چرا کارمندان از ارائه و پذیرش بازخورد خودداری می‌کنند؟

مدیران امروزی به اهمیت بازخوردهای منطقی از سوی کارکنان خود و همین‌طور عکس‌العمل آنها نسبت به بازخوردهای ارائه شده از سوی مدیر پی برده‌اند اما همواره یکی از دغدغه‌های مهم آنها عدم دریافت بازخورد از اعضای تیم و همین‌طور پذیرش بازخوردهای ارسالی از سوی مدیر است. گاهی آنها از ارائه یا پذیرش بازخورد خودداری کرده و به دلیل ترس یا هر عامل دیگر از فیدبک دادن طفره می‌روند. مدیران از بازخورد گرفتن استقبال می‌کنند، اما اینکه چگونه فضایی ایجاد کنند که زیردستان به راحتی بازخورد ارائه کرده و در شغلشان پیشرفت کنند، موضوع گزارش امروز است.

ایجاد فضا برای ارائه و پذیرش بازخورد

«هنگامی که لیست گزارش عملکرد از یکی از کارکنانم می‌خواهم ناراحت می‌شود». «من نیاز دارم که فیدبک‌های تیم ‌آی‌تی را در خصوص مهارت‌های ارتباطی داشته باشم، اما هربار که از آنها چنین چیزی می‌خواهم با عکس‌العمل تدافعی آنها روبه‌رو می‌شوم». اینها نمونه‌ای از گلایه مدیران از عدم ارائه بازخورد زیردستان است.

در چنین موقعیت‌هایی پیشنهاد می‌شود که مدیر فعلاً انتظار بازخورد مرتبط با عملکرد را نداشته باشد و به جای آن ابتدا فضایی ایجاد کند که کارمندان بتوانند به راحتی بازخورد داده و چگونگی انجام این کار را بیاموزند. علاوه بر آن در فضای متغیر امروزی، به تعهد به بهبود و پیشرفت، به عنوان یک شایستگی مهم همانند تفکر استراتژیک و ارتباطات و همکاری نگریسته می‌شود.

خود این مبحث می‌تواند سوژه‌ای برای بحث و تبادل نظر میان شما و کارمندان‌تان باشد، کافی است زمان و انرژی کافی روی آن بگذارید تا بتوانید موانع عدم باخورد را از میان بردارید. روش‌های زیر می‌تواند در انجام این مهم مؤثر باشد.

یک کیس سازمانی ایجاد کنید

مدیران و کارمندان باید بدانند که بخشی از شغل‌شان ارائه بازخورد است اما ممکن است بسیاری از کارمندان شما درک نکنند که قسمتی از وظایف آنها پذیرش بازخورد دریافت شده از سوی شما به عنوان مدیر است. تأثیرات مقاومت آنها بر خود، تیم، سازمان و زندگی حرفه‌ای و مسیر شغلی‌شان را ترسیم کنید و همانند یک کیس سازمانی عواقب عدم اجرای آن را برایشان توضیح دهید.

کنجکاو باشید

ممکن است شما بازخوردی به کارمندانتان ارائه کنید که انتظار داشته باشید آن را در وظیفه‌شان اعمال کنند. از طرف دیگر شاید ابتدا برای دریافت‌کننده بازخورد دشوار باشد که بخواهد از این به بعد کارش را درست به همان شیوه‌ای که شما انتظار دارید انجام دهد و ابراز نارضایتی کند بنابراین به جای هدایت خطی او با جملاتی مانند«همان‌طور که می‌دانید من برای ارزیابی عملکرد و وظایف شما به بازخوردتان نیاز دارم و از شما می‌خواهم لیستی از آن تهیه کنید»، بهتر است بگویید «پیشاپیش از شما به خاطر مشارکت در بیان نظرات‌تان تشکر می‌کنم. این لیست عملکرد کارکنان است که به دست من رسیده، نظر شما درباره آن چیست؟»

از زبان خنثی استفاده کنید

اگر می‌خواهید شخصی در مقابل شما جبهه بگیرد، به او بگویید که رفتارش تدافعی است! از به‌کار بردن کلماتی که مفهوم منفی و سرزنشی دارند پرهیز کنید. برای مثال به زیردستان خود نگویید که «از شما انتظار دریافت بازخورد دارم» یا «هنگامی که من بازخوردی در خصوص عملکرد شما می‌دهم، شما به حرف‌های من توجه نمی‌کنید.» چراکه واژه توجه نکردن بار منفی دارد.

به جای آن بگویید وقتی که در مورد عملکرد شما صحبت می‌کنم، احساس می‌کنم به‌جای توجه به من، نگاه‌تان جای دیگری است. کنجکاوم بدانم چه چیزی در ذهن شما می‌گذرد؟» در این حالت بدون پیش‌داوری و قضاوت بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید و زیردستانتان را راهنمایی کنید.

بازخورد را از خودتان شروع کنید

ممکن است کارمند شما نداند که چگونه باید بازخورد را شنیده، درک کند و بپذیرد. شاید مشکل از سبک ارتباطی کاملاً مستقیم شما در سازمان یا ارسال پیام‌های پیچیده با ترکیبی از بازخوردهای مثبت و منفی است. بهتر است آنقدر شجاع باشید که بازخورد عملکرد را ابتدا از خودتان شروع کنید و از اعضای تیم‌تان بخواهید در خصوص عملکرد شما نظرات خود را بدون نگرانی ارائه کنند و سپس چگونگی دریافت بازخورد را برای آنها مدل‌سازی کنید.

یک داستان شخصی بگویید

عواقب و تجارب ناگوار گوش نکردن به بازخوردهای مدیر را با به اشتراک‌گذاری یک داستان شخصی برایشان آشکار کنید. از زمانی بگویید که خود شما به عنوان کارمند به بازخوردهای ارسالی از مدیرتان گوش نکرده‌اید و اینکه چه نتیجه‌ای برایتان داشته است. نتیجه این تجربه، چیزی که از آن یاد گرفته‌اید و چگونگی تغییر نتیجه‌اش را برای اعضای تیم بازگو و به آنها کمک کنید این تجربه را بهتر درک کنند.

اطمینان از تعهد

درخواست خاصی برای تغییر رفتار داشته باشید و از نظرات مخالف استقبال کنید و در خصوص هدف به یک توافق برسید. بازخورد عملکرد اعضا را به تیم‌تان انتقال دهید و در صورت مخالفت آنها، اندکی تغییر نگرش داده و سعی کنید از جانب آنها نیز به قضیه نگاه کنید. برای این کار می‌توانید یک قرار رو در رو ترتیب دهید تا علت مخالفت کارمند خود را دریابید. به او بگویید که زمانی را برای این کار اختصاص داده‌اید و خوشحال می‌شوید برنامه گفت‌وگویی با هم داشته باشید.

از تغییرات مثبت قدردانی کنید

هنگامی که در مکالمه دو نفره، بازخورد در خصوص عملکرد کارمند را به او بازگو کردید، به شواهدی که نشان می‌دهد او سخنان‌تان را پذیرفته است توجه کنید. در طول زمان تغییرات او را در نظر بگیرید و از تغییرات مثبت او قدردانی کرده و تغییرات منفی را جهت دهید.

در آخر اینکه توجه داشته باشید انتظار تغییر آنی عملکرد کارمند پس از دریافت بازخورد را نداشته باشید، بلکه هر تغییری نیاز به پذیرش، درونی شدن و سپس اجرا دارد. چگونگی پذیرش بازخورد یکی از گام‌های مهم در سازماندهی تغییرات فردی است.