چگونه کارمندان را تشویق به گفت وگو کنیم؟

    به قلم: آلیسون دیویس 

در محیط کار اطلاع از نظر دیگران نسبت به عملکردمان یکی از منابع اطلاعاتی مهم محسوب می شود. واکنش کارمندان به ویژه برای مدیران شرکت ها اهمیت بالایی دارد. در حقیقت همیشه فاصله ای محسوس میان کارمندان و مدیران وجود داشته است. براین اساس آنطور که کارمندان به راحتی با یکدیگر تعامل خارج از عرف سازمانی دارند، میان آنها و مدیران شان شکل نمی گیرد. در این مقاله آلیسون دیویس، موسس و مدیرعامل شرکت Davis&Company، 10 راهکار موثر برای تقویت فضای تعاملی میان مدیران و کارمندان را مورد بررسی قرار خواهد داد.

برای شروع اجازه دهید تصویری خیالی از یک شرکت را ترسیم کنیم. یک رهبر تجاری به نام کارل را در نظر بگیرید. وی چندماهی تجربه در زمینه مدیرعاملی شرکتش به نام «آکمی» دارد. بی تردید راه اندازی یک کسب و کار در کنار مدیریتش زمان بسیار زیادی را از مدیرعامل آن می گیرد، برهمین اساس کارل در این مدت فرصت چندانی برای آشنایی و گفت وگو با شمار قابل توجه کارمندانش نداشته است.

بعد از مدت ها بالاخره امروز نخستین دیدار رسمی وی با کارمندانش برگزار شد. کارل به منظور ملاقات موفقیت آمیز با کارمندانش زمان زیادی را صرف آماده سازی خود کرده بود. به عنوان مثال تهیه و ویرایش چندباره متن سخنرانی تنها بخشی از تلاش های شبانه روزی وی را شامل می شود. جریان جلسه نیز ظاهرا به خوبی پیش رفت. در هر صورت کارمندان توجه زیادی به گفته های کارل داشتند. همچنین همه حاضران پرانرژی و تاثیرگذار به نظر می رسیدند.

به طور معمول پس از سخنرانی نوبت به طرح پرسش ها از سوی کارمندان و پاسخگویی سخنران ها می رسد. اینجا بود که تمام نگاه های خوشبینانه ناپدید شدند. در چند دقیقه ابتدایی سکوتی مرگبار بر جلسه حکمفرما بود. پس گذشت چند دقیقه، آن هم به سختی، یک کارمند دست خود را بالا برد. اگرچه پس از طرح نخستین سوال چند پرسش دیگر نیز طرح شد، اما جلسه پرسش وپاسخ هرگز آنطور که انتظار می رفت، جذاب نبود.

بی تردید بخش مهمی از تلاش های کارل برای برگزاری جلسه ای پویا به هدر رفته است. با این حال آیا باید فقط کارمندان را به دلیل عدم طرح پرسش و گفت وگو سرزنش کنیم؟ صادقانه بگویم، در این میان پای مدیران نیز گیر است. در حقیقت مهم ترین دلیل عدم صحبت کارمندان نبود فضای اطمینان و راحتی است. به این ترتیب قصور و کم کاری مدیران در همه سطوح به خوبی مشهود می شود.

مطلب مرتبط:چرا کارمندان به راحتی عقیده خود را ابراز نمی کنند

خبر خوب برای کارل و همه مدیران امکان تشویق و ترغیب کارمندان به همکاری و فعالیت بیشتر است. به طور ویژه توصیه های بخش بعدی بر روی تقویت روحیه پرسش گری و تعامل متقابل کارمندان تمرکز دارد. اجازه دهید 10 توصیه کاربردی در این زمینه را با هم بررسی کنیم.

1- چرا کارمندان دست شان را بلند نمی کنند؟

هنگامی که با بی علاقگی کارمندان مواجه می شوید از بخش روابط عمومی بخواهید گرو ه های مشخصی را به منظور ریشه یابی واقعه تشکیل دهد. به طور معمول دلایل عدم تعامل و پرسش گری کارمندان در سازمان های مختلف شبیه به هم است. با این حال در برخی موارد به مشکلات پیچیده و عجیبی نیز بر می خوریم. بی تردید تنها با واکاوی در شناخت نکات پنهان می توان به دلیل اصلی ماجرا پی برد. در این میان حدس و گمان بی پایه هیچ گره ای را باز نخواهد کرد.

2- ارزیابی بخش های سخنرانی

پس از مواجهه با صحنه ای ناامید کننده نباید روحیه تان را ببازید. یکی از فعالیت های موثر برای یافتن دلیل اصلی یا مجموعه دلایل عدم استقبال کارمندان ارزیابی هرکدام از بخش های جلسه است. در این میان باید با نگاهی انتقادی به هر بخش نگاه کنید. در صورت موشکافی دقیق هر بخش به احتمال زیاد اطلاعات مفیدی را به دست خواهید آورد.

3- محدودسازی تعداد موضوعات

یکی از دلایل اصلی عدم مشارکت کارمندان در بحث ها پیچیدگی بیش از حد محتوای ارائه شده است. به این ترتیب کارمندان حتی مایل به تفکر پیرامون موضوعات مطرح شده نخواهند بود. به یاد داشته باشید که هنر مدیریت نه در ارائه اطلاعات زیاد، بلکه در انتقال اطلاعات دسته بندی شده و قابل فهم است. یکی از معیارهای اصلی فهم آسان اطلاعات نیز حجم مناسب آنهاست. به این ترتیب به جای پرداختن به موضوعات گوناگون بر روی یک یا دو موضوع اصلی تمرکز کنید. بی تردید ارائه اطلاعات دقیق پیرامون یک یا دو موضوع بسیار بهتر از پرداختن به خیل عظیمی از موضوعات به صورت بی هدف است.

4- اختصاص زمان بیشتر برای پرسش وپاسخ

ایراد بسیاری از جلسه ها اختصاص زمانی اندک برای بخش پرسش وپاسخ است. در واقع زمانی که فقط 10دقیقه پایانی را به سوالات کارمندان اختصاص می دهید، به طور غیرمستقیم بی ارزشی مشارکت شان را اعلام کرده اید. براین اساس کارمندان نیز با نگاهی به ساعت ترجیح می دهند بسیاری از ایده های شان را موکول به زمانی دیگر کنند. در بیشتر مواقع نیز این زمان دیگر هرگز از راه نمی رسد.

5- معجزه رأی گیری

بهترین راهکار مشارکت کارمندان جلب ایده های شان در قالب گروهی است. به این ترتیب توضیح برگه هایی برای درج نکات، ایده ها و انتقادات به صورت ناشناس انگیزه کارمندان را برای مشارکت دوچندان خواهد کرد. خوشبختانه با پیشرفت تکنولوژی گزینه های بیشتری نیز پیش روی شما قرار دارد. به این ترتیب استفاده از اپ های مخصوص یا دستگاه های هوشمند گزینه های جذاب دیگر مدیران محسوب می شوند. با استفاده از این ابزارها می توان طیف وسیعی از پرسش ها را از کارمندان دریافت کرد. به علاوه طرح برخی پرسش ها به منظور اطمینان از روند صحیح امور در شرکت ایده چندانی بدی نخواهد بود.

6- حذف نگاه های سنگین روی کارمندان

بی تردید شمار بالایی از ما با صحبت در جمع کثیری از افراد میانه خوبی نداریم. برهمین اساس در پایان یک جلسه نیز برای بسیاری از کارمندان طرح ایده های شان دشوار است. راهکار مناسب در اینجا ایجاد فضایی ساکت و خصوصی تر به منظور دریافت ایده های کارمندان است. استفاده از تکنولوژی های نوین که در بخش قبل بدان اشاره شد، در اینجا نیز کاربرد بسیار زیادی دارد. راهکار دیگر صحبت با کارمندان در قالب گروه های دو یا سه نفره است. اگر زمان کافی برای این کار را ندارید، از مدیران میانی بخواهید این کار را انجام دهند.

7- پرسشگر باشید

حتی در باز و مطمئن ترین محیط کاری نیز طرح پرسش برای کارمندان عملی با ریسک بالا محسوب می شود. برهمین اساس بهترین راه شروع تغییرات از سطح مدیریتی است. به عنوام مثال در جلسه های عمومی از پرسش های مدیران میانی استقبال کنید. به این ترتیب کارمندان شهامت بیشتری برای طرح پرسش های خود خواهند یافت.

8- پرسه زنی در کافه شرکت

همه ما در محیط های خاصی علاقه بیشتری به صحبت داریم. در حقیقت علت سکوت بیش از اندازه کارمندان در سالن کنفرانس تا حد زیادی در همین نکته نهفته است. به این ترتیب باید مکان های دیگری برای گفت وگو با کارمندان پیدا کنیم. کافه داخلی شرکت یا محل صرف قهوه و سایر نوشیدنی ها بهترین مکان برای گفت وگویی دوستانه و در عین حال صمیمی با کارمندان شرکت است. در چنین فضایی دیگر خبری از جو رسمی جلسات نیست. درست به هین دلیل کارمندان بیشتر به گفت وگو علاقه نشان خواهند داد.

مطلب مرتبط:چرا رابطه بیش از حد دوستانه با کارمندان اشتباه است

9- در شبکه های اجتماعی به جای کارشناسی سوال طراحی کنید

هنگامی که مدیران در مورد همه امور نظر می دهند، سیگنال مشخصی مبنی بر اطلاع از همه حوزه ها را مخابره می کنند. برهمین اساس دیگر مجالی برای ارائه ایده از سوی کارمندان و حتی مدیران میان رده باقی نخواهد ماند. به احتمال زیاد شما نیز مانند بسیاری از افراد در شبکه های اجتماعی فعالیت دارید. خوشبختانه استفاده از قابلیت های شبکه های اجتماعی برای تقویت فضای گفت وگو و ایده پردازی میان کارمندان بسیار مناسب است. برهیمن اساس به جای کارشناسی امور مختلف در پست های خود از دیگران نظرخواهی کنید. این کار از طریق طرح پرسش های دقیق و ساده امکان پذیر است. اگر شانس با شما یار باشد، کارمندان تان نیز زیر این پست ها به فعالیت خواهند پرداخت.

10- راه رفتن در داخل شرکت و گفت وگو با کارمندان

چگونه باید با رئیسی که هیچگاه در دسترس نیست، گفت وگو کرد؟ حقیقتا هیچ راهی وجود ندارد. برهمین اساس زمان های مشخصی را به پیاده روی در راهرو و بخش های مختلف شرکت اختصاص دهید. به این ترتیب کارمندان در صورت نیاز شما را به راحتی پیدا خواهند کرد. توجه داشته باشید در صورت مراجعه یکی از کارمندان نباید بسیار رسمی با وی برخورد کنید. به مانند دو دوست شروع به گفت گو کرده و حتی طرف مقابل را به صرف یک نوشیدنی دعوت کنید.