چگونه دفتر کاری با فضای کارآفرینانه داشته باشیم؟

راه اندازی کسب و کار بدون انتخاب مکانی به عنوان دفتر کار امکانپذیر نیست. امروزه تمام شرکت ها دست کم یک دفتر مرکزی دارند. فعالیت اعضای شرکت در کنار هم میزان هماهنگی سازمانی را افزایش می دهد. به این ترتیب فعالیت برند ما به شیوه ای تاثیرگذار ادامه خواهد داشت. هر برندی به هنگام انتخاب دفتر کار به راحتی کارمندانش می اندیشد. وقتی کارمندان در فضای دفتر راحت باشند، توانایی کار و فعالیت تاثیرگذار شان افزایش چشمگیری خواهد یافت. امروزه یکی از دلایل اصلی ناکارآمدی فعالیت برندها در حوزه کسب و کار شرایط نامناسب دفتر کار است. از همین رو ایجاد شرایطی مناسب در دفتر کار اهمیت حیاتی دارد.

طراحی دفترهای کار یکی از کسب و کارهای پرسود در دنیای معاصر محسوب می شود. آژانس های زیادی در زمینه طراحی دکور و چینش خلاقانه دفترهای کار فعالیت دارند. همکاری با چنین آژانس هایی شانس برندمان برای داشتن دفتر کار کاربردی، راحت و هماهنگ با روحیه کارآفرینی را تقویت خواهد کرد.

وقتی از طراحی داخلی دفتر کار صحبت می کنیم، همیشه برخی از برندها به دنبال ساماندهی شخصی امور هستند. به این ترتیب آنها تمایل بیشتری به عدم پرداخت هزینه اضافی به آژانس های فعال در این زمینه دارند. هدف اصلی من در این مقاله بررسی نکات مهم در زمینه طراحی داخلی دفترهای کار است. به این ترتیب علاوه بر صرفه جویی در هزینه های جاری برند امکان شخصی سازی هرچه بیشتر نیز فراهم خواهد شد.

بدون شک محیط روحیه بخش دفتر کار نقش مهمی در تقویت انگیزه کارمندان برای فعالیت بیشتر دارد. اگر تجربه مدیریت یک گروه یا تیم سازمانی را داشته باشید، در صورت نارضایتی کارمندان از محیط کار به طور مداوم با درخواست مرخصی و غیبت های آنها مواجه شده اید. این امر تاثیر بسیار منفی بر روی روند کلی بهره وری برند خواهد داشت. به این ترتیب امکان فعالیت مناسب شرکت فراهم نمی شود. حل و فصل مشکلات موجود در دفتر کار فقط معطوف به طراحی مناسب داخلی نیست. به همین خاطر باید نکاتی بسیار فراتر از این مسئله را مدنظر داشت. در این مقاله من علاوه بر بحث درباره ساختار مناسب دفتر کار به نکاتی در زمینه تقویت روحیه کارمندان نیز اشاره خواهم کرد. به این ترتیب امکان تاثیرگذاری هرچه بیشتر بر روی کارمندان و افزایش بهره وری شرکت فراهم خواهد شد.

مطلب مرتبط: اصول طراحی داخلی محیط کار

1. اهمیت تهیه مبلمان باکیفیت

یکی از نکات مهم به هنگام طراحی دفتر کار خرید مبلمان باکیفیت است. کارمندان شرکت در طول روز دست کم هشت ساعت پشت میز خواهند نشست. به همین خاطر فعالیت مناسب آنها بستگی زیادی به کیفیت مبلمان دارد. بدون شک این امر مهم ترین تاثیر را بر روی کار کارمندان ندارد. در واقع اینجا بحث راحتی بیشتر کارمندان موردنظر است. کار پشت میز و صندلی راحت تجربه دلپذیری برای ما به ارمغان می آورد. در حالی که فعالیت پشت میزهای سفت و بی کیفیت کار را بدل به امری دشوار خواهد کرد.

چالش اصلی برندها در زمینه خرید مبلمان باکیفیت هزینه بالای این اقدام است. به این ترتیب بسیاری از برندها در عمل از چنین اقدامی صرف نظر می کنند. توصیه من در این بخش تلاش برای عقد قرارداد به طور مستقیم با تولیدکننده مبلمان موردنظر است. وقتی ما خرید عمده ای داشته باشیم، مذاکره با خرده فروشی های چندان مناسب نخواهد بود. تولیدکنندگان اصلی در صورت مواجهه با خریدار مناسب در سطح عمده تمایل به ارائه تخفیف های بیشتر نیز دارند. به این ترتیب امکان فعالیت مناسب برند ما فراهم خواهد شد. این امر اهمیت بسیار زیادی دارد. به این ترتیب ما با پرداخت هزینه عادی مبلمان میان رده امکان بهره مندی از مبلمان باکیفیت را خواهیم داشت. اگر بازهم در زمینه خرید مبلمان با چالش مالی مواجه هستید، به سراغ خرید مبلمان دست دوم بروید. امروزه خرده فروشی های بسیار زیادی در زمینه ارائه مبلمان دست دوم باکیفیت فعالیت دارند. این امر هزینه برند ما را به شدت کاهش می دهد.

2. ضرورت استفاده از سیستم تهویه هوا

دفتر کار در تمام طول سال باید شرایط مناسبی برای کارمندان داشته باشد. یکی از نکات مهم در این زمینه استفاده از سیستم تهویه هوای مناسب است. همه ما تجربه روزهای خرابی سیستم تهویه هوا را داریم. در چنین روزهایی کار روزمره بدل به امری دشوار و غیرممکن می شود. به همین خاطر باید همیشه از کارکرد مناسب سیستم تهویه هوا اطمینان داشته باشیم.

نکته مهم درخصوص استفاده از سیستم تهویه هوا انتخاب دستگاه های به روز است. بی تردید هیچ برندی علاقه مند به پرداخت هزینه برق بیشتر نیست. دستگاه های به روز هزینه های جاری برندها را کاهش می دهد. همچنین در زمینه تعمیر نیز طول مدت زمان نیاز به سرویس شان بیشتر خواهد بود. به طور کلی، اگر قصد تهیه سیستم تهویه هوا را دارید، یکبار برای همیشه از دستگاه های باکیفیت استفاده کنید. در غیر این صورت باید همیشه به دنبال تعمیر سیستم تان باشید. در اینجا نیز به مانند بخش قبلی در صورت محدودیت بودجه امکان استفاده از سیستم های دست دوم وجود دارد. به این ترتیب برند ما صرفه جویی بیشتری در هزینه های جاری خواهد داشت.

مطلب مرتبط: افزایش بهره وری کارمندان با طراحی محیط کار الهام بخش

3. ایجاد آشپزخانه کوچک برای استراحت کارمندان

صحبت از ایجاد آشپزخانه برای دفترهای کار اندکی عجیب به نظر می رسد. هدف اصلی من از بیان این مسئله اعطای کارکردی متفاوت به آشپزخانه است. آشپزخانه در خانه ها به عنوان محلی برای پخت و پز و همینطور صرف وعده های غذایی است. بدون شک شرایط محیط کار با این هدف متفاوت خواهد بود. در طول فرآیند کسب و کار و فعالیت روزانه مواجهه با خستگی فراوان امری طبیعی خواهد بود، بنابراین ما نیازمند زمانی برای استراحت هستیم. من استراحت پشت میزهای کاری را چندان مناسب نمی دانم. به همین خاطر طراحی فضایی برای استراحت کارمندان و همچنین گفت وگویی دوستانه میان شان ضروری خواهد بود. آشپزخانه بهترین مکان برای این کار است. در این محیط امکان قرار دادن چد صندلی و لوازم مورد نیاز برای تهیه نوشیدنی وجود دارد. به این ترتیب کارمندان در کنار استراحت امکان استفاده از برخی خوراکی های ساده را خواهند داشت. این امر تاثیر مهمی بر روی بازیابی توان و انرژی از دست رفته دارد.

برخی از برندها حتی از آشپزخانه به عنوان محل صرف ناهار نیز استفاده می کنند. مزیت این امر امکان وقت گذرانی کنار هم اعضای شرکت است. به طور معمول طرح گفت وگوهای دوستانه یا نظرخواهی از کارمندان در مورد مسائل پیش روی شرکت در چنین زمان هایی مناسب خواهد بود. به این ترتیب با طراحی آشپزخانه در عمل نیاز به مراجعه کارمندان به بیرون از شرکت برای صرف وعده ناهار را نیز کاهش خواهیم داد.