چگونه حضور خود را در فضای کسب‌ و‌ کار تاثیرگذار کنیم /بهبود کسب و‌ کار با هنر ارتباطات

«ارتباطات» واژه‌ای ساده به نظر می‌رسد؛ فرهنگ فارسی معین واژه «ارتباطات» را «اطلاعات و پیام‌های مبادله‌ شده، مجموعه عمل‌ها و وسیله‌هایی که ارتباط را برقرار می‌کنند و طریقه یا نظام برقراری ارتباط» معنا کرده است، ولی حتی اگر فرهنگ لغت هم باز نکنیم همگی با معنی آن به خوبی آشنایی داریم، اما همین واژه ساده در فضای کسب‌و‌کار می‌تواند مفهومی پیچیده پیدا کند.

چه بسیار افرادی را می‌شناسیم که گویی فروشندگانی بالفطره‌ زاده شده‌اند و در مقابل کم نیستند افرادی که در ارتباطات عادی و روزمره خود عاجزند، چه برسد به اینکه بتوانند در فضای کسب‌و‌کار خودی نشان دهند. در هر موقعیت شغلی که هستید و در هر کسب‌و‌کاری که فعالیت می‌کنید، به یقین متوجه شده‌اید که ارتباطات در حوزه کسب‌و‌کار، بیشتر یک هنر محسوب می‌شود تا علم. علم ارتباطات به تبادل اطلاعات و بیان افکار و نظریه‌ها در میان افراد مربوط می‌شود، اما هنر ارتباطات این است که افکار و عقایدمان را چگونه و با چه واژگانی با دیگران در میان بگذاریم.

در واقع اینکه چگونه به صحبت‌های دیگران گوش دهیم و با آنان همدلی کنیم، روی آنها تاثیر بگذاریم و آنان را تشویق به انجام کاری کنیم، معجزه هنر ارتباطات است و البته هیچ‌کدام از این کارها خودبه‌خود انجام نمی‌شود، مگر با اندیشه قبلی و آموزش. می‌توان درباره موضوع اندیشید و سپس پیام مناسب را فرستاد و با دریافت پاسخ موردنظرمان از درستی پیام ارسالی اطمینان حاصل کرد. برای بهبود اثرگذاری هرچه بیشتر پیام‌ها در حوزه کسب‌و‌کار می‌توانید از چندین تکنیک زیر استفاده کنید.

«ارتباطات» واژه‌ای ساده به نظر می‌رسد؛ فرهنگ فارسی معین واژه «ارتباطات» را «اطلاعات و پیام‌های مبادله‌ شده، مجموعه عمل‌ها و وسیله‌هایی که ارتباط را برقرار می‌کنند و طریقه یا نظام برقراری ارتباط» معنا کرده است، ولی حتی اگر فرهنگ لغت هم باز نکنیم همگی با معنی آن به خوبی آشنایی داریم، اما همین واژه ساده در فضای کسب‌و‌کار می‌تواند مفهومی پیچیده پیدا کند. 

چه بسیار افرادی را می‌شناسیم که گویی فروشندگانی بالفطره‌ زاده شده‌اند و در مقابل کم نیستند افرادی که در ارتباطات عادی و روزمره خود عاجزند، چه برسد به اینکه بتوانند در فضای کسب‌و‌کار خودی نشان دهند. در هر موقعیت شغلی که هستید و در هر کسب‌و‌کاری که فعالیت می‌کنید، به یقین متوجه شده‌اید که ارتباطات در حوزه کسب‌و‌کار، بیشتر یک هنر محسوب می‌شود تا علم. علم ارتباطات به تبادل اطلاعات و بیان افکار و نظریه‌ها در میان افراد مربوط می‌شود، اما هنر ارتباطات این است که افکار و عقایدمان را چگونه و با چه واژگانی با دیگران در میان بگذاریم.

در واقع اینکه چگونه به صحبت‌های دیگران گوش دهیم و با آنان همدلی کنیم، روی آنها تاثیر بگذاریم و آنان را تشویق به انجام کاری کنیم، معجزه هنر ارتباطات است و البته هیچ‌کدام از این کارها خودبه‌خود انجام نمی‌شود، مگر با اندیشه قبلی و آموزش. می‌توان درباره موضوع اندیشید و سپس پیام مناسب را فرستاد و با دریافت پاسخ موردنظرمان از درستی پیام ارسالی اطمینان حاصل کرد. برای بهبود اثرگذاری هرچه بیشتر پیام‌ها در حوزه کسب‌و‌کار می‌توانید از چندین تکنیک زیر استفاده کنید.

مثبت باشید

نخستین مسئله تاثیرگذار در فضای کسب‌و‌کار مثبت‌بودن است. البته انتخاب با خودتان است، می‌توانید مثبت یا منفی باشید‌ اما در نظر داشته باشید که مانند بومرنگ، نتیجه آن مستقیم به خودتان بازمی‌گردد. می‌توانید با کلامی مثبت ارتباطی مثبت و موثر برقرار کنید یا حتی بدون هیچ کلامی و فقط با زبان بدن خود پیامی منفی را به طرف مقابل القا کنید. به خاطر داشته باشید شنونده و مخاطب، افکار و احساسات منفی شما را درک می‌کند و به اصطلاح شاخک‌های او سیگنال‌های بد و منفی - و حتی ناخواسته– شما را می‌گیرد که نتیجه آن از بین رفتن پیام مدنظرتان و فروریختن اطمینان‌خاطر او به شماست. بنابراین قبل از هرگونه کلامی، ابتدا به خوبی بیندیشید و نسبت به زبان بدن خود توجه داشته و مراقب آن باشید. متاسفانه خواسته‌های خوب می‌تواند با کمترین تلاش و فقط با عکس‌العمل‌های منفی زبان بدن به‌صورت ناخودآگاه تغییر ماهیت دهد و نابود شود.

مشتاق باشید

وقتی مشتاقانه با کسی صحبت می‌کنید، گرمی نگاه و شور و شوق شما او را به وجد می‌آورد، اما اگر خودتان هم بسیار سرد و بی‌انرژی صحبت کنید، طوری‌که گویی افکارتان حتی در خودتان هم هیجان و اشتیاق ایجاد نکرده، چگونه انتظار دارید بتوانید مخاطب را سر ذوق آورده و افکار و عقایدتان را به او بقبولانید؟ مشتاق نیستید؟ در این صورت باید فکری به حال خود بیندیشید و ببینید که چگونه هیجان‌زده می‌شوید و اشتیاق در چشمان‌تان شعله‌ور می‌شود، چون رقابت بسیار سنگین است و در این بازار کسی پاداش بیشتری نصیبش می‌شود که مشتاقانه بتواند دیگران را بیشتر از سایر رقبا هیجان‌زده و مشتاق کند.

افتاده و خاضع نباشید

درست است، فروتن و افتاده نباشید. آیا شما هم از آن دسته افراد هستید که هنگام صحبت‌کردن سرتان را پایین می‌اندازید و نگاه‌تان مدام به زمین است؟ شاید هم این‌طور نباشید و برعکس، با نگاهی نافذ، سلطه‌گرانه و غیردوستانه، چشم در چشم طرف مقابل می‌شوید. واقعیت این است که هیچ‌کس نمی‌خواهد فردی بی‌نزاکت و گستاخ محسوب شود که خود را برتر از دیگران می‌داند. وجود چنین کسی در فضای کسب‌و‌کار باعث می‌شود همه – از کارمند گرفته تا مشتری- آنجا را ترک کنند. پس سعی کنید رفتاری متعادل داشته باشید، نه بیش از حد خاکی و افتاده و نه گستاخ و بی‌ادب.

شنونده خوبی باشید

اگر به آنچه طرف مقابل می‌گوید، گوش ندهید نمی‌توانید ارتباط موثری برقرار کنید. شاید حق با شما باشد، شاید هم حق با او. شاید هم هر دو اشتباه می‌کنید، اما اگر گوش ندهید هرگز نخواهید فهمید که طرف مقابل‌تان چه می‌خواهد و بالاخره حق با کیست، چه کسی درست می‌گوید و چه کسی نادرست.

تعصب نداشته باشید

معمولا درباره یک موضـــوع نظریه‌های مختلفی وجود دارد. به یقین هرکسی نظر خودش را دارد که برایش محترم است، اما بهتر است با دید باز و به دور از تعصب با مسائل برخورد کنید، زیرا ارتباطی موثر و کاراست که به دیگران اجازه دهد نظریه‌هایشان را آزادانه مطرح کنند تا شاید راه‌حل بهتری برای مشکل پیدا شود. برخورد باز و روشنفکرانه به معنای عقب‌نشینی یا شکست نیست، بلکه به این معنا است که تعصب خاصی روی گزینه‌های پیش رو نداشته باشیم و بهترین پاسخ را انتخاب کنیم.

واژگانی جادویی و جذاب استفاده کنید 

معمولا به کودکان‌مان یاد می‌دهیم مودب باشند و از آنها می‌خواهیم از کلمات مودبانه مانند لطفا، متشکرم، خواهش می‌کنم و... استفاده کنند، اما گاهی‌اوقات در بزرگسالی به دلایلی نامشخص فراموش می‌کنیم چنین واژگان جادویی را در کسب‌و‌کار خود به کار ببریم. با استفاده از چنین کلماتی مراتب احترام خود را به مشتری می‌رسانیم و در واقع او را دعوت به آرامش می‌کنیم و حس اعتماد را به او القا می‌کنیم. با صرف وقت و کمی تلاش می‌توانیم دوباره چنین واژه‌های جذاب و اثرگذاری را در مکالمه‌های خود جای دهیم و اثر شگرف آن را در ارتباطات کاری مشاهده کنیم. 

بیندیشید

هرکسی رفتار خاص خودش را دارد، بعضی افراد خونسرد هستند و به آرامی و حتی به کندی کارهایشان را انجام می‌دهند و برخی دیگر به سرعت کار می‌کنند، گویی همیشه عجله دارند. کارمندان و مشتریان هم همین‌طور هستند، اما گاهی در کسب‌و‌کار وضعیتی اضطراری پیش می‌آید که باید به سرعت دست به کار شویم و همین عجله باعث می‌شود فراموش کنیم دیگران چه احساسی دارند. کمی تفکر و اندیشیدن می‌تواند تاثیر خوبی در روند کار بگذارد. شما هم می‌توانید در چنین مواقعی سعی کنید با حفظ آرامش خود کارتان را کمی سریع‌تر انجام دهید. 

در مورد چگونگی ارتباط در فضای کسب‌و‌کار– سخت یا آسان، موثر یا ناکارآمد- تصمیم با خودتان است، اما درباره مشتریان، ارتباطات مسئله‌ای مهم است، چون آنان می‌خواهند کالای شما را بخرند یا از خدمات مشتریان استفاده کنند. بنابراین رفتار شما به راحتی می‌تواند مشتری را جذب کند یا او را از خرید منصرف سازد.

از طرفی به‌عنوان مدیر یک کسب‌و‌کار باید بتوانید با کارمندان‌تان نیز ارتباط درستی برقرار کنید. ارتباط موثر و مناسب می‌تواند کسب‌و‌کار شما را رونق بخشد، با گفتن «درسته»، با جواب دادن به یک ایمیل یا تلفن به راحتی می‌توانید شخصیتی مثبت از خود در ذهن مشتریان و کارمندانتان حک کنید. البته همیشه هم این کار راحت نیست ولی نتیجه آن بهبود مهارت‌های ارتباطی شماست که در نهایت تاثیری شگرف در رونق کسب‌و‌کارتان دارد. امتحان کنید و تاثیر آن را ببینید.