توصیه هایی کاربردی برای مدیران (69) / حفظ تعادل با دسته بندی کارها

علت اصلی این امر که افراد از زمان خود به درستی استفاده نمی کنند و مدیریت لازم را روی آن ندارند تنبلی است. همین امر هم باعث می شود تا آنان زمان زیادی را تلف کنند بدون اینکه کار خاصی انجام گیرد. هنگامی که بر زمان خود مدیریت کافی نداشته باشید احتمال اینکه کارها سر وقت انجام نشود بسیار بالا خواهد بود.

در امر مدیریت زمان بیشترین کم توجهی نسبت به وقت هایی است که باید برای بعدها سرمایه گذاری شود. برای مثال ممکن است فردی روزی یک ساعت از وقت خود را صرف یادگیری زبان خارجه کند که این وقت گذاشتن وی بعدها نتایج خود را نشان خواهد داد. امروزه با توجه به فضای رقابتی حاکم، حجم کاری افراد به شکل سرسام آوری افزایش یافته است.

هنگامی که کارها بیشتر می شود، ضرورت مدیریت زمان نیز بیشتر خواهد شد. اگر نتوانید وظایف خود را با زمان موجود به نحوی سازماندهی کنید که به تمامی کارهای خود برسید، مجبور خواهید بود اضافه کار یا انجام کار را در خانه تجربه کنید.

اکثر مدیران وظایف افراد را به نحوی قرار می دهند که آنان قادر به انجام تمامی آنها در ساعت کاری مقرر شده باشند. حال اگر نتوانید کار را انجام دهید، یا زمان زیادی را تلف کرده اید یا سازماندهی و دسته بندی مناسبی برای وظایف خود صورت نداده اید.

ایده

تعیین فعالیت ها و اولویت ها نخستین اقدام در راستای دسته بندی کارها است. همه ما در طول هفته به فعالیت های متعددی دست می زنیم که از نظر میزان اهمیتی که دارند با هم متفاوت هستند. برخی کارها به صورت مستقیم و برخی دیگر به طور غیرمستقیم در دستیابی افراد به موفقیت سهیم هستند.

با انجام این کار شما به چارچوبی از کارهای بر فرض مثال یک ماهه خود دست پیدا خواهید کرد و می توانید برای انجام هر یک زمانی مناسب را مشخص سازید. با این حال تعیین زمان انجام کارها به چه صورتی باید باشد. دومین قدم در مدیریت زمان و دسته بندی کارها، اولویت بندی آنان براساس تقدم زمانی و ضرورت و اهمیت هرکدام است.

برای دسته بندی و اولویت بخشی به کارها و وظایف، روش های متفاوت و زیادی پیشنهاد شده است. برخی از این روش ها پیچیده بوده و بیشتر به کار شرکت های بزرگ می آیند. برخی دیگر نیز ساده و در عین حال پرکاربرد هستند که برای افراد مختلف قابل استفاده است.

در تمام روش های موجود باید کارهای مهم را از کم اهمیت ها جدا کرد. حال اگر با انجام این کار نیز همچنان با مشکل کمبود وقت مواجه هستید لازم است دسته بندی بیشتر و بهتری را صورت دهید. یکی از دسته بندی های رایج تقسیم چهارگانه کارها است که به این صورت است.

1- کارهایی که با اهمیت و ضروری هستند. در این دسته کارهایی قرار می گیرد که هم نیازمند یک اقدام فوری و هم دارای نتایج حائز اهمیتی هستند.

 2- کارهایی که فوری و اضطراری نیستند، اما مهم هستند. وظایفی را شامل می شود که نیاز به عجله کردن در انجام آنها نیست و می توان به زمانی دیگر موکول کرد اما در نهایت باید انجام شوند.

 3- کارهایی که فوری و اضطراری هستند، اما مهم نیستند. این موارد بیشتر شامل مسائل خانوادگی است و ارتباط کم با شغل افراد دارد.

 4- کارهایی که نه اضطراری هستند و نه مهم. این دسته را علایق و سرگرمی های افراد تشکیل می دهد. با این اقدامات می توانید به راحتی اولویت های خود را مشخص کرده و زمان مناسب برای انجام هریک را بیابید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- فراموش نکنید که اگر نسبت به مدیریت زمان و تقسیم بندی وظایف خود بی توجه باشید، ممکن است با بحران کمبود وقت مواجه شوید. تحت این شرایط به علت فشار کاری وحشتناکی که تجربه خواهید کرد. قدرت تجزیه و تحلیل کارها به شدت کاهش خواهد یافت و ممکن است به نحوی عمل کنید که کارهای بی اهمیت را نیز جزو اولویت ها قرار داده باشید.

- لازم است لیستی از کارهای خود، دسته بندی آنان و تعیین زمان انجام هر یک تهیه کنید تا با یک نگاه بتوانید تشخیص دهید که در حال حاضر چه باید بکنید. با این حال این لیست باید راهنمای شما باشد و به نحوی نباید تهیه شود که خود باعث مشکل و دغدغه شود.

- به هر میزان که تعادل بهتری بین ساعت کاری و وظایف خود صورت دهید به همان میزان نیز موفق تر خواهید بود.