مولفه‌ای مهم در دستیابی به اهداف سازمان

مولفه مهمی که در برنامه‌ریزی به آن نیاز پیدا خواهید کرد، بازه زمانی دستیابی به هدف است، برای دستیابی به آن هدف، چقدر زمان داریم؟ و به چقدر زمان نیاز داریم؟ 

اولویت‌های خود را در هنگام مکتوب کردن، مشخص کنید. بعضی از اقدامات ما (در راه دستیابی به اهداف) به‌طور مستقیم و غیرمستقیم ما را به اهداف‌مان نزدیک‌تر می‌کنند و بعضی دیگر از درجه اهمیت کمتری برخوردارند یا حتی فقط برای اتلاف وقت خوبند. اگر ما اهدافمان را درست انتخاب کرده باشیم می‌توانیم کارهای روزمره خود را از لحاظ اهمیت و اولویت رتبه‌بندی کرده و بیشتر انرژی و همت خود را در جهت انجام کارهایی صرف کنیم که ما را به اهداف‌مان نزدیک‌تر می‌کنند.

در اولویت‌بندی کارها، باید تعریف مشخصی از معیارهایی که اولویت‌ها را تعیین می‌کنند داشته باشیم، برخی کارها، از اولویت بالا (فوریت) برخوردارند، انجام این کار‌ها می‌تواند از وقوع یک بحران جلوگیری کند و عدم انجام آنها می‌تواند در کار و زندگی ما بحران‌آفرین باشد، کارهایی هم هستند که هرچند فوریت و ضرورت ندارند (غیر اضطراری) اما بی‌توجهی به آنها ما را از دستیابی به اهداف باز می‌دارد یا توجه به آنها، به ما در دستیابی به اهداف‌مان کمک می‌کند.

کارهای روزمره نیز کارهایی هستند که به هرحال باید انجام دهید و تقریبا مفری از آنها وجود ندارد، دسته چهارم نیز کارهایی هستند که فقط باعث اتلاف وقت و زمان شما می‌شوند، این کارها، نه تنها شما را در نیل به اهداف کمک نمی‌کنند، بلکه می‌توانند شما را از برنامه‌های تعیین شده قبلی دور کنند. 

منابعی را که در دستیابی به این هدف در اختیار دارید تعیین و مکتوب کنید. این منابع شامل امکانات نرم‌افزاری (از جمله دانش شما)، سخت‌افزاری (امکانات و ملزومات) و حتی زمانی که در اختیار دارید یا ضرب‌الاجلی که برای انجام این کار دارید می‌شوند. 

تا این جای کار، برنامه‌ریزی بود، اما برای اجرا باید هرچه زودتر دست به‌کار شوید، حتی می‌توانید همزمان با برنامه‌ریزی، مشغول اجرای بخشی از کار (که قبلاً مراحل برنامه‌ریزی آن را پشت سر گذاشته‌اید) نیز بشوید. 

برنامه را کنترل کنید، به این معنی که برای هر فاز (مرحله از برنامه)، بازه زمانی حداقل و حداکثر تعریف کنید و در حین اجرای آن فاز (یا پایان آن) بررسی کنید که آیا آن بخش، دقیقا مشابه با برنامه تعیین شده اجرا شده یا خیر؟ اگر از برنامه جلو هستید، بررسی کنید از چه راه‌ها یا ابزارها و امکاناتی استفاده شده که توانسته‌اید از برنامه جلو بیفتید؟ و اگر عقب هستید، علل عقب ماندن از برنامه را بررسی و مکتوب کنید. مکتوب کردن این علت‌ها، شما را در پیشگیری از وقوع موارد مشابه در فازهای بعدی، یا برنامه‌های مشابه، کمک خواهد کرد.