راه و چاه های افزایش کارآمدی کارمندان در دفتر شرکت

دفتر کار محل فعالیت اغلب کارمندان شرکت است. آنها بیشتر زمان کاری خود را در این محیط سپری می کنند. اگر کارمندان شرکت ما از محیط کار خود ناراضی باشند، فعالیت بهینه مان با خطر مواجه خواهد شد. بدون تردید هدف اصلی هر شرکتی ایجاد کارآمدی و افزایش میزان تولید است. این امر بدون بهره‌مندی از نیروی کار ماهر و دارای رضایت از محیط کار امکان‌پذیر نخواهد بود. محیط کار نامناسب نه‌تنها کیفیت کاری کارمندان را تحت تاثیر قرار می دهد، بلکه رابطه میان آنها و تیم مدیریتی را نیز دچار چالش می کند.

کارمندان وقتی در محل کار حاضر می شوند، باید روحیه و انگیزه مناسبی داشته باشند. به عنوان مدیر یک شرکت تلاش برای تقویت انگیزه کارمندان کار چندان دشواری محسوب نمی شود. بی‌توجهی به این امر همیشه تبعات نامناسبی برای ما به همراه خواهد داشت. چالش اصلی در اینجا عدم آگاهی مدیران از شیوه های ایجاد فضای کاری بهتر است. اگر شما نیز با چنین مشکلی مواجه هستید، در این مقاله برخی از تکنیک های کاربردی برای افزایش کارآمدی کارمندان در محیط کار مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

1. استفاده از ابزارهای زمان‌سنجی

اعطای جایزه و پاداش انگیزه هر فردی را برای کار بیشتر تقویت خواهد کرد. در اینجا نیازی به خرید آخرین محصول اپل برای شاد کردن کارمندان نیست. فقط باید کار و تلاش آنها را پیش چشم داشته باشیم. چنین امری با قدردانی از آنها در مواقع مناسب روی خواهد داد. در بسیاری از مواقع همین کار کوچک انگیزه کارمندان را به شدت افزایش می دهد.

یکی از پیش‌نیازهای قدردانی از کارمندان برتر و پرتلاش شناسایی آنهاست. بدون انتخاب معیارهای مناسب امکان سنجش میزان کار کارمندان وجود نخواهد داشت. توصیه من در اینجا استفاده از نرم‌افزارهای زمان‌سنجی و برنامه‌ریزی میزان کار باقی مانده است. به این ترتیب کارمندان از مدت‌زمان کارشان در طول هفته و مقدار پیشبرد پروژه ها مطلع خواهند شد. خوشبختانه امروزه اپ های بسیار زیادی در زمینه نمایش وضعیت پروژه ها وجود دارد. مزیت چنین نرم‌افزارهایی علاوه بر نمایش یکپارچه اطلاعات به تمام اعضای شرکت، امکان نصب بر روی گوشی های همراه نیز هست. به این ترتیب دیگر نیازی به دسترسی به رایانه برای مشاهده وضعیت کاری نخواهد بود. هرچه ما فرآیند نمایش اطلاعات کاری را ساده تر سازیم، امکان برنامه‌ریزی بیشتر برای کارمندان فراهم خواهد شد. در نهایت نیز با ارزیابی وضعیت کاری هر کدام از کارمندان امکان انتخاب کارمند برتر ماه وجود خواهد داشت.

مطلب مرتبط: افزایش بهره وری کارمندان با طراحی محیط کار الهام بخش

2. اهمیت نظافت دفتر کار

بدون تردید وظیفه هر کارمندی تلاش برای تمیز نگه داشتن دفتر کار است. نکته مهم در این میان ضرورت اقدام مدیر شرکت برای ایجاد محیطی پاکیزه است. اگر ما محیط کثیفی در اختیار کارمندان قرار دهیم، آنها امکان تمیز نگه داشتنش را نخواهند داشت. متاسفانه بسیاری از شرکت ها فقط به فکر نظافت محدوده دفترشان هستند. به این ترتیب در عمل از نمای ساختمان، راهروها و لابی غافل می شوند.

استفاده از نیروی کار ماهر در زمینه نظافت محیط کار امری رایج در میان شرکت-هاست. اگر زمان و بودجه کافی برای استخدام دائمی نیروی کار ندارید، همکاری با موسسه های نظافتی بهترین گزینه خواهد بود. امروزه شمار بالایی از این موسسه ها در نقاط مختلف مشغول به کار هستند. جالب اینکه در صورت عقد قرارداد بلندمدت امکان بهره‌مندی از مزیت های مختلف و تخفیف بیشتر نیز وجود خواهد داشت، بنابراین مشکل خاصی پیش روی مسیر ما در راستای ایجاد محیط کاری تمیز و پاکیزه نخواهد بود. وقتی ما محیط کار تمیزی در اختیار کارمندان قرار دهیم، انگیزه آنها برای تمیز نگه داشتن دفتر کار دوچندان خواهد شد. به علاوه، این امر در روحیه کلی آنها نیز تاثیر دارد.

3. طراحی برنامه کار همراه با استراحت

امروزه دنیای کسب و کار سرعت و فشردگی زیادی پیدا کرده است. همین امر اغلب کارمندان را مجاب به صرف‌نظر از وعده ناهار می کند. به این ترتیب کارمندان به جای استراحت و صرف ناهار به ادامه فعالیت شان می پردازند. به عنوان یک مدیر نوآور توجه به سلامت و استراحت کارمندان ضروری است. بدون نیروی کار سالم و سر حال امکان فعالیت مفید وجود نخواهد داشت. شاید توصیه کنونی من اندکی عجیب به نظر برسد، با این حال باید کارمندان را موظف به ترک کار و صرف ناهار در کنار همدیگر کرد. در این میان تفاوتی میان فوریت و ضرورت رسیدگی به پروژه ها وجود ندارد. نکته مهم در اینجا فقط توجه به وعده ناهار نیست. کار پشت سر هم موجب خستگی مفرط می شود. به همین خاطر باید هر 90 دقیقه یک استراحت کوتاه را پیش‌بینی کرد. این امر توان ادامه فعالیت مناسب کارمندان را افزایش می دهد. مشکل بسیاری از شرکت ها تمرکز صرف بر روی کار هرچه بیشتر و مداوم کارمندان است. به این ترتیب در عمل کیفیت کاری آنها کاهش چشمگیری خواهد یافت.

کارآمدی کارمندان در محیط کار به معنای حضور آنها پشت میز برای هشت ساعت متمادی نیست. آنها در طول مدت‌زمان کار نیاز به اندکی استراحت نیز دارند. به این ترتیب پس از کاهش انگیزه و توان شان با استراحتی کوتاه دوباره سر حال خواهند شد.

4. انجام کارهای همزمان ممنوع

گاهی اوقات شرکت ها روزهای بسیار شلوغی را تجربه می کنند. در چنین شرایطی اغلب مدیران به سوی استفاده از کارمندان در چند پروژه همزمان می روند. چنین کاری هیچ‌گاه نتیجه مطلوب در پی ندارد. کارمندان زمان انجام چند کار به صورت همزمان همیشه دچار سردرگمی خواهند شد. به این ترتیب کیفیت کار پایین می آید. مشاهده کارهای بی‌سرانجام و شلختگی فراوان در ساماندهی به امور به هنگام کار همزمان امری کاملا طبیعی خواهد بود.

بدون شک همه شرکت ها روزهای شلوغ در برنامه شان دارند. هیچ راه فراری از چنین اتفاقی نیست، با این حال باید برنامه‌ریزی درستی برای رسیدگی به این امور داشته باشیم. اختصاص زمان مناسب به کارمندان برای رسیدگی به پروژه های اضافی و حتی ارائه حقوق بیشتر در روزهای اوج کاری گزینه مناسبی خواهد بود. توصیه من در اینجا ارائه کارهای آسان یا حتی مرخصی به کارمندان پس از روزای پرفشار است. به این ترتیب آنها در طول روزهای پرفشار با فکر تعطیلات یا حقوق اضافه سر حال خواهند آمد. این امر برای برندهای جویای نام اهمیت بسیار بالایی دارد. بدون توجه به چنین نکته ای امکان موفقیت در عرصه مدیریت کسب و کار فراهم نمی شود.

5. مراقبت دائمی از کارمندان

حفظ رابطه رئیس و کارمندی همیشه اهمیت دارد. بسیاری از مدیران این رابطه را به طور دائم بر هم می زنند. به این ترتیب یک روز با کارمندان بیش از حد صمیمی و روز دیگر کاملا سرد هستند. چنین رفتارهای پرنوسانی هر کارمندی را گیج خواهد کرد. پایداری و ثبات در رفتار مدیریتی با کارمندان کلید موفقیت در این حوزه است. به نظر من توجه به کارمندان فقط شامل وضعیت شان در محیط کار نیست. ما باید توجه ویژه ای به زندگی شخصی آنها نیز داشته باشیم. به این ترتیب امکان ایجاد رابطه ای صمیمی، منطقی و پایدار فراهم خواهد شد. نگاه صرفا تجاری به کارمندان همیشه موجب دلسردی‌شان می شود.

مطلب مرتبط: چند راهکار برای افزایش کارایی

بدون شک هدف همه ما از کار و تلاش سخت بهبود وضعیت زندگی مان است، بنابراین در حوزه مدیریت باید زندگی شخصی کارمندان را مدنظر داشت. بدون این امر آنها به سرعت از دور برندمان پراکنده خواهند شد.

جمع‌بندی

افزایش کارآمدی کارمندان در دفتر شرکت کار چندان دشوار و پیچیده ای نیست. دلیل شکست اغلب مدیران در این زمینه بی‌توجهی به تکنیک های کاربردی است. با تلاش برای نگاه به مسائل از زاویه دید کارمندان امکان تقویت مهارت مدیریتی ما فراهم خواهد شد. در این مسیر توصیه های مورد بحث در مقاله کنونی گزینه مناسبی برای شروع مسیرتان خواهد بود.