برگزاری جلسات کاری موفق به شیوه ایلان ماسک

تقریبا 10 سال پیش ایلان ماسک به عنوان مدیرعامل برند تسلا کار خود را شروع کرد. از آن زمان تا به حال به لطف شیوه مدیریتی خلاقانه و عالی وی برند تسلا پله های ترقی را به سرعت طی کرده است. وقتی ایلان ماسک شروع به کار در تسلا کرد، این برند تقریبا هیچ شهرت خاصی نداشت، با این حال اکنون یکی از مشهورترین برندها در سراسر دنیا محسوب می شود. تقریبا تمام خبرگزاری ها به طور مداوم در تلاش برای مخابره اخبار مربوط به تسلا هستند. جالب اینکه ایلان ماسک با داشتن برند شخصی اش حجم بالایی از توجه را به خود جلب کرده است. امروزه وقتی صحبت از حوزه خودروسازی می شود، همیشه نام برند تسلا به عنوان یکی از تولیدکنندگان خلاق و نوآور به ذهن می آید.

برند تسلا هنگام شروع به کار خود رقبای بسیار بزرگی را پیش روی داشت. بسیاری از رقبای این برند از مدت ها قبل در بازارهای جهانی حضور داشتند. به این ترتیب میزان درآمد و سود آنها به مراتب بیشتر از تسلا بود. به علاوه، شهرت آنها نزد مشتریان نیز در وضعیت مطلوبی قرار داشت. ایلان ماسک به عنوان راهکار تسلا برای رقابت با دیگر برندها بر ضرورت کار بیشتر و متفاوت از دیگر برندها تاکید داشت. این استراتژی هنوز هم از سوی تسلا پیگیری می شود.

سال گذشته ایلان ماسک در یک ایمیل تبلیغاتی و بازاریابی جالب اقدام به توضیح یکی از دلایل اصلی موفقیت برند تسلا کرد. او در پیامی تفصیلی اقدام به کند و کاو در شیوه برگزاری جلسات کاری از سوی مدیران تسلا نمود. بدون تردید برگزاری مناسب جلسات در محیط کار اهمیت بسیار زیادی دارد. سرنوشت بسیاری از برندها بستگی به شیوه تعامل شان به کارمندان و دیگر برندها در ملاقات های رو در رو دارد. بی‎توجهی به این زمینه موجب ناتوانی برندها در واکنش مناسب نسبت به تقاضا و انتظارات کارمندان، شرکا و مشتریان خواهد شد.

نکته جالب در مورد شیوه برگزاری جلسات در برند تسلا تفاوت عمده آن با شیوه مرسوم است. پیش از هرگونه بحث بیشتر اجازه دهید نگاهی به سه قانون اصلی ایلان ماسک در زمینه برگزاری جلسات کاری بیندازیم:

مطلب مرتبط: 6 توصیه ایلان ماسک برای افزایش بازدهی

1. ملاقات های بزرگ با دامنه شرکت‎کنندگان وسیع ممنوع.

2. اگر توانایی افزودن ارزش به ملاقات را ندارید، آن را ترک کنید.

3. ملاقات های مکرر ممنوع.

بدون تردید شیوه های مدنظر ایلان ماسک برای برگزاری جلسه تفاوت آشکاری با شیوه های دلخواه سایر مدیران دارد. در ادامه به منظور فهم بهتر این اصول به بررسی تفصیلی هر کدام خواهیم پرداخت.

ملاقات بزرگ با دامنه شرکت‎کنندگان وسیع ممنوع

در ایمیل مورد اشاره ایلان ماسک، وی اینگونه اصل نخست را توضیح می دهد: «لطفا از شر تمام ملاقات های بزرگ خلاص شوید. مگر اینکه از ارزش‎آفرینی آنها برای برندتان مطمئن هستید. در غیر این صورت هیچ دلیل و فایده ای برای برگزاری چنین جلساتی وجود ندارد.» در یکی از مصاحبه های آنلاین با خبرگزاری فوربس، ایلان ماسک تعداد اعضای هر کدام از جلسات شرکت تسلا را بین 5 تا 6 نفر اعلام کرده است. به این ترتیب در این برند خبری از جلسات عظیم با شرکت‎کنندگان بسیار نیست. این امر تقریبا طبیعی به نظر می رسد. به هر حال هرچه تعداد اعضای جلسه بیشتر باشد، مدیریت آن دشوارتر خواهد بود. این امر به ویژه در زمینه اظهارنظر و تمرکز بر روی یک موضوع خاص چالش‎آفرین خواهد بود. وقتی اعضای جلسه کم باشد، امکان گفت‎وگوی بیشتر، دستیابی به نقطه نظر یکسان و در نهایت جمع‎بندی سریع تر نتایج وجود دارد. بدون تردید چنین امکانی در یک جلسه بزرگ وجود نخواهد داشت.

بسیاری از کارشناس های حوزه مدیریت با نظر ایلان ماسک در مورد برگزاری جلسات کاری موافق هستند. به عنوان مثال، نیل هارتمن، استاد دانشکده مدیریت در دانشگاه MIT، در مصاحبه اخیرش با شبکه CNN نظری مشابه ایلان ماسک را بیان داشته است: «به طور معمول افراد بسیار زیادی به جلسات کاری دعوت می شوند. در بسیاری از مواقع به دلیل حضور افراد بسیار زیاد با دامنه تخصص متفاوت موضوع اصلی جلسه به نظر شمار قالب توجهی از آنها بی‎ارتباط با مهارت شان می رسد. به این ترتیب این دسته از افراد در طول برگزاری جلسه به طور مداوم مشغول تفکر پیرامون کارهای دیگرشان خواهند بود.» بدون شک حضور افرادی که تخصص متفاوتی با موضوع جلسه دارند، فقط وقت آنها را تلف خواهد کرد.

توصیه من در این بخش تفکر پیرامون اصل ایلان ماسک پیش از دعوت از کارمندان یا سایر افراد موردنظرمان برای برگزاری جلسه است. آیا افراد مدنظر ما به راستی باید در جلسه حضور داشته باشند؟ اگر در پاسخ به این پرسش تردید دارید، باید به فکر بازنگری در برنامه تان باشید. در یک جلسه همه افراد باید توانایی ارائه محتوای کاربردی و استفاده از بحث را داشته باشند. در غیر این صورت فقط وقت آنها تلف شده است.

اگر توانایی افزودن ارزش به ملاقات را ندارید، آن را ترک کنید

دعوت به جلسات مختلف به عنوان کارمند یا مدیر یک شرکت امری طبیعی است. با این حال اگر از عدم فایده حضورمان در جلسات مطلع باشیم، چه؟ در چنین وضعیتی چه اقدامی باید از سوی ما صورت گیرد؟ بنا بر توصیه ایلان ماسک در چنین شرایطی باید کاملا صریح رفتار کنیم: «به محض اینکه از عدم تناسب ماهیت جلسه با مهارت تان مطلع شدید، جلسه را به صورت کاملا مودبانه ترک کنید.» این امر بیانگر اهمیت شما برای وقت خود و اعضای حاضر در جلسه است.

بدون تردید بسیاری از شرکت ها این اصل ایلان ماسک را عجیب خواهند یافت، با این حال تاثیرگذاری آن محل شک و تردید نیست. نکته مهم در این میان تبدیل این اصل به یکی از فرهنگ های شرکت مان در زمینه برگزاری جلسات است. بدون این کار ترک جلسه از سوی هر کدام از اعضا به عنوان نوعی بی‎احترامی شناخته خواهد شد.

وقتی در شرکت تسلا یکی از کارمندان یا اعضای مدیریتی قصد ترک جلسه را دارد، واکنش ایلان ماسک یا هر فرد مسئول برگزاری جلسه کاملا طبیعی است. به طور معمول ایلان ماسک از این اقدام افراد تشکر نیز می کند. این امر بیانگر فرهنگ‎سازی مناسب در شرکت تسلاست. به این ترتیب هیچ‎کس از ترک جلسه از سوی دیگران ناراحت نمی شود. به بیان ماسک: «ترک جلسه نوعی بی‏احترامی نیست. برعکس، حضور در جلسه ای که برای شما یا اعضا فایده ای ندارد، توهین محسوب می شود.»

اگر جلسات شرکت شما نیز پر از افراد مشغول با گوشی های همراه شان است، باید نسبت به فایده آن برای آنها دچار تردید شوید. در این صورت استفاده از الگوی تعامل ایلان ماسک ضروری خواهد بود.

ملاقات های مکرر ممنوع

توصیه نهایی ایلان ماسک به کارآفرینان و مدیران شرکت ها رهایی از دست جلسات مکرر است. به عقیده مدیر تسلا برگزاری جلسات متعدد و مکرر هیچ دلیل قانع‏کننده ای ندارد. در اغلب موارد چنین کاری موجب کاهش اهمیت جلسات در نگاه افراد نیز می شود. ملاقات کاری فقط باید در زمان بروز مشکل صورت گیرد. در سایر مواقع تلاش برای برگزاری چنین جلساتی فقط اتلاف زمان و بودجه شرکت خواهد بود.

بدون شک هر فردی که تجربه کار در شرکت‎های بزرگ را دارد، به خوبی اهمیت این اصل را درک خواهد کرد. به طور معمول قرارهای ملاقات به منظور یافتن راهکار مسائل پیچیده و دشوار تنظیم می شود، با این حال در بسیاری از موارد حتی پس از رفع مشکل نیز سلسله جلسات پیرامون آن ادامه پیدا می کند. حتی اگر این جلسات فقط یک یا دوبار بیش از حد نیاز صورت می گیرد، باید نسبت به حذف آنها اقدام کرد. در دنیای کسب و کار هیچ جایی برای اتلاف زمان وجود ندارد، بنابراین باید به دنبال راهکارهایی برای رفع این مشکل بود. به عقیده ایلان ماسک تلاش برای حذف چنین قرارهای ملاقاتی بهترین ایده ممکن است. در این زمینه ارائه توضیحات کافی به اعضای شرکت مطلوب خواهد بود.

مطلب مرتبط: یک جلسه کاری ایده آل باید چگونه باشد؟

فرآیند شناسایی جلسات غیرضروری یکی از مهم ترین اقدامات هر مدیری است. در این زمینه توصیه ایلان ماسک پاسخگویی به یک پرسش ساده است: آیا جلسه پیش رو برای شرکت و اعضای آن فایده ای دارد؟ تامل پیرامون ضرورت برگزاری چنین جلساتی نیز مناسب خواهد بود. نتیجه این امر حذف بسیاری از جلسات غیرضروری و صرفه‎جویی در زمان و بودجه شرکت است.

بدون تردید استفاده از اصول مدیریت جلسات از سوی ایلان ماسک اهمیت بسیار بالایی دارد. در این میان وظیفه اجرای این توصیه ها بر روی دوش مدیران شرکت است بنابراین از همین امروز دست به کار شوید.