دلنوشته های یک کارآفرین (26) / صبح تا شب تو جلسه!

در شماره های قبل به انواع کسب و کار اشاره کردیم و گفتیم برای موفقیت در کسب و کار های مختلف چه نکاتی را باید رعایت کنی. از اهمیت بازاریابی و برنامه بازاریابی نوشتیم و گفتیم چه باید بکنی تا یه بازاریابی درست داشته باشی. ضرورت خلاقیت و نوآوری را توضیح دادیم و مثال های مختلفی در این زمینه براتون زدیم. از اهمیت مدیریت زمان براتون نوشتیم و برخی از آفت های زمانی را توضیح دادیم. در این شماره به یک آفت زمانی بسیار مهم اشاره می کنیم.

ه: جلسات بیهوده

یکی دیگه از آفت های زمانی برای یه کاسب حرفه ای جلسات پی در پی است. آقا صبح بلند می شه تا شب تو جلسه است. آخر ماه می خوای دمبه شو ببینی می بینی دمبه نداره چون از بس ورجه وورجه می کنه به این اتاق و اون اتاق و این اداره و اون شرکت برای جلسه می ره. جلسات باید از طرف مسئول دفتر شرکت تنظیم شده باشه و موضوع باید مهم باشه.

سعی کن جلساتی رو ترتیب بدی یا در اونا شرکت کنی که در پایان جلسه یه بازخورد کاملا حرفه ای داشته باشی و بتونی صورت جلسه ای دقیق بنویسی. موضوع جلسه هم باید جزیی و کاربردی باشه. کلیات را از قبل با نامه نگاری و تلفنی هماهنگ کن مثلا روز یک شنبه ساعت دو تا چهار جلسه ای با شرکتی که می خواد از تو مثلا 25 عدد صندلی چرخدار، 70 صندلی ثابت، دو تا میز کنفرانس و یک میز مدیریت بخره برگزار کن.

مباحثی که در جلسه باید بحث بشه را اول برای خودت بنویس. بعضی ها خودشون نمی دونند واسه چه چیزی تو جلسه اند یا جلسه برگزار کردن. اما اگر بدونی با چند نفر چند ساعت و درباره چه موضوعی جلسه داری و کسانی که شرکت می کنند دارای چه نقش و سهمی در شرکت خود هستند راحت تر می توانی به هدف برسی.

یک دوست مهندس جوانی دارم که خیلی عجول و پرکاره، اما یکی از ایرادهای اون اینه که تصمیم های اون قطعی و حتمی نیست و نسبت به موضوعی که حرف می زنه اطلاعات کمی داره. یک روز به من اطلاع داد که شرکت فلان قراره بابت خرید یک مجموعه 200واحدی با ما مذاکره کنه. موضوع از طرف ما مشخص بود. ما چند تا بلوک آماده فروش داشتیم که می خواستیم به قیمت مناسب و با تسهیلات ویژه از طریق شرکت مهندسی فروش خودمون اونو بفروشیم. خیلی خوشحال شدیم که یه شرکت بزرگ خصوصی برای تعاونی مسکن خود می خواد با ما برای خرید 400 واحد مذاکره کند. جلسه برگزار و سه ساعت تمام حرف رد و بدل شد. آخر کار فهمیدم، اینایی که اومدن اصلا تصمیم گیرنده نبودند در صورتی که ابتدا قرار بود مدیرعامل شرکت و رئیس تعاونی حضور داشته باشد. به مهندس اشاره کردم که جلسه باید با حضور مدیرعامل و شخص تصمیم گیرنده که حق امضا داره برگزار بشه والا وقت ما هدر می ره. ایشون با رودربایستی نتونستند موضوع رو مطرح کنند و چند ساعت وقت ما به بطالت گذشت برای اینکه بسیاری از سرفصل های فروش مورد تأیید مدیریت شرکت نبود.

پس یکی از کارایی که باید بکنی اینه که جلوی جلسات و نشست ها و ملاقات های بی مورد رو بگیری. از آفات مهم می تونه حرف زدن های بی خود و بی مورد و غیر ضروری باشه. دوستات نباید تو مغازه و محل کسب و کارت الکی بیان و حرف بزنن و جلوی کاسبی ات رو بگیرن. گاهی اوقات وقتی میرم یه مغازه مخصوصا سوپرمارکت و می خوام چیزی بخرم می بینم پنج شش تا از جوونای بیکار و علاف تو مغازه مثلا دوستشون پاتوق کردن و کرکر و هرهر می خندن و باید 10بار یه جمله رو تکرار کنی تا بفهمه تو چی می خوای. آخه این چه کاریه. اگه دوست داری بخندی اونا رو ببرن خونه ات یا جای دیگه ای و تا صبح بخندین. بی خود نبود که قدیما تو مغازه ها می نوشتن: توقف بیجا مانع کسب است.

اگر می خوای تو کسب و کارت موفق بشی باید ملاقات ها و دیدارها رو کنترل کنی. یادم میاد اون اوایل که تازه دفتر کاری باز کرده بودم از دوست و آشنا میومدن پیش من و از هر چی حرف می زدن جز کار من. من هم روم نمی شد که بهشون بگم که الان مثلا چهار ساعت شما تو دفترم نشستی و داری حرف می زنی و اینجا محل کار منه و دارم ازش پول در میارم و تو وقت منو می گیری. می ترسیدم از من برنجن و قهر کنن. یه روز تصمیم گرفتم با این مسئله که همه وقتای منو هدر می ده مبارزه کنم. اول از همه گفتم بدون قرار قبلی با کسی ملاقات نمی کنم. بعدش هم زمان تعیین کردم.

اگر دوستم برای کاری غیر اداری می خواست بیاد زمان رو بعد از ساعت اداری تعیین می کردم و می گفتم مثلا ساعت 7 تا 8 شب در خدمتم. رأس ساعت 8 شب بلند می شدم و می گفتم ساعت هشت شد و من کار دیگه ای دارم. اون اوایل بعضی ها از این نوع برخورد ناراحت می شدن، اما بعد ها عادت کردند. الان می دونن اگه بخوان منزل ما هم بیان باید از قبل اعلام کنن. نمی تونن ظهر زنگ بزنن شب بیان خونه ما. من اگه کار داشته باشم خیلی راحت می گم شرمنده ام، امشب نمی تونم در خدمت شما باشم.

ادامه دارد...