5 گام شروع دورکاری برای کسب و کارها

بدون شک ویروس کرونا مهمترین اتفاق 30 سال اخیر محسوب می شود که تمام جهان را درگیر خود کرده و آسیب های زیادی را به همراه داشته است. با این حال دلیل اصلی بحران اکثر شرکت ها، به خاطر عدم آمادگی برای حضور در بستر اینترنت و استفاده از قابلیت‎هایی نظیر دورکاری و فروش آنلاین بوده است. در این رابطه برندهایی نظیر آمازون، به لطف فعالیت حرفه ای در زمینه فروش آنلاین، موفق شدند تا در این شرایط سخت، سودهای باورنکردنی به دست آورند. نکته دیگری که باید به آن توجه داشته باشید این است که دورکاری به تجربه بسیاری از کارمندان تبدیل شده و به دلیل مزیت هایی که به همراه دارد، طبیعی است که تمایل برای ادامه این شیوه زیاد باشد. درواقع در طول روز ساعت های زیادی از افرد صرفا برای رفت و بازگشت به محل کار تلف می شود و در کنار این مسئله، عدم تعادل میان کار و زندگی شخصی به دغدغه جدی تبدیل شده است. این امر در حالی می باشد که دورکارها، هزینه های کمتری را هم دارند. در این رابطه مزیت های موجود تنها برای کارمندان نبوده و شرکت ها نیز سودهایی را به دست می آورند.

برای مثال عدم نیاز به محیط کاری بزرگ، کاهش هزینه های رایج، امکان همکاری با بهترین ها از سراسر جهان و... از جمله موارد موجود در این زمینه محسوب می شود. با این حال براساس آمارهای جهانی، درصد بالایی از مدیران نسبت به اقداماتی که باید برای شروع دورکاری در شرکت خود انجام دهند، آگاهی کافی را نداشته و همین امر باعث می شود تا با چند اقدام اشتباه تجربه بسیار بدی را داشته باشند. در این رابطه ذکر این نکته ضروری است که شما تنها باید پنج مرحله را طی کنید و این موارد، برای هر شرکت و با هر موقعیتی، کاملا قابل اجرا بوده و فراموش نکنید که براساس پیش بینی ها، دورکاری به شیوه اصلی فعالیت کسب و کارها تا چند سال آینده تبدیل خواهد شد. به همین خاطر اگر از امروز خود را برای جهان پیش رو آماده نکنید، نه تنها فرصت های زیادی را از دست خواهید داد. بلکه قادر به فعالیت و رقابت در بازار نخواهید بود.

مطلب مرتبط: چالش حمایت از کارمندان در فرآیند دورکاری 

1-ابزارهای مورد نیاز را شناسایی کنید 

با توجه به این امر که کارمندان شما به صورت دورکار فعالیت هایی را ادامه می دهند. طبیعی است که به امکانات شرکت دسترسی نداشته و نباید نسبت به این مسئله بی توجه باشید. در این زمینه شما باید ابزارهای مورد نیاز را شناسایی کرده و برای خرید آنها، سرمایه گذاری کنید. برای مثال یکی از ساده ترین این موارد، فضای ابری است که باعث می شود تا افراد تیم بتوانند سریعا به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. در کنار این مسئله، نکته دیگری که باید به آن توجه نمایید این است که معیار استخدام های آتی شما، به ابزارهایی که انتخاب می کنید کاملا وابسته است. برای مثال اگر فردی طریقه کار با ابزارهای انتخابی را نداند، بدون شک با چالش مواجه خواهید شد. با این حال این موضوع برای شرکت هایی صادق است که نوپا بوده و تازه در مسیر ایجاد تیم خود هستند. با این حال ممکن چند سالی از فعالیت های شما گذشته باشد و بخواهید با تیم حال حاضر، ادامه دهید. تحت این شرایط لازم است تا یک دوره آموزشی تعیین کنید. خوشبختانه امروزه انواع دوره های آنلاین و آفلاین وجود دارد که کار را بسیار ساده کرده است. در این رابطه شما باید نظرات کارمندان خود را نیز جویا شوید. دروقع آنها به علت درگیر بودن مستقیم با اقدامات، ممکن است نیازهایی داشته باشند که از نظر شما پنهان مانده است. 

2-ایجاد قوانین جدید را در دستور کار خود قرار دهید

درواقع شما با قوانین قدیمی خود نمی توانید نیازهای جدید را برطرف کنید. در این رابطه لازم است تا مجموعه قوانین برای شرایط جدید داشته باشید تا با کمترین چالش ها مواجه شوید. برای مثال با توجه به این امر که کارمندان دورکار هستند و ساعت کاری مشخص وجود ندارد، لازم است تا شرایطی را ایجاد نمایید که به کار تیمی لطمه ای وارد نشود. درواقع امروزه بسیاری از شرکت ها دو ساعت از طول روز را مشخص می کنند که در آن افراد باید به صورت تیمی فعالیت کنند و سایر اقداماتی که به حضور دیگران نیازی نیست را به تنهایی انجام دهند. در این رابطه فراموش نکنید که مشاهده قوانین سایر شرکت ها تنها برای ایده گرفتن بوده و شما باید براساس نیاز خود اقدام کنید. درواقع کپی برداری از موارد دیگران، ابدا نتیجه خوبی را به همراه نخواهد داشت. در نهایت قوانین کمک خواهد کرد تا کارمندان از روز اول، با اقداماتی که باید انجام دهند، آشنا شوند که خود رضایت شغلی بالاتری را هم به همراه دارد. درواقع یکی از اشتباهات رایج مدیران این است که قوانین را به درستی مشخص نمی کنند و به صورت مداوم موارد جدید را اضافه می کنند که این امر بدون شک برای کارمندان، آزاردهنده محسوب می شود. 

3-اهداف را مشخص کنید 

درواقع شما باید به این سوال پاسخ دهید که چرا قصد دارید دورکاری را به شرکت خود اضافه کنید. در این زمینه ممکن است تنها یک بخش از شرکت را به صورت دورکاری درآورید. در این رابطه شما باید اهدافی را مشخص کنید که در هر مرحله به آن دست پیدا کنید و با این اقدام، اطمینان داشته باشید که در مسیر درست قرار دارید. درواقع این نکته را فراموش نکنید که نظارت بر روی تیم دورکار، سخت بوده و همواره احتمال کم کاری وجود داد. به همین خاطر نظارت شما باید بیشتر باشد و شما هر روز باید با کارمند دورکار خود ارتباط داشته باشید و گزارش عملکردها را مقایسه کنید. همچنین لازم است تا امکان دسترسی سریع به مدیر شرکت و سایر همکاران وجود داشته باشد تا در صورت بروز مشکل، امکان رفع سریع آن شکل گیرد. 

4-نتیجه گرایی را مورد توجه قرار دهید 

اگرچه در شیوه کار رایج ساعت کار ملاک فعالیت افراد محسوب می شود، با این حال در دورکاری تنها باید به عملکرد توجه داشته باشید. در این زمینه ممکن است یک کارمند بتواند فعالیت های خود را در مدت زمانی به مراتب کمتر به پایان برساند. تحت این شرایط دیگر منطقی نیست که آنها را مجبور به طی کردن ساعتی مشخص نمایید. همچنین نیاز است که افراد را در زمان انجام کارها آزاد بگذارید تا بهتر بتوانند تعادل لازم میان کار و زندگی شخصی خود را ایجاد نمایند. درواقع بهتر است که وظایف فرد، حداقل یک روز قبل مشخص شده باشد. در این رابطه ممکن است فردی تمایل داشته باشد که ساعت های اول صبح، اقدامات را به صورت کامل انجام دهد. همچنین ممکن است برخی از افراد بخواهند یک روز پرمشغله را داشته باشند. در ازای آن روز بعد را به استراحت اختصاص دهند. به همین خاطر شما باید به این درک برسید که دورکاری، نیاز به انعطاف بالایی دارد. همچنین فراموش نکنید که شما باید به یادگیری مداوم کارمندان و ایجاد انگیزه در آنها نیز توجه داشته باشید تا امکان همکاری طولانی مدت شکل گیرد. درواقع باید شرایطی وجود داشته باشد که امکان افزایش حقوق شکل گیرد. درواقع محدود بودن درآمد به سطحی مشخص، از جمله مهمترین دلایل عوض کردن شغل محسوب می شود. 

5-افراد باتجربه را استخدام کنید 

در آخر اگر برای اولین بار در زمینه دورکاری فعالیت می کنید. بهتر است که به دنبال افرادی باشید که تجربه کافی در این زمینه را دارند. در این رابطه با توجه به این امر که دورکاری، مدیران را به افرادی پرمشغله تر تبدیل می کند. بسیاری از شرکت ها افرادی را استخدام می کنند که وظیفه پیگیری ها و هماهنگی های لازم را برعهده دارد و از آنها می توان تحت عنوان مدیران بخش دورکاری، نام برد. این افراد به دلیل آنکه تمرکز و تجربه بالایی دارند، به خوبی می توانند بهترین خروجی را از تیم دورکار شما داشته باشند. 

مطلب مرتبط: جدیدترین آمارها درباره دورکاری

در آخر توصیه می شود که با مدیرانی که تجربه دورکاری را داشته اند صحبت نمایید و از نظارت آنها استفاده کنید. همچنین فراموش نکنید که عادت کردن به یک شرایط جدید، حداقل به یک ماه زمان نیاز دارد. به همین خاطر در کسب نتایج نباید بیش از حد شتاب زده رفتار کنید.