دیاگو؛ بازنگری در بودجه

آیا بودجه و برنامه‌ریزی برای آن یک ابزار ضروری و کاربردی برای مدیریت موفق و تاثیرگذار به شمار می‌رود؟ یا صرفا یک تشریفات اداری و کاری است که نه‌تنها مزایای احتمالی‌اش ممکن است در دسترس نباشد، بلکه موجب ایجاد دردسر می‌شود؟ در این بین یک دیدگاه سومی نیز وجود دارد؛ این یک ابزار خوب و مفید است البته به شرطی که به شکل درست از آن استفاده شود. شرکت‌های تجاری قادر خواهند بود با بازنگری در برنامه بودجه خود به شکل قابل‌توجهی شرایط‌شان را در بخش مدیریت مالی بهبود بخشند.

ایده

به دنبال ادغام دو شرکت گینس و گرند‌مت‌ FMGC در سال 1977 میلادی شرکت دیاگو شکل گرفت. در پی این ادغام 60 مدیر مالی با یکدیگر در ملاقاتی به بحث و بررسی این موضوع پرداختند که در آینده چگونه به بهترین شکل ممکن می‌توانند به سهامداران شرکت‌هایی که در آن مشغول به کارند خدمت کنند.

نتیجه این نشست و پاسخ شرکت‌کنندگان در آن محدود‌کردن شدید نقش بودجه و برنامه‌ریزی برای آن در فرآیند انجام کار است، زیرا موضوع بودجه و برنامه‌ریزی برای آن میزان قابل‌توجهی از منابع را به خود اختصاص می‌دهد. عقیده مدیران مالی در این نشست این بود که مبحث بودجه وقت زیادی را به خود اختصاص می‌دهد و موضع یک مدل بودجه برای تمامی شرکت‌های تجاری که در حوزه‌های مختلف فعالیت می‌کنند ابدا موضع مناسبی نیست و در این مدل برنامه‌ریزی برای بودجه، به ویژگی‌های منحصر به فرد هر شرکت تجاری توجهی نمی‌شود.

علاوه بر این، در مدل برنامه‌ریزی دقیق بودجه که در بسیاری از شرکت‌های تجاری رواج دارد، سود بسیار کمی نصیب سهامداران می‌شود. در این دیدگاه نسبت به فرآیند بودجه‌نویسی به‌صورت یک بازی نگریسته می‌شد که در آن مدیران اعتقاد داشتند سهامداران در مورد بررسی عملکرد آنان در زمینه دستیابی به اهدافی که به شکل خودسرانه با سهامداران توافق شده هیچ‌گونه نگرانی ندارند، فارغ از اینکه ارزش مالی شرکت در سال‌جاری بیشتر از سال قبل بوده است یا کمتر. 

در پروسه بودجه‌نویسی افراد احساس می‌کردند که حتما لازم است تا کاری انجام دهند و این موضوع سبب اتلاف وقت و پول زیادی می‌شد. در این شرایط دپارتمان مالی برای اصلاح امور دست به اقدامات زیر زد:

* ساده‌سازی سازوکار برنامه‌ریزی و بودجه‌نویسی فعلی.

* حرکت به سوی اتخاذ یک استراتژی یکپارچه و طرح‌ریزی یک فرآیند برنامه‌ریزی سالانه حول محور شاخص‌های کلیدی عملکرد و مهم‌تر از همه پیش‌بینی‌های موثر.

* تاکید روی شاخص‌های کلیدی عملکرد به جای محاسبه و ارزیابی عملکرد افراد در مقابل برنامه‌ریزی و بودجه‌نویسی صورت گرفته.

اتخاذ این رویکرد سبب می‌شود که هر لایه و جایگاه شغلی از معیارهای مرتبطی برای ارزیابی برخوردار باشد که به‌وسیله آن عملکرد شخصی و تیمی افراد بررسی و ارزیابی می‌شود و از این طریق اطلاعات درست و قابل اتکا به اعضای هیات‌مدیره ارائه می‌شود. اطلاعات ارائه شده به مدیران با کمی اصلاح به دست واحد‌های تجاری می‌رسد که این داده‌ها موجب افزایش بهره‌وری این واحدها می‌شود. شرکت دیاگو ترجیح داد تا شاخص‌های ارزیابی عملکرد برون‌گرا و با دیدگاهی رو به جلو را به جای روش‌های محاسبه قدیمی و درون سازمانی انتخاب کند. نتیجه اتخاذ این رویکرد مدیریتی بود که به جای تکیه بر ارائه آمار و ارقام و نحوه عملکرد افراد در گذشته بیشتر روی حل و فصل مشکلات تجاری شرکت و آمادگی برای آینده تمرکز دارد.

استعدادهای سابقا گمنام در میان کارشناسان مالی حرکت به سوی این موضع جدید را اجتناب‌ناپذیر کرده‌اند، زیرا این کارشناسان چیزی بیش از ارائه آمار و ارقام قدیمی و دسته‌بندی کردن رویدادهای گذشته در اختیار دارند. انتظار مدیران اقتصادی و به‌خصوص سهامداران از مدیران و کارمندان بخش مالی آن است که افراد این بخش به آنان کمک کنند تا از دارایی‌ها و امکانات شان نظیر افراد خبره‌ای که در بخش امور مالی فعالیت می‌کنند، بیشترین بهره ممکن را ببرند.