مدیریت پیام ها در شبکه های اجتماعی با اتوماسیون

زندانی کردن یک بازاریاب با مسئولیت خسته کننده جواب دادن به تک تک پیام های دریافتی در شبکه های اجتماعی مثل این است که یک کارگردان با خوش شانسی محض کلی بازیگر مشهور را دور هم جمع کند و به همه آنها نقش سیاهی لشکر را بدهد. آن وقت نه تنها پروژه سینمایی به جایی نمی رسد، بلکه هیچ استفاده ای هم از استعداد این همه بازیگر درجه یک نشده است!

اگر فکر می کنید سناریوی بالا کاملا طبیعی است، باید یکبار دیگر الفبای کارآفرینی را از اول یاد بگیرید. خب انتظار ندارید که کارمندان تان با عشق و علاقه سراغ کارهای کسل کننده بروند؟ ما در روزنامه فرصت امروز میانه خوبی با پیش بینی های یکهویی نداریم، اما با دست فرمان بالا دیر یا زود با پدیده ریزش کارمندان رو به رو خواهید شد. البته مگر اینکه خیلی زود سراغ استفاده از اتوماسیون برای مدیریت پیام ها در شبکه های اجتماعی بروید.

اتوماسیون از آن دست فناوری هایی است که هر کارآفرینی را شیفته خودش می کند. فرقی ندارد شما در کدام حوزه مشغول فعالیت هستید، به هر حال کمک گرفتن از اتوماسیون حسابی کارتان را جلو می اندازد. کافی است یک روز شلوغ را در نظر بگیرید که علاوه بر مسئولیت های اصلی تان باید جواب تک تک کاربران در شبکه های اجتماعی را هم بدهید. حالا به لطف اتوماسیون بدون اینکه دست به سیاه و سفید بزنید، تا آخرین کاربر جواب سوال یا پیامش را خواهد گرفت؛ آن هم بدون حتی یک ذره اشتباه.

ما در این مقاله قصد داریم مزایای استفاده از اتوماسیون در مدیریت پیام ها را زیر ذره بین ببریم. همانطور که می شود حدس زد، منظور ما از مدیریت پیام ها به شبکه های اجتماعی ربط پیدا می کند. البته قبل از اینکه روش این کار در اینستاگرام و توئیتر را یادتان دهیم، قصد داریم سری هم به مزایای چنین اقدامی بزنیم. هرچه باشد کار بدون مزیت اصلا فایده ای ندارد، مگر نه؟

مطلب مرتبط: 10 ابزار برتر اتوماسیون اداری

چرا اتوماسیون در مدیریت پیام ها به درد می خورد؟

ما الان درست به سوالی رسیده ایم که جوابش سرنوشت کل مقاله مان را مشخص خواهد کرد. بی شک ما قرار نیست شما را قانع کنیم که اتوماسیون هیچ فایده ای برای کسب و کارتان ندارد، اما اگر مزایای آن چنگی به دل نزند، احتمالا فقط وقت شما را گرفته ایم. پس با ما همراه باشید تا به این سوال جواب دهیم که اصلا اتوماسیون به چه دردی در مدیریت پیام ها می خورد؟

صرفه جویی در زمان

جواب دادن به پیام یکی از دوستان در اینستاگرام چقدر از شما وقت می گیرد؟ احتمالا چنین کاری در کمتر از یک دقیقه انجام می شود. حالا اگر همین یک پیام تبدیل به هزاران پیام شود، تکلیف چه خواهد بود؟ این روزها خیلی از برندها حتی وقت نمی کنند تمام پیام های دریافتی شان را مطالعه کنند، چه برسد به اینکه جواب دقیقی هم به آنها بدهند. شما را نمی دانم، ولی من که در صورت مواجهه با چنین برخوردی از سوی یک برند حسابی دلخور می شوم. پس اصلا جای تعجب ندارد که میانه مشتریان با کلی از برندها شکرآب باشد!

وقتی شما در مدیریت دایرکت ها از اتوماسیون استفاده کنید، دیگر لازم نیست دائما نگران انتظارات مخاطب تان باشید؛ چراکه این انتظارات به بهترین شکل ممکن مدیریت خواهد شد. حتما می پرسید چطوری؟ خب اجازه دهید نشان تان دهیم. 

وقتی یک برند از اتوماسیون برای مدیریت پیام ها استفاده می کند، در واقع کار خسته کننده جواب دادن به پیام کاربران را به یک سیستم هوشمند سپرده که خستگی سرش نمی شود. این سیستم به لطف هوش مصنوعی جواب همه سوالات مشتریان را پیدا کرده و در یک چشم به هم زدن آن را تحویل می دهد. نکته جالب اینکه اتوماسیون حتی امکان ثبت سفارش در دایرکت را هم دارد. بنابراین این فناوری نه تنها به تیم های روابط عمومی، بلکه فروش هم کمک خواهد کرد. 

شخصی سازی فرآیند فروش

در انتهای بخش قبلی اشاره ای به فروش از طریق اتوماسیون کردیم. شاید فکر کنید کار سیستم های اتوماسیون در این بخش به ثبت سفارش محدود می شود اما ماجرا کمی متفاوت تر از این حرف هاست. مثلا مشتری را در نظر بگیرید که قصد خرید یک کاپشن از برندی مشهور را دارد. معمولا برندهای بزرگ برای جلب نظر مشتریان امکان شخصی سازی سفارشات را هم فراهم می کنند. در این صورت اتوماسیون هیچ مشکلی با دریافت خواسته های مشتریان و اضافه کردن آنها به سفارش شان ندارد. به طوری که حتی یک سفارش هم اشتباه ثبت نشود. 

در دنیایی که شخصی سازی حرف اول و آخر در مدیریت مشتریان را می زند، شما باید حواس تان را حسابی جمع کنید؛ چراکه حتی یک اشتباه کوچک هم می تواند به قیمت سرنوشت کسب و کارتان تمام شود. معمولا چنین اشتباهاتی وقتی عامل انسانی مسئول مدیریت پیام ها در شبکه های اجتماعی است، بیشتر به چشم می آید. با این حساب کارآفرینان باهوش برای حفظ اعتبار برندشان هم که شده دست رد به استفاده از اتوماسیون نخواهند زد. 

مطلب مرتبط: اتوماسیون چطور دنیای کسب و کار را متحول می کند؟

یادتان باشد، مشتریان به غیر از کیفیت محصولات همیشه نیم نگاهی هم به سرعت عمل برندها دارند. پس اگر فکر کرده اید خیلی راحت خودتان را از موج دیجیتالی شدن امور کنار کشیده و همچنان در بازار محبوب خواهید ماند، سخت در اشتباهید. توصیه ما در این میان پذیرش تغییرات و استفاده از اتوماسیون است. اینطوری مزیت رقابتی تان در بازار حفظ خواهد شد. 

نوبت دهی کاملا دیجیتال

بعضی از کسب و کارها هر چقدر هم که با اوضاع دیجیتالی دنیا سازگار شوند، باز هم نیاز به تعامل حضوری با مشتریان خواهند داشت. مثلا دندانپزشکی را در نظر بگیرید که علی رغم فعالیت در اینستاگرام نیاز به مراجعه کننده حضوری هم دارد. در این صورت نوبت دهی سریع به مردم نکته بی نهایت مهمی خواهد بود. هرچه باشد بدون نوبت دهی سریع و به موقع کمتر کسی حتی اطراف برندتان آفتابی خواهد شد. 

اتوماسیون برای آن دسته از کارآفرینانی که مشکلات زیادی برای نوبت دهی به مشتریان دارند نیز راهکارهای خاص خودش را دارد. بر این اساس شما با استفاده از چنین سیستمی نه تنها در کسری از ثانیه جواب مشتریان را می دهید، بلکه خیلی سریع نوبت دلخواه شان را هم تنظیم خواهید کرد. 

بی شک برای شما هم اتفاق افتاده که فقط به خاطر سیستم عجیب و غریب نوبت دهی یک پزشک یا کسب و کار دور آن را خط بکشید. مثلا سالن سینمایی را در نظر بگیرید که بعد از بلیت فروشی به هزاران نفر یکهو به دلخواه خودش شانس ها را عوض می کند. بدون شک خرید دوباره بلیت از چنین سینمایی دست کمی از یک حماقت بزرگ ندارد!

از آنجایی که دنیای کسب و کار پر از اتفاقات غیرمنتظره است، خیلی از کارآفرینان برای چنین اتفاق هایی آمادگی لازم را ندارند. به علاوه، برنامه فشرده کاری دیگر هوش و حواس برای آدم نمی گذارد. به همین خاطر استفاده از اتوماسیون گزینه بسیار خوبی خواهد بود؛ چراکه با این فناوری دیگر لازم نیست دل تان شورِ نوبت دهی به مشتریان را بزند. 

خدمات مشتری 24 ساعته

مشتریان همیشه انتظارات بالایی از برندها دارند. انگار که کارآفرینان باید به محض شنیدن صدای مشتریان همه کارهای شان را کنار گذاشته و به سوی آنها بشتابند. متاسفانه در دنیای واقعی چنین اتفاقی کمتر روی می دهد. هرچه باشد کارآفرینان هم کار و زندگی خودشان را دارند. همین امر نیز گاهی اوقات موجب دلخوری مشتریان از برندها می شود. اگر شما هم درگیر چنین معمای پیچیده ای هستید، باید یکبار برای همیشه اوضاع تان را مدیریت کنید. البته منظور ما از مدیریت اوضاع رسیدگی سرسری به پیام های کاربران نیست. در عوض باید مطمئن شوید هر ساعت از شبانه روز امکان پاسخگویی و ارائه خدمات به مشتریان را دارید. 

اگر ما همان اول مقاله ادعای بالا درباره ارائه خدمات 24 ساعته را مطرح می کردیم، احتمالا خودِ شما کلی ما را مسخره کرده و حرف مان باورتان نمی شد. البته حالا ماجرا کاملا فرق دارد؛ چراکه شما خیلی خوب از توانایی های سیستم اتوماسیون اطلاع دارید!

یکی از مزایای بزرگ سیستم های اتوماسیون برای کارآفرینان امکان ارائه خدمات مشتری به صورت شبانه روزی است. مثلا به جای اینکه خودتان را درگیر فرآیند تمام نشدنی پرسش و پاسخ با مشتریان کنید، کافی است کار را به اتوماسیون بسپارید. اینطوری هم سریع تر و هم بهتر رضایت مشتریان را جلب خواهید کرد. ماجرا حسابی هیجان انگیز شد، نه؟

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم خطای انسانی همیشه در کمین کارآفرینان است. فرقی هم ندارد شما چقدر کارتان را خوب بلد باشید؛ در هر صورت همیشه اشتباهات سر و کله شان پیدا می شود. امیدوارم خیلی شما را یاد فیلم های مربوط به جنگ ربات ها و انسان ها ننداخته باشیم، اما اتوماسیون با ضریب خطای بی نهایت کمتر جایگزین خوبی برای کارشناس های خدمات مشتری محسوب می شود؛ چراکه با هزینه ای کمتر، کیفیت کاری بی نهایت بالاتری را ارائه می کند. پس منتظر چه هستید؟ همین امروز دست به کار شده و اوضاع تان در زمینه رسیدگی به خواسته ها و انتظارات مشتریان را تغییر دهید. 

مطلب مرتبط: مزایای اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک

انتقال کاربران به سایت برند

تعداد کارآفرینانی که از دست وضعیت سئو سایت شان شاکی هستند، تقریبا از دست همه در رفته است. کافی است نگاهی به دور و اطراف تان داشته باشید تا ماجرا را کاملا درک کنید. شاید فکر کنید ارتباط میان اتوماسیون با ترافیک سایت خیلی منطقی نباشد. خب در این صورت کمی حق دارید؛ چراکه ظاهرا هیچ ارتباطی میان این دو بخش به چشم نمی خورد. البته نه وقتی پای بلند پروازی های توسعه دهندگان فناوری اتوماسیون در میان باشد. 

فرض کنید یک روز عادی مشغول گشت و گذار در توئیتر هستید که یکهو با اکانت برندی تازه رو به رو می شوید. اگر تیم بازاریابی این برند کارش را خوب بلد باشد، احتمالا بعد از چند هفته وسوسه می شوید که خریدی از این برند داشته باشید. بهترین راهکار برای یک خرید بی دردسر هم ارسال پیام برای اکانت موردنظر است. در این صورت اتوماسیون به برند قصه ما کمک می کند جواب سوالات تک تک کاربران را بدون هیچ مشکلی بدهد. به علاوه، با ارجاع مداوم به سایت برند کم کم انگیزه کاربران برای مراجعه به سایت نیز بیشتر خواهد شد. این یعنی ترافیک بیشتر بدون حتی اندکی زحمت اضافه!

برندهایی که سایت های پرطرفدار دارند، معمولا دردسر زیادی برای جلب نظر مشتریان نخواهند داشت؛ چراکه آنها همیشه در کانون توجه هستند. بنابراین استفاده از اتوماسیون برای بهبود اوضاع سئو سایت ایده منطقی به نظر می رسد. یادتان باشد، سایت شما بیانگر هویت دیجیتال برندتان خواهد بود. پس اصلا نباید با آن شوخی کنید. به علاوه، استفاده از یک سایت درجه یک همیشه می تواند به شما کمک کند؛ چراکه خرید از سایت نیز این روزها بدل به عادت مشتریان شده است. 

دریافت بازخورد بهتر

رفتار کاربران با اکانت هایی که همیشه برخوردی صمیمانه دارند، زمین تا آسمان با بقیه فرق دارد. شکی نیست که همه ما طعم تلخ بی توجهی مشتریان به برندمان را چشیده ایم. در دنیای دیجیتال اغلب اوقات متهم ردیف اول برای چنین مشکلی روحیه سرد و خشک برندهاست. مثلا اگر شما هیچ جوابی به کامنت یا پیام کاربران ندهید، دیگر کمتر کسی حوصله شما و کسب و کارتان را خواهد داشت.

استفاده از اتوماسیون به شما کمک می کند تا کاربران داغ هستند، جواب نظرات شان را بدهید. اینطوری آنها احساس مهم بودن در ساختار برندتان را تجربه خواهند کرد. یادتان نرود، وقتی مشتریان از یک برند خوش شان بیاید، دیگر مسائل مالی اهمیت زیادی نخواهد داشت. به زبان خودمانی، شما با کمی رفتار بهتر و دوستانه با مشتریان دیگر بابت قیمت محصولات نگرانی نخواهید داشت. 

صرف نظر از مسئله قیمت ها، کارآفرینان همیشه نگران بازخورد کاربران هم هستند. بی شک برندی که همیشه بازخوردهای متنوع از سوی مشتریان دارد، مشکلی برای برنامه ریزی و مدیریت چالش ها نخواهد داشت؛ چراکه حتی در بدترین شرایط هم مشتریان پشتش خواهند بود. 

استفاده از اتوماسیون به شما کمک می کند همیشه مشتریان را کنار خودتان داشته باشید. یادتان نرود این نتیجه حیرت انگیز فقط به لطف تعامل صمیمانه با مشتریان روی می دهد. تعامل با مشتریان یک جاده دوطرفه است. به این معنا که هرچه شما رفتار دوستانه تری با مشتریان داشته باشید، واکنش های آنها نسبت به شما نیز صمیمانه تر خواهد شد. با این حساب تماشای کلی مشتری وفادار پیرامون برندهای بزرگ اصلا جای تعجب ندارد؛ چراکه آنها خیلی خوب راه و رسم تعامل با مشتریان را بلد هستند؛ البته به لطف اتوماسیون!

آدم ها گاهی اوقات حتی حوصله خودشان را هم ندارند، چه برسد به اینکه درگیر گفت وگو با کاربران در شبکه های اجتماعی شوند. در چنین شرایطی استفاده از تکنیکی مثل اتوماسیون حسابی جواب می دهد. کافی است به جای اینکه خودتان جواب تک تک کاربران در شبکه های اجتماعی را بدهید، از یک سیستم اتوماسیون استفاده کنید. اینطوری دیگر نه خبری از جواب های دیروقت خواهد بود و نه حتی کاربران بابت چنین اتفاق هایی ناراحت خواهند شد. 

راهنمای راه اندازی اتوماسیون

نرم افزارهای دارای اتوماسیون با اغلب شبکه های اجتماعی سازگاری دارند. به همین خاطر کارآفرینان فرآیند دشواری برای راه اندازی این بخش ها ندارند. کافی است سراغ یکی از ابزارهای مطمئن بروید (راحت ترین راه الگوبرداری از ابزارهای موردعلاقه برندهای بزرگ است!). 

مطلب مرتبط: چرا اتوماسیون برای کسب و کار مفید است

اگر تا حالا تجربه کار با اتوماسیون را نداشته اید، ما در این بخش صفر تا صد ماجرا را یادتان خواهیم داد. کافی است قبل از هر کاری به این نکته توجه کنید که این روزها استفاده از اتوماسیون در اینستاگرام و توئیتر محبوب تر از سایر پلتفرم هاست. به همین خاطر ما آموزش مان را بر محور این دو پلتفرم جلو خواهیم برد. حالا اگر آماده هستید، کارمان را شروع کنیم.

اتوماسیون در توئیتر

راه اندازی اتوماسیون در توئیتر یکی از ساده ترین کارهای دنیاست؛ چراکه تیم فنی این پلتفرم با هر ابزاری که فکرش را بکنید، سازگاری دارد. پیشنهاد ما در روزنامه فرصت امروز استفاده از یک ربات چت در توئیتر است. اینطوری شما بدون اینکه درگیر ریزه کاری ها شوید، اکانت تان را هوشمند می سازید. به طوری که دیگر حتی یک پیام هم بی جواب نماند!

خیلی از کارآفرینان برای توسعه کسب و کارشان همیشه مسیرهای سخت را طی می کنند. اگر شما هم قرار باشد چنین رفتاری از خودتان نشان دهید، دیگر شانسی برای ادامه فعالیت در بازار نخواهید داشت. هرچه باشد شما باید یک تفاوت بنیادی با بقیه برندها داشته باشید، مگر نه؟ استفاده از ربات چت به جای دستکاری دائم توئیتر گزینه خوبی برای شروع کار خواهد بود. چنین تکنیک ساده ای به شما فرصت استفاده از تمام مزایای اتوماسیون که در بالا به آنها اشاره کردیم را خواهد داد. 

اتوماسیون در اینستاگرام

اگر ماجرا درباره توئیتر خیلی راحت تر از آن چیزی بود که حتی فکرش را می کردید، درباره اینستاگرام کمی مشکل پیش روی تان قرار خواهد داشت؛ چراکه این پلتفرم از تمام ربات های چت پشتیبانی نمی کند. توصیه کلیدی ما در این میان چک کردن وضعیت هر ربات چت قبل از خرید اشتراک آن است؛ چراکه یک اشتباه کوچک از سوی شما به قیمت اعتبار برندتان تمام خواهد شد. شما را نمی دانم، ولی من که هیچ وقت به کسب و کاری که حتی در خرید سرویس ربات چت هم مشکل دارد، اعتماد نخواهم کرد. 

تله ای که خیلی از کارآفرینان به سادگی در آن گرفتار می شوند، استفاده از سرویس های تقلبی است. چنین سرویس هایی نه تنها اتوماسیون تحویل شما نمی دهند، بلکه یک سرویس قدیمی ربات چت جلوی روی تان گذاشته و کلی هم بابتش از شما پول می گیرند. پس یک لطفی به خودتان و مشتریان کرده و هیچ وقت همینطور الکی سراغ یک ربات چت نروید. 

معمولا برای راه اندازی ربات چت در اینستاگرام کافی است یکبار از طریق پنل کاربری ربات موردنظر وارد اکانت تان شده و پیام امنیتی اینستاگرام را تایید کنید. اینطوری دیگر برای همیشه یک ربات چت مطمئن دم دست تان خواهید داشت. 

سخن پایانی

اتوماسیون مزایای متنوعی برای کسب و کارها دارد. ما در این مقاله از بین مزایای مختلف این ابزار دوست داشتنی سراغ مدیریت پیام ها در شبکه های اجتماعی رفتیم. اگر شما هم مشکلات بی پایانی در این زمینه دارید، این فناوری همه مشکلات تان را در یک چشم به هم زدن حل خواهد کرد. کافی است یکبار برای همیشه این مقاله را با دقت مطالعه کرده و بعد هم سراغ همان ربات های چتی بروید که برندهای بزرگ سال هاست به آنها اعتماد دارند. 

مطلب مرتبط: چگونه از اتوماسیون در خرده فروشی تان استفاده کنید؟

منابع:

https://blog.hootsuite.com

https://vistasocial.com