توصیه هایی کاربردی برای مدیران (52) / بهترین زمان برای قرار ملاقات کاری

قرار ملاقات و تعامل با سایرین کاری است که زمان زیادی از وقت مدیران به آن اختصاص داده می شود. درواقع این افراد به عنوان قلب تپنده شرکت باید روابط خود را با سایرین در سطح بالایی نگه دارند.

با این حال در یک مذاکره هر دو طرف به دنبال منافع خود هستند و هر دو می خواهند حرف خود را به کرسی بنشانند. به همین خاطر مدیران برای قرار ملاقات های خود از قبل برنامه ریزی کرده تا بتوانند شرایط حاکم بر آن و مواردی را که ممکن است رخ دهد پیش بینی کنند. با این کار آنان این قدرت را پیدا خواهند کرد تا مسیر صحبت ها را به سمتی بکشانند که می خواهند و تاثیر مثبت روی گفت  و گو ها داشته باشند. این اقدام مستلزم این است که برای انجام آن بهترین زمان ممکن را بیابید.

ایده

اهداف خود را قبل از تنظیم قرار ملاقات شخصی مشخص ساخته و برنامه  ریزی کاملی برای دستیابی به هر یک داشته باشید. فواصل قرار ملاقات های خود را نیز به گونه ای قرار دهید که احساس خستگی به شما دست ندهد.

فراموش نکنید که قرار ملاقات های زیاد به مرور شما را با مشکلات جدی مواجه خواهد ساخت و ممکن است به علت برهم خوردن تمرکز لازم دیگر همانند گذشته برایتان مفید نباشد و نتوانید آنگونه که شایسته است فضای حاکم بر آن را مدیریت کنید.

در یک قرار ملاقات همان طور که برخورد اول و شروع گفت و  گو با اهمیت و لازم است مخاطب خود را تحت تاثیر قرار دهید تا به حرف هایتان کاملا گوش دهد، چگونه به پایان رساندن آن نیز بسیار مهم است. ملاقات های خود را تنها زمانی به پایان برسانید که حداقل به مهم ترین انتظارات و خواسته های خود دست یافته اید و از روند مذاکرات رضایت مند هستید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- تمام قرارها و برنامه ها را یادداشت كنید، فقط به حافظه تان اعتماد نكنید، قبل از رفتن به نزد مشتری پرونده ایشان را مرور كنید، این كار آمادگی شما را برای مذاكره بالا می برد.

- اگر مشتری پشت تلفن یك وقت عجیب را برای ملاقات تعیین كرد (مثلا 6 صبح روز پنجشنبه) به هیچ عنوان بهانه های الکی برای تغییر آن نیاورید. در این شرایط دو حالت بیشتر وجود ندارد، یا مشتری كه از نظر شما آدم مهمی است واقعا وقت دیگری ندارد یا اینكه می خواهد شما را امتحان كند. در هر دو حالت او رئیس است، بپذیرید و یك ربع زودتر در محل قرار حاضر باشید. مشتری چنین می پندارد كه به سایر وعده های شما هم می تواند با اطمینان فكر كند.

- مواظب وقت مشتری باشید. به موقع به محل قرار برسید و مدیریت زمان داشته باشید. یك تفاوت مهم انسان های موفق و ناموفق نحوه نگرش آنها به زمان است. فراموش نکنید که در شرایط امروزی بیش از هر زمان دیگری ارزش وقت بالا رفته است. به همین خاطر لازم است روی زمانی که در اختیار دارید کنترل کافی داشته باشید، زیرا در اکثر قرار ملاقات ها زمان در اختیار شما محدود است و اگر زمان بندی مناسب نداشته باشید با مشکل مواجه خواهید شد.

- در مذاكرات، حرفه ای عمل كنید، فنون مذاكره را با دقت مطالعه کرده و آنها را به كار گیرید. از صحبت های نامفهوم بپرهیزید و خود را با مخاطب هماهنگ سازید. این امر به این معنا نیست که حرف خود را نزنید بلکه شایسته است تا با طرف مقابل خود در قرار ملاقات ها رفتاری محترمانه داشته باشید و به گونه ای رفتار نکنید که این گونه القا شود که دارید چیزی را به رخ می کشید.

- اگر تصمیم بر این گرفته شد تا ادامه مذاكرات در جلسه دیگری صورت گیرد با درخواست تعیین وقت از فرد مقابل وقت خود را با ایشان تنظیم کنید.

- در صورتی که دفتر کار نا مرتب و شلوغی داشته و زمان کافی برای مرتب کردن آن در اختیار ندارید، بهتر است قرار ملاقات های خود را به مکانی دیگر انتقال دهید.