می خواهید پیروز شوید؟ مسائل را یادداشت کنید!

سیستم مستندسازی مناسبی به دست آورید و یا با نتایج احتمالی کنار بیایید.

در مارس سال 2010، سایت Foursquare در شرایط آرمانی قرار داشت؛ یکی از بهترین استارتاپ های اجتماعی روز با تعداد زیادی سرمایه گذاری خطرپذیر و یک میلیون کاربر تلفن همراه که آن را دنبال می کردند. در 26 مارس، وب سایت شرکت در تاریکی فرو رفت. به نظر می رسید کسی پرداخت 20 دلار مربوط به تمدید دامنه Foursquare.com را فراموش کرده بود.

مشکل سایت به سرعت برطرف شد؛ هزینه تمدید پرداخت شد و سایت مجدداً بالا آمد. اما مسئله پیش آمده، مثالی فوق العاده است تا نشان دهد صرف نظر از مشغله هایی که دارید و یا سرعت پیشرفتی که شرکت تان طی می کند، باید مسائل را یادداشت کنید. در واقع، بسیار مهم است که در روزهای شلوغی و اوج استارتاپ، اطمینان حاصل شود که مسائل بااهمیت در گوشه ای و یا بدتر از آن، در ذهن یک کارمند سابق جا نمانده اند!

یادداشت کنید. فرآیندها و قوانین خود را مستند و آنها را روی کاغذ پیاده کنید. برای مثال در بسیاری از نمونه های استارتاپی موفق و مورد علاقه من، مستندسازی میان توسعه دهندگان نرم افزار تاریخ دیرینه ای دارد. کسانی که معمولاً از آنها خواسته می شود تا سندی را همگام با نرم افزار ReadMe طراحی کنند، مثالی مهم هستند.

مطلب مرتبط: چند ایده برای فراگیری و یادداشت‌ برداری

اما مستندسازی ورای نرم افزار است؛ مستندسازی برای استارتاپ های تازه کار و برای آنهایی که در اوج رشد هستند یک انضباط است. برای تازه کارها، مستندسازی چیزی است که ساختار شرکت را نشان می دهد و تأکید می کند شرکتی که می خواهید طراحی کنید، به چه شکل باشد. وقتی شرکت تنها از دو فرد در یک گاراژ تشکیل می شود، مستندسازی هسته اصول و استراتژی هایی است که شهادت می دهند روزی، ایده جدیدی از این گاراژ ظهور می کند. برای شرکت های در اوج شکوفایی، مستندسازی مطلوب، سوخت لازم را برای ارتباط گیری بهتر تأمین و از به زیر کشیده شدن شرکت در اثر آگاهی های مورد اشتراک قرارنگرفته جلوگیری می کند.

چهار زمینه وجود دارند که ارزش مستندسازی در آنها نامحدود است:

1. توسعه محصول: اینکه افراد باهوش چگونه پیش از آغاز کار پاسخ سؤالاتی از قبیل «چه کسی، چه زمانی، به چه دلیل و چگونه» را مشخص می کنند، بسیار جذاب است. زیرا آنان با همین کار می توانند از هدررفت زمان و دلسردی جلوگیری کنند.

2. فرآیند: هر شرکت روش های خاص خود را دارد. پایبندی به این ورق های کاغذ (نه الزاماً کاغذهای واقعی) به عنوان راهنما و ساز و کارهای تشریفات شرکت، سبب حفظ بهترین عملکرد در چرخه کاری می شود.

3. آموزش نیروهای جدید: ماه ها صرف جذب بهترین نیروها می شود. حال به نیروی تازه وارد تنها یک میز و کامپیوتر می دهید و توقع دارید تمام مسائل را خودش متوجه شود؟!

4. پشتیبانی از مشتریان: هر کسب و کار نیاز دارد قوانین مشخص و مناسبی برای ارتباط گیری با مشتریانش داشته باشد. مستندسازی پاسخ ها تحت عنوان سوالات رایج و اسناد پشتیبانی داخلی، تیم پشتیبانی از مشتریان را توانمند، همیشه حاضر و دست به نقد می سازد.

من زمانی متوجه جادوی مستندسازی شدم که استارتاپم، آیودین، به عنوان پیمانکار فدرال، برای سازمان غذا و دارو یک سیستم OpenFDA طراحی می کرد. ما سیستمی را طراحی کردیم که توسعه دهندگان خارج از سازمان غذا و دارو را به داده های سازمان متصل می کرد. در نتیجه این داده ها نیاز به تشریح داشتند، اما ما کاری بیش از این انجام دادیم و تلاش بسیاری کردیم تا زبان مربوط به امور دفتری داخل سازمان را برای مخاطبان خارجی ترجمه کنیم. هرچه بیشتر فکر ورای داده ها و کاربردهای احتمالی آنها را تشریح می کردیم، مردم بیشتری به ما پاسخ می دادند. مستندسازی برای پیروزی!

ما همان پیش زمینه ذهنی از تشریح کامل و مستندسازی افراطی را به کارهای روز به روز خود منتقل کردیم. بله، زمان هایی وجود داشت که حس می کردیم وقت زیادی را برای نوشتن برنامه ها و مستندسازی آنها صرف کرده ایم و کسی قرار نیست آنها را بخواند، اما این حس مقطعی به مراتب بهتر از احساس گمشدگی احتمالی در تشریح همان پروژه به یک شخص ثالث است.

ابزار بسیاری وجود دارند که مستندسازی را تسهیل می کنند. ما از گوگل داکس استفاده کردیم، اما به نظر من، سرویسی که انتخاب می کنید مهم نیست؛ آنچه مهم است استفاده از آن سرویس و پایبندی به آن در تمام سازمان است. مگر اینکه واقعا بخواهید Foursquare بعدی شما باشید!