توصیه هایی کاربردی برای مدیران (24) / از اشتباهات رایج دوری کنید

اغلب کارمندان و مدیران در مورد شرایط کاری خود اتفاق نظر دارند. در واقع به نظر آنها فعالیت روزانه شان در شرکت بسیار فشرده و سنگین است. در طول یک روز کاری فعالیت های بسیاری است که نیاز به رسیدگی داشته و در زمان محدودی باید انجام شوند. فرض کنید در یک شرکت مشغول به کار هستید. به طور معمول شما در ابتدای روز ایمیل خود را چک کرده و فعالیت روزانه تان را این گونه آغاز می کنید.

در همین حال به طور اتفاقی همکارتان وارد اتاق شده و پروژه جدیدی را که باید در کمتر از دوساعت تکمیل کنید به شما تحویل می دهد. همچنین این شخص تاکید می کند که این پروژه به دستور مدیر باید در نخستین فرصت کامل شود. به این صورت علاوه بر اینکه برنامه روزانه  شما نظم خود را از دست خواهد داد، به احتمال زیاد به کارهای معمول تان نیز نخواهید رسید.

با این حال همه فعالیت های شرکت به یک اندازه دارای اهمیت نیستند. در واقع همان طور که در سلسله ایده های قبلی توضیح داده شد، برخی امور از اهمیت بسیار بیشتری نسبت به سایر فعالیت ها برخوردار بوده و به طور طبیعی نیازمند توجه ویژه هستند. به طور معمول این فعالیت های مهم هستند که در پایان در نگاه مدیران ارشد مورد توجه قرار می گیرند.

بنابراین همان طور که در ایده های قبل به طور کامل توضیح داده شد، به منظور کاستن از بار فعالیت های روزانه خود، بهتر است فعالیت ها را به ترتیب اولویت و اهمیت آنها مورد توجه قرار دهید. به عبارت بهتر فعالیت های روزانه شما به عنوان یک کارمند یا مدیر مانند قدم زدن در پارک است که به طور طبیعی ممکن است در میان راه مشکلی نیز برای شما پیش بیاید. با این حال نباید اجازه دهید این نوع مشکلات کوچک عملکرد شما را تحت تاثیر قرار دهد.

ایده

در اینجا ایده موردنظر بسیار ساده، کلیشه ای و درعین حال تاثیرگذار است. راهکاری که قصد معرفی آن را داریم، در وهله نخست نوعی مدیریت عملکرد و در وهله بعد مدیریت برنامه ریزی است. اگر به طور خلاصه بخواهیم این ایده را توضیح دهیم، باید گفت که به عنوان یک کارآفرین شما هرگز نباید فعالیت های روزانه و کارهای بزرگ را یکسان ارزیابی کرده و در لیست امور روزانه خود قرار دهید.

به بیان دیگر میان یک فعالیت فوری، مهم و معمولی تفاوت عمده ای وجود دارد. در گام نخست برای فعالیت فوری و ضروری باید همیشه وقت داشته باشید. شیوه تنظیم این زمان خالی در مدیریت بهینه زمان مورد توجه قرار می گیرد.

در گام دوم اموری قرار دارد که نیازمند رسیدگی فوری نیست. در حقیقت فعالیت های مهم برخلاف فعالیت های ضروری لازم نیست در یک محدوده زمانی اندک انجام شوند. در پایان نیز امور معمولی جای دارد که به طور روزانه مطرح بوده و نیاز به رسیدگی روز به روز دارد.

برنامه ریزی صحیح نیازمند ایجاد نظم میان فعالیت های گوناگون که درجه اهمیت متفاوتی دارند، است. اگرچه در ابتدا این کار اندکی دشوار خواهد بود، اما پس از گذشت زمان اندکی برای شما تبدیل به عادت خواهد شد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در عین حال که به کارگیری این ایده بسیار موثر خواهد بود، از یک جهت می تواند اندکی خطرناک نیز باشد. اگر در اولویت بندی امور دچار اشتباه شده یا وسواس زیادی به خرج دهید، نتیجه کار طیف وسیعی از فعالیت هایی است که از نظر شما فوری تلقی شده اند، اما در واقع چندان ضروری نیستند.