مدیریت زمان چقدر وقت می‌گیرد؟

جالب است بدانید کل این کارهایی که در راستای مدیریت بهتر زمان شما ذکر می‌شود، چقدر از وقت شما را به خودش اختصاص می‌دهد؟ تجربه ثابت کرده است که کل کارهای مدیریت زمانی، روزانه بیشتر از هشت تا 10 دقیقه از وقت شما را به خودشان اختصاص نخواهند داد.

ممکن است همین 10 دقیقه، برای بسیاری از ما، زمان قابل توجهی باشد، اما با این کار وقت بیشتری را برای انجام کارهای مهم‌تر به‌دست خواهیم آورد. در ضمن به خاطر داشته باشید که نداشتن برنامه‌ریزی، میانگین بین 120 تا 150 دقیقه از وقت شما را روزانه به هدر می‌دهد.

اما توصیه مهمی که یکی از بزرگان علم مدیریت کرده، این است که «اگر کسی می‌تواند کاری را که شما با 100‌درصد کیفیت انجام می‌دهید، با 70 درصد کیفیت انجام دهد، کار را به وی بسپارید.» جدا توصیه می‌کنم اگر اطرافتان از این دست افراد دارید، از آنها نهایت بهره را ببرید.

با واگذاری امور به دیگران، زمان لازم را برای انجام کارهای مهم‌تر به‌دست خواهید آورد، اما به یاد داشته باشید که واگذاری انجام یک کار، باید با اعطای لوازم آن همراه باشد، بدین معنی که وقتی وظایف و اختیارات به فرد دیگری واگذار می‌شود، به همان اندازه نیز مسئولیت و پاسخ‌دهی از آن فرد انتظار رود. به این منظور نیز باید نکات مهمی به فرد به عهده‌گیرنده مسئولیت اطلاع داده شود: 

اولا که چه کاری لازم است انجام شود؟ (با قید جزییات) 

ثانیا اینکه چه کسی باید این کار را انجام دهد؟ 

ثالثا حکمت اجرای این کار چیست؟ 

رابعا این کار از چه راهی و با چه امکاناتی باید انجام شود؟ 

خامسا برای انجام این کار چه مقدار وقت در اختیار داریم؟ 

 خودتان را بشناسید

البته آنچه در این یادداشت ذکر شد، کلیات برنامه‌ریزی بود و قطعا هریک از ما با شناخت از خودمان و ساختارهای ذهنی و توانایی‌هایی که داریم، می‌توانیم این الگو را کامل‌تر کرده و آن را بپرورانیم. مثلا شاید خالی از لطف نباشد که بدانید ساختار ذهنی ما، به یکی از دو شکل تصویری و رقمی می‌تواند باشد، این شناخت می‌تواند در هنگام برنامه‌ریزی به ما کمک شایانی کند.

افراد بصری افرادی هستند که تصاویر (اعم از مکتوب یا خاطرات مصور) را خوب به ذهن می‌سپارند مثلا این افراد اگر کتابی می‌خوانند می‌توانند بگویند یک موضوع خاص در کدام قسمت کتاب قرار دارد. این افراد بهتر است از برنامه‌ریزی کاغذی استفاده کنند.

در مقابل افراد رقمی نیز افرادی هستند که اعداد و ارقام را خوب به یاد می‌آورند مثلا دقیقا به یاد می‌آورند که دوسال پیش در چه تاریخی به مسافرت رفته‌اند. این افراد بهتر است از نرم‌افزار برای برنامه‌ریزی استفاده کنند.