خطرات را پیش بینی کنید پول پس انداز کنید

یک سیستم مدیریتی مطابق با اچ اس ای(HSE) یا همان  «ایمنی، بهداشت و محیط زیست» همانطور که از اسمش پیداست باید این سه نکته را رعایت کند؛ ایمنی، بهداشت و محیط زیست. از آنجا که استانداردهای دولتی و بین المللی زیادی مثل قوانین OSHA یا CCOHS برای شرکت ها وجود دارد، برای شرکت ها ضروری است که برای یک سیستم مدیریت اچ ا س ای سرمایه گذاری کنند.

اگر قانونی نقض شود یا به درستی رعایت نشود، شرکت عواقب کوچک یا بزرگی را متحمل خواهد شد. خطرات حقوقی و ضرر مالی می تواند با اجرای درست یک سیستم مدیریت اچ اس ای درست تا حد امکان کاهش یابد.

اما این کار ساده ای نیست؛ چالش های زیادی برای کنترل و اجرای یک سیستم مدیریت اچ اس ای کارآمد در هر نوع تجارتی وجود دارد. شاید برای تان عجیب باشد که بدانید بسیاری از شرکت ها هنوز فرآیندهای اچ اس ای را با کاغذبازی مدیریت می کنند.

با این روش ثبت و ضبط حوادثی که ممکن است در کار رخ دهد، بسیار سخت خواهد شد. کاغذبازی، همچنین تهیه گزارش و تطبیق با پروتکل های سیستم اچ اس ای را به وقت نیاز سخت خواهد کرد. تداوم در یک سیستم مدیریت اچ اس ای کارآمد بسیار ضروری است اما وقتی این کار با کاغذ انجام گیرد، پیش بردن درست فرآیند دشوارتر خواهد شد.

از جمله چالش های دیگری که مدیریت اچ اس ای با آن مواجه است می توان به ارائه آموزش های مربوطه به پرسنل، دریافت بودجه کافی از سوی مقامات ارشد، کنترل هزینه های اجرا، هزینه ها و مشکلات اجرایی که به وقت تهیه گزارش از اتفاقات ممکن است به شرکت تحمیل شود و در نهایت سنجش خطرات برای پیشگیری از بروز حوادث اشاره کرد.

با به خاطر سپردن این چالش ها می توانید راهکارهایی را که از نگاه گروه تجاری هیتاچی می تواند با اجرای یک سیستم مدیریت اچ اس ای درست منجر به پس انداز پول شود، در ذهن بسپارید.

1- یک سیستم مدیریت اچ اس ای کارآمد برای کسب درآمد بیشتر یا بهتر است بگوییم حفظ درآمد بیشتر از یک تجارت طراحی شده است. یک سیستم سالم به شرکت ها این توانایی را می دهد که بتوانند خطرات احتمالی را کنترل کنند. قاعدتاً هر چه حادثه کمتر رخ دهد، پول کمتری هم خرج می شود. اجرای سیستم مدیریت اچ اس ای با سنجش خطرات احتمالی و رعایت سایر فرآیندهای امنیتی آسان تر و متداوم تر خواهد بود.

یک سیستم قدرتمند باید جایی برای بایگانی کردن مدارک داشته باشد و مدارک مهم را طوری طبقه بندی کند که به راحتی در دسترس مدیران مسئول قرار بگیرد؛ بله این ذخیره و طبقه بندی می تواند دیجیتالی هم باشد. امروز از طریق گوشی های هوشمند هم می توانیم به مدارک موردنیازمان در محل کار دسترسی پیدا کنیم. دانلود کردن فایل ها روی کامپیوتر و پرینت گرفتن از مدارک هم زمان بر است هم از بودجه شرکت می کاهد.

2- اجرای تدابیر اصلاحی و پیشگیرانه تحت استاندارد یک سیستم مدیریت اچ اس ای کارآمد می تواند به شرکت ها کمک کند که پول پس انداز کنند. تدابیر اینچنینی که در نتیجه سنجش و بررسی خطرات، حسابرسی و حتی تمرین های اضطراری به دست آمده، باید براساس سیستم مدیریت اچ اس ای انجام و طبقه بندی شود.

به عنوان مثال تدابیر اصلاحی می تواند به کارمندان جدید یاد دهد که چطور به تعهدات سیستم اچ اس ای عمل کنند. ثبت و ضبط مدارک و آموزش درست تنها از طریق این سیستم عملی می شود. می توان خطرات را از قبل پیش بینی کرد و تصمیمات آگاهانه و نه عجولانه گرفت.

3- حسابرسی می تواند هزینه  زیادی را روی دوش تجارت هایی که آماده نیستند، بیندازد. استفاده از یک سیستم مدیریتی شرکت ها را برای حسابرسی آماده تر می کند، چرا که تمام اطلاعات لازم پیش از این ذخیره شده، مدارک طبقه بندی شده و به راحتی در دسترس است؛ بنابراین به راحتی می توان گزارش تهیه کرد. منظور از حسابرسی در اینجا، فرآیند جمع آوری و ارزیابی بی‎طرفانه شواهد درباره ادعاهای مربوط به فعالیت ها و وقایع اقتصادی برای تعیین میزان انطباق این ادعاها با معیارهای از پیش تعیین‎شده و گزارش نتایج به اشخاص ذی‎نفع است.

به طور معمول هزینه های حسابرسی و تهیه گزارش از استخدام یک ناظر بیشتر است. دیگر نیازی نیست که شرکت ها برای انجام کاغذبازی ها و سایر کارهایی که باید برای تهیه گزارش انجام شود، یک نیروی انسانی به کار گیرند. اگر تدابیر اصلاحی و پیشگیرانه به درستی و با تداوم اجرا شود دیگر نیازی به استخدام نیروی انسانی در یک موقعیت بحرانی پیش از تهیه گزارش نیست.

با یک سیستم مدیریت اچ اس ای کارآمد، مدیران اچ اس ای استرس کمتری خواهند داشت و پرسنل روی کارهایی که باید در طول روز انجام دهند، متمرکز خواهند شد؛ دیگر نگران مشکلاتی که می تواند اشتباه، حادثه و نقص های اجرایی به وجود بیاورد، نخواهند بود.