ایده های بزرگ برای کسب و کارآفرینی (64) / اهمیت پایگاه داده های یکپارچه

امروزه اغلب شرکت ها اطلاعات مشتریان خود را در سیستم های کامپیوتری ذخیره می سازند. بخش تحویل محصولات اسامی و نشانی مشتریان، بخش حسابداری صورتحساب های مالی و میزان مبلغ خرید هر مشتری و همچنین اسامی مشتریان خوش حساب و بدحساب، بخش بازاریابی اطلاعات مربوط به ارزیابی مشتریان و در نهایت بخش فروش اطلاعات مربوط به میزان محصول به فروش رسیده را در سیستم های کامپیوتری اختصاصی خود ذخیره می کنند.

البته به این لیست بخش های شرکت می توان چند بخش دیگر نیز اضافه کرد که بسته به نوع کسب و کار شرکت ها متفاوت است. هر کدام از اطلاعاتی که این بخش ها در سیستم های خود در اختیار دارند، بدون شک بسیار مفید و با ارزش  است.

با این حال در برخی موارد شرکت ها اطلاعات فروش و اوضاع پرداخت مشتریان را به عنوان اسرار محرمانه مخفی نگه داشته و اجازه دسترسی بخش های انبار، فروش، بازاریابی و حسابداری را به آن اطلاعات نمی دهند.

در واقع اگرچه این گونه موارد بسیار نادر است اما مشکلات زیادی را برای شرکت ها درست می کند. از جمله این مشکل ها، دشواری در ثبت و نگهداری این اطلاعات محرمانه است. با این حال هیچ راهی به منظور عدم توجه به اطلاعات محرمانه نیز وجود ندارد، زیرا در این صورت اعتماد مشتریان به برند شما از بین خواهد رفت و این به معنای ناپدیدشدن برند شما از بازار کسب و کارتان تلقی می شود.

ایده

Carphone Warehouse  یکی از بزرگ ترین شرکت های خرده فروش در زمینه موبایل و قطعات یدکی آن در بریتانیا است. فروشندگان این برند بزرگ بریتانیایی که در فروشگاه های این شرکت شاغل هستند، به گونه ای تعلیم داده شده اند که در ارتباط با مشتریان سعی در استفاده از روش فروش مشورتی داشته باشند.

بر این اساس فروشندگان شرکت در روند صحبت و ارائه راهنمایی به مشتریان در پی یافتن نیازهای آنان و پیشنهاد محصولی که در بالاترین حد قادر به برطرف ساختن نیازهای شان باشد، هستند. در راستای تحقق این شیوه بازاریابی برند Carphone Warehouse، فروشندگان نیاز به تحلیل مشکلات و نیازهای جدید مشتریان در مواقع ضروری نیز دارند. با این حال به دلیل عدم دانش کافی در این زمینه این برند تا مدت ها از داشتن چنین بخشی محروم بوده است.

چیزی که شرکت به آن نیاز مبرم داشت، در واقع یک سیستم یکپارچه مدیریت ارتباط با مشتریان به صورت کارآمد بود. در همین راستا برند Carphone Warehouse  اقدام به نسب نرم افزار تریلیوم کرد. این نرم افزار که نام خود را از شرکت سازنده اش گرفته است، کارآیی اصلی اش طراحی سیستم یکپارچه ساز پایگاه داده ها به منظور تجزیه و تحلیل اطلاعات در مقیاس وسیع است.

به این ترتیب شرکت با استفاده از نرم افزار تریلیوم تمامی اطلاعات مشتریان خود را تحت این سیستم مدیریت جامع گردآوری کرد. اهمیت این تغییر مدیریتی شرکت در آنجایی بیشتر نمود پیدا می کند که بدانیم به این وسیله چیزی در حدود یک ساعت، در وقت کارکنان شرکت به طور میانگین صرفه جویی شده است. همچنین با یکپارچه سازی پایگاه داده ها اسامی مشتریانی که در چند پایگاه موجود بودند نیز جمع آوری و در بسیاری از موارد اطلاعات آنان اصلاح شد.

علاوه بر تاثیراتی که در سطور بالا به آنها اشاره شد، سیستم تریلیوم با دارا بودن رابط کاربری پیشرفته امکان بررسی تمامی سوابق خرید، سلایق، میزان خرید در فواصل مشخص و همچنین نشانی هر مشتری را تحت عنوان یک حساب معین در اختیار فروشندگان قرار می دهد. همه این امکانات در نهایت منجر به تحلیل دقیق تر فروشندگان از نیازهای مشتریان و به تبع آن افزایش سود شرکت شد. درست همان چیزی که هر مدیری برای به دست آوردن آن در طول روز تلاش می کند.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- برای راه اندازی سیستم یکپارچه مدیریت داده های خود ابتدا لازم است تمامی اطلاعاتی که از مشتریان خود در اختیار دارید، جمع آوری کنید. در این راستا حتی اطلاعاتی را که در کامپیوترهای شرکت ثبت نشده اند، گردآوری کنید. در واقع هرچقدر اطلاعات شما بیشتر باشد، تاثیرگذاری سیستم آشکار تر خواهد شد.

- پس از یکپارچه سازی داده ها بهتر است نسبت به ویرایش نهایی اطلاعات مشتریان اقدام کنید. در این مرحله با اطلاعات تکراری زیادی روبه رو خواهید شد، آنان را حذف کنید.

- اطمینان حاصل کنید اطلاعات سیستم شما تنها در اختیار افرادی که به آن نیاز دارند، قرار خواهد گرفت. همچنین برای سیستم خود رمز مناسبی قرار دهید.