طراحی جذاب تر دفترهای کاری با 7 معیار استاندارد

فعالیت کاری بخش زیادی از روز اغلب مردم را تشکیل می دهد. بدون تردید تلاش برای فعالیت در محیطی ایده آل برای هر کارمندی ملاک مهمی محسوب می شود. به همین خاطر اغلب برندها در تلاش برای ایجاد دفترهای کار استاندارد و مناسب هستند. شاید تا دو دهه گذشته نحوه ساماندهی و طراحی محیط کار تا این حد اهمیت نداشت، با این حال اکنون بسیاری از کارمندان فقط به خاطر طراحی جذاب تر دفترهای کاری اقدام به همکاری با برندهای مختلف می کنند. اهمیت این امر در نحوه طراحی دفتر کار برندهای بزرگ به خوبی قابل مشاهده است، بنابراین ما نیز باید طراحی دفترهای جذاب را مدنظر داشته باشیم.

چه دفتری استاندارد است؟

موسسه بین المللی بناهای مناسب (IWBITM) در بررسی های مختلفش هفت مفهوم را به عنوان معیارهای دفتر ایده آل برای کسب و کارها بیان کرده است. این معیارها به ترتیب شامل سیستم تهویه هوا، دسترسی به آب آشامیدنی، بخش فروش یا استفاده از مواد غذایی، نور کافی، بخش استراحت، اتاق ورزش و بخش تقویت توانایی ذهنی است. بدون تردید برخی از معیارهای مطرح در این بخش بسیار ایده آل هستند، بنابراین برخی از کسب و کارها توانایی تهیه آنها برای کارمندان را نخواهند داشت. هدف اصلی در این مقاله نیز ترغیب برندها برای فراهم ساختن تمام این معیارها نیست. به طور کلی ما باید ارتقای دست کم برخی از معیارهای موجود در این بخش را مد نظر داشته باشیم.

مطلب مرتبط: جذاب ترین دفاتر کاری در سال 2019

در طول سال های اخیر معیارهای متفاوتی برای کسب و کار مناسب بیان شده است. یکی از معیارهای ماندگار در این میان اهمیت دفتر کار در جلب همکاری بیشتر کارمندان است. این امر تاثیر بسیار زیادی بر روی ذهنیت کارمندان و بهره وری نهایی شان دارد. به همین خاطر باید مدنظر اغلب برندها قرار گیرد. در ادامه به بررسی معیارهای مهم در این زمینه خواهیم پرداخت.

1. تهویه هوا

کیفیت هوای داخل دفتر کار شاید اهمیت چندان زیادی نداشته باشد، به هر حال دفترهای مختلف دارای هوای مناسب هستند. این فرض سنتی امروزه با چالش های بسیار زیادی مواجه است. تهویه هوای مناسب بر روی سلامت کارمندان تاثیر بسیار زیادی دارد. براساس مطالعه ای از سوی موسسه فضای کار سبز توجه به سیستم تهویه هوای دفتر کار موجب افزایش 11درصدی کیفیت عملکرد کارمندان می شود بنابراین ما باید توجه ویژه ای به کیفیت هوای دفتر شرکت داشته باشیم. برخی از سیاست های مناسب در راستای حفظ کیفیت هوای دفتر شامل منع استفاده از سیگار، راه اندازی سیستم تهویه هوای مرکزی، باز کردن پنجره ها در برخی از ساعات روز و استفاده از انواع گیاه های خوشبو در محیط دفتر است.

2. دسترسی به آب آشامیدنی

70درصد از مغز انسان از آب تشکیل شده است، بنابراین مغز ما برای فعالیت بهتر نیازمند آب کافی است. اگر کارمندان شرکت دسترسی مناسب به آب آشامیدنی در طول فعالیت روزانه داشته باشند، کیفیت عملکرد آنها تا حد زیادی بهبود خواهد یافت. امروزه بسیاری از مدیران نسبت به عدم تمرکز کارمندان شکایت دارند. یکی از دلایل اصلی این امر کاهش سطح کلی آب بدن کارمندان در طول فعالیت روزانه است. نتیجه مستقیم این امر بر روی سیستم عصبی ما کاهش میزان تمرکز خواهد بود.

توصیه من در این بخش اطمینان از دسترسی کارمندان به آب آشامیدنی و سالم است. به این ترتیب بخش زیادی از مشکلات ما در این بخش رفع خواهد شد.

3. اهمیت بخش تغذیه

کارمندان به طور معمول وعده ناهار را همراه با همکاران و در محیط کار صرف می کنند. اگر دفتر کار ما بخش مناسب برای صرف این وعده غذایی نداشته باشد، کارمندان مجبور به خروج از شرکت خواهند شد. این امر وقفه ای در کار روزانه ایجاد می کند. همچنین میزان تمرکز کارمندان برای رسیدگی بهتر به امر جاری را نیز کاهش خواهد داد. توصیه من در این بخش بسیار واضح است: راه اندازی محیطی ویژه برای صرف وعده های غذایی مختلف یا میان وعده. به این ترتیب دیگر نیازی به خروج از شرکت برای کارمندان نخواهد بود.

برخی از برندها با بودجه مناسب اقدام به توزیع انواع میوه یا نوشیدنی میان کارمندان شان می کنند. این امر تاثیر مثبتی بر روی کارمندان دارد. اگر بودجه برندتان به اندازه کافی است، ایجاد بخش رستوران اداری را نیز مدنظر قرار دهید.

4. نورپردازی

پژوهشی از سوی موسسه Dept Design بیانگر عملکرد بهتر کارمندان دارای میز کار کنار پنجره در مقایسه با سایر کارمندان است. براساس این پژوهش کارمندان در صورت دسترسی به نور بهتر تا 84درصد عملکرد بهتری خواهند داشت. بدون تردید ایجاد شرایط مناسب برای کارمندان به منظور دسترسی بهتر به نور همیشه نیازمند صرف هزینه گزاف نیست. یکی از ایده های مناسب در این زمینه استفاده از نور طبیعی است. استفاده از پنجره های بزرگ تر در دفتر کار موجب افزایش نور محیط می شود. به این ترتیب بدون نیاز به صرف هزینه اضافی امکان فعالیت مناسب فراهم خواهد شد. متاسفانه بسیاری از برندها فعالیت بهتر در عرصه کسب و کار را معادل افزایش هزینه ها می دانند. به همین خاطر هرگز به شیوه های ساده تر برای ساماندهی دفتر کار فکر نمی کنند.

5. بخش ورزشی

ورزش و تحرک روزمره نقش مهمی در سرزندگی افراد دارد. فعالیت در دفتر کار برای مدت زمان طولانی میزان تحرک ما را به شدت کاهش می دهد. به همین خاطر برندهای بزرگ اقدام به راه اندازی بخش ورزشی در دفتر کارشان می کنند. این امر نقش مهمی در بهبود وضعیت روحی کارمندان و افزایش بهره وری شان دارد. کارمندانی که برنامه روزانه فعال تری دارند، همیشه عملکرد بهتری نیز از خود نشان می دهند. برخلاف تصور عمومی، فعالیت ورزشی موجب خستگی بیش از حد و ناتوانی کارمندان نمی شود. اگر برنامه برندمان برای ورزش کارمندان به خوبی ساماندهی شود، دیگر خبری از خستگی مفرط نخواهد بود.

6. راحتی کارمندان

دفترهای کار باید راحت باشند. در غیر این صورت کارمندان اوقات دشواری را پشت سر خواهند گذاشت. اگر از کارمندان برندهای بزرگ درباره مهم ترین عامل فعالیت مناسب شان سوال کنیم، بخش قابل توجهی از پاسخ ها به راحتی دفتر کار اشاره خواهند داشت. نکته مهم درخصوص طراحی دفترهای کار راحت هم اندیشی با کارمندان است. بدون دریافت نقطه نظرهای مختلف کارمندان در این بخش هیچ پیشرفتی برای برند ما حاصل نخواهد شد. برخی از توصیه های عمومی برای افزایش راحتی دفتر کار به شرح ذیل است:

• سهولت تغییر وضعیت نشسته کارمندان به حالت ایستاده

• کاهش سر و صداهای محیط اطراف به منظور تمرکز بهتر کارمندان

• ایجاد محیط های کوچک برای استراحت کارمندان در طول روز

شاید در نگاه نخست این توصیه ها بیش از حد ساده به نظر برسد، اما تاثیر انکارناپذیری بر روی رضایت و راحتی کارمندان خواهد داشت.

مطلب مرتبط: اصول طراحی داخلی محیط کار

7. استراحت ذهنی

ایجاد فضای مناسب برای استراحت کارمندان اقدام کافی برای افزایش بهره وری آنها نیست. برخی از برندها در طول سال های اخیر اقدام به ایجاد بخش تقویت توانایی های ذهنی کارمندان کرده اند. کارویژه اصلی این بخش استراحت کارمندان با استفاده از برخی تکنیک های ذهنی است. به این ترتیب ذهن کارمندان در طور روز فقط معطوف به کار بیشتر نخواهد بود. تاثیر این امر بر روی بهبود کیفیت عملکرد کارمندان بین 6 تا 15درصد عنوان شده است. نکته مهم در این میان عدم نیاز به اختصاص بودجه کلان برای مدیریت این بخش از کسب و کار است. به این ترتیب با ما ساده ترین راهکارها توانایی افزایش کیفی عملکرد کارمندان را خواهیم داشت. یکی از اقدامات مناسب در این بخش ارائه ساعت های کاری انعطاف پذیر است. این امر تاثیر روانی انکارناپذیری بر روی کارمندان خواهد داشت.