همه ما با این توصیه تکراری مواجه شده‎ ایم که برای موفقیت و انجام درست کارها باید از یک تقویم استفاده کرد، با این حال آیا نحوه استفاده از این ابزار کاربردی توسط افراد مختلف با حرفه ای ها یکسان است؟ بدون شک پاسخ به این سوال منفی بوده و در این مقاله قصد بررسی مواردی را داریم که جزو عادت‎های همیشگی حرفه ای ها در هنگام استفاده از تقویم است.

1-به زمانی کمتر فکر کرده و از یادآورها استفاده کنید

از همین امروز اقدامات روزمره خود را مورد بررسی قرار دهید. هدف از این اقدام، پیدا کردن میزان زمانی است که صرف هر یک از آنها می‎‏ کنید، با این حال آیا این امر بیانگر نهایت تلاش شما است؟ درواقع به صورت متوسط افراد بیش از 70 درصد اقدامات روزمره خود را می ‎توانند بدون شکل خاصی در مدت زمانی به مراتب کمتر انجام دهند. در این راستا ضروری است که به دنبال نصف زمان انجام هر اقدامی باشید. این امر باعث خواهد شد تا شما در هنگام انجام یک فعالیت، تمامی تمرکز خود را بر روی آن گذاشته و دیگر درگیر مواردی جانبی نشوید. درواقع اقدام اولیه حرفه ای ها در مواجهه با تقویم این است که تلاش می ‎کنند تا براساس حجم کار خود، زمان انجام فعالیت ‎ها را کاهش دهند. این امر باعث خواهد شد تا هر روز، زمانی بیشتر را داشته باشید که می ‎توان از آن برای اقدامات مفیدی نظیر ورزش و مطالعه استفاده کرد. بدون شک برای رسیدن به موفقیت در هر کاری، چنین اقدامی کاملا ضروری خواهد بود. در کنار این موضوع توجه داشته باشید که همواره این احتمال وجود دارد که افراد از زمان غافل شوند. به همین خاطر شما باید از یادآورهایی استفاده کنید تا همه چیز مطابق زمان تعیین شده انجام گیرد. در این راستا خوشبختانه با پیشرفت تکنولوژی، اپلیکیشن‎ها عرضه شده است که چنین امکاناتی را ارائه می ‎دهند. درواقع بهتر است که به جای تقویم ‎های چاپی، از این نمونه ‎های جدید استفاده نمایید.

مطلب مرتبط: 6 روش کلیدی برای برنامه‌ ریزی بهتر

2-تقویم خود را با دیگران به اشتراک بگذارید

مزیت اصلی این اقدام، آگاهی پیدا کردن سایر افراد از برنامه شما است. در این رابطه توجه داشته باشید که چنین اقدامی برای تمامی افراد اهمیتی نداشته و ضرورتی در این رابطه وجود ندارد،. با این حال در رابطه با تیم شرکت و افراد خانواده، کاملا ضروری خواهد بود. این امر باعث می ‎شود تا با مشکلات به مراتب کمتری مواجه شده و قدرت درک متقابل شکل گیرد. برای مثال یک مدیر می‎ تواند با آگاهی پیدا کردن از برنامه هفتگی کارمندان خود، برنامه‎ ریزی بهتری را داشته باشد که تا حد امکان تداخلی صورت نگیرد. در کنار این موضوع فراموش نکنید که شما می ‎توانید در هر مرحله، از مشاوره استفاده نمایید. درواقع عملکرد ضعیف بسیاری از افراد در زمینه برنامه ‎ریزی، ناشی از مشکلاتی است که تا زمانی که آنها برطرف نشود، تمامی تلاش ‎ها با نتیجه لازم همراه نخواهد بود.

در این راستا توصیه می‎ شود که از توصیه ‎های یک روان ‎پزشک و یا فردی حرفه‎ ای در زمینه برنامه ‎ریزی، استفاده نمایید. در کنار این موضوع فراموش نکنید که در تقویم و برنامه روزانه شما، باید فواصل مشخصی برای استراحت ‎های کوتاه وجود داشته باشد. مزیت این امر را می ‎توان با مثال کوهنوردی عنوان کرد. در این زمینه اگر بخواهید صعودی را انجام دهید، نمی ‎توان انتظار داشت که یک پیمایش سه ساعته را داشته باشید و پس از آن استراحتی طولانی کنید. این امر باعث خواهد شد تا با سختی بسیاری مواجه شده و پس از گذشتن از ساعت اول، راندمان شما با کاهشی شدید مواجه شود. این امر در حالی است که اگر به استانداردهای کلی گوش دهید، بدون شک بدون احساس خستگی بیش از حد که مانع از ادامه حرکت شما می ‎شود، می‎ توانید حتی تا پایان روز، به صعود خود ادامه دهید. در این راستا توصیه شده است که به ازای هر 25 دقیقه فعالیت، 5 الی 10 دقیقه استراحت را داشته باشید. با این حال این امر بیشتر متوجه اقدامات اداری بوده و در زمینه‎ هایی که فشار بیشتری را به فرد وارد می ‎کند، بهتر است که به زمانی کمتر فکر نمایید. با این حال این امر نیز طبیعی است که افراد پس از مدتی به شرایط عادت کرده و ممکن است آستانه تحمل شما افزایش پیدا کند. این مسئله خصوصا در رابطه با جوانان بسیار رایج است. در این راستا فراموش نکنید که فشار ناشی از تمامی فعالیت ‎ها یکسان نیست.

برای مثال ممکن است شما با یک ساعت تایپ نیز ابدا احساس خستگی نداشته باشید با این حال فعالیت دیگری باعث شود که در همان 15 دقیقه ابتدایی، نیاز به استراحت وجود داشته باشد. این امر از جمله مواردی است که شما باید آنها را با توجه به کار و وظایفی که دارید، پیدا کنید.

3-بررسی تقویم های قدیمی

شما چه اقدامی را در رابطه با تقویم‎ های قدیمی خود انجام می ‎دهید؟ آیا اقدام به پاره کردن و یا حذف آنها می‎ کنید؟ در این رابطه توصیه می ‎شود که موارد قدیمی را با موارد جدید مقایسه کرده و اطمینان پیدا کنید که روند رو به رشدی را دارید. این امر بسیار مهم بوده و ضامن موفقیت ‎های آتی شما است. همچنین برنامه ‎های قدیمی باعث خواهد شد تا در صورت نیاز به بررسی مجدد شما سریعا بتوانید به اطلاعات موردنیاز خود دست پیدا کنید. در این راستا شما می ‎توانید اطلاعاتی را به هر یک از روزها اضافه کنید تا کار بررسی مجدد شما به مراتب ساده‎ تر شود.

مطلب مرتبط: برنامه ریزی به سبک افراد موفق

در نهایت توجه داشته باشید که با توجه به سرعت بسیار بالای رشد تکنولوژی؛، همواره ترندهای جدیدی در حوزه‎ های مختلف معرفی می ‎شود که شامل تقویم‎ ها نیز می‎ شود. به همین خاطر توجه به آنها می‎تواند یک مزیت بزرگ باشد.