پیاده‌ سازی یادگیری نیابتی در فضای کسب‌ وکار

همیشه برای مدیریت یک مجموعه اطلاعات زیادی نیاز داریم تا برای رسیدن به موفقیت، نوآوری، مشارکت، حل مسائل و شناسایی فرصت‌های جدید از آنها استفاده کنیم. همه این اطلاعات و دانستنی‌ها از طریق آموزش، تحصیلات آکادمیک یا تجارب شخصی به دست نمی‌آیند. خصوصا در مشاغل امروزی که مبتنی بر دانش است، بیشتر چیزهایی که ما نیاز داریم بدانیم از تجربیات دیگران و اصطلاحا آنچه یادگیری نیابتی نامیده می‌شود به‌دست
می‌آید.

یادگیری به طرق غیررسمی

مدیران سازمان‌ها از اهمیت این نوع یادگیری آگاه هستند، چراکه آنها سرمایه‌گذاری در منابع مختلف از جمله کتاب‌ها، قراردادها، برنامه‌های مشاوره رسمی و سیستم‌های مدیریت دانش برای به اشتراک‌گذاری تجربیات کارمندان با یکدیگر را سرلوحه برنامه‌های خود قرار داده‌اند. تحقیقات نشان می‌دهد سالانه هزینه‌های بهره‌روی زیادی به دلیل تکرار مراحل اشتباه توسط کارمندان و عدم استفاده از تجربیات و هدر دادن زمان جست‌وجو برای اطلاعات یا تخصصی خاص روی دست ‌سازمان می‌ماند. در حالی‌که سیستم‌های رسمی کمک می‌کنند که اطلاعاتی را در نتیجه بهترین اقدامات خود به دست آورند، اما چگونگی اعمال آن را در کار بیان نمی‌کنند.

این رویکرد برای مدیریت دانش به مثابه کیکی است که دستورالعمل پختش را نمی‌دانیم! در نتیجه کارمندان به یادگیری از طرق غیررسمی مانند دنباله‌رو بودن و مشاهده عملکرد همکاران ارشد رو می‌آورند. برای مثال در یک مطالعه در خط تولید گوشی‌های تلفن همراه در چین مشخص شد که کارمندان خط تولید از ترفند کپی استفاده کردند، به این صورت که به منظور گردآوری قطعات تلفن همراه، کپی‌برداری از روش‌های پیشین را اثربخش‌تر از استفاده از روش‌های رسمی می‌دانستند. همچنین آنها تمایل به اشتراک‌گذاری این یادگیری غیررسمی در میان همکاران خود داشتند.

محیط‌های کاری برمبنای دانش

این رویکرد غیررسمی و بصری می‌تواند مؤثر باشد اما منطقی نیست که بپذیریم کارمندان تنها با دیدن و مشاهده، تجربیات را یاد بگیرند. امروزه کار سازمان‌ها از کارهای تکراری و مشاهده شده به وظایف ظریف، تخصصی و سازگار تغییر پیدا کرده است. محیط‌های کاری امروزه برمبنای دانش است و کارها ممکن است توسط افرادی به انجام برسد که از نظر جغرافیایی پراکنده باشند. موفقیت در این کار نیازمند توانایی در انطباق دانش در محیط پیچیده و متغیر امروزی است. با این حال، رویکرد یادگیری نیابتی هنوز منسوخ نشده و به نظر می‌رسد در بعضی موارد می‌توان به مشاهده و تقلید از همکاران برای کسب تجربه روی آورد.

یادگیری نیابتی با مشارکت فعالانه

تحقیقات نشان می‌دهد که می‌توان رویکرد جایگزینی برای روش «مشاهده و یادگیری» اتخاذ کرد. در این روش به‌جای اینکه بار جذب و کسب دانش و تجربه بر عهده یک کارمند باشد، میان کارمندان مختلف تقسیم می‌شود و آنها این دانش را با یکدیگر به مشارکت می‌گذارند و در این راه فعال می‌شوند. کارمندان شما می‌توانند از طریق مشارکت در انتقال تجربیات نقشی مؤثرتر و بهتر و تعاملات دوطرفه با همکاران خود در محل کار داشته باشند. زیردستان شما از طریق یادگیری نیابتی مشارکتی، تعامل مؤثرتر با یکدیگر را می‌آموزند و درکی از تجربیات یکدیگر پیدا می‌کنند که می‌توانند آن را در اجرای بهتر وظیفه خود اعمال کنند.

تفکر مجدد و درک تجربه جدید

مکالمه تعاملی و سوال پرسیدن به جای تکیه صرف به نتایج بصری، به فرد یادگیرنده اجازه می‌دهد که دلایل پشت پرده اقدامات هر فرد را درک کرده و شرایط انطباق آن در موقعیت جدید برای او آسان‌تر شود. برای مثال نتایج یک مطالعه نشان داد هنگامی که تیم‌های توسعه عضوی از تیم دیگر دعوت می‌کردند، بهتر قادر به تغییر و یادگیری از نتایج قبلی تیم‌ها و به اشتراک‌گذاری دانش بودند، چراکه به‌صورت فعالانه در مباحث و حل مسائل مشارکت می‌کردند. یادگیری با مشارکت فعالانه، ماهیت یک طرفه یادگیری مشاهده‌ای را از میان برده و دو طرف – و نه‌تنها فرد مشاهده‌کننده – می‌توانند از مزایای آن استفاده کنند. پرسش از همکاری که دانشی خاص دارد میتواند منجر به تفکر مجدد درباره یک فرضیه و درک یک تجربه به روشی جدید شود. مشارکت کارمندان در انتقال دانش به یکدیگر و یادگیری نیابتی، در بهبود عملکرد سازمانی نیز تأثیر بسزایی دارد. روش‌های زیادی وجود دارد که مدیران بتوانند از آنها برای ایجاد فرهنگ یادگیری نیابتی در سازمان استفاده کنند. در زیر به نمونه‌ای از آنها اشاره می‌شود.

اجرا کردن

مدیران تمایل به تاکیدی نامتناسب در ابزارهایی نظیر مواد و سایت‌های آموزشی دارند، چراکه مدیریت و کنترل آنها آسان‌تر است اما باید به یاد داشت که با اعمال اجبار و زور نمی‌توان کارمندان را به تعامل و به اشتراک‌گذاری دانش تشویق کرد. مدیران نیاز به هموار‌سازی موانع دارند تا زیردستان را تشویق به انتقال دانش و یادگیری نیابتی کنند. آنها می‌توانند ساختاری ایجاد کنند که اجازه دهد این تعاملات به‌صورت طبیعی و با تمرکز ایجاد شود.

فضایی معین برای یادگیری بسازید

محیط ما به‌صورت مستقیم بر چگونگی تعاملات‌مان اثر می‌گذارد. درک اینکه فضای فیزیکی (مجازی یا جغرافیایی) چگونه می‌تواند بر تسهیل یادگیری اثرگذار باشد اهمیت دارد. برای مثال، دارا بودن یک فضای مشارکتی دوطرفه از تجربیات در فضای محافظه‌کارانه می‌تواند نقش مهمی در پذیرش و انتقال دانش میان کارمندان سازمان داشته باشد. مدیران باید کارمندان را تشویق به جست‌وجو و کشف دانش و به اشتراک‌گذاری دانش کنند. این امر سبب می‌شود اشخاص بدون ترس و سرخوردگی به جست‌وجوی چیزی که به آن نیاز دارند بروند. کارکنان اغلب در هنگام درخواست کمک یا سوال پرسیدن از دیگران تردید دارند، به همین دلیل آنها ترجیح می‌دهند در انزوا کار کنند تا مورد قضاوت همکارانشان قرار نگیرند. در این حالت مدیران باید با قرار دادن مشوق‌هایی کارکنان را تشویق به طرح پرسش و یادگیری فعالانه کنند.

منبع: هاروارد بیزینس ریویو