آزمونی برای سنجش مهارت مدیریت زمان مدیران سازمان / مدیریت سرمایه طلایی!

شما به‌عنوان یک مدیر چه زمان‌هایی از روز قادرید کارها را به بهترین شیوه انجام دهید؟ همین‌طور بر عکس چه زمانی از روز احساس تهی بودن از انرژی و خستگی می‌کنید؟ بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که زمان کافی برای انجام کارهای‌شان ندارند. اگر بدانید که چگونه زمان‌تان را مدیریت کنید، می‌توانید ورودی‌هایی را که به‌دست می‌آورید، کنترل کنید. بسیاری از مدیران نسبت به روزهای بدون بهره‌وری خود بی‌تفاوت هستند، درحالی‌که همگی مایل هستند کارهای بسیاری را در یک روز انجام دهند ولی معلوم نیست کارهای‌مان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسی اولویت‌بندی شده‌اند و چقدر وقت باید برای آنها صرف ‌کنیم.

نکاتی درباره مدیریت زمان

منظور از مدیریت زمان متوقف کردن زمان و تحت کنترل درآوردن آن نیست، بلکه مدیریت زمان به این معنا است که بیاموزیم تا بتوانیم از زمانی که هم‌اکنون در اختیار داریم، به بهترین نحو ممکن استفاده کنیم و به اهدافی که در زندگی داریم، از جمله موفقیت تحصیلی دست‌یابیم. مدیریت زمان یعنی، استفاده مطلوب از زمان برای اجرای برنامه‌ها و فعالیت‌ها، متناسب با اهدافی که داریم. گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم یا کدام را در اولویت قرار دهیم. شبیه همین ماجرا برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسه‌ها برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند، هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد وهم علاقه‌مند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند. اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم.

کارها را اولویت‌بندی کرده و واگذار کنیم

کمبـــود زمــان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد. ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود. واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه‌جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، در نهایت، احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلیدطلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند. برای اینکه بدانید آیا در مدیریت زمان مهارت دارید یا خیر، آزمون زیر می‌تواند به شما کمک‌کننده باشد.

نحوه تکمیل

لطفا به سوالات آنگونه پاسخ دهید که هستید نه آنگونه که می‌خواهید باشید. با استفاده از مقیاس موردنظر، گزینه‌ای كه ویژگی‌های مهارتی شما را بهتر تشریح می‌كند، علامت بزنید و در انتها امتیازات را جمع بزنید.

1- ابدا
2- به ندرت
3- گاهی اوقات
4- بیشتر مواقع
5- همیشه

سوالات

1- کارهایی که روی آنها تمرکز می‌کنم به ترتیب اولویت هستند.
2- سعی می‌کنم کارهایم را دقیقه نود انجام دهم یا زمان انجامش را تمدید کنم.
3- من زمان کافی برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کارهایم کنار می‌گذارم.
4- می‌دانم که چه میزان زمان برای هر فعالیتی که انجام می‌دهم کنار بگذارم.
5- همیشه میان کارهایم وقفه می‌افتد.
6- از برنامه برای اهدافم استفاده می‌کنم تا تصمیم بگیرم که کدام وظیفه و فعالیت را باید انجام دهم.
7- همیشه یک زمان احتمالی برای مواجهه با امور ناخواسته کنار می‌گذارم.
8- ارزش بالا، متوسط و پایین کارهایی را که رویش تمرکز می‌کنم، می‌دانم.
9- هنگامی که وظایفی جدید به من محول می‌شود، از نظر اهمیت آنها را اولویت‌بندی کرده و انجام می‌دهم.
10- همیشه استرس ضرب الاجل‌ها و تعهدات کاری‌ام را دارم.
11- گاهی اوقات هنگام کار روی وظایف اساسی حواسم پرت می‌شود.
12- بعضی مواقع بقیه کارهایم را در خانه تکمیل می‌کنم.
13- من برای اقدامات و برنامه‌هایی که باید انجام دهم، اولویت‌بندی خواهم کرد.
14- من اولویت‌هایم را با زیردستانم بررسی می‌کنم.
15- قبل از اینکه وظیفه‌ای را انجام دهم، بررسی می‌کنم که ببینم نتایجی که از آن عایدم می‌شود، ارزش زمان گذاشتن دارد یا خیر.

نتایج

اگر امتیاز شما 30-15 باشد: ‌

امتیاز شما کم است اما خوشبختانه فرصت مناسب را برای بهبود اثربخشی در کار و رسیدن به موفقیت بلند‌مدت دارید، اگرچه برای رسیدن به این موقعیت شما باید به‌طور پایه‌ای مهارت‌های مدیریت زمان‌تان را بهبود بخشید. باید برنامه‌ریزی برای انجام کارها داشته باشید و زمان‌تان را اولویت‌بندی کنید.

اگر امتیاز شما 45-31 است:

شما در بعضی نقاط خوب هستید، اما در بعضی جاها ضعف دارید. بر مسائل جدی تمرکز کنید و کم‌کم درخواهید یافت که استرس کاری‌تان کم شده و می‌توانید بسیاری از برنامه‌هایتان را طبق اولویت پیش برده و مدیریت زمان را بهتر انجام دهید.

اگر امتیاز شما 75-46 است:

شما بسیار عالی و مؤثر زمان خود را مدیریت می‌کنید. شما می‌دانید که کدام کارها را اول انجام دهید. همچنین می‌دانید که کدام وظایف طبق اولویت مهم‌تر است و باید زمان بیشتری به آنها اختصاص دهید.