چه زمانی باید سخت افزار خود را ارتقا دهید؟

برای استفاده از تمام مزایای نرم افزارهای تجاری روز دنیا، به سخت افزاری با کشش کافی برای اجرا نیاز دارید.

مالکان کسب وکارهای کوچک با توانایی شان در کاهش هزینه ها در زمان اجبار شناخته می شوند، اما مواقعی هستند که اندکی صرفه جویی برای امروز می تواند هزینه های بسیار بیشتری برای فردا داشته باشد. تلاش برای پیشبرد کسب و کار با سخت افزاری که عمر خود را کرده یکی از این مواقع است.

کهنه شدن سخت افزار مجموعه ای متنوع از هزینه های مستقیم و غیرمستقیم را تحمیل و بیشتر اوقات حتی بدون اینکه مطلع باشید، خسارات تدریجی به گردش مالی وارد می کنند. در یکی از مطالعات اخیر Techaisle مشخص شده است که بیش از یک سوم کسب وکارهای کوچک با رایانه هایی کار می کنند که حداقل چهار سال قدمت دارند. کامپیوترهای قدیمی تر بیشتر در معرض انواع جدیدی از توقف عملکرد ناگهانی هستند که شاید باعث از دست رفتن داده های حیاتی و بیکار ماندن کارکنان برای مدتی طولانی شود.

مطالعه Techisle نشان داده است که کسب وکارهای کوچک به طور میانگین 427 تا 521 دلار، صرف تعمیر دستگاه هایی می کنند که چهار سال یا بیشتر عمر کرده اند. احتمال اینکه این رایانه ها به ارتقای سخت افزاری نیاز داشته باشند بیشتر است، زیرا تعداد نرم افزارهایی که به صورت موازی اجرا می شوند (و برای کسب وکارهای کوچک میانگین آن هشت است) همواره در حال افزایش است. هر ساله 25درصد از رایانه های قدیمی تر که توسط کسب و کارهای کوچک استفاده می شوند نیازمند ارتقای سخت افزاری هستند و به طور میانگین هر رایانه 134 دلار خرج بر می دارد.

مطلب مرتبط: ضرورت صرفه جویی در هزینه ها

هزینه های «پنهان» می توانند به 1500 دلار برسند

در بسیاری موارد مجموع مخارج تعمیر و ارتقا می تواند از قیمت یک رایانه جدید بیشتر شود. Techisle نام چنین مخارجی را که مقدار زیادی از گردش مالی را به خود اختصاص می دهند و به مخارج عملیاتی یک کسب وکار کوچک اضافه می کنند هزینه «پنهان» گذاشته است. بهترین راه برای پرهیز از این مخارج -که Techisle آن را بیش از 1500 دلار در سال به ازای یک رایانه با عمر 4 سال تخمین زده- این است که ظرفیت تجهیزات خود را به طور مرتب بسنجید.

هر زمان برای تازه واردها خرید نرم افزار یا ارتقای نرم افزاری انجام می دهید، باید به طور خودکار قابلیت سخت افزارتان را برای برآورده کردن نیازمندی های سخت افزاری که سازنده نرم افزار تعیین کرده است، بازبینی کنید. با این حال تایسن لندمسر (Tysen Landmesser)، مدیر فناوری اطلاعات در Accumold و سازنده قطعات میکروسکوپی حساس می گوید این نیازمندی ها موارد حداقلی برای عملکرد نرم افزار هستند. او برای تضمین کارایی بهینه معمولاً مشخصات سخت افزاری را حداقل 50درصد بهتر از نیازمندی های کمینه نرم افزار که سازنده اعلام کرده است در نظر می گیرد.

واضح است که نقص عملکردی جدی یا توقف کامل عملکرد سخت افزار نشانه ای مشخص برای جایگزینی فوری آن است، اما Accumold علاوه بر این یک برنامه منظم را نیز برای ارتقای تمامی سخت افزارهای خود دنبال می کند. این شرکت تکنولوژی های مربوط به رایانه ها را هر چهار سال جایگزین می کند و متعلقات سرور و شبکه را نیز طی یک برنامه پنج تا هفت ساله ارتقا می دهد. لندمسر می گوید «با به کار بستن برنامه ای مشخص می توانیم مخارج را تا حد معقولی کنترل کنیم. این کار به ما اجازه می دهد با بودجه ای ثابت پیش برویم و در عین حال اطمینان داشته باشیم که تجهیزات مزاحمتی برای کارکنان در انجام وظایف حیاتی شان ایجاد نمی کنند.»

نشانه هایی از اینکه زمان ارتقای سخت افزار رسیده است

اریک دی (Erik Day)، معاون و مدیرکل شرکت دِل (Dell) می گوید نشانه نیاز به ارتقای سخت افزار می تواند موارد نیز باشد:

• سخت افزار به دلیل توقف عملکرد یا عملکرد کُند بهره وری را تحت تأثیر قرار داده است؛

• از سیستم عامل های «عهد بوق» مانند ویندوز XP یا ویندوز 7 استفاده می شود؛

• سیستم های شما به «پایان عمر مفید» خود رسیده اند و دیگر توسط سازنده پشتیبانی نمی شوند؛

• ضمانت نامه سیستم های شما منقضی شده است؛

• یافتن قطعات یدکی سخت شده است؛

• مخارج تعمیر و نگهداری برابر یا بیشتر از مخارج جایگزینی شده اند.

یک رویکرد که می تواند به کسب وکارهای کوچک اجازه دهد بدون تأثیر بر راندمان حداکثری و عملکرد مطلوب، عمر مفید سخت افزار را افزایش دهند این است که کاربران نهایی را براساس نیازهای پردازشی و استانداردهای نرم افزاری شان تقسیم بندی کنند. این رویکرد توسط دنیل اشنایدر (Daniel Schneider)، معاون و مدیر فناوری شرکت PCM -شرکت ارائه دهنده راه حل های بزرگ مقیاس فناوری و همکار نمونه سال اینتل در آمریکای شمالی- پیشنهاد شده است. «شما می توانید برای هر گروه، براساس مخارج حفظ عملکرد مطلوب و مخارج تغییراتی که با اضافه شدن نرم افزارهای جدید به مجموعه نرم افزارهای پیشین به وجود می آیند، یک چرخه نوسازی تجهیزات تعریف کنید.»

هر رویکردی را که برای ارتقای سخت افزار در پیش می گیرید، نباید یکطرفه باشد. در تصمیماتی که اتخاذ می کنید سخت افزار و نرم افزار را یک واحد یکپارچه در نظر بگیرید. اشنایدر می گوید «سازمان هایی که در تصمیم گیری های خود این واحد یکپارچه را در نظر می گیرند، کاربران راضی تری دارند و می توانند مخارج کلی پشتیبانی را کاهش دهند.»