مهارت های مدیران روابط عمومی موفق

مدیران موفق معمولا عادت های خاصی دارند. نه اینکه آنها از مریخ آمده باشند، بلکه به خاطر مهارت های متفاوت شان در عمل نوع خاصی از عادت و رفتارها را بروز می دهند. شاید همین نکته برای شناسایی مدیران موفق و همکاری با آنها ایده آل به نظر برسد. البته در این میان یک راهکار هوشمندانه تر تلاش برای یادگیری مهارت های موردنظر و تبدیل شدن به یک مدیر حرفه ای در حوزه روابط عمومی است. 

امروزه حوزه روابط عمومی پل ارتباطی میان یک برند با مشتریان و همکاران گوناگون است. بدین معنا روابط عمومی فقط درگیر تعاملات با مشتریان نیست. در عوض همکاری های تجاری بین سازمانی نیز در حوزه مدیریتی این بخش قرار می گیرد. اگر شما یک مدیر روابط عمومی کارکشته داشته باشید، احتمالا دیگر لازم نیست نگران ارتباطات ضعیف یا حتی فراموش شدن برندتان از سوی مشتریان باشید. این مسئله‎ای است که می تواند دردسرهای زیادی برای شما به همراه داشته و اوضاع تان در عمل را نیز سخت کند. 

شاید خیلی از کارآفرینان اهمیت روابط عمومی را جدی نگیرند. خب در این صورت مشاهده وضعیت نابسامان کسب و کارها جای تعجب ندارد. این مسئله ای است که برای شما باید همراه با سوالات بسیار زیادی باشد. خب وقتی می شود با کمی سرمایه گذاری در حوزه روابط عمومی اوضاع را تغییر داد، چرا نباید دست به کار شویم؟

ما در این مقاله قصد داریم برخی از مهارت های اساسی در مدیریت روابط عمومی به شیوه ایده آل را با شما در میان بگذاریم. این امر به شما کمک خواهد کرد تا درک بهتری از شرایط داشته و اوضاع تان را نیز بهتر مدیریت کنید. خب همه مدیران موفق که از روز اول تمام مهارت‎های اساسی را فوت آب نبوده اند. بنابراین ختی اگر همین امروز هم کارتان را شروع کنید، اصلا دیر نیست.

مدیریت روابط عمومی و مسئله مهارت ها

به نظر شما یک مدیر روابط عمومی چه مهارت هایی را باید بلد باشد؟ شاید اولین جواب دم دستی مهارت های ارتباطی باشد. خب این جواب خیلی کلی و صد البته ناقص است. امروزه شما نمی توانید فقط یکسری مهارت های محدود داشته و از آنها برای اثرگذاری بهتر بر روی مخاطب سود ببرید. نکته جالب اینکه مرز میان حوزه های مختلف کاری به طور مداوم کمتر و کمتر می شود. درست به همین خاطر شما دیگر نمی توانید کارتان را به شیوه سنتی مدیریت کرده و انتظار داشته باشید تغییری در آن روی ندهد. 

مطلب مرتبط: مهارت های مدیریت روابط عمومی برند

ما در این بخش سعی می کنیم برخی از مهمترین مهارت های مورد نیاز برای موفقیت به عنوان مدیر روابط عمومی را با شما در میان بگذاریم. پس با ما همراه باشید تا مهمترین بخش کارمان را به سادگی هرچه تمام تر دنبال کنیم. 

انعطاف پذیری

اولین نکته ای که یک مدیر روابط عمومی باید پس ذهن داشته باشد، انعطاف پذیری است. خب شرایط در بازار همیشه آنطور که شما دوست دارید پیش نمی رود. به همین خاطر اگر حواس تان نباشد، اصلا بعید نیست تمام اعتبارتان یک شبه بر باد برود. 

خیلی از کسانی که وارد دنیای روابط عمومی می شوند، پس از مدتی کوتاه قید آن را می زنند. دلیل این امر تمایل کارآفرینان برای مشاهده دست کم مقداری ثبات در حوزه کاری شان است. این در حالی است که ارتباط با افراد مختلف و تلاش برای بهبود روابط امری نیست که ثبات در آن به چشم بخورد. 

اولین مهارتی که شما باید در خودتان تقویت کنید، مسئله مربوط به انعطاف پذیری است. این امر به شما کمک خواهد کرد تا اثرگذاری بهتری بر روی مخاطب تان داشته و بتوانید بهتر با اوضاع کاری کنار بیایید. یادتان باشد، اگر نتوانید خودتان را با حوزه کاری هماهنگ کنید، خیلی زود دردسرهای یکی پس از دیگری فرامی رسند. پس اولین مهارتی که بدان نیاز دارید، نه برای اثرگذاری مناسب بر روی مخاطب، بلکه بقا در بازار است. 

یادگیری همزمان

یادگیری همزمان به توانایی افراد برای پیگیری کارهای به طور همزمان و یادگیری نکات مختلف در آن واحد اشاره دارد. خب مدیران روابط عمومی با طیف وسیعی از کارها و انتظارات رو به رو هستند. بنابراین اگر بخواهند مثل دیگران با حوصله و سر وقت مهارت های تازه را یاد بگیرند، دیگر وقتی برای رسیدگی به وظایف شان نخواهند داشت. این در حالی است که شما به عنوان یک کارآفرین باید همیشه مسیری به سوی یادگیری همزمان برای خودتان هموار کنید. 

اشتباه نکنید، منظور ما از یادگیری همزمان در این بخش کاری مثل تحصیل در رشته های دانشگاهی نیست. اجازه دهید از یک مثال کاربردی استفاده کنیم. فرض کنید شما به عنوان مسئول بخش روابط عمومی با گروه های مختلف مشتریان سر و کار دارید. در این صورت نه تنها باید زبان گفت وگو با افراد میانسال را بلد باشید، بلکه باید نیم نگاهی به نسل جوان یا زد هم داشته باشید. وگرنه همیشه یک جای کارتان ایراد خواهد داشت. 

یادگیری همزمان در واقع بیشتر به انگیزه و اشتیاق شما برای آشنایی بیشتر با حوزه کاری تان برمی گردد. اگر علاقه زیادی به روابط عمومی ندارید، احتمالا تمام اقدامات تان در این میان برای رفع تکلیف خواهد بود. این مسئله ای است که می تواند توانایی تان برای اثرگذاری بر روی مخاطب را به طور قابل ملاحظه ای تحت تاثیر قرار دهد. پس بهتر است قبل از اینکه اوضاع برای تان حسابی سخت شود، کمی به فکر بهبود شرایط باشید. 

متاسفانه یادگیری همزمان مهارتی نیست که یک شبه در آن حرفه ای شوید. این مسئله می تواند به شما برای اثرگذاری بر روی مخاطب در بلندمدت کمک کند. بنابراین باید کمی هم که شده از نقطه نظر بلندمدت اوضاع را مدیریت نمایید. بد نیست گاهی اوقات به خودتان شانسی برای یادگیری مهارت ها در طول زمان دهید وگرنه اصلا بعید نیست شانس های تان یکی پس از دیگری کمرنگ شود. 

مطلب مرتبط: موفق ترین کمپین های روابط عمومی؛ درس هایی طلایی!

توانایی برقراری ارتباط پایدار

ارتباط میان شما و مخاطب تان باید از پایداری زیادی برخوردار باشد. اگر مشتریان امروز با شما آشنا شده و فردا برندتان را کاملا از یاد ببرند، شما فقط بودجه شرکت را هدر داده اید. این در حالی است که باید کمی دقیق تر به ماجرا نگاه کرده و نشان دهید تا چه میزان کسب و کارتان برای مشتری می تواند مهم باشد. 

مدیران روابط عمومی موفق قلق مشتریان را به خوبی بلد هستند. بدین معنا که طوری با آنها ارتباط برقرار می کنند که تا مدت ها در ذهن شان باقی بمانند. این مسئله به آنها کمک خواهد کرد تا وضعیت شان در دنیای کسب و کار را بهبود بخشیده و همیشه تعداد مشتریان شان سر به فلک بکشد. ماجرا جالب شد، نه؟

اگر شما در زمینه برقراری ارتباط ضعیف هستید، بد نیست کمی روی خودتان سرمایه گذاری کنید. البته لازم نیست همه کارها را در مقیاس وسیع شروع کنید. گاهی اوقات شروع تقویت مهارت ارتباطی در سطح دوستان است. مثلا سعی کنید دامنه دوستان تان در محل کار را بیشتر کنید. این تمرین خوبی برای تقویت مهارت تان در زمینه شکل دادن به ارتباط های پایدار خواهد بود. هرجا هم مشکل داشتید، می توانید روی کمک دوستان نزدیک تان حساب کنید. این امر به شما انگیزه بیشتری برای فعالیت در بازار خواهد داد. ماجرا جالب شد، نه؟

خلق محتوای متنی اثرگذار

بخش زیادی از ارتباط میان سازمان ها با هم در قالب نامه های اداری و رسمی صورت می گیرد. بدین معنا که شما به عنوان مدیر بخش روابط عمومی ماهی چند بار باید دست به قلم شده و نامه های رسمی برای سایر سازمان ها بنویسید. در این میان مهارت شما در زمینه خلق محتوای متنی حیرت انگیز امر مهمی خواهد بود. این بحثی است که به شما برای تعامل بهتر با مخاطب کمک کرده و نشان می دهد تا چه میزان توانایی بهبود وضعیت تان را دارید. 

این درست همان جایی است که حوزه کاری شما با عرصه بازاریابی ترکیب می شود. بدین معنا که برای بهبود وضعیت تان نیاز فوری به استفاده از محتوای متنی اثرگذار خواهید داشت که بازاریاب ها مهارت زیادی در خلق آن دارند. به همین خاطر بد نیست گاهی اوقات از دوستان تان در بخش بازاریابی برای بهبود کار کمک بگیرید. 

متاسفانه خیلی از مدیران روابط عمومی فکر می کنند باید همه مهارت ها را به تنهایی بلد باشند. این در حالی است که گاهی اوقات شما نیاز به کمک دیگران خواهید داشت. پس بهتر است برای بهبود وضعیت خودتان هم که شده دامنه ارتباطات تان در داخل شرکت را هرچه سریع تر نگه دارید. اینطوری دست تان در پوست گردو نخواهد ماند. 

مطلب مرتبط: موفقیت در حوزه روابط عمومی به زبان ساده

روراستی و صداقت

عرصه روابط عمومی برای لاپوشانی اشتباهات برند نیست. گاهی اوقات شما باید مسئولیت تمام اشتباهات را به نمایندگی از برندتان برعهده گیرید. این امری است که کمک می کند تا در موقعیت هرچه بهتری با مخاطب تان ارتباط برقرار کنید. امروزه انتظارات مشتریان از برندها به طور کامل متفاوت از دوران قبل است. بنابراین شما باید کارتان را کمی هم که شده جدی تر دنبال کنید. 

مسئله کلیدی در این میان انگیزه شما برای فعالیت به عنوان یک مدیر موفق است. اگر دوست دارید برندتان عمر بیشتری در بازار داشته و دوران مدیریتی تان طولانی تر شود، همین حالا باید دور دروغ یا حتی اغراق های بی مورد را خط بکشید. این امر نه تنها مخاطب را نسبت به شما بدبین خواهد کرد، بلکه به مرور زمان مدیران ارشد شرکت را نیز از دست تان کلافه می کند. 

وظیفه شما به عنوان مدیر روابط عمومی توضیح دقیق شرایط و رویدادهای پیش آمده است. در این میان صداقت نقش مهمی در جلب اعتماد مخاطب خواهد داشت. پس اصلا سعی نکنید از این حوزه خارج شده یا دست از پا خطا کنید؛ چراکه می تواند به قیمت موقعیت فعلی تان تمام شود. 

قبول دارم گاهی اوقات برخی از اطلاعات مربوط به برند محرمانه است، اما شما نمی توانید همیشه به بهانه محرمانه بودن شرایط از زیر بار حقیقت شانه خالی کنید. مشتریان انتظار دارند در صورت بروز هر اتفاقی اول از همه شما به آنها اطلاعات درست را بدهید. پس به این خواسته احترام گذاشت و تا جای ممکن رعایتش کنید. 

دقت به جزییات

روابط اجتماعی انسان ها ماهیت بی نهایت پیچیده ای دارد. به همین خاطر اگر فکر کرده اید می توانید به این سادگی ها از عهده روابط مورد نظر برآیید، سخت در اشتباه هستید. نکته کلیدی در این میان تعهد شما نسبت به بهبود وضعیت ارتباطی تان به طور مداوم است. خب برای اینکه چنین هدفی به بهترین شکل ممکن محقق شود، شما نیاز به توجه مضاعف به جزییات دارید. این دقیقا همان جایی است که شما را از دیگران متمایز خواهد کرد. 

معمولا مدیران علاقه زیادی به کلی نگری دارند. درست به همین خاطر اگر حواس تان فقط به کلیات باشد، احتمالا خیلی زود حرص مخاطب تان را درمی‎آورید. این مسئله ای است که می تواند برای شما حسابی دردسرساز شود. پس تا دیر نشده حواس تان را جمع کرده و اوضاع را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. 

بی شک توجه به جزییات برای همه مسئله ساده ای نیست. درست به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز توجه به جزییات را یکی از مسائل کلیدی و بی نهایت مهم در دنیای کسب و کار می دانیم. بد نیست شما تمرین در این حوزه را در قالب کار تیمی شروع کنید. بدین معنا که با تقسیم بندی حوزه روابط تان با مخاطب، از هر کدام از اعضای تیم برای تمرکز بر روی یکی از جنبه ها دعوت کنید. اینطوری کارتان ساده تر شده و بهتر می توانید انتظارات مخاطب را برآورده سازید. 

مطلب مرتبط: چگونه موفقیت کمپین روابط عمومی برندمان را تضمین کنیم؟

قدرت تجزیه و تحلیل

تصمیم گیری در حوزه روابط عمومی همین طور بی مقدمه صورت نمی گیرد. در عوض شما باید توانایی تجزیه و تحلیل شرایط را داشته باشید. این مسئله ای است که می تواند از شما یک مدیر موفق و بی نهایت حرفه ای بسازد. به همین خاطر اگر فکر می کنید همیشه هوش مصنوعی مسئولیت شما را گردن می گیرد، سخت در اشتباهید. 

بی شک هوش مصنوعی مزایای بسیار زیادی برای کسب و کارها در طول سال های اخیر داشته است، اما شما نمی توانید همیشه اعتبار کسب و کارتان را به هوش مصنوعی توسعه دهید. گاهی اوقات به عنوان مسئول بخش روابط عمومی نیاز فوری برای تصمیم گیری خودتان نیز حس می شود. پس سعی کنید کمی هم که شده توانایی تجزیه و تحلیل مسائل را در خودتان تقویت کنید. این مسئله می تواند در بلندمدت حسابی روی سطح روابط تان با مخاطب تاثیرگذار باشد. 

معمولا مدیرانی که میانه خوبی با آمار و ارقام دارند، عملکرد بهتری هم از خودشان نشان می دهند. به علاوه، توانایی تجزیه و تحلیل به شما کمک شایانی در جهت ایجاد تمایز با دیگران خواهد کرد. خب اگر قرار بود همه مدیران از صرف اطلاعات یکسان و بدون تغییر استفاده کنند، دیگر تفاوت میان عملکرد برندهای مختلف در حوزه روابط عمومی معنایی نداشت. 

منظور ما از قدرت تجزیه و تحلیل در واقع توانایی و میزان تعهد شما نسبت به شخصی سازی اطلاعات برای برندتان است. مثلا اگر ترند تازه ای در بازار داغ شده، شما باید آن را بر مدار شرایط خاص شرکت بررسی کرده و در صورت نیاز بیانیه ای درباره اش صادر کنید. 

یادتان باشد، دنباله روی کورکورانه از دیگران در دنیای روابط عمومی جایی ندارد. پس باید یکبار برای همیشه بی خیال این مسئله کلیشه ای شده و کارتان را به شیوه ای متفاوت سامان دهید. 

خلاقیت و رویاپردازی

مهارت دیگری که هر مدیر روابط عمومی به بهترین شکل باید داشته باشد، مسئله خلاقیت است. اگر شما به شیوه های سنتی یا کلیشه ای با مخاطب تان ارتباط برقرار کنید، به مرور زمان تمام جذابیت کارتان برای آنها از بین می رود. رمز موفقیت شما در این میان طرح مسائل تازه و روش های نوآورانه برای تعامل با مخاطب است. اگر نتوانید این نکته را محقق کنید، کارتان برای همیشه کلیشه ای باقی خواهد ماند. 

بحث خلاقیت همیشه همراه با رویاپردازی هم هست. اینکه شما بتوانید خارج از چارچوب های فعلی فکر کرده و برنامه ریزی کنید، امر ساده ای نیست. درست به همین خاطر مدیرانی که این توانایی را دارند، همیشه مورد تحسین هستند. این نکته ای است که شما به بهترین شکل ممکن باید بدان توجه داشته باشید وگرنه اصلا بعید نیست در ادامه مسیر با مشکلات اساسی رو به رو شوید. 

عیار اصلی هر مدیری در دنیای کسب و کار در گرو توانایی او برای برنامه ریزی متفاوت است. اگر شما به عنوان مسئول بخش روابط عمومی این توانایی را داشته باشید، کارتان همیشه به بهترین شکل ممکن پیش خواهد رفت، در غیر این صورت باید همیشه انتظار مشکلات و چالش های تازه را بکشید و این در حالی است که رقبا دائما از شما جلو زده و حتی مشتریان تان را از چنگ تان درخواهند آورد. 

مطلب مرتبط: آشنایی با نسخه مدرن روابط عمومی در دنیای کسب و کار

مهارت گوش دادن به دیگران

یک مدیر روابط عمومی خوب فقط نباید برای دیگران سخنرانی کرده و آنها را شیفته خودش کند. گاهی اوقات شما لازم دارید تا شنونده خوبی هم باشید. این امر به شما کمک خواهد کرد تا در بلندمدت بدل به فردی مناسب در جایگاه مدیریتی شوید. 

فکر می کنم کمتر کسی در دنیا دوست داشته باشد با یک مدیر یک دنده که فقط حرف خودش را می زند، همکاری داشته باشد. این مسئله ای است که می تواند اوضاع را برای شما به طور قابل ملاحظه ای دشوار ساخته و حتی اوضاع تان را به شدت تغییر دهد. درست به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم گوش دادن به دیگران نه تنها امری ضروری است، بلکه یک مهارت کلیدی نیز محسوب می شود. این نکته ای است که شما باید همیشه مدنظر قرار دهید، وگرنه در یک چشم به هم زدن اوضاع تان در بازار به هم خواهد ریخت. 

بی شک گوش دادن به دیگران برای کسانی که هیچ تجربه ای در این زمینه ندارند، سخت ترین کار دنیا خواهد بود. این کار دقیقا مثل آن است که بخواهید کسی را وادار به کاری کنید که تا حالا انجامش نداده است. بنابراین باید اولین قدم ها را بسیار کوتاه و مطمئن بردارید. مثلا بد نیست کمی هم که شده به حرف های همکاران تان گوش داده و سپس پای حرف مشتریان بنشنید. این امر می تواند به مرور از شما یک شنونده خوب در حوزه روابط عمومی بسازد. خب حرف های شما باید از سوی مخاطب نیز تایید شده و خریدار داشته باشد. پس اگر نتوانید اثرگذاری لازم را برای مخاطب تان به همراه بیاورید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود. 

گاهی اوقات مدیران به جای اینکه خودشان صحبت های دیگران را گوش دهند، سراغ گزینه هایی مثل استفاده از هوش مصنوعی برای خلاصه سازی صحبت ها یا استفاده از همکاران شان می روند. اگر نظر ما را بخواهید، هنر شما در این میان در توانایی تان برای خلاصه سازی حرف های دیگران به ساده ترین شکل ممکن نهفته است. اگر نتوانید در این رابطه عملکرد خوبی از خودتان نشان دهید، کلاه تان پس معرکه خواهد بود. اصلا همین که شما به عنوان مدیر کسب و کار حضور مناسبی در این میان داشته باشید، به اندازه کافی دلگرم کننده خواهد بود. پس تعارف را کنار گذاشته و با ما در ارتباط باشید. این امر می تواند اوضاع را برای شما به طور قابل ملاحظه ای بهبود بخشد. 

سخن پایانی

کارآفرینان برای ورود به دنیای روابط عمومی و تبدیل شدن به مدیری قابل تحسین در این حوزه نیاز به تمرین زیادی دارند. این امر می تواند نیازمند کسب مهارت های متنوعی باشد. ما در این مقاله سعی کردیم برخی از مهارت های اساسی که هر مدیری در این حوزه باید بلد باشد، زیر ذره بین ببریم. شاید شما برخی از این مهارت ها را داشته باشید. شاید هم تازه در زمینه برخی دیگر دارای تخصص شده باشید. در هر صورت آشنایی با مهارت های مورد نظر مسیر شما در دنیای کسب و کار را سرراست تر خواهد کرد. 

ما در روزنامه فرصت امروز اهمیت روابط عمومی را به اندازه ای می دانیم که موفقیت یا شکست کسب و کارها را روشن خواهد کرد. این مسئله ای است که می تواند برای شما حکم مرگ و زندگی داشته باشد. به همین خاطر اصلا نباید در این رابطه سهل انگاری کنید. بد نیست از همین حالا دست به کار شده و اوضاع تان را بهبود بخشید. هرجا هم نیاز به کمک داشتید، می توانید روی ما حساب کنید. کارشناس های ما در روزنامه فرصت امروز همیشه آماده کمک به شما هستند. 

منابع:

https://www.forbes.com

https://www.agilitypr.com

https://prowly.com