چگونه راندمان کاری خود را افزایش دهیم

تصور بسیاری از افراد در رابطه با افزایش راندمان کاری این است که باید تعداد ساعت حضور در شرکت را افزایش دهند، با این حال این امر ابدا درست نبوده و شما با راهکارهایی می ‎توانید بدون حتی یک دقیقه حضور بیشتر، عملکرد خود را دگرگون کنید. در این رابطه فراموش نکنید که تفاوتی ندارد شما مدیر و یا یک کارمند باشید، این راهکارها برای همه افراد کاربردی خواهد بود. در این رابطه 17 مورد منتخب را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

1-جلسات را مورد ارزیابی قرار دهید

یکی از اشتباهات رایج این است که افراد در جلساتی حضور پیدا می‎ کنند که ابدا ضرورتی نداشته و این امر باعث خواهد شد تا زمانی که باید به اقدامات به مراتب مهمتری اختصاص پیدا کند را از دست بدهند. در این رابطه نکته دیگری که باید توجه داشته باشید این است که می ‎توانید از فردی که در جلسه حضور پیدا می ‎کند بخواهید که جلسه را ضبط کند تا شما در زمانی مناسب، اقدام به گوش دادن آن نمایید. برای گوش دادن به این موارد، حتی می ‎توان در هنگام رانندگی نیز اقدام نمود. این امر به معنای استفاده از زمان‎ های مرده است. همچنین در صورتی که مدیر یک شرکت هستید، ضروری است تا عادت های موجود در این زمینه را کنار گذاشته و در صورت نیاز، اولویت را ایجاد وبینار بدانید. این موضوع باعث خواهد شد که حتی خارج از زمان اداری نیز بتوانید در این رابطه اقدام کنید. به صورت یک قاعده کلی، در هر نشستی که اهداف آن برای شما ضروری نیست، نباید حاضر شوید. همچنین یک جلسه حرفه ‎ای، باید محدودیت زمانی شدیدی را داشته باشد.

مطلب مرتبط: افزایش کارایی کارمندان

2-از قانون 20/80 پیروی کنید

از این قانون تحت عنوان اصل پارتو نیز یاد می ‎شود. بر طبق آن در رابطه با هر چیزی تنها 20 درصد مسئله، 80 درصد نتایج را به همراه خواهد داشت. برای مثال 80 درصد سود شرکت تنها از 20 درصد مشتریان تامین می‎ شود. بدون شک شناسایی این 20 درصدها در زندگی، باعث خواهد شد تا با تمرکز بر روی آنها، بالاترین حد نتایج را به دست آوریم. برای درک بهتر این قانون، توصیه می ‎شود که مثال ‎های موجود را مورد بررسی قرار دهید.

3-مقاومت در برابر کارهای سخت را نابود کنید

این امر یک واقعیت است که تمامی افراد تمایل دارند تا اقدامات سخت خود را به تاخیر بیندازند، با این حال این امر تنها به بدترشدن اوضاع منجر خواهد شد. به همین خاطر ضروری است تا در ساعت ‎های ابتدایی صبح که سطح انرژی در بالاترین وضعیت ممکن قرار دارد، نسبت به این قضیه اقدام کنید. این امر باعث خواهد شد تا ذهن شما نسبت به این موارد راحت شده و با آرامش به سایر اقدامات بپردازید. درواقع یک اتفاق منفی در محیط‎ های کاری این است که افراد برای به تاخیر انداختن اقدامات سخت خود، حتی ساده ‎ترین موارد را نیز در زمانی طلایی ‎تر انجام می ‎دهند، با این حال این امر باعث افزایش حجم کاری شما در برخی از روزهای خاص می‎شود که خود فشاری خارج از توان را به همراه خواهد داشت. در نهایت این باور را در خود ایجاد کنید که تمامی اقدامات الزاما نباید مطابق میل شما باشد.

4-استرس خود را کاهش دهید

به هر میزان که استرس بالاتری را داشته باشید، راندمان کاری شما نیز کاهش پیدا خواهد کرد. به همین خاطر ضروری است تا به دنبال راهکارهایی برای این مسئله باشید. نخستین اقدام این است که دلایل و مواردی که باعث تشدید استرس در شما می شود را پیدا کرده و در تلاش برای حذف آنها باشید. همچنین بهتر است که اقدامات بزرگ خود را به چند مورد کوچک ‎تر تقسیم کنید تا دیگر در ظاهر سخت به نظر نرسد. درواقع افراد تمایل بیشتری به اقدامات ساده‎ تر داشته و این امر باعث خواهد شد تا اقدامی که در ظاهر بسیار سخت به نظر می ‎رسید، سریعا انجام شود.

5-کارهای غیرضروری را حذف کنید

یک لیست کاری شلوغ باعث خواهد شد تا پیروی از آن برای طولانی مدت بسیار سخت باشد. نکته ‎ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که ابدا مناسب نخواهد بود که در برخی از روزها آمارهای بسیار خوبی را به ثبت برسانید و در روزهای دیگر کاملا ضعیف عمل کنید. درواقع شما باید یک ریتم درستی را رعایت نمایید. به همین خاطر برنامه شما باید به نحوی باشد که امکان اجرایی کردن آن مهیا شود. همچنین توجه داشته باشید که با افزایش مهارت‏ های خود، سرعت انجام کارها افزایش پیدا خواهد کرد. این امر در حالی است که کمتر احساس خستگی خواهید کرد.

6-یادگیری خود را متوقف نکنید

هرچه سطح دانش و مهارت شما بالاتر باشد، امکان انجام بهتر و بیشتر کارها مهیا خواهد شد. در این رابطه لازم است تا نیاز خود را به خوبی شناسایی کرده و بهترین منابع را مورد مطالعه قرار دهید، با این حال در حال حاضر، استفاده از دوره‎ های آنلاین، گزینه بهتری محسوب شده و لازم است تا در برنامه شما قرار گیرد.

7-تنها کاری را شروع کنید که قادر به اتمام آن هستید

یکی از اشتباهات رایج این است که افراد یک اقدام را طی چند روز انجام می ‎دهند و یا در چند قسمت در طول یک روز به پایان می ‎رسانند . این امر یکی از بزرگترین اشتباهاتی است که هر فردی می‎تواند مرتکب شود. درواقع با توجه به این امر که برای هر اقدامی، به زمانی مشخص برای تمرکز پیدا کردن نیاز است، این استراتژی تنها باعث خواهد شد تا در مدت زمانی طولانی ‎تر، یک فعالیت را به پایان برسانید. به همین خاطر توصیه می‎ شود تا هنگامی که اقدامات زیر یک ساعت را انجام نداده ‎اید، از میز خود بلند نشوید. تحت این شرایط سوالی که مطرح خواهد شد این است که برخی از اقدامات بیش از حد طولانی بوده و عملا نمی ‎توان چنین سیاستی را به اجرا درآورد. با این حال پاسخ منفی بوده و شما می ‎توانید برای آن چندین هدف را مشخص کرده و هر روز، یکی از آنها را در یک مرتبه، به پایان برسانید.

8-بازنگری داشته باشید

شما باید عملکرد خود را به صورت مداوم مورد بررسی قرار دهید تا از درست بودن همه چیز، اطمینان داشته باشید. در این رابطه توصیه می‎ شود که هر هفته اطلاعات خود را تبدیل به آمار کرده و حتما با هفته‎ های بعد، مقایسه کنید. بدون شک با این اقدام، در صورت روند کاهشی، می‎ توانید سریعا مشکل را شناسایی و برطرف نمایید.

مطلب مرتبط: 5 اقدامی که به افزایش راندمان و تحرک تیم کاری شرکت کمک خواهد کرد

9-نه گفتن را تمرین کنید

بدون شک همه ما با این جمله آشنا هستیم که نه گفتن ، حق طبیعی هر فردی محسوب می ‎شود. با این حال در مرحله عمل، این اقدام ابدا ساده نبوده و همواره احتمال دارد که خلاف آن اقدام کنیم. به همین خاطر توصیه می ‎شود که تمرین کافی را داشته باشید. این امر باعث خواهد شد که حتی در شرایط سخت، بتوانید عملکرد مناسبی داشته باشید. یکی از تکنیک ‎ها در این رابطه، وقت خریدن است. درواقع دلیلی وجود ندارد که شما به خواسته افراد در همان لحظه پاسخ دهید. در این شرایط اعلام کنید که باید برنامه روزانه خود را بررسی کنید و پس از تحلیل‎های لازم، در صورت عدم امکان قبول درخواست، به راحتی نه بگویید.

10-از تاثیر همنشین غافل نشوید

شما میانگین 5 نفری هستید که بیشترین زمان را با آنها سپری می ‎کنید. به همین خاطر بسیار مهم است که دوستان خود را بادقت انتخاب کنید. این امر بدون شک بر روی عملکرد شما تاثیرات فوق ‎العاده ‎ای را خواهد داشت.

11-از تکنولوژی استفاده کنید

هر اقدامی که به صورت اتوماتیک بتواند انجام شود، باید مورد توجه شما قرار گیرد. برای مثال اپلیکیشن ‎هایی وجود دارد که در کوتاه ‎ترین زمان تمامی بدهی ‎های شما را پرداخت خواهد کرد. تحت این شرایط دیگر انجام چنین اقدامی و مراجعه به بانک ‎ها، غیرمنطقی خواهد بود. این امر تنها یک نمونه ساده بوده و انواع روش ‎ها در این رابطه وجود دارد که با یک جست و جوی ساده در اینترنت نسبت به آنها آگاهی پیدا خواهید کرد.

12-دفتر کار خود را تغییر دهید

اگرچه هر شرکتی از یک طراحی کلی برخوردار است، با این حال شما می ‎توانید آن را به دلخواه خود تغییر دهید. برای مثال ممکن است شما از اسناد استفاده زیادی را داشته باشید. تحت این شرایط کمدی که به آنها اختصاص دارد، باید کاملا نزدیک به شما باشد تا برای دسترسی به آن، مجبور به بلندشدن از میز خود نباشید. همچنین مرتب نگه داشتن دفتر کار، باعث می ‎شود تا سرعت انجام اقدامات به مراتب بیشتر شود.

13-اقدامات مشابه را در یک گروه قرار دهید

برخی از اقدامات هستند که شباهت بسیار زیادی را به یکدیگر داشته و در صورتی که آنها را در یک گروه قرار دهید، می ‎توانید از تمرکز ایجادشده خود، برای انجام آنها نیز استفاده کنید. درواقع این امر یک واقعیت است که افراد پس از مدتی از انجام یک فعالیت به آن عادت کرده و این امر باعث خواهد شد تا راحتی بالاتری را داشته باشند. تحت این شرایط انجام اقدامات مشابه به صورت متوالی، انتخابی هوشمندانه خواهد بود.

14-استراحت را جدی بگیرید

اگر به استراحت‎ های کوتاه میان فعالیت‎ های خود توجه نداشته باشید، پس از مدتی با خستگی بسیار زیادی مواجه خواهید شد. تحت این شرایط پیگیری اقدامات بسیار سخت بوده و شما به زمانی طولانی برای بازگشت به وضعیت مناسب، نیاز دارید. این امر در حالی است که اگر استراحت‎ های کوتاه را جدی بگیرید، هیچ‏گاه به وضعیت فوق نرسیده و انرژی لازم تا پایان ساعت کاری را خواهید داشت. در این رابطه فراموش نکنید که افراد با یکدیگر متفاوت بوده و طبیعی است که میزان استراحت و آستانه تحمل‎ ها، میزان مشخصی نداشته باشد.

15-تنها به وظایف کاری خود بپردازید

این امر بسیار رایج است که افراد در محیط شرکت اقداماتی نظیر چک کردن شبکه‎ های اجتماعی را انجام می‎ دهند، با این حال بهتر است که چنین مواردی را به زمان حضور در خانه اختصاص داده و در ساعت اداری تنها به انجام وظایف خود توجه داشته باشید. این امر باعث می ‎شود که هیچ ‎گاه نیاز به اضافه کاری نداشته و اقدامات شما به خوبی انجام شود. حتی در صورت در اختیار داشتن وقت اضافه، بهتر است که اقدامات روزهای آتی را انجام دهید. این امر باعث خواهد شد تا بتوانید در طول ماه مرخصی گرفته و زمان بیشتری را برای در کنار خانواده بودن، در اختیار داشته باشید.

16-انجام چند فعالیت به صورت همزمان را کنار بگذارید

اگرچه تا چند سال قبل به این موضوع بسیار تاکید می ‎شد، با این حال در حال حاضر این روش کاملا منسوخ شده و تنها باعث می‎ شود تا سرعت انجام یک اقدام، با کاهشی شدید مواجه شود. در کنار این موضوع، درصد خطا نیز افزایش پیدا می ‎کند، با این حال در رابطه با اقداماتی که مهم نیستند، می‏توانید در صورت نیاز این استراتژی را مورد استفاده قرار دهید. برای مثال در هنگام رانندگی، یک کتاب صوتی را تمام کنید.

مطلب مرتبط: 9 راه برای افزایش بازدهی که از شما یک هم گروهی عالی می سازد

17-کار تیمی را فراموش نکنید

همواره به خود دلیل و یا دلایل حضور در شرکت را یادآوری کنید. این امر باعث خواهد شد تا انگیزه شما کمرنگ نشود. در کنار این موضوع توجه داشته باشید که شما در شرکت تنها نبوده و با یک کار تیمی، هر اقدامی سریع‎ تر انجام خواهد شد. به همین خاطر لازم است تا به خوبی نسبت به اصول و مهارت ‎های کار تیمی، به آگاهی برسید.