چگونه با همکاران بهتر ارتباط برقرار کنیم؟

ارتباطات در حفظ روابط مثبت در محیط های مختلف از محل کار گرفته تا خانه و دانشگاه اهمیتی کلیدی دارد. فقدان ارتباط در روزهای عادی هم می تواند ناخواسته به ارسال سیگنال های منفی به دیگران منجر شود و حالا به لطف کرونا و قرنطینه ناشی از آن این ریسک پررنگ تر هم شده است.

در این مطلب انواع مختلف ارتباط را شرح داده و سپس با نگاهی به روش های موثر برقراری ارتباط موثر با همکاران اهمیت آن را شرح داده ایم.

انواع ارتباط

در محیط های کاری برای برقراری ارتباط با همکاران از روش های مختلفی استفاده می کنیم که شامل ارتباط کلامی، غیرکلامی، کتبی، بین فردی و موارد دیگری می شود. در دوران دورکاری موارد کلامی کمرنگ تر شده و در عوض نقش ارتباط کتبی بیشتر شده است.

مطلب مرتبط: اصول روابط مثبت باهمکاران

ارتباط کلامی

این مدل شامل ترکیبی از اصوات و کلماتی است که از طریق آن با دیگران صحبت می کنیم. این مدل در برقراری ارتباط سازنده اهمیت به سزایی دارد و برخی از مهمترین جنبه های آن عبارتند از صحبت کردن با اعتماد به نفس، استفاده از تکنیک شنیدن فعال و عدم استفاده از کلمات پر کننده مکث نظیر «اممم»، «اههه» و غیره.

ارتباط غیرکلامی

این مدل نه بر اصوات و واژگان بلکه بر مواردی مثل ژست ها، حالت های چهره، ارتباط چشمی و زبان بدن مبتنی است. هرچند ارتباط غیرکلامی کمتر مورد توجه قرار می گیرد اما اهمیتی در حد مدل کلامی دارد و استفاده اشتباه آن پیام مخربی را به همکاران منتقل می کند.

ارتباط کتبی

همانطور که از نام آن پیداست شامل پیام هایی است که در قالب یادداشت، گزارش، ایمیل، پیامک و مواردی از این دست منتقل می شود. یک پیام مطلوب کتبی باید روشن، صریح، عاری از غلط املایی و نگارشی و تا حد ممکن ساده باشد. مزیت این روش در این است که می توانید به خوبی روی پیام فکر کرده و سپس آن را برای طرف مقابل ارسال کنید.

چگونه با همکاران ارتباط بهتری برقرار کنیم؟

برای پایه ریزی یک ارتباط موثرتر با همکاران سعی کنید روش های زیر را به عادت روزمره تبدیل کنید:

از ارتباط چهره به چهره استفاده کنید: این روش از ارسال ایمیل شخصی تر است و طی آن می توانید به شکلی حرفه ای، سریع و شفاف با همکار خود صحبت کنید.

بشنوید: توجه به سخنان طرف مقابل نشان دهنده اهمیتی است که برای نقطه نظرات و دیدگاه های همکارتان قائل هستید. اگر بخشی از سخنان وی را متوجه نشده اید به روشی مناسب از وی درخواست کنید آن را تکرار کرده یا روشن تر توضیح دهد.

ارتباط چشمی بگیرید: نگاه کردن به اطراف، سقف یا زمین زمانی که طرف مقابل در حال صحبت است، این پیام را به وی می دهد که شما یا علاقه ای به ادامه مکالمه ندارید یا حرف های وی برایتان اهمیتی ندارد. از اینرو سعی کنید ارتباط چشمی را حین گفتگو حفظ کنید.

توجه به پیام های غیر کلامی: حین صحبت با توجه به ژست های طرف مقابل می توان به برخی نکات پی برد. برای مثال اگر دست های وی در حالت باز و ریلکس هستند یعنی آماده گوش دادن به حرف هایتان را دارد و اگر ارتباط چشمی خوبی هم دارند یعنی توانایی تمرکز و گفتگو را دارا است. از طرف دیگر به ژست های خودتان هم توجه داشته باشید تا به صورت ناخواسته روی طرف مقابل اثر منفی نگذارید.

در گفتگو مشارکت فعال داشته باشید: مهمترین نکته ای که اینجا باید به یاد داشته باشید این است که موبایل و دیگر ابزارهای پرت کننده حواس را کنار گذاشته و در گفتگو حضور داشته باشید. برای برقراری ارتباط موثر باید هر دو نفر دیدگاه هایشان را مطرح کرده و با دقت به سخنان طرف مقابل گوش دهند. اگر نظر شما با طرف مقابل متفاوت است، صادقانه آنرا مطرح کنید اما اجازه ندهید تفاوت دیدگاه ها شما را از اصول احترام به هم دور کند.

آرام و واضح صبحت کنید: زمانی که نوبت به شما رسید آرامش خود را حفظ کرده و با نفسی عمیق به شکل حرفه ای و آرام صحبت کنید. پیش از بیان کلمات آنها را به دقت انتخاب کرده و مواردی که احیانا شما را آزار می دهد بیان کرده و راه حل آنها را هم ارائه کنید.

از همکارتان سپاسگزاری کنید: در پایان جلسه از همکارتان به خاطر اینکه وقت و نظراتش خود را در اختیارتان قرار داده تشکر کنید.

اهمیت ارتباطات در دوران کرونا

همانطور که گفتیم اهمیت برقراری ارتباط موثر در دوران کرونا بیش از پیش افزایش پیدا کرده است. قبل از این همکارانتان را در محیط کار ملاقات می کردید، به راحتی با یکدیگر گفتگو کرده و دیدگاه تان را به اشتراک می گذاشتید اما با دورکار شدن بسیاری از کسب و کارها این فرصت از دست رفته و حالا اغلب ما تنها از طریق پلتفرم های پیام رسانی متنی، صوتی یا تصویری با هم در ارتباط هستیم.

خوشبختانه راهکارهای مطرح شده تنها محدود به ملاقات های حضوری نیستند و در قرنطینه هم می توان از آنها بهره برد. برای مثال برقراری ارتباط چشمی حین تماس تصویری حتی اهمیتی بیش از ملاقات حضوری دارد یا استفاده از لحن ساده و روشن در پیام ها کماکان مهم است. به علاوه فراموش نکنید که حین ارسال پیام نمی توان لحن و حالت را به خوبی دیدار حضوری منتقل کرد. یکی از راه حل های این مساله استفاده از اموجی است، برای مثال اگر قصد شوخی با کسی را دارید حتما از اموجی خنده استفاده کنید چرا که طرف مقابل ممکن است متوجه نیت شما نشده و آنرا جدی برداشت نکند.

مزایای ارتباط موثر در فضای کار

ارتباط موثر تاثیر شگرفی در محیط کار دارد. ارتباطات روی تمام افراد شامل کارمندان، مدیران و به صورت کلی کسب و کار تاثیر گذاشته و بنابر دلایل زیر اهمیت دارد:

حل اختلافات

ارتباط موثر برای حل اختلافات میان کارکنان در یک کسب و کار ضروری است. پس از برطرف کردن اختلافات می توانید به سمت جلو حرکت کنید و کسب و کار نیز به خوبی ادامه پیدا می کند.

افزایش بهره وری

با ارتباط خوب، میزان بهروه وری در محل کار بالاتر می رود. دلیل بهبود بهره وری، افزایش مشارکت و تعامل کارکنان، حس همکاری میان آن ها و خلق ایده های جدید و خلاقیت است.

مطلب مرتبط: چگونه یک ارتباط اجتماعی مؤثر در محل کار ایجاد کنیم

تقویت روحیه

روحیه تیمی یکی از بخش های ضروری برای بهبود راندمان در محل کار است. برای انجام فعالیت ها در بالاترین سطح ممکن، تمام کارمندان باید در آن ها مشارکت داشته باشند. با ارتباط موثر، صدای افراد به یکدیگر می رسد و هر کارمند با توجه به نقش خود می تواند در آن مشارکت داشته باشد. معمولا تقویت روحیه افزایش بهره وری را در پی دارد که ویژگی مطلوبی برای کسب و کارها محسوب می شود.

ارتباط موثر میان تمام کارکنان درون یک کسب و کار و همچنین با مشتریان در خارج از محل کار، از اهمیت بالایی برخوردار است و باعث پیشرفت و رونق آن می شود. با این کار، ارتباطات شما شفاف تر شده و دیگران بهتر شما را درک می کنند.