اشتباهات رایج کسب و کار های کوچک در حوزه روابط عمومی

روابط عمومی یکی از حوزه های مهم کسب و کار محسوب می شود. براساس آمار موسسه PR News امروزه به ازای هر روزنامه نگار در ایالات متحده شش کارشناس حرفه ای روابط عمومی وجود دارد. این امر به معنای دسترسی گسترده برندها به افراد حرفه ای در زمینه روابط عمومی است بنابراین باید سطح انتظار بالاتری از شرکت ها در رابطه با استفاده از تکنیک های مختلف این حوزه داشته باشیم. بسیاری از کسب و کارها به دلیل ناتوانی در زمینه برقراری ارتباط مطلوب با مخاطب هدف مشکلات زیادی را تجربه می کنند. این امر هر کسب و کاری را اذیت خواهد کرد بنابراین باید به دنبال راهکارهایی برای مدیریت روابط مختلف برندمان با مشتریان، سرمایه گذارها، دیگر برنده و رسانه ها باشیم.

وقتی کسب و کار ما کوچک و نوپاست، چالش های حوزه روابط عمومی تاثیر بیشتری بر روی آن خواهد داشت. بدون شک بررسی اشتباهات رایج در حوزه روابط عمومی نقش موثری در بهبود فعالیت کسب و کارهای کوچک خواهد داشت. در ادامه این مقاله چهار اشتباه رایج حوزه روابط عمومی، به ویژه برای کسب و کارهای کوچک، مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

1. فقدان پژوهش یا شناخت درست

فروش با استفاده از تماس های تلفنی خشک و بی روح از مدت ها پیش به عنوان تکنیکی بی فایده کنار گذاشته شده است. به طور مشابه، در حوزه روابط عمومی نیز باید برخی از تکنیک های قدیمی و بی فایده را کنار گذاشت. ایراد اصلی شیوه فروش تلفنی عدم درک مناسب مخاطب از برند ما و همچنین فقدان اطلاعات کاربردی فروشنده ها درباره هر کدام از مشتریان است. به همین خاطر فرآیند فروش تلفنی به شیوه سنتی بیشتر حالت شانسی دارد.

مطلب مرتبط: روابط عمومی ضعیف ، قاتل کسب وکارهای نوپا

امروزه در دنیای روابط عمومی بسیاری از برندها بدون پژوهش درباره مشتریان یا شناخت درست از آنها اقدام به طراحی استراتژی می کنند. این امر در اغلب اوقات موجب برداشت هایی نظیر «روابط عمومی به هیچ دردی نمی خورد» یا «آیا واقعا روابط عمومی تاثیری بر کسب و کار دارد؟» نزد مخاطب می شود. بدون شک عملکرد ضعیف برخی از کسب و کارها در حوزه روابط عمومی به معنای ایراد اساسی در این حوزه نیست. ما به عنوان افراد حرفه ای در حوزه روابط عمومی با سطح عملکردمان اعتبار حوزه کاری خود را تعیین خواهیم کرد بنابراین باید پیش از اجرای یک برنامه روابط عمومی نسبت به جمع آوری اطلاعات و انجام پژوهشی مختصر اقدام کنیم. این امر اطلاعات مفیدی در اختیار ما قرار می دهد. به این ترتیب وضعیت فعالیت برند ما از سلطه شانس و عوامل پیش بینی ناپذیر رها خواهد شد.

موفقیت در حوزه روابط عمومی با تقلید از نحوه فعالیت روزنامه نگارها امکان پذیر است. شاید این توصیه در نگاه نخست عجیب به نظر برسد، اما من دلایل مناسبی برای این امر دارم. یک روزنامه نگار به هنگام فعالیت ابتدا تقویم محتوایی برای خود ترسیم می کند. این تقویم فعالیت روزنامه نگار در طول هفته یا ماه را ساماندهی خواهد کرد. به این ترتیب خبرنگار موردنظر ما هر روز پیش از حضور در دفتر کار از برنامه روزانه اش آگاهی دقیقی دارد. استفاده از تقویم محتوایی در حوزه روابط عمومی نیز امکان پذیر است. این امر بستگی به توانایی ما در زمینه پژوهش پیرامون مخاطب هدف مان است. وقتی ما اطلاعات کاربردی در مورد مخاطب هدف مان داشته باشیم، سطح شناخت مان از آنها افزایش خواهد یافت. در نتیجه توان تاثیرگذاری مان نیز به طور قابل ملاحظه ای افزایش می یابد.

2. بی توجهی به اشتراک گذاری اخبار تازه

بدون تردید هر کسب و کار به طور مداوم با اتفاق های تازه مواجه می شود. این مواجهه موجب اتخاذ تصمیم گیری های مختلف و ادامه حیات شرکت می شود. یکی از وظایف اصلی حوزه روابط عمومی اطلاع رسانی دقیق درباره تغییرات کسب و کار است. به این ترتیب ما فرصت کافی برای همراه ساختن مخاطب با خود را خواهیم داشت. امروزه بسیاری از مشتریان در صورت اطلاع از وضعیت شرکت مورد علاقه شان انگیزه بیشتری برای همراهی با آنها نشان می دهند. برندهای بزرگ به خوبی از این نکته آگاهی دارند. به همین خاطر همیشه اخبار تازه این برندها در سایت رسمی شان درج می شود.

اشتباه برخی از برندهای تازه کار تلاش برای حفظ برخی از اخبار مهم کسب و کارشان در داخل شرکت است. این امر با هدف کاهش تاثیرگذاری تغییر جهت های پیش بینی نشده شرکت بر روی ذهنیت مخاطب صورت می گیرد. نکته مهم در اینجا ناتوانی شرکت ها در زمینه مخفی سازی اخبار برای همیشه است. دیر یا زود اخبار مربوط به شرکت ها رسانه ای خواهد شد بنابراین بیان آنها از سوی ما تاثیر بهتری بر روی مخاطب خواهد داشت. به هر حال هیچ کس علاقه ای به مشاهده اخبار مربوط به برند مورد علاقه اش در خبرگزاری های مختلف، پیش از اظهارنظر رسمی آن برند، ندارد.

مطلب مرتبط: پنج گام ابتدایی روابط عمومی موفق

بدون تردید نحوه انتشار اخبار از سوی برند ما اهمیت زیادی دارد برخی از اخبار بسیار ساده و کوتاه هستند. درعین حال شماری از اخبار مهم و نیازمند تحلیل و توضیح بیشتر خواهند بود. توصیه من در مورد اخبار مهم اطلاع رسانی آنها در قالب یک پست وبلاگی است. پست وبلاگی فضای بیشتری به ما در راستای بیان نکات موردنظرمان خواهد داد. اخبار کوتاه نیز باید در قالب یک پست ساده و کوتاه در سایت اصلی عنوان شود. به این ترتیب اخبار برند ما به طور مناسب در دسترس مخاطب قرار خواهد گرفت.

3. عدم ارتباط با رسانه ها

در دنیای امروز رسانه ها نقش مهمی در بهبود چهره برندها دارند. این امر به طور معمول از طریق انجام مصاحبه های اختصاصی و نگارش مقالاتی تحلیلی درباره برندها صورت می گیرد. یکی از ایرادات اصلی کسب و کارهای کوچک ناتوانی در ایجاد رابطه مطلوب با رسانه هاست. ما باید درک واضحی از مطالب موردنیاز رسانه ها داشته باشیم. به این ترتیب با بیان آنها در فرآیند مصاحبه هر دو طرف از همکاری مشترک سود خواهند برد. به هر حال رسانه ها در پی تولید محتوای جذاب برای مخاطب شان هستند. ما نیز در تلاش برای جلب نظر دامنه هرچه وسیع تری از مخاطب ها هستیم. بیان مطالب جذاب برای مخاطب به تحقق هر دو هدف موردنظر کمک خواهد کرد. در این زمینه گفت وگو با روزنامه نگارها و توجه به توصیه های شان نقش موثری دارد. بدون شک ما سلیقه مخاطب روزنامه ها را به خوبی نمی دانیم، بنابراین باید از تجربه روزنامه نگارها نهایت استفاده را ببریم.

توصیه من در این بخش تلاش برای همکاری با رسانه های تخصصی در حوزه کسب و کارمان است. رسانه های تخصصی دارای مخاطب خاص هستند. به این ترتیب ما دسترسی بهتری به مخاطب علاقه مند به کسب و کارمان خواهیم داشت. خوشبختانه یافتن رسانه های تخصصی کار دشواری نیست. جست وجویی ساده در فضای اینترنت شمار قابل توجهی از رسانه های تخصصی را پیش روی ما خواهد گذاشت.

4. ضرورت برنامه ریزی دقیق و استفاده از اعلامیه رسمی

اگر شما عادت به پژوهش و تحقیق درباره مخاطب و اهمیت طراحی برنامه روابط عمومی داشته باشید، چند صد گام از دیگران جلو خواهید بود. متاسفانه بسیاری از برندها بدون هرگونه برنامه مشخصی اقدام به فعالیت در حوزه روابط عمومی می کنند. این امر آنها را با چالش های بسیار زیادی مواجه می سازد. به نظر من برنامه ریزی برای فعالیت در حوزه روابط عمومی ترکیب هنر و علم است. در اینجا ما نیازمند شناسایی دقیق اهداف مان به منظور تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف هستیم. در گام بعد برنامه ما باید سلیقه مخاطب را نیز پوشش دهد. بدون شک گاهی اوقات ما نیازمند تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف به صورت غیرمستقیم هستیم. همکاری نزدیک با اینفلوئنسرها یا کارشناس های حرفه ای کسب و کار دسترسی به این هدف را ساده تر خواهد کرد.

برندها در حوزه روابط عمومی دست به انتظار اعلامیه رسمی نیز می زنند. این اعلامیه در راستای بیان نکات مهم کسب و کارمان به طور مستقیم برای مخاطب طراحی می شود. ساختار یک اعلامیه مناسب برای تعامل با مخاطب هدف شامل مقدمه کوتاه، بیان مطلب اصلی به طور شفاف و تشکر از مخاطب برای توجه به محتوای اعلامیه مان است. این استراتژی اغلب به منظور اعلام موضع مستقیم و بی واسطه نسبت به اتفاق های مهم روی می دهد بنابراین فقط در مواقع موردنیاز از آن استفاده کنید.

مطلب مرتبط: روابط عمومی (Public Relations) چیست؟

جمع بندی

استفاده کاربردی و هوشمندانه از روابط عمومی برای توسعه کسب و کار امری ضروری محسوب می شود. مهم ترین گام پیش از فعالیت رسمی در این بخش پژوهش و جمع آوری اطلاعات است. وقتی فعالیت ما در حوزه روابط عمومی همراه با برنامه ای دقیق باشد، امکان تاثیرگذاری بر روی مخاطب راحت تر خواهد شد. اشتباه برخی از برندها در اینجا تلاش برای ساماندهی بخش پژوهش همزمان با اجرای طرح های روابط عمومی است. بی تردید این امر با شکست مواجه خواهد شد. به هر حال ما ابتدا نیازمند اطلاعات دقیق هستیم. فقط در این صورت امکان ساماندهی یک طرح روابط عمومی تاثیرگذار فراهم خواهد شد.