرف سازد. 

جواد صلاحی:

تحویل به‌موقع پروژه، محصول رقابت پذیر تولید می کند

یک استاد اقتصاد در رابطه با اینکه مدیران موفق چگونه یک پروژه را به طور اثربخش اجرا می‌کنند، اظهار کرد: مدیر موفق در همان ابتدای اجرای پروژه زمینه بازارسازی برای تولید کالا را در نظر می‌گیرد، چراکه در مرحله اول او قصد دارد با تحویل به موقع پروژه، محصولی رقابت‌پذیر تولید کند و از سوی دیگر با ارائه محصولی با‌کیفیت، بازارهای داخلی و خارجی به وجود بیاورد، به همین دلیل مدیران موفق همواره فاکتورهای متفاوتی را برای اثربخشی طرح‌ها در نظر می‌گیرند تا با استفاده از نیروی انسانی و فناوری‌های روز بازگشت سرمایه را در کوتاه‌ترین زمان ممکن محقق کنند.  

جواد صلاحی با نگاهی به آورده سهامداران در شرکت می‌افزاید: وقتی مدیری برای تکمیل پروژه تنها به سرمایه شرکت بسنده می‌کند، هزینه بالایی را برای خود رقم می‌زند، زیرا سهامداران تنها در صورتی حاضر به تامین تمام نیازهای پروژه می‌شوند که از روند اجرای پروژه رضایت کامل داشته باشند و اگر کوچک‌ترین انحرافی به وجود آید مدیران با دشواری‌های زیادی در تامین اعتبار از طریق سهام‌داران روبه‌رو خواهند شد. حال اگر آنها نیاز مالی خود را از بخش‌های دیگر تامین کنند می‌توانند مشکلات به وجود آمده در نتیجه انحراف را برطرف و سریع‌تر مسیر راه‌اندازی را طی کنند. 

او با برشمردن امتیازهای تامین منابع مالی از سوی شرکت‌های خارجی ادامه داد: وقتی یک مدیر از سرمایه شرکت‌های خارجی در روند تکمیل پروژه استفاده می‌کند، می‌تواند زمینه ورود تکنولوژی ساخت آن کشور را فراهم و از طریق همین شریک خارجی، قطعات و تجهیزات مورد نیاز را با هزینه کمتری وارد کند. از دیگر کارکردهای تامین سرمایه از طریق شرکت‌های خارجی، تصاحب بازار آن کشور یا کشورهایی است که آن شرکت در آنها فعالیت می‌کند. بنابراین مدیران موفق از همان ابتدای اجرای پروژه ضمن تامین نیاز مالی خود، مسیر پیشرفت تولیدات آینده را از طریق بازارسازی فراهم ‌می سازند. 

صلاحی در رابطه با کارکرد مدیران موفق در روبه‌رو شدن با موانع اضافه می‌کند: یک مدیر موفق در برخورد با رویدادهای ناگهانی از خرد جمعی استفاده می‌کند. به عبارت دیگر یک مدیر ممکن است در تمام زمینه‌ها تخصص نداشته باشد، از این رو با استفاده از مشاوران مختلف در بخش اجرای پروژه که روند پیشرفت کار را بررسی و همچنین قیمت کالاها و تجهیزات مورد نیاز را رصد می‌کنند در اختیار مدیران قرار می‌دهند که با ایجاد کانال‌های ارتباطی، مسیر تهیه تجهیزات مورد نیاز را تسهیل و روند اجرای پروژه را با مدل پیش‌بینی شده هماهنگ می‌کنند. 

به نظر می‌رسد یک مدیر موفق در اجرای پروژه‌ها از مدیران سطوح پایین‌تر حداکثر استفاده را می‌برد، به‌گونه‌ای که با تفویض اختیار بخشی از مسئولیت اجرای پروژه را به او واگذار می‌کند تا در بخش‌های تامین مالی، تجهیزات به موقع عمل شود. مدیر باید با بررسی گزارش‌های ماهانه مدیران پایین‌تر بر عملکرد و نحوه پیشرفت پروژه نظارت کامل داشته باشد.

اما در این مسیر آنچه اهمیت دارد نگاه جامع مدیر به همه بخش هاست که با طراحی نقشه راه و تعیین مسیرهای مختلف در مقابل احتمالات و رخدادهای ناگهانی، اثر متغیر‌های بیرونی در اجرای پروژه را به حداقل رساند. بخشی از هماهنگی اجرای پروژه با ایجاد تعامل و استفاده از نیروی انسانی کارآمد برطرف می‌شود به طوری که وقتی آنها به‌صورت سیستمی عمل کنند 

مشکلات اجرای پروژه به سرعت شناسایی و واکنش مثبت به آن تعیین می‌شود. حال در چنین شرایطی مدیران همواره با استفاده از تجربیات کارکنان می‌توانند راهکار خروج از بحران را تعیین و به موقع موانع اجرا را برطرف کنند، اما نباید این را فراموش کرد که یک مدیر موفق تنها به اتمام پروژه فکر نمی‌کند بلکه با کاهش هزینه ساخت، هزینه بازگشت سرمایه را در زمان کمتری محقق خواهد کرد.